王明香

[摘 要] 在黨的十九大中，習(xí)近平總書(shū)記明確提出要把實(shí)施大健康戰(zhàn)略工作各個(gè)環(huán)節(jié)落到實(shí)處。醫(yī)院是滿足人們?nèi)找嬖鲩L(zhǎng)的健康需求，保障人們健康的主陣地。在醫(yī)院工作中，醫(yī)院辦公室發(fā)揮著重要的作用，充分發(fā)揮行政職能，提高醫(yī)療效率，維持健康穩(wěn)定的醫(yī)療工作。為提高院辦公室的工作實(shí)效，各家醫(yī)院紛紛結(jié)合自身實(shí)際，運(yùn)用科學(xué)的管理辦法，制定管理方案。文章結(jié)合醫(yī)院辦公室工作情況，提出適應(yīng)新時(shí)代新理念的提高工作效率的辦法。

[關(guān)鍵詞] 新時(shí)期；醫(yī)院辦公室；工作效率

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 03. 033

[中圖分類(lèi)號(hào)] R197.3 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2018）03- 0081- 03

0 前 言

醫(yī)院辦公室是醫(yī)院重要的行政部門(mén)之一，發(fā)揮著承上啟下的作用，承擔(dān)著醫(yī)院日常工作任務(wù)。醫(yī)院辦公室工作繁瑣性、綜合性非常強(qiáng)，加強(qiáng)醫(yī)院辦公室管理，提高工作效率，不僅能保障醫(yī)院各項(xiàng)工作順利開(kāi)展，還能促進(jìn)臨床一線工作的發(fā)展。為全面建設(shè)大健康中國(guó)戰(zhàn)略，滿足人們的健康需求發(fā)揮充分的保障職能。

1 醫(yī)院辦公室的職能和特點(diǎn)

醫(yī)院辦公室是行政管理的綜合性部門(mén)，一方面直接聽(tīng)從院領(lǐng)導(dǎo)的安排，做好醫(yī)院內(nèi)部行政指令性工作；另一方面聯(lián)系臨床科室，協(xié)調(diào)各部門(mén)間和諧發(fā)展；再者還得做好對(duì)外銜接工作。因此，醫(yī)院辦公室是一個(gè)連接上下、協(xié)調(diào)內(nèi)外的重要樞紐部門(mén)。而辦公室的日常工作涉及的范圍廣、內(nèi)容多、步驟多、突發(fā)性強(qiáng)，工作質(zhì)量和效率直接影響醫(yī)院管理效果。本文詳細(xì)總結(jié)醫(yī)院辦公室的職能和特點(diǎn)：

一是全面服務(wù)職能。醫(yī)院辦公室的服務(wù)對(duì)象包括領(lǐng)導(dǎo)班子、各職能科室、臨床科室之間的協(xié)調(diào)溝通[1]。隨著醫(yī)院管理的日益進(jìn)步，辦公室不再是接聽(tīng)電話、處理公文等簡(jiǎn)單的日常工作，更多的是上承領(lǐng)導(dǎo)指示下至臨床科室，為其他科室和臨床一線服務(wù)，統(tǒng)籌醫(yī)院正常運(yùn)行等綜合性服務(wù)科室。

二是行政管理職能。主要是醫(yī)院來(lái)往公文收發(fā)、寫(xiě)作、保密等工作。按照全院指示發(fā)布通知，做好制度落實(shí)情況的行政查房，另外做好會(huì)議通知、準(zhǔn)備記錄工作。

三是溝通協(xié)調(diào)職能。主要是對(duì)內(nèi)溝通和對(duì)外協(xié)調(diào)。對(duì)內(nèi)做好人與人、人與科室、科室與科室的協(xié)調(diào)工作，凝聚醫(yī)院人心，促進(jìn)醫(yī)院核心文化發(fā)展。對(duì)外主要協(xié)調(diào)上級(jí)指令性工作和接待安排工作。

四是參考輔助職能。醫(yī)院辦公室隨時(shí)需要關(guān)注形式，明確各項(xiàng)規(guī)章制度的實(shí)施，及時(shí)掌握信息和一手資料，了解行業(yè)發(fā)展的特點(diǎn)，給領(lǐng)導(dǎo)提供更多的參考信息，輔助領(lǐng)導(dǎo)作出正確的決策。

