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        事業(yè)單位人事檔案信息化管理的優(yōu)化策略分析

        2018-03-09 00:38:27王慧
        卷宗 2017年36期
        關(guān)鍵詞:人事檔案信息化管理優(yōu)化措施

        王慧

        摘要:在當(dāng)前信息化時(shí)代,信息技術(shù)在各行業(yè)中得以廣泛應(yīng)用,將信息技術(shù)引入到事業(yè)單位人事檔案管理工作中來(lái),可以有效的提高人事檔案管理工作效率,實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的高效利用。文中從事業(yè)單位人事檔案信息化管理的重要性入手,分析了事業(yè)單位人事檔案信息化管理工作中存在的問(wèn)題,并進(jìn)一步對(duì)事業(yè)單位人事檔案信息化管理的優(yōu)化策略進(jìn)行了具體的闡述。

        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;人事檔案;信息化管理;問(wèn)題;優(yōu)化措施

        事業(yè)單位所有職工的基本信息都通過(guò)人事檔案進(jìn)行真實(shí)的記錄,人事檔案是事業(yè)單位負(fù)責(zé)人才信息的重要依據(jù)。當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理工作發(fā)生了較大的變化,人事檔案信息化建設(shè)力度不斷增加,人事檔案信息化管理水平有了大幅度的提升,不僅為管理和存儲(chǔ)工作帶來(lái)了更多的便利,而且更易于對(duì)人事檔案信息進(jìn)行查詢和調(diào)取,能夠及時(shí)補(bǔ)充人事檔案信息資料,有效的提高了人事檔案管理的效率,為事業(yè)單位人力資源管理工作提供重要的信息支持。

        1事業(yè)單位人事檔案信息化管理的重要性

        在事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中,通過(guò)人事檔案來(lái)對(duì)所有工作人員的信息進(jìn)行詳細(xì)記錄,即通過(guò)查閱事業(yè)單位人事檔案,能夠更好的掌握分所有工作人員的學(xué)歷背景、工作表現(xiàn)和德才等方面的信息,其是選拔人才的重要依據(jù)。事業(yè)單位通過(guò)加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作,可以使人事檔案更好的服務(wù)于事業(yè)單位的發(fā)展。但隨著社會(huì)的快速發(fā)展,事業(yè)單位人事檔案管理工作需要與信息技術(shù)有效結(jié)合,才能更好的滿足現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需求,而且通過(guò)對(duì)事業(yè)單位人事檔案進(jìn)行信息化管理后,檔案管理工作更為高效和快捷。通過(guò)應(yīng)用現(xiàn)代化的設(shè)備,可以將人事檔案資料轉(zhuǎn)化為音頻、圖片和文字等電子數(shù)據(jù),實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案信息的分類、提取和加工,而且對(duì)檔案人員信息的存儲(chǔ)更為便利,通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)即能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)人事檔案信息的查詢,實(shí)現(xiàn)了人事檔案管理成本的節(jié)約。另外,依托于網(wǎng)絡(luò)技術(shù),在對(duì)單位內(nèi)部人員信息進(jìn)行查詢時(shí)可以在脫機(jī)或是聯(lián)機(jī)的狀態(tài)下實(shí)現(xiàn)智能化檢索,有效的提高了事業(yè)單位人事檔案管理的工作效率和檔案服務(wù)的質(zhì)量。

        2事業(yè)單位人事檔案信息化管理中存在的問(wèn)題

        2.1思想上重視不夠,管理人員培訓(xùn)力度需加強(qiáng)

        在事業(yè)單位人事檔案管理工作中,由于該項(xiàng)管理工作無(wú)法為事業(yè)單位帶來(lái)直接效益,因此當(dāng)前大部分事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)都將主要精力放在核心工作內(nèi)容上來(lái),覺(jué)得人事檔案只是對(duì)人員信息進(jìn)行整理和保存,因此對(duì)人事檔案管理工作缺乏足夠的重視。再加之當(dāng)前事業(yè)單位人事制度改革不斷深入,人事檔案管理崗位人員流動(dòng)性較大,部分檔案管理人員還存在兼職的情況,而且在日常工作中事業(yè)單位對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作也缺乏重視,這就導(dǎo)致人事檔案管理工作水平很難提升。

        2.2事業(yè)單位人事檔案管理內(nèi)部軟件、硬件參差不齊

        當(dāng)前事業(yè)單位不同地區(qū)不同部門之間所使用的人事檔案信息化管理軟件存在一定的差異性。而且人事檔案信息化管理的硬件還不完備,這不僅制約了事業(yè)單位人事檔案信息化管理工作的快速發(fā)展,而且還影響了人事檔案的統(tǒng)一管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

        2.3缺乏規(guī)范的人事檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)

