李英子

摘 要：人事工作的宗旨是以人為本，人事檔案是人才信息的重要載體，是組織人事工作不可或缺的工具，對(duì)人力資源開(kāi)發(fā)利用具有重要作用。文章從做好人事工作的角度出發(fā)分析了人事檔案的特點(diǎn)，包括現(xiàn)實(shí)性、真實(shí)性、機(jī)密性、動(dòng)態(tài)性、全面性、原始性、流動(dòng)性七個(gè)方面。同時(shí)根據(jù)人事檔案的特點(diǎn)，對(duì)其作用進(jìn)行探討，以期為相關(guān)實(shí)踐工作提供一些借鑒思路。

關(guān)鍵詞：檔案;人事檔案;特點(diǎn);作用

人事檔案指國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在人事工作中形成的反映個(gè)人不同階段人生軌跡的材料記錄，由文字、表格等形式組成，包括履歷表、自傳、學(xué)歷學(xué)位材料、職稱評(píng)定表、鑒定考核、參加革命工作時(shí)間的認(rèn)定、政審表、入黨志愿書(shū)、獎(jiǎng)懲記錄、工資呈報(bào)表、畢業(yè)生就業(yè)報(bào)到證和體檢表等，較為全面地反映個(gè)人經(jīng)歷、能力、品德等狀況，具有重要保存價(jià)值和參考作用。人事檔案管理工作指對(duì)檔案進(jìn)行收集、分類、整理、保存、提供利用等一系列活動(dòng)。人事檔案以個(gè)人為單元，內(nèi)容有序排列形成專冊(cè)，是歷史地、全面地考察人才的依據(jù)，是國(guó)家檔案的重要組成部分[1]，為人事管理做出了卓有成效的貢獻(xiàn)。

一、特點(diǎn)

人事檔案服務(wù)于人事工作，其性質(zhì)決定了人事檔案具有現(xiàn)實(shí)性、真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、機(jī)密性、全面性、原始性、流動(dòng)性等特點(diǎn)。

（一）現(xiàn)實(shí)性

人事檔案是對(duì)所屬人歷史面貌和當(dāng)前情況的如實(shí)客觀反映，在人事工作中擔(dān)當(dāng)具有現(xiàn)實(shí)效力的輔助工具，在聘用、任免、調(diào)動(dòng)等許多需要對(duì)個(gè)人進(jìn)行綜合考察的時(shí)候，查閱人事檔案成為其中一個(gè)必要環(huán)節(jié)。在了解當(dāng)事人工作日程表現(xiàn)及共事人員的評(píng)價(jià)外，通過(guò)對(duì)檔案記載內(nèi)容的查閱，橫縱向全面了解被考察人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、專業(yè)技能、工作表現(xiàn)、德才能績(jī)。此外，在制定人才需求計(jì)劃和招聘標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，人事檔案也有一定參考作用，利于人事部門了解本單位人才總體狀況，科學(xué)合理任用人才，充分發(fā)揮每個(gè)員工的能力。檔案管理人員要積極收集新生成的有查考價(jià)值的檔案材料，力圖達(dá)到“見(jiàn)卷如見(jiàn)人”“卷如其人”。

（二）真實(shí)性

真實(shí)性奠定了人事檔案工作的基石，人事檔案的真實(shí)效力是開(kāi)展人事工作的必要條件。檔案材料是對(duì)個(gè)人履歷的客觀記錄，如實(shí)反映個(gè)人面貌，從來(lái)源、形式到內(nèi)容都需確保實(shí)事求是。檔案橫貫個(gè)人的一生，反映著個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷，對(duì)求學(xué)、工作等都會(huì)產(chǎn)生直接且重要的影響，同時(shí)對(duì)組織選人用人具有重要參考作用。只有確保無(wú)虛假不實(shí)內(nèi)容、客觀公正，才能保證檔案存在的價(jià)值，使其發(fā)揮應(yīng)有的作用。真實(shí)性是人事檔案賴以存在的基礎(chǔ)，檔案的失真威脅到其嚴(yán)肅性和權(quán)威性，利用價(jià)值被大大削弱，會(huì)影響人事工作中多個(gè)環(huán)節(jié)的順利推進(jìn)，包括崗位聘任、年度及聘期考核、薪酬發(fā)放、晉升提拔、職稱評(píng)定、退休解聘等。如何規(guī)避對(duì)人力資源工作造成的負(fù)面影響，需要從源頭把關(guān)，保證處理過(guò)程中的手續(xù)完備，杜絕與事實(shí)不符的內(nèi)容，利于人力資源的優(yōu)化配置和合理規(guī)劃。

