王偉

[摘要]高校教師檔案是高校掌握在校教師信息并合理安排和調(diào)度人力資源重要信息來源。然而，一些高校在檔案管理方面存在諸多問題，根本無法有效地發(fā)揮檔案資源的作用，本文分析檔案管理中存在的問題，提出高校教師檔案管理的基本思路。

[關(guān)鍵詞]高等學(xué)校 教師 檔案

一、高校教師檔案管理的重要性

高校教師檔案是高校掌握在校教師信息并合理安排和調(diào)度人力資源的重要信息來源。檔案是高等學(xué)校人力資源管理信息的重要載體，高校教師檔案是一所學(xué)校教師各類信息的重要資料庫，它反映這所學(xué)校在校教師的基本狀況和學(xué)校制定人才計(jì)劃的主要依據(jù)。能否對高校教師檔案進(jìn)行正確的、科學(xué)的、完整的歸檔與管理，對于高校的發(fā)展和教師的發(fā)展都有著決定性的作用。

對于一所高校本身來說，一個完整的能夠反映教師的人事狀況、學(xué)術(shù)狀況、科研狀況和身體健康狀況等詳細(xì)信息的檔案是高校進(jìn)行人力資源調(diào)度的主要依據(jù)，也是對于高等學(xué)校對人才發(fā)展總趨勢的具體掌控。同時(shí)，通過科學(xué)，規(guī)范的檔案管理，高校可以對在校教師的詳細(xì)情況有一個整體性的把握，這對于一所學(xué)校在制定學(xué)校教師隊(duì)伍發(fā)展規(guī)劃和學(xué)校未來發(fā)展方向的規(guī)劃時(shí)，都有著至關(guān)重要的作用。

對于高校教師個體來說，一份完整的、規(guī)范的檔案是教師工作中評定業(yè)績和考察教學(xué)成效的依據(jù)，也是對教師歷年來工作成果的重要反映。同時(shí)，也是一名教師成長和進(jìn)步的重要反映。檔案在教師自身進(jìn)修和發(fā)展的過程中是一份重要的參考，并始終貫穿于教師事業(yè)的發(fā)展過程中。

二、高校教師檔案管理中存在的問題

1.高校對教師檔案管理重視程度普遍不夠。在目前我國高校尤其是在一些地方院校和民辦高校對教師檔案管理重視程度普遍不夠，在高校的各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)中，檔案管理普遍一直處于可有可無的尷尬境地。有的高校甚至只設(shè)立了教師的人事檔案，卻忽視了專業(yè)檔案等其他重要檔案內(nèi)容的管理。這些情況主要源于高校以及高校老師對于檔案管理工作的認(rèn)識不足，認(rèn)為檔案制度無關(guān)輕重，于是導(dǎo)致了檔案管理部門的衰退，進(jìn)而不再能為高校的建設(shè)與發(fā)展提供信息上的支援。

2.高校教師檔案管理模式分散?，F(xiàn)如今高校在教師檔案的管理上，普遍存在部門職責(zé)不明、管理人員專業(yè)水平不佳、工作拖延滯后等問題。因而導(dǎo)致了教師檔案資源不完整，疏漏嚴(yán)重，難以順利地歸檔、保存、分類和利用有效的檔案信息。高校檔案管理模式上的松散，造成了人員冗雜、檔案管理工作無法落實(shí)的后果。而原始的辦公方式和檔案收集模式，使得在存檔地點(diǎn)變更或是檔案機(jī)構(gòu)合并的過程中還有檔案遺漏和丟失的現(xiàn)象不時(shí)發(fā)生。

3.檔案管理制度尚不完善。目前，由于高校教師檔案管理制度不健全，管理機(jī)制不完善，造成廣大教師和部分管理人員檔案意識淡漠，少數(shù)人甚至把檔案材料看成是自己的獨(dú)有成果，不愿向?qū)W校移交，給業(yè)務(wù)檔案資料的搜集、管理帶來困難，有的可能造成不可估量的損失。高校在檔案管理工作方面沒有一個行之有效的制度，是導(dǎo)致檔案管理工作混亂的重要原因之一。大部分高校在檔案管理工作方面缺乏科學(xué)的管理體制來為檔案工作的順利進(jìn)行和檔案管理人員的專業(yè)水平培訓(xùn)提供有力的保障。

4.管理手段較落后。教師業(yè)務(wù)檔案信息內(nèi)容廣泛，涉及面廣，科研和學(xué)術(shù)含量高，需要建立快速、高效、系統(tǒng)的現(xiàn)代化管理模式與之相適應(yīng)。但是，目前大部分高校教師業(yè)務(wù)檔案的管理手段尚處在人工操作或半人工操作狀態(tài)，使教師業(yè)務(wù)檔案信息的收集、整理、立卷、歸檔等技術(shù)嚴(yán)重滯后，從而影響到教師業(yè)務(wù)檔案的利用、編研和開發(fā)。