2 加強(qiáng)管理提高醫(yī)院辦公室效率的對(duì)策

醫(yī)院辦公室是醫(yī)院的中樞神經(jīng)，在新時(shí)期大健康構(gòu)建和醫(yī)療改革大背景下，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際發(fā)展情況和人們的實(shí)際需求，切實(shí)做好醫(yī)院日常運(yùn)行工作。新時(shí)期新理念的指導(dǎo)下，本文認(rèn)為應(yīng)該堅(jiān)持“一個(gè)立足，三個(gè)堅(jiān)持”，加強(qiáng)管理，提高醫(yī)院辦公室效率。

2.1 立足自身素質(zhì)，強(qiáng)化科室業(yè)務(wù)技能

俗話有言“打鐵還得自身硬氣”，新時(shí)期提高醫(yī)院辦公室效率首先得從科室內(nèi)部做起，不斷強(qiáng)化自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院管理和科室服務(wù)的最優(yōu)化。強(qiáng)化技能，圍繞醫(yī)院管理和科室服務(wù)，促進(jìn)醫(yī)院辦公室工作人員具備良好的專(zhuān)業(yè)技能，充分發(fā)揮院辦公室的在管理中的中樞作用。雖然醫(yī)院辦公室不是直接作用于臨床一線，但提供的服務(wù)效應(yīng)支撐著醫(yī)院的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。新時(shí)期的辦公室工作人員必須與時(shí)俱進(jìn)，具備高超的技能。

一是辦公室主任做好模范作用。辦公室主任必須深入做好科室工作人員的榜樣，堅(jiān)持新時(shí)代新理念的學(xué)習(xí)，首先強(qiáng)化自身業(yè)務(wù)技能，科室工作率先垂范，把科室各項(xiàng)工作落到實(shí)處，充分發(fā)揮領(lǐng)頭羊的模范作用。

二是加強(qiáng)辦公室內(nèi)部工作人員培訓(xùn)。首先深刻認(rèn)識(shí)工作的重要性和規(guī)律性。辦公室工作雖然繁雜，但也有規(guī)律可行。尤其是新時(shí)期健康中國(guó)戰(zhàn)略與新醫(yī)改醫(yī)院管理與服務(wù)相結(jié)合，有針對(duì)性的培養(yǎng)辦公室人員的工作技能，促進(jìn)科室工作穩(wěn)步開(kāi)展。其次，形成良好的學(xué)習(xí)風(fēng)氣。樹(shù)立主動(dòng)學(xué)習(xí)、終身學(xué)習(xí)的理念，通過(guò)持續(xù)學(xué)習(xí)不斷提升自己的工作能力。在思想上，堅(jiān)持新理念的學(xué)習(xí)，堅(jiān)定信念、砥礪前行；業(yè)務(wù)上，加強(qiáng)自身專(zhuān)業(yè)技能的修煉，不斷提升自己的務(wù)實(shí)能力。再次，堅(jiān)持問(wèn)題導(dǎo)向原則。在工作中善于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，從實(shí)際出發(fā)創(chuàng)新工作方法及時(shí)發(fā)展問(wèn)題解決問(wèn)題。最后，科室內(nèi)部開(kāi)展批評(píng)與自我批評(píng)活動(dòng)。通過(guò)內(nèi)部交流，實(shí)現(xiàn)工作技能和業(yè)務(wù)素質(zhì)對(duì)話，使醫(yī)院辦公室人員能在批評(píng)中學(xué)習(xí)進(jìn)步。

三是做好辦公室員工選拔工作[2]。挑選業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、綜合素質(zhì)高的員工參與辦公室工作，加強(qiáng)新進(jìn)辦公室工作人員的準(zhǔn)入制度。堅(jiān)持人才興院、人才強(qiáng)院的科學(xué)理念，積極引進(jìn)高學(xué)歷高能力人員到醫(yī)院辦公室進(jìn)行管理教學(xué)和管理工作，派出醫(yī)院有潛力的員工外出進(jìn)修學(xué)習(xí)，不斷拓寬自身的理論和業(yè)務(wù)技能，提升工作能力，增強(qiáng)工作效率。

2.2 堅(jiān)持工作制度，強(qiáng)化制度的執(zhí)行力

一是不斷完善辦公室內(nèi)部工作制度。加強(qiáng)辦公室內(nèi)部工作制度，堅(jiān)持辦公室工作人員嚴(yán)格按照科室、醫(yī)院的規(guī)章制度行事，加強(qiáng)內(nèi)部制度管理，塑造風(fēng)清氣正的科室內(nèi)部環(huán)境，讓每位工作人員明白自身職責(zé)，清楚肩上的擔(dān)子，明白工作的意義。

