楊秀芬

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）11-000-01

摘 要 隨著社會的不斷發(fā)展，信息技術(shù)在生活中的普及率越來越高，其使檔案在收集、整理、歸檔的過程中又遇到了一些新問題，對企業(yè)人員的工作效率造成了一定的影響。本文將概括提高檔案收集整理歸檔工作效率的意義，分析其所遇到的問題，并提出處理方法，為企業(yè)在當下的工作中提供良好的助力。

關(guān)鍵詞 企業(yè) 檔案；收集；整理；歸檔

檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。它詳細記載著問題產(chǎn)生、發(fā)展、解決的全過程，在當今社會的各企業(yè)中占有重要位置。有效的收集整理文書檔案，使其發(fā)揮出最佳的社會服務(wù)效果，是每一個企業(yè)檔案管理員應(yīng)盡的職責，這充分證明了文書檔案收集整理歸檔的重要性。

一、提高檔案收集整理歸檔效率的意義

檔案收集整理歸檔工作是企業(yè)處理各項工作的基礎(chǔ)，也是其關(guān)鍵所在，是開展檔案管理的主要內(nèi)容。文書檔案記載了企業(yè)發(fā)展過程中的優(yōu)秀成果，記載著企業(yè)從創(chuàng)建，到發(fā)展過程中不斷摸索進步的成果，是企業(yè)在處理重大決策時，作出科學分析，揚長避短，制定科學合理規(guī)劃的重要范本。提高檔案收集整理歸檔的效率，有利于使企業(yè)的有關(guān)人員能夠迅速掌握企業(yè)的發(fā)展狀況，遇到意外突發(fā)事件時，能夠及時調(diào)整戰(zhàn)略戰(zhàn)術(shù)以減少不必要的虧損，為企業(yè)的決策管理提供支持性依據(jù)。

二、當前檔案收集整理歸檔工作遇到的問題

（一）企業(yè)對檔案收集整理歸檔力度不佳

目前，我國企業(yè)存在忽視對檔案文書收集整理的歸檔，導致檔案管理方面出現(xiàn)嚴重問題，具體問題如下：

一是，有些企業(yè)竟然出現(xiàn)文件檔案缺失現(xiàn)象，造成檔案管理的斷檔，嚴重影響了日常發(fā)展。二是，有些企業(yè)還在采用傳統(tǒng)落后的文字資料形式來收集整理文書檔案，而未能淘汰落后的工作方式，改用先進的計算機電子信息技術(shù)對文書檔案進行有效整理，導致檔案收集整理的效率極為緩慢。三是，檔案收集整理的流程不規(guī)范，對文件資料的區(qū)分不是很細致，導致檔案管理出現(xiàn)混亂，檔案無法及時歸檔，影響企業(yè)的日常發(fā)展。四是文書檔案缺少可靠性，不能適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展速度。

（二）檔案管理人員對檔案的管理意識較差

當前，我國企業(yè)越來越重視檔案文書的收集整理歸檔工作，這也使廣大的檔案管理人員的任務(wù)有所加重，要求其越發(fā)重視對文書方案的收集與整理。但從宏觀上來說，企業(yè)的檔案管理工作仍然未能落到實處。主要原因是檔案管理人員的素質(zhì)有待提高，無法與檔案管理工作資料多、任務(wù)大的特點相適應(yīng)。

一是，檔案管理人員受素質(zhì)與能力的限制，導致檔案收集整理歸檔過程中，出現(xiàn)檔案收集不全面，整理不細致，分類不明確等問題。這些問題得不到解決，從而影響檔案的查詢。相關(guān)人員無法迅速獲取相關(guān)方面的有效信息，把時間、精力浪費在對檔案文書的查詢工作上，耽誤了正常工作的有效進行，進而影響日常工作。

二是，文書檔案整理的可靠性較差，部分企業(yè)的相關(guān)工作人員為了應(yīng)付上級的指示與安排，力圖省事，以節(jié)省時間、精力，偽造文書檔案資料，導致所收集歸檔的檔案文書嚴重缺少可靠性與真實性，對企業(yè)的各項工作的開展造成嚴重損害。

