高烜
摘要:在信息化背景下,要求企事業(yè)單位積極實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理智能化。會(huì)計(jì)檔案管理工作是企事業(yè)單位各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)決策和財(cái)務(wù)工作開展的依據(jù),記錄著單位會(huì)計(jì)相關(guān)數(shù)據(jù)信息,反映了單位發(fā)展過(guò)程中的經(jīng)濟(jì)事物,在企事業(yè)單位的發(fā)展中具有重要的作用。目前,傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理不僅不能滿足管理工作的需要,也不符合時(shí)代發(fā)展的進(jìn)步需求。因此,基于信息化背景,科學(xué)、高效、規(guī)范的管理會(huì)計(jì)檔案,已成為企事業(yè)單位改革的新方向,為單位長(zhǎng)久穩(wěn)定的發(fā)展提供了基礎(chǔ)和條件。本文通過(guò)分析信息化背景下事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作存在的檔案管理投入不足、管理制度不健全、管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高等問(wèn)題,相應(yīng)的提出了會(huì)計(jì)檔案信息化的幾點(diǎn)創(chuàng)新路徑,為提高會(huì)計(jì)信息的安全性和保密性,提升會(huì)計(jì)檔案管理效率起到一定的影響。
關(guān)鍵詞:信息化;事業(yè)單位;會(huì)計(jì)檔案管理;創(chuàng)新
會(huì)計(jì)檔案是一種通過(guò)文字、圖表等形式,記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的會(huì)計(jì)資料,具有明顯的保存價(jià)值[1]。會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容由會(huì)計(jì)工作人員在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中形成。除紙質(zhì)檔案之外,還包括電子會(huì)計(jì)檔案。電子會(huì)計(jì)檔案由計(jì)算機(jī)等設(shè)備對(duì)會(huì)計(jì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行傳輸、儲(chǔ)存。隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用,企事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理形式發(fā)生了重大的變化,實(shí)現(xiàn)了從人工整理檔案到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)處理檔案的發(fā)展和改革,報(bào)表、賬簿、會(huì)計(jì)憑證等信息,通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行實(shí)時(shí)記錄、高效整理和長(zhǎng)期儲(chǔ)存,并形成方便利用的電子會(huì)計(jì)檔案。2015年,國(guó)家檔案局頒發(fā)了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》,使會(huì)計(jì)檔案管理具有規(guī)范化、現(xiàn)代化的特點(diǎn),并規(guī)范了電子會(huì)計(jì)檔案管理工作,增加了會(huì)計(jì)檔案移交的管理要求,使會(huì)計(jì)工作在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中起到重要的服務(wù)作用。同時(shí),調(diào)整了會(huì)計(jì)檔案保存期限和銷毀程序,從而加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理,提高了會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量。
一、信息化背景下事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作存在的問(wèn)題
(一)會(huì)計(jì)信息化檔案管理投入不足
企事業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理要想實(shí)現(xiàn)信息化,就需加大投資力度,建設(shè)信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),為實(shí)現(xiàn)各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)模塊的互通融合做準(zhǔn)備,從而實(shí)現(xiàn)信息資源共享。目前,很多小型企事業(yè)單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理不夠重視,投入資金和人力資源較少,導(dǎo)致沒(méi)有先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng),信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)管理流程也比較落后,未能發(fā)揮檔案管理人員的真正作用。此外,雖然有些事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)較完善和先進(jìn),但缺少相應(yīng)的安全設(shè)備,一旦系統(tǒng)出現(xiàn)故障或人為因素破壞,會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)信息可能會(huì)被損壞。
(二)會(huì)計(jì)信息化檔案管理制度不健全
在企事業(yè)單位中,規(guī)范化進(jìn)行會(huì)計(jì)管理的依據(jù)是會(huì)計(jì)信息化檔案管理制度。會(huì)計(jì)檔案管理制度規(guī)范了管理流程和管理要求,為檔案管理工作人員制定了標(biāo)準(zhǔn),同時(shí)明確了會(huì)計(jì)工作人員的職責(zé)[2]。但是,在我國(guó)很多企事業(yè)單位中,并沒(méi)有明確的制度規(guī)范檔案管理相關(guān)工作,會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存、備份等工作沒(méi)有具體的責(zé)任人,也沒(méi)有規(guī)范化的懲罰措施,導(dǎo)致工作中出現(xiàn)差錯(cuò)之后互相推諉,會(huì)對(duì)企事業(yè)單位造成一定的損失。此外,管理制度不健全,工作職責(zé)未明確,會(huì)導(dǎo)致工作人員責(zé)任意識(shí)差,甚至?xí)霈F(xiàn)消極怠工的現(xiàn)象,從而對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作造成一定的影響。