5.隊(duì)伍建設(shè)滯后。高校的基層檔案工作人員大部分是兼職，并且是非檔案專業(yè)人員。這部分人員，不僅工作變動頻繁，而且缺乏檔案管理專業(yè)知識，從事檔案管理工作的能力和經(jīng)驗(yàn)不足，無論在精力上，還是業(yè)務(wù)熟練程度、責(zé)任心、檔案意識等方面都很難勝任檔案基層管理工作。這種狀況，導(dǎo)致教師業(yè)務(wù)檔案資料不能及時(shí)收集、歸檔，甚至流失，從而影響了入館檔案的數(shù)量和質(zhì)量。

三、高校教師檔案管理的發(fā)展方向

1建立科學(xué)化、體制化和規(guī)范化教師檔案管理體制。通過建立合理的檔案管理模式和監(jiān)督機(jī)制，高?？梢悦鞔_教師檔案管理中各部門、各崗位的職責(zé)，從而保證教師信息的順利收集、匯總、歸檔都有專人負(fù)責(zé)，形成規(guī)范性的檔案管理制度。同時(shí)，應(yīng)成立統(tǒng)一的檔案部門，將教師檔案進(jìn)行整理和歸檔，既要確保在教師檔案信息收集過程中的完整性，又要保證在檔案儲存過程中的安全性與保密性，防止檔案的丟失與泄露。

2科學(xué)規(guī)范教師檔案歸檔的內(nèi)容。高校教師考核辦法規(guī)定，聘請、任命教師必須從德、能、勤、績、廉五個方面來考核。因此，教師業(yè)務(wù)檔案的內(nèi)容也要圍繞這五個方面來確定，并結(jié)合教學(xué)實(shí)際來確定。

3.完善教師檔案管理程序方法。教學(xué)業(yè)務(wù)檔案管理，分為初級搜集和后期整理兩個階段。搜集是基礎(chǔ)，整理是加工，兩者相輔相成，缺一不可。檔案員要按照檔案管理規(guī)范化的要求和工作內(nèi)容，及時(shí)、全面地搜集教學(xué)的有關(guān)資料、數(shù)據(jù)，并進(jìn)行初步整理，采取按人和按年度分類立卷的方法，做到既有定量的記載，又有定性的結(jié)果?？奢^多地采用數(shù)據(jù)加表格的形式，并及時(shí)輸入教師突出的表現(xiàn)信息，使教師檔案有足夠的量的儲存。對于定性方面的材料，檔案員應(yīng)在學(xué)年結(jié)束或某一項(xiàng)活動結(jié)束后，組織相關(guān)人員審理有關(guān)材料，寫出真實(shí)的考核評語，填入案卷中。建立全校性教師綜合評價(jià)檔案，這也是對學(xué)校教學(xué)情況的綜合評價(jià)。

4.加快檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化步伐。計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中的普遍應(yīng)用，客觀上提出了依托計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)教師業(yè)務(wù)檔案管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化要求，建立教師業(yè)務(wù)檔案信息網(wǎng)是快速、準(zhǔn)確地開發(fā)利用教師業(yè)務(wù)檔案信息資源的有效途徑。高校教師業(yè)務(wù)檔案的管理，要改變傳統(tǒng)人工操作、手工管理的落后局面，必須實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理，要建立統(tǒng)一、系統(tǒng)、完整、操作性強(qiáng)的教師業(yè)務(wù)檔案信息管理系統(tǒng)，以保證教師業(yè)務(wù)檔案的齊全、完整，不僅能大大提高工作速度，而且能減少調(diào)閱檔案的次數(shù)，避免不必要的重復(fù)勞動，還能實(shí)現(xiàn)檔案之間的內(nèi)容互補(bǔ)，發(fā)揮業(yè)務(wù)檔案資料的效用。

5.重視檔案管理人員培養(yǎng)。專業(yè)化的業(yè)務(wù)檔案人才隊(duì)伍是檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。因此，學(xué)校要特別重視業(yè)務(wù)檔案人才的選拔和培養(yǎng)；檔案管理工作人員要加強(qiáng)自身的文化和專業(yè)知識、現(xiàn)代技術(shù)學(xué)習(xí)，不僅要有較高專業(yè)知識，而且要有掌握計(jì)算機(jī)信息應(yīng)用的能力，特別是現(xiàn)代化檔案管理能力，不斷提高自身的修養(yǎng)和素質(zhì)。這樣才能適應(yīng)建立全面系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、技術(shù)程度高的業(yè)務(wù)檔案管理要求。高校應(yīng)注意檔案管理人才的專業(yè)化。檔案制度的確立、工作的順利組織與進(jìn)行都需要專業(yè)的檔案人才為基礎(chǔ)，才能發(fā)揮檔案制度最大的優(yōu)勢。