（三）機(jī)密性

當(dāng)今時(shí)代背景下檔案的巨大社會(huì)價(jià)值日益凸顯，保密制度需要貫穿檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的始終，以確保檔案資源的安全利用。人事檔案分為干部檔案和工人檔案，二者都受到檔案保密制度的約束和保護(hù)[3]。檔案法及相關(guān)管理辦法對(duì)于推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展、有效保護(hù)和利用檔案都發(fā)揮了至關(guān)重要的作用。人事檔案是個(gè)人基本信息的真實(shí)寫照，于私具有隱私性，于公具有機(jī)密性，在一定時(shí)期內(nèi)作為國(guó)家機(jī)密進(jìn)行保存。因此在人事工作中要嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密規(guī)章制度，維護(hù)檔案的機(jī)密性，確保檔案的安全利用。檔案基礎(chǔ)工作的制度化與標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)利于檔案的規(guī)范化管理，是維護(hù)檔案保密性的前提工作，此外，尋找檔案保密工作與人事服務(wù)工作的契合點(diǎn)是檔案工作的重要課題。

（四）動(dòng)態(tài)性

動(dòng)態(tài)性指以實(shí)現(xiàn)個(gè)人信息的動(dòng)態(tài)管理為目的，使檔案隨著個(gè)人社會(huì)活動(dòng)和實(shí)踐經(jīng)歷進(jìn)行更新，與個(gè)人事跡保持實(shí)時(shí)一致，緊跟上時(shí)代的步伐，這與檔案的完整性也是相輔相成的。人的一生是一個(gè)動(dòng)態(tài)變化的過(guò)程，例如學(xué)歷、培訓(xùn)、勞資、職位職級(jí)的變動(dòng)。根據(jù)實(shí)際工作需要，信息材料的收集英盡量在時(shí)間縱向上進(jìn)行覆蓋，做到橫縱結(jié)合，對(duì)檔案進(jìn)行補(bǔ)充、完善，如最新的培訓(xùn)結(jié)業(yè)表、掛職鑒定表、獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)，使得人事部門可以準(zhǔn)確、及時(shí)地獲取人才的情況。

另一方面，隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，人事管理也處于不斷變革中[2]，相應(yīng)的人事檔案管理模式也面臨調(diào)整，更趨于合理和完善，以適應(yīng)新情況和新形勢(shì)。檔案的內(nèi)容模塊、分類方式、收集流程、利用機(jī)制也處于變化中，相應(yīng)的檔案管理制度也不斷地進(jìn)行調(diào)整與修訂。

（五）全面性

人事檔案具有全面性的特點(diǎn)，縱向上前后銜接，記錄了過(guò)去和現(xiàn)在的信息，勾畫(huà)出個(gè)人成長(zhǎng)道路，橫向上覆蓋所屬人方方面面的情況，包括考核、入黨等材料。檔案具有全面性才能保證充分體現(xiàn)人才的能力特長(zhǎng)，利于人力資源部門全面了解檔案人的情況，避免人才資源浪費(fèi)，發(fā)揮優(yōu)化員工配置的作用。如果檔案內(nèi)容過(guò)于單薄，在組織進(jìn)行查閱時(shí)無(wú)法提供所需信息，檔案的參考價(jià)值就會(huì)大大削弱。

檔案部門需構(gòu)建完善的檔案的收集制度，在日常工作中要注意查找遺漏，平日各業(yè)務(wù)部門移交的散材料需及時(shí)歸檔，使檔案盡可能的完善充實(shí)，使檔案可以充分反映人才資源存量和人力資源結(jié)構(gòu)，利于人才配置效率的提升。