三是，部分文書檔案存在嚴重缺失，資料缺頁、斷章的現(xiàn)象時有發(fā)生，使文書檔案出現(xiàn)空擋，不利于企業(yè)人事方面的處理。

（三）檔案收集整理方式與技術(shù)較為落后

在社會不斷發(fā)展的今天，部分企業(yè)的檔案收集整理工作還在采用傳統(tǒng)的人工筆錄方式，這與現(xiàn)代高科技電子信息技術(shù)顯得極為不協(xié)調(diào)。如此一來，企業(yè)出現(xiàn)檔案收集管理工作的效率極為低下與檔案管理不到位的問題。隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展與社會的進步，這就要求企業(yè)應(yīng)該改變傳統(tǒng)，推陳出新，采用先進的檔案文書收集整理方式，提高行政效率，促進日常工作的開展。

三、檔案收集整理歸檔工作的解決措施

（一）規(guī)范管理工作

由于企業(yè)存在忽視對檔案文書收集整理的歸檔，導致檔案管理方面出現(xiàn)嚴重問題，極易出現(xiàn)工作不到位的現(xiàn)象。首先，我國企業(yè)應(yīng)轉(zhuǎn)變思想，充分認識到檔案收集管理工作對于企業(yè)發(fā)展的重要性，建立健全檔案收集管理制度。其次，加強對所收集整理后的檔案文書進行不定期排查，檢測出其中是否存在檔案缺失的現(xiàn)象。如果存在此現(xiàn)象，應(yīng)與相關(guān)人員進行有效溝通，將檔案缺失部分補充完好，確保檔案管理工作的順利進行。再次，采用電子計算機技術(shù)，進行檔案收集整理，提高收集整理的效率。最后，規(guī)范檔案收集管理流程，注意檔案的區(qū)分，避免檔案管理的混亂。

（二）增強人員培訓

企業(yè)要增強對檔案管理人員的訓練，提高其能力與知識素養(yǎng)，使檔案收集更加全面，整理更加細致，分類更加明確，使相關(guān)人員迅速獲取相關(guān)方面的有效信息。

檔案管理人員應(yīng)提高工作能力及工作認真度，要對所收集的檔案進行細致的檢測與鑒別，從而判斷出所收集整理的檔案是否具有可靠性。認真檢查檔案是否齊全、是否存在缺頁少章的現(xiàn)象，切忌為力圖省事而應(yīng)付了事，帶來不可預測的麻煩與后果。

（三）創(chuàng)新工作渠道

在新時代下，如何改變傳統(tǒng)的檔案收集整理方式，對部分企業(yè)來講，迫在眉睫。企業(yè)應(yīng)大膽創(chuàng)新，變革落后的生產(chǎn)方式，以適應(yīng)當前的社會發(fā)展。

一方面，要實現(xiàn)檔案管理的電子化、信息化，以取代傳統(tǒng)的人工筆錄的落后方式。檔案管理人員應(yīng)保持一種創(chuàng)新意識，采用先進的生產(chǎn)方式，提高行政效率。如，把錄音、錄像、光盤等媒介當做新的檔案資源進行有效管理，雖然需要對歸檔方式進行相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，但是必定會極大提高檔案收集整理歸檔的效率。

另一方面，在文書檔案收集整理工作開展前，做好相應(yīng)的宣傳工作，引導檔案管理人員在收集整理檔案時，提升服務(wù)水平與意識，更加積極地深入到檔案收集整理的工作中，實現(xiàn)檔案有效收集的目的。

四、結(jié)語

企業(yè)的檔案收集整理歸檔工作十分重要，與企業(yè)的發(fā)展密切相關(guān)。只有加強對檔案的監(jiān)督與管理，增強相關(guān)人員的能力素質(zhì)，改進生產(chǎn)方式，才能有效提高工作效率。