王 慧

信訪檔案是信訪工作中留存下來的文字、圖表、事物、聲像等資料，可以真實(shí)反映人民群眾來訪時(shí)的情景和證據(jù)，也記錄了信訪工作過程中的處理意見和批示，對(duì)處理政府與人民群眾的關(guān)系很有價(jià)值，也是信訪部門為人民服務(wù)的重要工作依據(jù)。隨著信訪群眾的不斷增多，信訪部門作為政府的窗口單位，如何做好信訪檔案的管理工作，有著十分重要的意義。

一、信訪檔案的作用

（一）信訪檔案是黨和國家建設(shè)的重要信息來源，也是編史著書的重要依據(jù)

信訪檔案是信訪部門處理人民群眾信訪的過程中產(chǎn)生的文件，它真實(shí)、詳細(xì)地記錄了人民群眾來訪時(shí)提交的書面材料，還有各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)信訪問題的指示、對(duì)人民群眾來訪的處理方式，是政府與群眾直接接觸的憑證，也是為人民群眾解決具體問題的重要證據(jù)。信訪檔案是真實(shí)、可靠的，為黨和國家的建設(shè)提供了珍貴的原始資料，也為編史著書提供了重要參考依據(jù)。

（二）信訪檔案是信訪工作的重要參考依據(jù)

“空口無憑，立字為據(jù)”，特別是處理歷史遺留的信訪問題時(shí)，信訪檔案更為重要，檔案的完整性直接關(guān)系到信訪工作的公平、公正、客觀。信訪部門的人員不是一成不變的，特別是近幾年隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，政府機(jī)構(gòu)及職能不斷調(diào)整，僅僅靠回憶或口頭敘述，無紙面證據(jù)，無法落實(shí)信訪問題的處理意見的真實(shí)性，也會(huì)給一些不法人員提供投機(jī)取巧的機(jī)會(huì)。只有借助信訪檔案，查閱當(dāng)時(shí)的信訪處理意見或指示，才能順利開展信訪的下一步工作，及時(shí)解決人民群眾的信訪問題，也為政府樹立言而有信的良好形象。信訪檔案的存在，也有效避免了部分纏訪鬧訪的現(xiàn)象，為制止無理上訪提供有力的證據(jù)。

（三）信訪檔案是處理信訪問題的重要證據(jù)

信訪檔案是信訪工作中的重要基礎(chǔ)性工作，不可或缺，不容忽視。查閱信訪檔案，可了解有關(guān)的信訪歷史資料，掌握人民群眾上訪的問題規(guī)律，為領(lǐng)導(dǎo)干部貫徹落實(shí)有關(guān)政策、避免過多的信訪問題，提供指導(dǎo)和借鑒意義。分析研究信訪檔案，還可以找準(zhǔn)新政策的出臺(tái)時(shí)機(jī)和貫徹的力度，確保政策落實(shí)的延續(xù)性。

信訪檔案還為處理信訪問題提供重要參考依據(jù)，對(duì)解決同類問題、相似問題等具有借鑒意義。我國各級(jí)黨政機(jī)關(guān)，在各個(gè)時(shí)期處理信訪問題既有成功的經(jīng)驗(yàn)，也有失敗的教訓(xùn)，成功的經(jīng)驗(yàn)可以吸取，失敗的教訓(xùn)更要深層分析其原因，找準(zhǔn)癥候，對(duì)癥下藥，避免同類問題再度發(fā)生。

（四）信訪檔案是評(píng)價(jià)信訪工作的重要資料

信訪檔案真實(shí)反映了信訪部門的信訪工作情況，是評(píng)價(jià)信訪部門工作的重要參考資料。信訪檔案真實(shí)記錄了信訪部門信訪工作的歷史和現(xiàn)況，研究、分析其檔案，才可能公正、客觀地評(píng)價(jià)一個(gè)信訪部門的信訪工作情況。對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范管理，才能保證信訪機(jī)制的長效運(yùn)行，確保信訪工作的順利開展。

二、信訪檔案的特點(diǎn)