(三)會(huì)計(jì)信息化檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高
在進(jìn)行會(huì)計(jì)信息化檔案管理工作時(shí),對(duì)工作人員的要求比較高,不僅需要相關(guān)工作人員具有專業(yè)的會(huì)計(jì)相關(guān)知識(shí)和檔案管理知識(shí),同時(shí)還需具備熟練的操作技術(shù),尤其要具備職業(yè)道德修養(yǎng)等綜合素質(zhì)。雖然會(huì)計(jì)檔案工作人員經(jīng)過(guò)學(xué)校教育或培訓(xùn),懂得了會(huì)計(jì)檔案相關(guān)管理知識(shí),了解了企事業(yè)單位管理流程,但實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)還不足,對(duì)開展信息化會(huì)計(jì)檔案管理工作還有一定的距離,對(duì)推進(jìn)會(huì)計(jì)信息化管理也有一定的影響。企事業(yè)單位需要加大對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng),提升其業(yè)務(wù)素質(zhì)。
二、事業(yè)單位推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案信息化的創(chuàng)新路徑分析
(一)加強(qiáng)信息化會(huì)計(jì)檔案安全建設(shè)
由于會(huì)計(jì)檔案主要反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的質(zhì)變,進(jìn)行記錄和描述財(cái)務(wù)收支等工作,因此,對(duì)會(huì)計(jì)工作的最基本要求,是會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容必須具有準(zhǔn)確性、安全性、真實(shí)性[3]。在會(huì)計(jì)檔案工作中,企事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)檔案管理工作,對(duì)會(huì)計(jì)檔案及時(shí)收集、整理和保管,確保檔案的完整性和利用率,并建立合理的檔案管理制度,通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),保障檔案信息的完整性和實(shí)時(shí)性;通過(guò)安全防護(hù)措施,保障會(huì)計(jì)檔案的安全性。例如,建立會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞?,防范人為破壞、?jì)算機(jī)故障等事故的影響。此外,企事業(yè)單位在建設(shè)會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)時(shí),應(yīng)確保系統(tǒng)正常運(yùn)行,避免在檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題。同時(shí),加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性,避免會(huì)計(jì)檔案被篡改,從而提高會(huì)計(jì)信息的安全性和保密性。
(二)健全會(huì)計(jì)檔案管理制度
根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范》,企事業(yè)單位會(huì)計(jì)工作人員要合理制定檔案管理?xiàng)l例,明確管理職責(zé)和要求,同時(shí)健全會(huì)計(jì)檔案管理制度,確保會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容的完整性、規(guī)范性、真實(shí)性、可用性,從而規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理流程[4]。在會(huì)計(jì)檔案管理工作中,企事業(yè)單位要保障人力、財(cái)力、物力的充足,為建設(shè)會(huì)計(jì)信息化奠定基礎(chǔ),使會(huì)計(jì)工作具有制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化特征,從而推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案管理制度的完善。
(三)加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè),培養(yǎng)高素質(zhì)人才
隨著科技的迅猛發(fā)展,社會(huì)對(duì)人才的要求越來(lái)越高,對(duì)于會(huì)計(jì)工作人員來(lái)說(shuō),社會(huì)稀缺具有高素質(zhì)、高技能的專業(yè)應(yīng)用型人才。加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人員理論知識(shí),提高其計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù),培養(yǎng)其對(duì)檔案管理軟件的應(yīng)用,為更好完成會(huì)計(jì)工作,提高工作效率做準(zhǔn)備。此外,企事業(yè)單位要定期對(duì)會(huì)計(jì)工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn),培養(yǎng)工作人員綜合素質(zhì),加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè),從而提高工作人員的專業(yè)技能和各方面能力。
總結(jié)語(yǔ):在信息化時(shí)代下,會(huì)計(jì)檔案管理的信息化和規(guī)范化是單位發(fā)展的新方向。要想促進(jìn)單位發(fā)展,就需加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案信息化管理,確保會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容必的準(zhǔn)確性、安全性、真實(shí)性,建立合理的檔案管理制度;同時(shí),制定檔案管理?xiàng)l例,明確管理職責(zé)和要求,完善會(huì)計(jì)檔案管理制度,使會(huì)計(jì)檔案管理工作具有制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化特征;此外,對(duì)單位來(lái)說(shuō),專業(yè)人才是不可或缺的,因此,要加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè),定期對(duì)會(huì)計(jì)工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn),提高工作人員的專業(yè)技能,培養(yǎng)高素質(zhì)人才。
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