王 慧

信訪檔案是信訪工作中留存下來的文字、圖表、事物、聲像等資料，可以真實反映人民群眾來訪時的情景和證據(jù)，也記錄了信訪工作過程中的處理意見和批示，對處理政府與人民群眾的關系很有價值，也是信訪部門為人民服務的重要工作依據(jù)。隨著信訪群眾的不斷增多，信訪部門作為政府的窗口單位，如何做好信訪檔案的管理工作，有著十分重要的意義。

一、信訪檔案的作用

（一）信訪檔案是黨和國家建設的重要信息來源，也是編史著書的重要依據(jù)

信訪檔案是信訪部門處理人民群眾信訪的過程中產(chǎn)生的文件，它真實、詳細地記錄了人民群眾來訪時提交的書面材料，還有各級領導干部對信訪問題的指示、對人民群眾來訪的處理方式，是政府與群眾直接接觸的憑證，也是為人民群眾解決具體問題的重要證據(jù)。信訪檔案是真實、可靠的，為黨和國家的建設提供了珍貴的原始資料，也為編史著書提供了重要參考依據(jù)。

（二）信訪檔案是信訪工作的重要參考依據(jù)

“空口無憑，立字為據(jù)”，特別是處理歷史遺留的信訪問題時，信訪檔案更為重要，檔案的完整性直接關系到信訪工作的公平、公正、客觀。信訪部門的人員不是一成不變的，特別是近幾年隨著經(jīng)濟的發(fā)展，政府機構及職能不斷調整，僅僅靠回憶或口頭敘述，無紙面證據(jù)，無法落實信訪問題的處理意見的真實性，也會給一些不法人員提供投機取巧的機會。只有借助信訪檔案，查閱當時的信訪處理意見或指示，才能順利開展信訪的下一步工作，及時解決人民群眾的信訪問題，也為政府樹立言而有信的良好形象。信訪檔案的存在，也有效避免了部分纏訪鬧訪的現(xiàn)象，為制止無理上訪提供有力的證據(jù)。

（三）信訪檔案是處理信訪問題的重要證據(jù)

信訪檔案是信訪工作中的重要基礎性工作，不可或缺，不容忽視。查閱信訪檔案，可了解有關的信訪歷史資料，掌握人民群眾上訪的問題規(guī)律，為領導干部貫徹落實有關政策、避免過多的信訪問題，提供指導和借鑒意義。分析研究信訪檔案，還可以找準新政策的出臺時機和貫徹的力度，確保政策落實的延續(xù)性。

信訪檔案還為處理信訪問題提供重要參考依據(jù)，對解決同類問題、相似問題等具有借鑒意義。我國各級黨政機關，在各個時期處理信訪問題既有成功的經(jīng)驗，也有失敗的教訓，成功的經(jīng)驗可以吸取，失敗的教訓更要深層分析其原因，找準癥候，對癥下藥，避免同類問題再度發(fā)生。

（四）信訪檔案是評價信訪工作的重要資料

信訪檔案真實反映了信訪部門的信訪工作情況，是評價信訪部門工作的重要參考資料。信訪檔案真實記錄了信訪部門信訪工作的歷史和現(xiàn)況，研究、分析其檔案，才可能公正、客觀地評價一個信訪部門的信訪工作情況。對檔案進行規(guī)范管理，才能保證信訪機制的長效運行，確保信訪工作的順利開展。

二、信訪檔案的特點

（一）信訪檔案是信訪工作過程中的真實、詳細記錄

信訪檔案真實、詳細地記錄了信訪工作的全部過程，也記錄了信訪問題解決、矛盾糾紛化解的全部過程，更記錄了問題解決、矛盾化解的規(guī)律。一份完整的信訪檔案，應記錄上訪的人員信息，信訪問題的具體事件，發(fā)生的時間、地點以及涉及的人物，還會記錄上級有關單位對此次上訪問題的解決辦法或指示或批復，以及記錄上訪群眾對信訪問題處理結果的態(tài)度，真實、詳細。信訪檔案還反映了不同時期信訪工作的狀況，也是研究處理信訪問題、總結經(jīng)驗教訓、改進信訪工作機制的重要材料。

（二）信訪檔案來源廣泛

信訪部門是對全國人民開放的，這決定了信訪檔案信息來源的廣泛性。信訪檔案記錄的內(nèi)容，來源于各級黨政機關、群眾團體、社會組織、各企事業(yè)單位等等，包括我國駐其他國家的機構、人員等，各個階層、各個行業(yè)的不同人民群眾反應的問題，這決定了信訪檔案的信息是來自不同行業(yè)、不同領域的人員的。

（三）信訪檔案按照規(guī)定程序形成

信訪工作是信訪部門在各級黨政機關領導下，按照誰主管誰負責的原則，分級管理，歸口辦理，依法處理信訪問題。一般的信訪工作流程是：立案－取證－處理－結案－歸檔。當然，還有一些信訪案件會出現(xiàn)重訪的現(xiàn)象，也是按照立案的程序辦理。因此，信訪檔案是按照規(guī)定程序形成的，信訪具體辦理人員應在每一個案件處理完畢后，及時歸檔有效、有價值的材料。

（四）信訪檔案是成套的

信訪工作是在規(guī)定的程序下進行的，因此，信訪的檔案也是成體系的。一個信訪的案件，從來訪到立案，再到辦理、結案，應該形成一整套的記錄文件，從來訪到辦結的過程，相互之間有密不可分的聯(lián)系，應形成一個整體。一個案件一套檔案，也便于后期保管和利用。

（五）信訪檔案的內(nèi)容復雜

信訪，來源于各行各業(yè)、各個階層的人民，他們反映的問題五花八門，無規(guī)律可循。既有涉及普通生活的，也有涉及黨政機關的，還有反映干部、群眾及其他人員的，其涉及的行業(yè)幾乎囊括了所有行業(yè)，交通、郵電、農(nóng)業(yè)、林業(yè)、城建等，還有民政、文化、教育等等各行各業(yè)，這決定了信訪檔案的內(nèi)容非常復雜。

三、信訪檔案的管理

（一）加強保護

信訪檔案的完整性和安全性是信訪檔案管理的基本要求，當然為了方便使用，也不能片面強調檔案的保護。在實際的檔案管理中，檔案的安全管理和便利使用既有矛盾又有統(tǒng)一性，就需要在信訪檔案中做好管理工作：防盜、防火、防塵、防潮、防蟲、防破壞，確保信訪檔案的有效保護。

（二）利用現(xiàn)代化管理工具，推進信訪檔案管理工作

隨著我國科學技術的發(fā)展，計算機的普遍應用，現(xiàn)代辦公逐步向無紙化方向發(fā)展。目前，在各信訪部門已經(jīng)存在了大量的電子文件，這些電子文件相較于紙質文件更易保存。各信訪機構應充分發(fā)揮現(xiàn)代科技的優(yōu)勢，將紙版信訪檔案逐步數(shù)字化，建立信訪檔案的信息數(shù)據(jù)庫，優(yōu)化信訪檔案的利用。

①劉曙光：《探討涉法涉訴信訪檔案的特點與管理》［J］，《辦公室業(yè)務》，2017年第14期

②鄒黔榮：《淺談如何整理信訪檔案——以貴州省黔東南州信訪局為例》［C］，2012年

③李峰珍：《淺談對信訪檔案工作的思考》［J］，《赤子》，2014年第9期