        當(dāng)前針對(duì)于事業(yè)單位人事檔案信息化管理工作還沒(méi)有規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)出臺(tái),在實(shí)際人事檔案信息管理工作中,缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),這就對(duì)人事檔案查詢工作帶來(lái)了較大的影響。由于管理制度和管理標(biāo)準(zhǔn)各個(gè)檔案部門存在各自為政的情況,如果想要查詢其他單位的檔案信息則需要對(duì)當(dāng)?shù)厝耸聶n案管理部門進(jìn)行查詢,不利于人事檔案資料的開(kāi)發(fā)利用。

        3事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)的優(yōu)化策略

        3.1加大對(duì)人事檔案信息化建設(shè)的重視程度

        人事檔案信息作為事業(yè)單位的重要資源,是事業(yè)單位選拔和任用人員的重要依據(jù),因此事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要加大對(duì)人事檔案信息化建設(shè)的重視。加大對(duì)現(xiàn)有人事檔案管理人員的培訓(xùn),全面提高人事檔案管理人員的信息化水平,同時(shí)還要重視人事檔案高素質(zhì)人才的引進(jìn)工作,打造一支既懂檔案專業(yè)知識(shí)、又懂信息化技術(shù)的復(fù)合型檔案管理隊(duì)伍,更好的推進(jìn)事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

        3.2加大資金的投入

        加大資金投入,保障檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。檔案信息化建設(shè)的前提是完善基礎(chǔ)設(shè)施,因此事業(yè)單位需要投入資金完善基礎(chǔ)設(shè)施,保障檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理,是事業(yè)單位適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然選擇,也是檔案管理者面臨的重要任務(wù)。要配置信息化管理儀器,如高配置的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、刻錄機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、掃描儀等技術(shù)裝備。另外,要加大對(duì)人事檔案工作者的培訓(xùn)費(fèi)用投入,對(duì)工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)和指導(dǎo)。

        3.3完善人事檔案信息化管理制度

        通過(guò)對(duì)事業(yè)單位人事檔案信息化管理情況的詳細(xì)分析,建立完善的人事檔案信息化管理制度可以幫助事業(yè)單位人事檔案管理實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步完善和提高,通過(guò)制度的規(guī)范和約束,促使人事檔案不斷適應(yīng)當(dāng)前新形勢(shì)的發(fā)展要求,全面實(shí)現(xiàn)信息化管理,并不斷推進(jìn)人事檔案信息的數(shù)字化進(jìn)程,提高檔案信息利用價(jià)值。

        3.4提高人事檔案信息資源的安全性

        人事檔案信息化建設(shè)過(guò)程中,可能會(huì)受黑客、病毒等問(wèn)題的困擾,造成信息資源的丟失和損壞等,針對(duì)這一問(wèn)題,首先需要建立嚴(yán)格的安全保障制度,規(guī)范人事檔案管理行為和流程。其次建立完善的人事檔案數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制,嚴(yán)格規(guī)范節(jié)約行為,保證檔案的安全性。再次加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息化管理人員的安全教育,提高安全管理意識(shí),可以發(fā)現(xiàn)工作中存在的安全問(wèn)題,并能夠采取有效措施加以優(yōu)化和修正。最后是提高存儲(chǔ)介質(zhì)的安全性,這要求在實(shí)際管理工作中可以將紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案進(jìn)行分開(kāi)存儲(chǔ),并且數(shù)字檔案的存儲(chǔ)和使用也實(shí)現(xiàn)有效分開(kāi),通過(guò)物理手段保證信息資源在利用過(guò)程中的安全性。

        3.5做好檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案管理系統(tǒng)的同步工作

        由于人事檔案的數(shù)據(jù)都是百萬(wàn)量級(jí)的,因此建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)顯得非常必要。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立要滿足一下幾個(gè)方面的要求,一是實(shí)現(xiàn)的信息的準(zhǔn)確錄入和刪除操作、二是實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的動(dòng)態(tài)更新、三是實(shí)現(xiàn)人事檔案更新的及時(shí)性、四是實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期保存、五是保證檔案數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)庫(kù)中的安全性。人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立不僅可以極大的減少工作人員的工作量,而且可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)及時(shí)更新,使數(shù)據(jù)管理起來(lái)更加方便。

        4結(jié)束語(yǔ)

        事業(yè)單位各項(xiàng)改革不斷深入,這也使事業(yè)單位人事檔案信息的重要性越來(lái)越凸顯出來(lái),在當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理工作中,有效的結(jié)合了信息化技術(shù),人事檔案信息化管理水平有了大幅度的提升,但在實(shí)際工作中還存在一些不足之處,因此要進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)人事檔案信息化建設(shè)的重要性,加大資金支持力度,進(jìn)一步完善人事檔案信息化管理制度,以此來(lái)推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案信息化管理的水平,使人事檔案信息能夠更好的服務(wù)于事業(yè)單位的發(fā)展和建設(shè)工作。endprint

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