◎梁 丹

（中國水利水電第六工程局有限公司 廣西 南寧 118000）

我國企業(yè)不斷加大對基礎(chǔ)建設(shè)的投入力度，對建設(shè)工程在安全性能、質(zhì)量標準以及項目進度等方面提出了更高的要求，而這些要求需要在建設(shè)工程內(nèi)部建立檔案資料，以此來規(guī)范和記錄工程建設(shè)過程中的施工和管理情況，檔案的保存與管理能夠直接影響工程建設(shè)情況。為了提高建設(shè)工程的綜合競爭力，更好地展現(xiàn)建設(shè)工程項目的真實資料，在建設(shè)工程項目中建立電子信息化檔案具有重要作用。

一、電子信息化對企業(yè)檔案管理的作用

（一）提升企業(yè)檔案管理效率

電子信息技術(shù)在企業(yè)工程項目中被廣泛使用，目的是將紙質(zhì)版文字資料變成容易保存的數(shù)字信息，既節(jié)約了檔案材料的存檔空間，又能保證檔案材料的數(shù)據(jù)信息不被遺漏或者清除[1]。相比較于工程檔案文件資料來說，實施數(shù)字化管理能夠提高企業(yè)檔案管理的工作效率，避免因管理和儲存不當?shù)仍蛟斐芍匾獢?shù)據(jù)檔案的丟失[2]。通過先進的電子信息技術(shù)對工程項目檔案文件材料進行系統(tǒng)化歸檔保存，對其開發(fā)、循環(huán)以及再利用檔案資料提供基礎(chǔ)服務(wù)，極大地提高了企業(yè)整體項目檔案資料的質(zhì)量。

（二）實現(xiàn)信息實時采集和查詢

為了保證工程項目檔案材料在歸檔整理與工程建設(shè)上實現(xiàn)統(tǒng)一性，利用電子信息技術(shù)[3]，可以很大程度上將檔案管理部門在工作安排與生產(chǎn)建設(shè)方面緊密結(jié)合， 從而幫助檔案管理部門專職人員有針對性地對各部門資料進行實時采集和自動查詢等工作。電子信息技術(shù)具有對檔案資料的自動檢索和查詢功能，包括隨機對建設(shè)項目的工程委托編號、歸檔時間、立項時間、檔案順序號、審核查驗、校對以及工程項目名稱等簡單的關(guān)鍵詞進行查找，在很大程度上解決了檔案管理人員手動查找資料的問題。

（三）滿足企業(yè)迅速發(fā)展要求

眾所周知，建設(shè)工程項目是一項綜合性強、專業(yè)性強的復(fù)雜項目，必然耗費巨大的人力和時間，為有效解決這一問題，必須加強電子信息技術(shù)的普及應(yīng)用，才能在此基礎(chǔ)要求上不斷優(yōu)化工程項目的內(nèi)部資源結(jié)構(gòu)。此外，企業(yè)單位也要重視人員的合理搭配，目前單純采用傳統(tǒng)統(tǒng)計方式進行檔案管理工作必然給檔案管理人員帶來較大的工作壓力，且人為操作容易出現(xiàn)錯誤統(tǒng)計或者遺漏記錄等現(xiàn)象，若信息資料不完善，會為后期工程項目的施工建設(shè)方案造成不可估量的損失，而且耗費的建設(shè)成本也大大增加。

二、企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀分析

在建設(shè)工程項目檔案管理過程中[3]，常見問題是檔案管理人員無法形成及時建檔的習慣，導(dǎo)致檔案信息的建立和管理趨于形式化，單純記錄原始數(shù)據(jù)的表面信息，容易在收集整理信息數(shù)據(jù)時造成間斷性失誤，從而無法保證數(shù)據(jù)信息的可靠性和準確性。傳統(tǒng)建檔模式已然不能滿足現(xiàn)在多樣化的建設(shè)工程檔案內(nèi)容和項目管理，由于部分管理人員仍按照傳統(tǒng)檔案管理模式來歸納數(shù)據(jù)信息，導(dǎo)致檔案管理過程中沒有明確的分工責任和細則可循，由于檔案管理部門缺乏專業(yè)的技術(shù)培訓和教育，當遇到復(fù)雜項目需要對數(shù)據(jù)信息進行自動檢索時難度大大增加，很難滿足當前企業(yè)迅速發(fā)展的要求。而電子信息化檔案管理能夠有效改善這一現(xiàn)象，提高檔案管理的工作效率，確保建設(shè)工程項目在檔案管理中保持原始數(shù)據(jù)的準確性及實效性[4]。另外，在進行企業(yè)檔案信息化建設(shè)過程中，需要完善的硬件與軟件設(shè)施，但是有的企業(yè)認為檔案信息化需要投入大量的資金，增加了企業(yè)運營成本，于是不重視對傳統(tǒng)檔案管理方式的更新，影響了檔案信息化工作的進程。