二是堅(jiān)持完善醫(yī)院內(nèi)部工作制度。不斷完善醫(yī)院辦公室管理的方法，堅(jiān)持在實(shí)際工作中深入臨床，在實(shí)施管理服務(wù)的同時(shí)展開(kāi)充分調(diào)研，準(zhǔn)確了解管理工作中存在的問(wèn)題，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際完善辦公室管理辦法。把辦公室管理制度落到實(shí)處，將醫(yī)院的管理責(zé)任落實(shí)到每一個(gè)部門(mén)或者責(zé)任人，根據(jù)制度的落實(shí)情況全院通報(bào)。發(fā)揮群策群力的作用把制度措施落實(shí)到實(shí)處，一方面減輕了辦公室全面管，全院服務(wù)的局面，另一方面落實(shí)責(zé)任分工制，利于管理效率的全面提升。當(dāng)醫(yī)院制度體系完善后，必須強(qiáng)化全體員工執(zhí)行的有效性。辦公室作為醫(yī)院日常制度的具體實(shí)施者，要對(duì)具體制度文化的實(shí)施全程監(jiān)督，加大考核力度，及時(shí)糾正有悖于制度的行為[3]。辦公室工作人員定期收集制度落實(shí)情況和制度實(shí)施情況，定期分析，梳理問(wèn)題，不斷改進(jìn)，不斷把醫(yī)院制度和醫(yī)院文化成為一種共識(shí)。

2.3 堅(jiān)持創(chuàng)新，推動(dòng)管理與服務(wù)進(jìn)步

加強(qiáng)醫(yī)院辦公室內(nèi)部創(chuàng)新，不斷運(yùn)用新方法、新制度、新理念，開(kāi)創(chuàng)辦公室工作新局面。新時(shí)期辦公室的工作理念和服務(wù)狀態(tài)面臨諸多問(wèn)題，傳統(tǒng)的思維方式和方法已經(jīng)不能滿足全院的服務(wù)需求，必須不斷的推陳出新、推動(dòng)服務(wù)與管理能力的提升。

一是創(chuàng)新工作觀念。創(chuàng)新是時(shí)代的主題，觀念是工作的靈魂。辦公室工作人員從主任到科員，要明確認(rèn)識(shí)到提升辦公室工作的重要性，認(rèn)識(shí)到辦公室工作系統(tǒng)的承擔(dān)著醫(yī)院的日常運(yùn)行，對(duì)于醫(yī)院各部門(mén)之前的協(xié)調(diào)溝通有著重要作用。大健康中國(guó)戰(zhàn)略的部署明確要求我們每位醫(yī)務(wù)工作者傳承優(yōu)良的革命傳統(tǒng)，充分發(fā)揮個(gè)人的主動(dòng)性，銳意進(jìn)取，圍繞健康做好本職工作。

二是創(chuàng)新思維方式。辦公室每天面臨大量的繁雜工作，還看不出實(shí)際效益。比如收發(fā)公文、接聽(tīng)電話、傳閱文件、會(huì)議籌備、來(lái)客接訪等等，這些日常工作做久了容易形成思維定式，習(xí)慣按部就班，長(zhǎng)期的憑借經(jīng)驗(yàn)或者習(xí)慣工作，導(dǎo)致工作格式化、僵硬化。在醫(yī)院辦公室工作中加強(qiáng)思維創(chuàng)新，把握時(shí)代脈搏，善于發(fā)現(xiàn)工作中熱點(diǎn)問(wèn)題，尋求解決辦法。例如，針對(duì)媒體負(fù)面報(bào)道情況，辦公室工作需要從醫(yī)院危機(jī)管理出發(fā)，加強(qiáng)研討，提前制定預(yù)案，應(yīng)對(duì)相應(yīng)的輿論風(fēng)險(xiǎn)，提高醫(yī)院的危機(jī)公關(guān)能力。

三是創(chuàng)新工作方法。工作方法直接影響工作質(zhì)量，醫(yī)院辦公室工作人員必須堅(jiān)持在流程、機(jī)制、溝通協(xié)調(diào)上創(chuàng)新[4]，不斷優(yōu)化工作方法，建立高效便捷、互相協(xié)同的工作機(jī)制。在醫(yī)院辦公室工作中引入現(xiàn)代新技術(shù)。比如先進(jìn)的辦公管理軟件、現(xiàn)代信息技術(shù)、無(wú)紙化辦公等，在醫(yī)院管理和辦公室工作中不僅節(jié)約成本還提高了工作效率更符合現(xiàn)代醫(yī)院的特征。堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新型的開(kāi)展辦公室工作，根據(jù)人們的生活習(xí)慣，建立微信群，實(shí)現(xiàn)視頻會(huì)議和APP移動(dòng)操作等符合人們實(shí)際的方式，不斷優(yōu)化自身工作、合理安排實(shí)踐，實(shí)現(xiàn)工作和效率效益最大化?？偟膩?lái)講，在工作方法上，要不斷滿足員工實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值的需要和社會(huì)發(fā)展，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，運(yùn)用一切有利于工作開(kāi)展的新型方式，促進(jìn)工作效率的提高。

