秦彤琦

摘 要：隨著社會和信息技術(shù)的不斷發(fā)展壯大，網(wǎng)絡(luò)所扮演的角色在現(xiàn)代社會越來越重要。如今，計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展已日漸成熟，為網(wǎng)絡(luò)辦公的發(fā)展提供了便利條件。傳統(tǒng)辦公是通過單一的手工勞動來進(jìn)行大部分工作，不僅錯誤率較高，而且效率低下，與此同時通過紙質(zhì)材料保存的數(shù)據(jù)無法長時間保存，數(shù)據(jù)信息丟失率頗高，這都會給企業(yè)帶來巨大的損失。所以，辦公自動化是企業(yè)長久發(fā)展的必經(jīng)之路。

關(guān)鍵詞：OA協(xié)同辦公，辦公系統(tǒng)，構(gòu)建

此次辦公協(xié)同管理平臺的構(gòu)建將目標(biāo)定位于辦公移動化、無紙化及相當(dāng)程度上的遠(yuǎn)程辦公，提升各級部門、職員對工作計劃以及上級派發(fā)任務(wù)的執(zhí)行力，解決對日常事務(wù)管理、行政人事管理的各項事務(wù)等，并為未來企業(yè)發(fā)展可能出現(xiàn)的整合業(yè)務(wù)系統(tǒng)（ERP、財務(wù)系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)及未來可能使用的其他系統(tǒng)）數(shù)據(jù)的隱性需求搭建平臺。同時規(guī)范管理行為，通過OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的流程約束，達(dá)到規(guī)范管理過程，追求理想的管理結(jié)果。

一、實現(xiàn)流程制度化，管理規(guī)范化

相關(guān)內(nèi)容如下：1）、建立企業(yè)門戶，根據(jù)不同部門以及不同業(yè)務(wù)方向來建設(shè)不同門戶并進(jìn)行信息公開展示；2）、實現(xiàn)公司工作管理流程的申請與審批，實現(xiàn)無紙化工作流程審批，提高工作效率；3）、建立部門、個人收、發(fā)文管理流程；4）、建立文件信息歸檔、檔案管理流程，實現(xiàn)無紙化檔案管理；5）、建立電子公告，發(fā)布公共信息，創(chuàng)造透明的信息公開；6）、實現(xiàn)事務(wù)管理，例如會議安排、日程安排、工作安排等；7）、實現(xiàn)對公司所有資產(chǎn)、物品以及對人事檔案的規(guī)范管理；8）、對公司的項目工程進(jìn)行管控如追蹤項目的進(jìn)度、人力資源的調(diào)配等；9）、實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息溝通交流，保證信息傳遞的真實性、有效性和時效性。

做出以下規(guī)劃：

1、基于SOA插件式的整合平臺

基于SOA架構(gòu)設(shè)計的協(xié)同平臺，可以將平臺中已有的分散功能應(yīng)用組織起來成為可以相互操作處理的基于標(biāo)準(zhǔn)但高于標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)組件，具備集成理念，這些服務(wù)組件可以按照相應(yīng)的業(yè)務(wù)需求快速高效的重組重用。辦公平臺可將Portal門戶服務(wù)、短信服務(wù)、工作流約束、文檔管理等作為基本服務(wù)項，用戶可以根據(jù)自身職能需要進(jìn)行自定義重組，同事還可以將用戶已有或未來的功能作為特定項目一同整合到綜合信息平臺。

2、靈活的工作流程引擎

平臺的工作流管理需要符合WFMC標(biāo)準(zhǔn)，功能要支持圖文化定義方式，能夠滿足靈活的業(yè)務(wù)流程綁定表單方式以及不同企業(yè)的特殊需求，同時提供相關(guān)流程效率的追蹤分析功能，輔助企業(yè)規(guī)范整合流程，提升企業(yè)辦公、管理效率

3、強(qiáng)大的自定義表單工具

對于企業(yè)個性化需定制的辦公管理需求，當(dāng)系統(tǒng)的基本標(biāo)準(zhǔn)功能模塊不能滿足其相應(yīng)需求的情況下，可以利用平臺的自定義表單工具幫助用戶快速重組設(shè)計以滿足應(yīng)用的服務(wù)表單，表單能夠結(jié)合任意流程，也可以作為獨立的功能模塊應(yīng)用到系統(tǒng)中，并且能夠通過自定義的功能查詢和統(tǒng)計應(yīng)用來分析已發(fā)生的業(yè)務(wù)流程數(shù)據(jù)。

4、良好的系統(tǒng)開放性

系統(tǒng)開放性主要表現(xiàn)為兩個重要方面：系統(tǒng)的業(yè)務(wù)模塊再開發(fā)能力和后臺業(yè)務(wù)的整合能力。需要系統(tǒng)提供多樣的二次開發(fā)接口，支持用戶高效快速擴(kuò)展新的業(yè)務(wù)項目；整合能力包括與第三方后臺業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)的整合，把企業(yè)的IT資源充分協(xié)同起來。

5、靈活多樣的部署方式，支持集團(tuán)化企業(yè)應(yīng)用

對于多個法人、多組織的大型集團(tuán)公司，可以根據(jù)分公司相應(yīng)業(yè)務(wù)設(shè)定各自門戶，將集團(tuán)公司總部的管理建設(shè)成為開放化、扁平化的管理模式；對于非集團(tuán)性公司，根據(jù)相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程構(gòu)造設(shè)置不同的信息門戶，實現(xiàn)高效的信息交流共享管理和協(xié)同組織，使管理轉(zhuǎn)向精準(zhǔn)化，集約化和規(guī)范化。適應(yīng)從單一企業(yè)，多元企業(yè)到集團(tuán)型企業(yè)不同規(guī)模的多樣需求，可支持集團(tuán)企業(yè)總部和分子公司的文本交互、信息溝通、信息共享等業(yè)務(wù)。

