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        供電公司檔案管理的信息化探究

        2018-04-04 09:28:10王娟
        魅力中國(guó) 2018年47期
        關(guān)鍵詞:檔案管理信息化

        王娟

        摘要:電力企業(yè)的高速發(fā)展,供電公司管理工作逐步深化。在先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)的推動(dòng)下,電子信息技術(shù)被陸續(xù)運(yùn)用到供電公司各項(xiàng)管理工作中。檔案管理作為供電公司管理工作的重要內(nèi)容之一,自電子信息技術(shù)的作用下,逐步朝著信息化的方向發(fā)展。為此,本文將針對(duì)供電公司檔案管理的信息化進(jìn)行研究與探討。

        關(guān)鍵詞:供電公司;檔案管理;信息化

        前言:

        在“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下,將互利網(wǎng)信息技術(shù)與供電公司檔案管理工作結(jié)合到一起,實(shí)現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”,實(shí)現(xiàn)供電公司檔案管理工作的信息化,為我國(guó)供電公司檔案管理工作帶來全新的發(fā)展機(jī)遇與挑戰(zhàn)。

        一、供電公司檔案管理現(xiàn)狀及其所存在的問題

        從我國(guó)供電公司檔案管理情況來看,不少供電公司在檔案管理工作中存在制度不健全、意識(shí)不強(qiáng)化、人員配置不到位等諸多問題,導(dǎo)致檔案管理工作長(zhǎng)期處于被動(dòng)狀態(tài),整個(gè)檔案管理過程滯后、混亂,存在無人管理現(xiàn)象,企業(yè)檔案有效資源無法得到充分的開發(fā)與利用。具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:

        (一)檔案管理制度不夠健全

        供電公司所制定的檔案管理制度缺乏全面性、具體性與科學(xué)性,對(duì)檔案管理工作并不統(tǒng)一,所建立的檔案管理制度并沒有嚴(yán)格按照相關(guān)法律依據(jù),在整個(gè)答案管理活動(dòng)中所建立的檔案管理制度形同虛設(shè),導(dǎo)致檔案管理工作長(zhǎng)期處于被動(dòng)局面,文件在管理過程頻繁出現(xiàn)丟失現(xiàn)象。

        (二)檔案管理意識(shí)不夠強(qiáng)化

        檔案經(jīng)濟(jì)效益擁有較強(qiáng)的潛在性,為電力企業(yè)所創(chuàng)造的社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益無法在第一時(shí)間展現(xiàn)出來,其管理優(yōu)勢(shì)、管理價(jià)值在若干年后或者是以間接的方式呈現(xiàn)出來,整個(gè)展現(xiàn)過程缺乏直接性、即時(shí)性,導(dǎo)致供電公司的相關(guān)管理人員難以對(duì)檔案管理工作起到足夠的重視,且缺乏對(duì)檔案管理工作的認(rèn)可。供電公司管理人員對(duì)檔案管理工作的重視度直接影響到檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置情況、檔案管理人員的配置情況、檔案管理庫(kù)房的建立情況、檔案保管措施的實(shí)施情況、答案管理制度的構(gòu)建情況。

        (三)檔案管理人員不夠科學(xué)

        供電公司檔案管理人員待遇普遍偏低,極大程度上降低管理人員工作的積極性與主動(dòng)性,整個(gè)管理活動(dòng)處于被動(dòng)局面,檔案管理工作難以順利展開;檔案管理工作人員素質(zhì)普遍偏低,缺乏綜合素質(zhì),管理能力存在諸多不足,無法正常使用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)開展檔案管理工作,檔案管理信息化水平難以提升,在整個(gè)管理過程缺乏技術(shù)性與科學(xué)性,先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)在檔案管理工作中難以發(fā)揮其應(yīng)有的作用與價(jià)值;檔案管理人員主要是供電企業(yè)老弱病殘人員,整體工作能力普遍偏低。