三、檔案電子信息化高效管理措施

（一）增強服務(wù)意識

檔案管理工作人員作為建設(shè)工程項目的主體，首先要提高自己的服務(wù)意識，擴大建設(shè)工程項目檔案電子信息化管理的宣傳力度，從而引導(dǎo)每個管理工作人員都能夠重視檔案管理對建設(shè)工程項目的重要作用。其次，要增強檔案電子信息化管理過程的服務(wù)意識，共同要求建設(shè)工程項目各參與部門和管理者履行規(guī)章制度辦事。在檔案管理部門實行獎懲制度有利于管理人員端正工作態(tài)度，積極發(fā)揮個體主觀能動性，對促進建設(shè)工程項目電子信息化檔案實現(xiàn)高效管理有現(xiàn)實意義。

（二）明確檔案管理范圍

建設(shè)工程項目檔案原始數(shù)據(jù)的采集是信息化管理工作的基礎(chǔ)性要求，而原始數(shù)據(jù)采集方法一般通過計算機掃描儀或者數(shù)字化輸入設(shè)備，將建設(shè)工程項目的圖紙資料、技術(shù)要求以及所有文件信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息保存，防止因建設(shè)工程周期長而造成原始數(shù)據(jù)的損壞或者丟失。利用網(wǎng)絡(luò)電子技術(shù)將數(shù)字信息傳送到建設(shè)工程的檔案管理部門歸檔保存，保證數(shù)字信息的及時性、準確性、完整性。

（三）加強檔案系統(tǒng)化建設(shè)

為了確保建設(shè)工程實現(xiàn)信息資源共享，需要在建設(shè)工程項目檔案管理中加強對檔案庫的系統(tǒng)化建設(shè)。然而傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)中沒有完善的軟件技術(shù)設(shè)備，而且數(shù)據(jù)信息在格式和文件儲存盤方面不具有統(tǒng)一性，因此要通過電子信息化管理系統(tǒng)來改變這一現(xiàn)狀，將需要歸檔保存的建筑工程材料按照統(tǒng)一格式上傳到相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)，將采集到的數(shù)據(jù)信息儲存到數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)內(nèi)，由系統(tǒng)自動歸檔保存，最終實現(xiàn)檔案庫信息化建設(shè)的統(tǒng)一性。為保證快速檢索到存放在檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息，應(yīng)當滿足檔案管理數(shù)據(jù)庫的自動化需求，利用電子信息管理操作將建筑工程的檔案資料準確標明存放位置。

（四）提高業(yè)務(wù)人員信息化處理能力

隨著建設(shè)工程項目不斷推進工作進程，必然引起該檔案管理工作內(nèi)容以及方式的轉(zhuǎn)變，為了滿足建設(shè)工程項目信息化形勢的變革，檔案管理系統(tǒng)在不斷引入先進技術(shù)實現(xiàn)信息化管理的同時，也應(yīng)該注重檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的提升。建設(shè)工程檔案管理人員不僅要具備豐富的管理專業(yè)知識，定期參加相關(guān)部門組織的教育培訓和考核，還要熟練掌握計算機設(shè)備和數(shù)字化信息管理設(shè)備，在具備基礎(chǔ)業(yè)務(wù)能力前提下，保證建設(shè)工程的檔案資料真實完整，為企業(yè)未來發(fā)展提供必要的借鑒和幫助。

四、結(jié)語

建設(shè)工程項目檔案管理工作作為工程管理的基礎(chǔ)性力量，必須加強電子信息化對檔案管理的基本建設(shè)，不僅能夠緩解檔案管理工作人員承受巨大工作量的壓力，而且在很大程度上對復(fù)雜的檔案管理工作進行簡化，尤其是涉及到建設(shè)工程項目數(shù)據(jù)采集、資料整理、歸納總結(jié)等環(huán)節(jié)，檔案管理電子信息化技術(shù)發(fā)揮了積極作用，因此檔案電子信息化管理操作對建筑工程實行完善管理具有重要意義。