高亞輝

摘要：當(dāng)今社會(huì)，在現(xiàn)階段的檔案管理工作中，電子檔案正逐步發(fā)展替換紙質(zhì)檔案。人類社會(huì)的不斷進(jìn)步和信息化時(shí)代水平的提高，促使著傳統(tǒng)的抄錄、整理、歸納存儲(chǔ)、統(tǒng)管、需要時(shí)翻閱的檔案管理方式已經(jīng)不適應(yīng)的新形勢(shì)，應(yīng)現(xiàn)階段社會(huì)的要求，電子檔案管理自然而然地?cái)[上了檔案管理工作的桌面，成為檔案管理的重要形式。針對(duì)檔案管理工作的這一新局面，本文僅就國(guó)內(nèi)電子檔案管理進(jìn)行簡(jiǎn)要分析，并且有針對(duì)性的提出了幾點(diǎn)存在的問(wèn)題和缺陷。

關(guān)鍵詞：電子檔案；管理；基本要求；問(wèn)題

一、電子檔案管理的基本要求

（一）完整性

《電子檔案管理基礎(chǔ)》，立足于檔案學(xué)、信息科學(xué)以及管理學(xué)的交叉融合，系統(tǒng)論述了計(jì)算機(jī)支持的協(xié)同工作概論、信息時(shí)代的檔案領(lǐng)域、電子檔案的形成機(jī)制、電子檔案管理模式、電子檔案管理規(guī)范、電子檔案全文檢索工具——EAD，以及數(shù)字檔案館系統(tǒng)工程等。這樣的電子檔案管理基礎(chǔ)造成了電子文件、電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障。如電子文件經(jīng)常處于流動(dòng)狀態(tài)，如不及時(shí)捕獲，可能會(huì)導(dǎo)致信息丟失；電子文件的背景信息伴隨文件處理過(guò)程而不斷累加，而且形式多樣、存儲(chǔ)分散，極易丟失，往往致使電子文件來(lái)龍去脈不清。并且電子檔案如不及時(shí)整理歸檔，可能會(huì)使信息資料失散，造成檔案不完整。

（二）原始性

隨著辦公自動(dòng)化的快速發(fā)展和政府上網(wǎng)工程的普遍實(shí)施，電子文件大量產(chǎn)生，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，已成為檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代要求和社會(huì)發(fā)展的必然選擇。但是電子檔案畢竟不同于紙質(zhì)檔案材料，電子檔案的生成往往是“由實(shí)變虛”，是在既定事實(shí)的基礎(chǔ)上導(dǎo)入電子設(shè)備，很容易致使“原始狀態(tài)”失真，它不同于紙質(zhì)檔案的原始性。因此各種各類的電子文書(shū)檔案，特別是制作磁盤、光盤、磁帶、影像等在制作時(shí)必須保證電子檔案的原始性。

（三）真實(shí)性

剛剛上文也已經(jīng)提及，電子檔案很容易造成失真。如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過(guò)程稍有失誤即會(huì)導(dǎo)致檔案信息失實(shí)；電子檔案的真實(shí)性問(wèn)題伴隨其生命的始終，維護(hù)其真實(shí)性是一個(gè)不間斷的過(guò)程，信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的概率和機(jī)會(huì)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案；因此，電子檔案的真實(shí)性是其基本要求之一，專業(yè)的工作人員在工作過(guò)程中也必須時(shí)刻注意這一問(wèn)題。

（四）安全性

電子檔案的數(shù)據(jù)、文字、影像資料都很容易被非法操作所更改，也容易被“黑客”侵入盜取，隨意篡改信息，這些問(wèn)題都會(huì)直接造成電子檔案的安全性受損，并且磁盤、磁帶的支持體，也易產(chǎn)生靜電，直接影響信息呈現(xiàn)，出現(xiàn)不安全的問(wèn)題，光盤磨損、磁粉脫離、吸塵生霉等。因而，工作人員在保存電子信息檔案的時(shí)候，必須保證電子檔案的安全性。

二、我國(guó)電子檔案管理中存在的問(wèn)題

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案管理工作中面臨更多的困哪與阻礙，例如技術(shù)、安全、效率等多方面的問(wèn)題，如果不能對(duì)相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行有效的處理，極有可能影響到電子檔案管理的效率和質(zhì)量，綜合分析我國(guó)電子檔案管理中存在的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）對(duì)電子檔案管理的認(rèn)識(shí)存在一定的局限性

在傳統(tǒng)的檔案管理中，相對(duì)陳舊、落后的管理方式嚴(yán)重阻礙了檔案信息公開(kāi)化、公眾化，無(wú)法給廣大人民群眾提供最大的便利，不能發(fā)揮檔案管理的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立和商品經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們逐漸意識(shí)到檔案在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的作用，以及檔案信息資源所能夠帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)效益，也就有越來(lái)越多的人逐漸重視起檔案。然而，社會(huì)中也確實(shí)有少數(shù)人認(rèn)為單位檔案是單位的私有財(cái)產(chǎn)，使檔案信息的開(kāi)發(fā)處于封閉狀態(tài)，更談不上電子檔案的開(kāi)放與上網(wǎng)了。這樣的社會(huì)局限性認(rèn)識(shí)嚴(yán)重的阻礙制約了檔案管理工作的發(fā)展。

（二）存儲(chǔ)載體的問(wèn)題

相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案而言，現(xiàn)代電子檔案的存儲(chǔ)可選用的載體有多種，如光盤、磁盤、磁帶、移動(dòng)硬盤等。光盤與磁帶、磁盤相比，不存在讀取磨損，盤片不易損壞，因此，在當(dāng)前選擇光盤作為電子檔案存儲(chǔ)載體最為合適。但是由于受到電子檔案管部門資金投入和管理技術(shù)的影響，往往導(dǎo)致在電子檔案在存儲(chǔ)載體的選用中存在較多的問(wèn)題，進(jìn)而影響到電子檔案管理的安全性、實(shí)用性。

（三）其他風(fēng)險(xiǎn)性問(wèn)題

電子檔案管理的操作程序較為復(fù)雜，這就對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)水平提出了更高的要求。目前我國(guó)缺少專業(yè)的電子檔案管理人員，在職人員缺乏專業(yè)知識(shí)，無(wú)法妥善合理地做好電子檔案管理工作。

另外，黑客攻擊和病毒這些潛在的復(fù)雜網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)，使電子檔案在數(shù)據(jù)傳輸和共享過(guò)程中，威脅著數(shù)據(jù)信息的安全，因此應(yīng)做好信息安全的管理工作，利用多種方式保護(hù)好電子檔案資料，如檔案加密、網(wǎng)絡(luò)防火墻等等。

結(jié)語(yǔ)：電子檔案管理模式較傳統(tǒng)檔案管理來(lái)說(shuō)，在很多方面都有了提升，最為直觀的表現(xiàn)就是檔案管理的效率得到提高，電子檔案管理方式的出現(xiàn)有利于環(huán)保事業(yè)的開(kāi)展。當(dāng)然，傳統(tǒng)檔案管理也具有其不可替代的優(yōu)勢(shì)，它的真實(shí)性與原始性都要強(qiáng)于電子檔案管理，將來(lái)的一段時(shí)間內(nèi)，電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理二者并存，相關(guān)工作人員應(yīng)該在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，正確的對(duì)待電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)勢(shì)，提高檔案管理質(zhì)量，使二者相互依存，共同發(fā)揮其積極作用。