        (四)檔案管理認(rèn)識(shí)不夠全面

        現(xiàn)代化信息技術(shù)在供電公司檔案管理工作中的運(yùn)用,能夠使供電公司檔案管理工作朝著信息化、數(shù)字化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展。但是供電公司管理人員并沒有提高對(duì)檔案管理信息化的重視,忽視檔案管理現(xiàn)代化的緊迫性以及檔案管理數(shù)字化的必然性,對(duì)信息化技術(shù)缺乏全面的認(rèn)識(shí)度,檔案管理水平止步不前。

        (五)檔案管理執(zhí)行未能到位

        供電公司對(duì)檔案管理情況進(jìn)行檢查時(shí),一旦發(fā)現(xiàn)問題,并沒有追根求源,忽視檔案管理中所存在的問題,缺乏檔案管理的執(zhí)行能力,檔案管理制度成為擺設(shè)。

        二、供電公司檔案管理信息化主要途徑

        (一)緊抓“三實(shí)”管理工作,將組織機(jī)制全面落實(shí)到位

        為實(shí)現(xiàn)供電公司檔案管理工作的信息化,需要供電公司緊抓“三實(shí)”管理工作,做到落實(shí)責(zé)任、夯實(shí)基礎(chǔ)、切實(shí)分析,不斷健全檔案管理體系、檔案工作網(wǎng)絡(luò)、檔案工作機(jī)制,將先進(jìn)的信息技術(shù)廣泛運(yùn)用到供電公司檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié),全面推動(dòng)檔案管理工作的信息化。其一,落實(shí)責(zé)任。切實(shí)提升供電公司檔案信息化管理水平,明確檔案管理各項(xiàng)指標(biāo),定期做好檔案管理總結(jié)工作,在人力、物力、財(cái)力方面給予最大的支持,使檔案管理人員能夠擁有較高的管理水平與管理能力,檔案管理?yè)碛邢冗M(jìn)的設(shè)備體系,全面推動(dòng)檔案管理信息化的發(fā)展與進(jìn)步。健全檔案信息化管理體系使落實(shí)責(zé)任的基本途徑,需要供電企業(yè)對(duì)各項(xiàng)任務(wù)進(jìn)行細(xì)化、分解,將各項(xiàng)檔案管理職責(zé)落實(shí)到各個(gè)工作崗位之中,使各位員工均能夠明確個(gè)人的職責(zé),有組織、有計(jì)劃、有領(lǐng)導(dǎo)、有秩序的運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)開展檔案管理活動(dòng)。其二,夯實(shí)基礎(chǔ)。供電企業(yè)開展檔案管理工作時(shí),需要建立并完善檔案信息化工作網(wǎng)絡(luò),明確各個(gè)檔案管理環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容,細(xì)化檔案分工與合作,實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理全方位的審核,構(gòu)建檔案信息化管理的新格局。其三,切實(shí)分析。供電公司檔案管理工作想要全面落實(shí)到位,全面推動(dòng)檔案管理的信息化,需要從多層次、多領(lǐng)域、多視角出發(fā),健全并完善檔案信息化工作機(jī)制,保證檔案信息化管理制度、檔案信息化管理流程、檔案信息化管理業(yè)務(wù)均具有較強(qiáng)的規(guī)范性、科學(xué)性與可行性,全面做好檔案管理各組織之間的協(xié)調(diào)工作、考核督促工作以及專業(yè)指導(dǎo)工作。

