莫茜茜 林士鈺

摘 要：近年來，我國經(jīng)濟水平、科學技術(shù)水平得到了快速發(fā)展。計算機技術(shù)在人們生活中的廣泛應(yīng)用，為人們的生活帶來了諸多便利，尤其是企業(yè)檔案管理中也應(yīng)用了電子信息化技術(shù)，并且取得了良好的成績。但是，電子信息化技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用并不廣泛，僅有少數(shù)企業(yè)接納并且應(yīng)用?；谶@一問題，本文分析了我國企業(yè)檔案的管理現(xiàn)狀，然后對電子信息化電子檔案的特點和缺點進行分析，最后針對性地提出一些有效的建議和措施，希望能有效提高電子信息化技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用，并且提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；重要性；思考

隨著我國經(jīng)濟水平的不斷發(fā)展，科學技術(shù)水平也在不斷提高，尤其是電子信息技術(shù)，我國也逐漸進入信息化時代。在這一時代下，傳統(tǒng)企業(yè)的檔案管理方式已經(jīng)不適用于現(xiàn)在企業(yè)的檔案管理，而將電子信息化技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)檔案管理中能有效提高企業(yè)檔案管理的效率。但是，我國大部分企業(yè)對電子化檔案接納程度不高，導致電子檔案不能順利推廣，因此，本文針對這一問題提出一些有效的建議和措施，希望能有效促進電子檔案在我國各大企業(yè)中的接納和應(yīng)用。

一、我國企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

檔案管理對于現(xiàn)代的企業(yè)、國家行政部門及各大高校都有很重要的意義。目前，我國大部分企業(yè)管理檔案還采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，但隨著社會的不斷發(fā)展和進步，傳統(tǒng)檔案管理的方式已經(jīng)不適用于現(xiàn)代社會的檔案管理，傳統(tǒng)檔案管理方式存在的弊端也逐漸暴露出來。

傳統(tǒng)檔案管理方式存在的主要弊端有：第一，檔案的收集和整理，效率低下，傳統(tǒng)檔案管理是通過檔案袋對其進行收集和整理，整個過程十分復雜，而且一不小心就會出錯，且我國人口眾多，檔案的收集和整理工作量大，導致檔案管理效率低下，嚴重影響了我國檔案的管理；第二，不利于保存，傳統(tǒng)檔案管理是在檔案室進行保存，但是如果檔案室發(fā)生火災(zāi)等災(zāi)難會對所有檔案造成很大的威脅，因此，傳統(tǒng)的檔案管理方式對檔案的安全性不具備較強的保障力；第三，不利于檔案的查詢和檢索，如果有人來查閱自己的檔案，就會給檔案管理人員帶來很大的工作量，因為檔案實在太多了，需要大量的時間來查詢和檢索。由此可見，傳統(tǒng)檔案管理過程中存在諸多弊端，導致其必然會被社會淘汰。隨著社會科學技術(shù)水平的不斷提高，電子檔案逐漸出現(xiàn)在企業(yè)檔案管理中，利用電子信息化技術(shù)將檔案進行信息化，直接儲存在計算機中，在使用時隨時調(diào)用，提高了檔案調(diào)用的效率，且更能夠保證檔案的安全。但是電子檔案在應(yīng)用的過程中還是存在一定問題，比如，企業(yè)接納和應(yīng)用程度不高、電子檔案會受到黑客攻擊，等等，這些都是需要完善的，本文基于這一問題展開討論和分析。

二、信息化電子檔案應(yīng)用分析

企業(yè)檔案管理電子信息化是指企業(yè)在進行檔案管理的過程中將檔案信息化，通過計算機等工具來對檔案進行管理，這種管理方式在一定程度上可以保證檔案的安全性，并且有效提高檔案管理的效率和質(zhì)量，但是其還是存在一定的風險性，下文分別對電子信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中的優(yōu)勢和問題進行分析。