（一）信訪檔案是信訪工作過程中的真實(shí)、詳細(xì)記錄

信訪檔案真實(shí)、詳細(xì)地記錄了信訪工作的全部過程，也記錄了信訪問題解決、矛盾糾紛化解的全部過程，更記錄了問題解決、矛盾化解的規(guī)律。一份完整的信訪檔案，應(yīng)記錄上訪的人員信息，信訪問題的具體事件，發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)以及涉及的人物，還會(huì)記錄上級(jí)有關(guān)單位對(duì)此次上訪問題的解決辦法或指示或批復(fù)，以及記錄上訪群眾對(duì)信訪問題處理結(jié)果的態(tài)度，真實(shí)、詳細(xì)。信訪檔案還反映了不同時(shí)期信訪工作的狀況，也是研究處理信訪問題、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、改進(jìn)信訪工作機(jī)制的重要材料。

（二）信訪檔案來源廣泛

信訪部門是對(duì)全國人民開放的，這決定了信訪檔案信息來源的廣泛性。信訪檔案記錄的內(nèi)容，來源于各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、群眾團(tuán)體、社會(huì)組織、各企事業(yè)單位等等，包括我國駐其他國家的機(jī)構(gòu)、人員等，各個(gè)階層、各個(gè)行業(yè)的不同人民群眾反應(yīng)的問題，這決定了信訪檔案的信息是來自不同行業(yè)、不同領(lǐng)域的人員的。

（三）信訪檔案按照規(guī)定程序形成

信訪工作是信訪部門在各級(jí)黨政機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)下，按照誰主管誰負(fù)責(zé)的原則，分級(jí)管理，歸口辦理，依法處理信訪問題。一般的信訪工作流程是：立案－取證－處理－結(jié)案－歸檔。當(dāng)然，還有一些信訪案件會(huì)出現(xiàn)重訪的現(xiàn)象，也是按照立案的程序辦理。因此，信訪檔案是按照規(guī)定程序形成的，信訪具體辦理人員應(yīng)在每一個(gè)案件處理完畢后，及時(shí)歸檔有效、有價(jià)值的材料。

（四）信訪檔案是成套的

信訪工作是在規(guī)定的程序下進(jìn)行的，因此，信訪的檔案也是成體系的。一個(gè)信訪的案件，從來訪到立案，再到辦理、結(jié)案，應(yīng)該形成一整套的記錄文件，從來訪到辦結(jié)的過程，相互之間有密不可分的聯(lián)系，應(yīng)形成一個(gè)整體。一個(gè)案件一套檔案，也便于后期保管和利用。

（五）信訪檔案的內(nèi)容復(fù)雜

信訪，來源于各行各業(yè)、各個(gè)階層的人民，他們反映的問題五花八門，無規(guī)律可循。既有涉及普通生活的，也有涉及黨政機(jī)關(guān)的，還有反映干部、群眾及其他人員的，其涉及的行業(yè)幾乎囊括了所有行業(yè)，交通、郵電、農(nóng)業(yè)、林業(yè)、城建等，還有民政、文化、教育等等各行各業(yè)，這決定了信訪檔案的內(nèi)容非常復(fù)雜。

三、信訪檔案的管理

（一）加強(qiáng)保護(hù)

信訪檔案的完整性和安全性是信訪檔案管理的基本要求，當(dāng)然為了方便使用，也不能片面強(qiáng)調(diào)檔案的保護(hù)。在實(shí)際的檔案管理中，檔案的安全管理和便利使用既有矛盾又有統(tǒng)一性，就需要在信訪檔案中做好管理工作：防盜、防火、防塵、防潮、防蟲、防破壞，確保信訪檔案的有效保護(hù)。

（二）利用現(xiàn)代化管理工具，推進(jìn)信訪檔案管理工作

隨著我國科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)的普遍應(yīng)用，現(xiàn)代辦公逐步向無紙化方向發(fā)展。目前，在各信訪部門已經(jīng)存在了大量的電子文件，這些電子文件相較于紙質(zhì)文件更易保存。各信訪機(jī)構(gòu)應(yīng)充分發(fā)揮現(xiàn)代科技的優(yōu)勢，將紙版信訪檔案逐步數(shù)字化，建立信訪檔案的信息數(shù)據(jù)庫，優(yōu)化信訪檔案的利用。

①劉曙光：《探討涉法涉訴信訪檔案的特點(diǎn)與管理》［J］，《辦公室業(yè)務(wù)》，2017年第14期

②鄒黔榮：《淺談如何整理信訪檔案——以貴州省黔東南州信訪局為例》［C］，2012年

③李峰珍：《淺談對(duì)信訪檔案工作的思考》［J］，《赤子》，2014年第9期