2.4 堅(jiān)持效率，加強(qiáng)工作評(píng)價(jià)

醫(yī)院辦公室工作堅(jiān)持提高自身工作效率，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部工作快速有效運(yùn)轉(zhuǎn)，確保醫(yī)院的穩(wěn)健運(yùn)行，新時(shí)期環(huán)境下，需要各級(jí)醫(yī)院承載更大的負(fù)荷。辦公室的高效工作有利于高醫(yī)院的承載力。既要埋頭拉車(chē)，也要抬頭看路。在辦公室工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)的同時(shí)，要不斷加強(qiáng)自身工作評(píng)價(jià)。一是運(yùn)用績(jī)效評(píng)價(jià)機(jī)制。實(shí)現(xiàn)科學(xué)評(píng)估，達(dá)到績(jī)效評(píng)價(jià)的優(yōu)化和完善，提高績(jī)效考核，把辦公室每位科員的實(shí)際工作能力和績(jī)效結(jié)合起來(lái)，形成有效的績(jī)效激勵(lì)機(jī)制。運(yùn)用績(jī)效實(shí)現(xiàn)辦公室的內(nèi)在動(dòng)力，通過(guò)績(jī)效評(píng)價(jià)刺激辦公室內(nèi)部工作積極性和主動(dòng)性。二是外部評(píng)價(jià)與內(nèi)部考核相結(jié)合。醫(yī)院辦公室的工作結(jié)果怎么樣，效率如何，最終要通過(guò)評(píng)價(jià)來(lái)檢驗(yàn)。內(nèi)部評(píng)價(jià)文章之前有所提及，主要是通過(guò)開(kāi)展內(nèi)部研討，加強(qiáng)自我評(píng)價(jià)。外部評(píng)價(jià)就是根據(jù)業(yè)務(wù)部門(mén)實(shí)時(shí)反饋，通過(guò)反饋及時(shí)調(diào)整辦公室的工作方向。辦公室工作的好壞，需要各方主體共同參與評(píng)價(jià)，只有在不斷的評(píng)價(jià)中，才能促進(jìn)辦公室工作的不斷發(fā)展，有效提高效率，適應(yīng)新時(shí)期醫(yī)院發(fā)展的方向。脫離了評(píng)價(jià)，辦公室工作就是閉門(mén)造車(chē)，永遠(yuǎn)停滯不前。三是通過(guò)評(píng)價(jià)指導(dǎo)辦公室內(nèi)部精細(xì)化管理。院領(lǐng)導(dǎo)和辦公室負(fù)責(zé)人可以通過(guò)評(píng)價(jià)了解辦公室的工作方向，實(shí)施精細(xì)化管理，確保各項(xiàng)工作不出差錯(cuò)，健康有序的開(kāi)展，達(dá)到保障醫(yī)院正常運(yùn)行的目的。

3 結(jié) 語(yǔ)

總之，醫(yī)院辦公室作為醫(yī)院行政管理體系中的中樞神經(jīng)，在醫(yī)院日常管理中發(fā)揮著重要作用。不忘初心，砥礪前行。新時(shí)期醫(yī)院辦公室工作可以圍繞“內(nèi)強(qiáng)科室，外塑服務(wù)”的理念出發(fā)，不斷提高醫(yī)院辦公室的工作效率和創(chuàng)新精神，為構(gòu)建綠色醫(yī)院做出自己的貢獻(xiàn)。每一位醫(yī)院辦公室工作人員都必須樹(shù)立責(zé)任擔(dān)當(dāng)意識(shí)，把健康發(fā)展落實(shí)到自身具體工作中去，不斷創(chuàng)新、銳意進(jìn)取，凝心聚力扎實(shí)推進(jìn)健康中國(guó)、健康醫(yī)院的穩(wěn)步發(fā)展。

主要參考文獻(xiàn)

[1]覃樹(shù)勇，陳德書(shū).淺談如何做好醫(yī)院辦公室工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（11）：184-185.

[2]左友玲.淺談加強(qiáng)管理提高醫(yī)院辦公室工作效率的途徑[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（4）：24.

[3]吳良建.如何加強(qiáng)管理提高醫(yī)院辦公室工作效率[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（23）.

[4]趙利.提高醫(yī)院辦公室工作效率的措施[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2015（9）：65.