（一）電子信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中的優(yōu)勢

將電子信息技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)檔案管理中，對企業(yè)檔案管理有諸多優(yōu)勢：第一，信息化檔案便于搜集，將檔案通過信息化進行儲存，不僅可以有效減少紙張資源的浪費，還能有效提高檔案搜集效率，工作人員可以直接通過計算機進行操作，輸入檔案人的姓名和身份證即可調(diào)出所有的檔案信息，有效提高檔案搜集的工作效率。除此之外，電子檔案還方便攜帶，通過U盤或者電子郵件就可以將其發(fā)送給他人，簡單方便；第二，電子信息化檔案便于保存，電子信息化檔案最大的特點之一就是便于保存，將所有的信息錄入電腦，保存在電子計算機中就可以，在后期需要檔案時直接在電腦上調(diào)用即可；第三，電子信息化檔案便于檢索查詢，電子信息化檔案相比傳統(tǒng)檔案更方便檢索和查詢，所有的檔案信息都在電子計算機中，需要查閱檔案的時候只需要登錄計算機，并輸入相關(guān)的信息，就可以調(diào)出相應(yīng)的檔案，有效提高了檔案檢索和查詢的效率，使檔案的檢索查詢變得高效化、方便化、快捷化。

（二）電子技術(shù)在檔案管理中面臨的問題

電子信息化檔案在快速發(fā)展的同時也面臨一些問題，這對電子信息化檔案的發(fā)展和應(yīng)用有一定的影響，主要是因為管理者對電子信息化檔案管理技術(shù)認識不夠，我國電子信息技術(shù)還不夠成熟，將其應(yīng)用到檔案管理中，不能發(fā)揮電子信息技術(shù)的優(yōu)勢和特點，而且管理者對電子信息化檔案管理技術(shù)的重視程度也不夠，對其投入的資金不足，資金上的匱乏導致無法建立技術(shù)設(shè)備完善的電子信息化檔案模式。另外，電子檔案的復印件和原件之間還有一定的差距，而且很容易判別真?zhèn)?，后期也不能作為法律保證的證據(jù)。除此之外，我國檔案管理部門缺乏相應(yīng)的電子信息化技術(shù)管理人才，電子信息技術(shù)是一門新型的先進技術(shù)，我國當前檔案管理部門還對其不是很了解，缺乏電子信息化技術(shù)的專業(yè)性人才，這也是電子技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用面臨最大的問題之一。以上幾點都是嚴重影響我國電子信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中廣泛應(yīng)用的因素，針對這些問題，下文提出一些有效解決的對策，希望能解決這些問題。

三、企業(yè)電子信息化檔案的應(yīng)用策略

針對電子技術(shù)在檔案管理過程中面臨的問題進行分析，下文提出一些企業(yè)檔案管理電子信息化的措施和對策，希望能保證企業(yè)電子檔案的安全性和管理的高效性。

首先，加強電子檔案設(shè)備故障檢修，定期對儲存電子檔案的設(shè)備進行檢修，如有異常應(yīng)立即進行維修，從而保證電子檔案的安全性；另外，對企業(yè)所有的電子檔案進行加密，防止他人盜取，或者黑客通過網(wǎng)絡(luò)破壞檔案，保證電子檔案的完整性；其次，加強檔案管理部門對電子信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的重視程度，讓所有的工作人員對電子信息技術(shù)有一定的了解，投入足夠的資金到電子信息化檔案的建設(shè)中。其次，數(shù)立正確的檔案管理觀念，對所有的工作人員進行專業(yè)化培訓，盡可能避免在工作的時候出現(xiàn)錯誤，從而有效地提高檔案管理的效率，并且保證電子信息化檔案管理技術(shù)科學、高效的應(yīng)用。最后，將電子檔案管理方式與傳統(tǒng)檔案管理方式進行有機結(jié)合，對于一些難以用電子形式保存的檔案依然通過傳統(tǒng)方式進行保存和管理，從而建立完善的企業(yè)檔案管理體系，只有這樣才能有效促進電子信息技術(shù)在我國檔案管理中的廣泛應(yīng)用，有效提高檔案管理的效率，并且保證檔案的安全性。

四、結(jié)語

綜上所述，隨著我國科學技術(shù)的飛速發(fā)展，企業(yè)傳統(tǒng)檔案的管理方式已經(jīng)不再適應(yīng)當今社會，電子信息技術(shù)的出現(xiàn)對企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理方式提出了挑戰(zhàn)，同時也體現(xiàn)出了傳統(tǒng)檔案不具備的多種特點和優(yōu)勢。但是，電子檔案在快速發(fā)展和應(yīng)用的同時也面臨一些問題，這對電子檔案的安全及檔案的管理有很大的影響，因此，加強對電子信息技術(shù)在檔案管理中的研究和應(yīng)用勢在必行。

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