        (二)強(qiáng)化“四化”基礎(chǔ),創(chuàng)建檔案信息化管理工作成效

        為全面加強(qiáng)供電公司檔案管理的信息化,對(duì)檔案管理中所存在的問題進(jìn)行有效規(guī)避,有效處理制度不全、意識(shí)不強(qiáng)、不夠科學(xué)、不夠全面、未能到位等問題,強(qiáng)化日常業(yè)務(wù)規(guī)范、量化基礎(chǔ)設(shè)施投入、細(xì)化管理制度標(biāo)準(zhǔn)、深化業(yè)務(wù)素質(zhì)技能,從而提升檔案信息化源頭管理質(zhì)量、檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、檔案信息化管理水平、檔案信息化隊(duì)伍工作能力。其一,強(qiáng)化日常業(yè)務(wù)規(guī)范。供電公司需要從檔案信息管理源頭著手,詭誕文件材料必須是工作中直接生成的原文件,且文件上不得出現(xiàn)隨意更改的現(xiàn)象;文件上的所有簽名均需要是該文件項(xiàng)目的直接負(fù)責(zé)人的親手簽名,不得以蓋簽、打印、復(fù)印、代簽的形式出現(xiàn);相關(guān)負(fù)責(zé)人定期對(duì)檔案管理人員工作內(nèi)容進(jìn)行檢查與指導(dǎo),切實(shí)提升檔案信息化源頭管理質(zhì)量。其二,量化基礎(chǔ)設(shè)施投入。明確檔案庫(kù)房、閱覽室、辦公室的各項(xiàng)要求,做好防磁柜、滅火器、去濕機(jī)、溫濕度自動(dòng)控制儀、防光防塵厚窗簾等基礎(chǔ)設(shè)施配置工作,將檔案室各項(xiàng)硬件設(shè)施全面落實(shí)到位,提升檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。其三,細(xì)化管理制度標(biāo)準(zhǔn)。嚴(yán)格制定國(guó)家電網(wǎng)公司所制定的各項(xiàng)專業(yè)制度,對(duì)檔案工作的各項(xiàng)職責(zé)、標(biāo)準(zhǔn)、制度、考核等內(nèi)容進(jìn)行完善與整合,提高檔案管理工作的規(guī)范性,細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn),提高檔案管理信息化控制能力,提升精益管理水平。其四,深化業(yè)務(wù)素質(zhì)技術(shù)。供電公司應(yīng)加強(qiáng)與檔案局之間的溝通與交流,加強(qiáng)檔案管理之間的聯(lián)系,提高檔案管理工作的協(xié)調(diào)性、全面性、科學(xué)性與規(guī)范性,提升本企業(yè)檔案信息化管理隊(duì)伍水平。

        (三)突出信息化特色,確保檔案管理發(fā)展水平

        供電公司檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn),需要突出檔案管理的工作重點(diǎn)、創(chuàng)新內(nèi)容、監(jiān)管策略,加快檔案信息化建設(shè)水平、提升檔案規(guī)范化發(fā)展水平、強(qiáng)化檔案安全化防范意識(shí)。供電公司在檔案管理中運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù),使檔案管理工作朝著數(shù)字化、信息化的方向發(fā)展,嚴(yán)格落實(shí)雙軌管理制度,做好紙質(zhì)檔案與電子檔案的銜接工作,保證紙質(zhì)檔案與電子檔案之前具有較強(qiáng)的一致性、統(tǒng)一性。

        總結(jié):

        綜上所述,在“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下,供電公司檔案管理正朝著信息化、數(shù)字化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展,需要供電公司全面提高對(duì)檔案管理工作的重視,緊抓“三實(shí)”管理工作,將組織機(jī)制全面落實(shí)到位化“四化”基礎(chǔ),創(chuàng)建檔案信息化管理工作成效;突出信息化特色,確保檔案管理發(fā)展水平,實(shí)現(xiàn)對(duì)制度不全、意識(shí)不強(qiáng)、不夠科學(xué)、不夠全面、未能到位等問題的有效規(guī)避。

        參考文獻(xiàn):

        [1]高子靜.推動(dòng)電力企業(yè)檔案信息化建設(shè) 促進(jìn)檔案開發(fā)利用[J].檔案學(xué)研究,2017(S2):32-35

        [2]朱偉. 基于員工安全檔案管理系統(tǒng)的作業(yè)違章管理研究[D].華北電力大學(xué)(北京),2016

        [3]李翔. 供電公司人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì)研究[D].華北電力大學(xué),2014

        [4]馬曉麗. 電力營(yíng)銷客戶檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].電子科技大學(xué),2013

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