6、外部組件標(biāo)準(zhǔn)集成接口

可集成多種第三方的工具組件，如視頻語音會議、手寫批注、短信平臺、電子簽章、CA安全認(rèn)證、E-pass身份認(rèn)證卡等，輔助用戶以更安全、更高效、更科學(xué)隱私性更高的方式應(yīng)用協(xié)同管理平臺。

7、支持移動客戶端應(yīng)用體驗

隨著經(jīng)濟(jì)全球化競爭越來越激烈，市場環(huán)境瞬息萬變，更加要求企業(yè)能夠迅速響應(yīng)市場變化，以上移動技術(shù)在國內(nèi)應(yīng)用廣泛，與此應(yīng)運而生的是企業(yè)的移動辦公需求。協(xié)同辦公管理平臺與安全技術(shù)、移動技術(shù)相結(jié)合，支持移動客戶端操作，遠(yuǎn)程審批，更迅速高效的實現(xiàn)企業(yè)對信息變化的響應(yīng)。

8、支持多種外設(shè)硬件設(shè)備

OA平臺所公開展示的門戶信息、個人信息可以通過手機(jī)等外設(shè)硬件對接整合，由權(quán)限控制在觸控設(shè)備上進(jìn)行信息展示，進(jìn)而方便員工進(jìn)行登入操作，可在一線員工、員工量大的區(qū)域設(shè)置一體機(jī)，通過一體機(jī)隨時進(jìn)入企業(yè)內(nèi)網(wǎng)和辦公平臺進(jìn)行相關(guān)信息查詢，查看公司動態(tài)，解決流程任務(wù)，了解相關(guān)技術(shù)知識文件、公司制度、操作規(guī)則等信息，并進(jìn)行工作的匯報，極大的方便了員工了解參與使用OA平臺，提升員工登入OA系統(tǒng)進(jìn)行辦公的積極性，提 高企業(yè)管理效率，提升運作效益。

至此，公司在實施構(gòu)建OA自動化辦公系統(tǒng)平臺之前，要對公司流程手續(xù)、執(zhí)行表單進(jìn)行梳理，優(yōu)化簡化工作流程，整合信息資源，在進(jìn)行詳細(xì)的計劃和布署之后，建設(shè)一個具備自動化辦公、信息交流的全面平臺。

二、通過企業(yè)級OA協(xié)同管理平臺的建設(shè)實施，用戶獲益如下：

1、面向企業(yè)運營管理的協(xié)同軟件

管理規(guī)范，工作效率提高，支持企業(yè)業(yè)務(wù)流程重組，打破部門間的壁壘實現(xiàn)高效交流協(xié)同，企業(yè)各級管理者實時掌握各維度信息并做出相關(guān)決策，支持企業(yè)在社會的快速發(fā)展過程中低成本變革。運營成本的節(jié)約是通過無紙化辦公的實現(xiàn)，無紙化辦公節(jié)省了大量紙張、表格的印刷費用；工作審批流程的規(guī)范快捷為用戶節(jié)省大量時間；通過完善快捷的信息交流渠道可以大幅降低通訊費及差旅費用。

2、精準(zhǔn)管理：規(guī)范和管控整體運營

通過將管理思想融入系統(tǒng)以應(yīng)用對企業(yè)的戰(zhàn)略分析、計劃執(zhí)行、業(yè)務(wù)策劃、經(jīng)營過程和員工工作進(jìn)行全方位管控，持續(xù)走信息量化、細(xì)節(jié)監(jiān)控及過程管控的路子，保證企業(yè)的精準(zhǔn)執(zhí)行力。提高企業(yè)競爭力、凝聚力，加強(qiáng)員工與上級溝通流暢度，信息反饋通道暢通，為發(fā)揮員工的個體智慧和積極性提供平臺，企業(yè)部門的內(nèi)部凝聚力大大增強(qiáng)。

3、全面協(xié)同：打造柔性的立體企業(yè)

基于中國的信息扁平化構(gòu)造和柔性管理文化、溝通的全新團(tuán)隊協(xié)作模式，全面提高企業(yè)的決策、執(zhí)行、協(xié)同、反饋和應(yīng)變效率，填補(bǔ)金字塔結(jié)構(gòu)的管理弊端。沖破企業(yè)在高速發(fā)展過程中呈現(xiàn)出的多項目、跨區(qū)域、集團(tuán)化的發(fā)展趨勢受時間、地區(qū)、部門之間的桎梏所帶來的信息孤島，從而提升企業(yè)的整體競爭力和前進(jìn)速度。消除信息孤島、資源孤島：協(xié)同辦公平臺的協(xié)同性可以徹底消弭由于企業(yè)內(nèi)部各業(yè)務(wù)部門相互獨立、數(shù)據(jù)交互程度低，信息共享程度低、管理不集中，維護(hù)管理工作量繁重等因素形成的"資源孤島”、"信息孤島”。

4、環(huán)境動力：構(gòu)建治本長青的管理環(huán)境

在架構(gòu)運營效力提升的同時保持部門中職員的積極心態(tài)，強(qiáng)調(diào)"以人為本”，在日常的協(xié)作工作環(huán)境中進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膱F(tuán)隊經(jīng)管、知識積累與轉(zhuǎn)移，并完成團(tuán)隊的激勵、獎懲、學(xué)習(xí)及進(jìn)步，為企業(yè)長期發(fā)展建設(shè)一個積極的管理文化和管理環(huán)境，做到"基業(yè)長青”。

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