（六）原始性

與圖書(shū)、報(bào)紙、期刊相比，檔案具有原始記錄性的特質(zhì)[4]。檔案材料主要有兩類形成途徑：一部分由本人填寫而成，后經(jīng)組織人事部門認(rèn)定后歸入檔案內(nèi)，如干部履歷表、年度考核登記表、自我鑒定、專業(yè)技術(shù)崗位分級(jí)聘用申報(bào)表等;一部分由業(yè)務(wù)部門生成制作并移交檔案室，包括授予學(xué)位證明書(shū)、高校畢業(yè)生就業(yè)通知書(shū)、工資變動(dòng)呈報(bào)表等。檔案屬于不可再生資源，紙質(zhì)載體與字跡的不可分離性使得檔案成為獨(dú)一無(wú)二的存在，一些重要材料難以無(wú)法補(bǔ)回，因此實(shí)物檔案的保護(hù)和管理日趨得到重視。

（七）流動(dòng)性

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各行業(yè)對(duì)人才的渴求日趨凸顯，各單位積極引進(jìn)高素質(zhì)人才，人才的流動(dòng)性增強(qiáng)，人事管理工作的動(dòng)態(tài)性增加，與其有著密切聯(lián)系的人事檔案內(nèi)容也處于動(dòng)態(tài)變化中，以適應(yīng)人力資源發(fā)展的需求。

檔案管理的原則是檔案跟隨人走，當(dāng)發(fā)生人員調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)避免檔案滯留原單位，檔案的調(diào)轉(zhuǎn)工作需及時(shí)完成?！叭藱n統(tǒng)一”便于人事部門工作推進(jìn)，利于個(gè)人事業(yè)發(fā)展，避免出現(xiàn)人檔分離、廢檔現(xiàn)象。

二、作用

人事檔案承載著個(gè)人自然情況和社會(huì)活動(dòng)記錄，是人才信息整合的初始來(lái)源之一。由于檔案自身的諸多特點(diǎn)，使得其在實(shí)際工作中具有廣泛作用，日漸受到社會(huì)重視。

（一）利于人力資源優(yōu)化配置

人力資源工作是從實(shí)際情況出發(fā)，對(duì)人才的篩選、組織、培養(yǎng)、調(diào)配、任免、考核等一系列活動(dòng)。人事檔案是人力資源管理工作鏈條上的一環(huán)，二者在目標(biāo)上有諸多契合點(diǎn)。檔案是人事信息管理系統(tǒng)的參考源之一，影響人力資源工作的實(shí)現(xiàn)效果。提高人事檔案管理水平利于最大限度地發(fā)揮人力資源價(jià)值。

從微觀角度對(duì)人力資源進(jìn)行有效運(yùn)用需要對(duì)人才進(jìn)行個(gè)性化管理，充分了解、尊重人才的個(gè)性、專業(yè)特長(zhǎng)、能力特點(diǎn)，做到揚(yáng)長(zhǎng)避短、知人善任。從宏觀來(lái)看，人事檔案對(duì)全面掌握本單位人才隊(duì)伍現(xiàn)狀提供信息支持，以期最大限度地實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值與組織目標(biāo)相統(tǒng)一。人事檔案管理規(guī)范化、制度化是做好人事工作的必要條件，對(duì)于推進(jìn)企事業(yè)單位科學(xué)制定人才政策和人才發(fā)展規(guī)劃具有重要意義。

（二）為人事常規(guī)工作提供支撐

由于原始記錄性的特殊屬性，人事檔案內(nèi)容豐富，時(shí)間跨度大范圍廣，在三齡一歷確認(rèn)、定級(jí)轉(zhuǎn)正、職稱評(píng)定、調(diào)整崗位、干部任免、確定工資級(jí)別以及解決歷史遺留問(wèn)題時(shí)提供支撐材料。

人事檔案為人事部門的常規(guī)業(yè)務(wù)提供第一手資料。如薪酬福利的發(fā)放與人事檔案密切相關(guān)。新員工入職或工作調(diào)動(dòng)時(shí)，人事檔案要跟隨當(dāng)事人轉(zhuǎn)入新單位，工資等級(jí)的確定在一定程度上依據(jù)對(duì)其檔案記載內(nèi)容的核定，如工齡、學(xué)歷、獎(jiǎng)懲等因素都會(huì)對(duì)薪資級(jí)別產(chǎn)生影響。關(guān)于工資政策的落實(shí)，如九三工資改革涉及的工齡、套改年限、特殊貢獻(xiàn)的高套工資都有必要借助檔案核實(shí)。

人事檔案在員工考核中也發(fā)揮著作用，是了解當(dāng)年或某一時(shí)期組織成員業(yè)績(jī)表現(xiàn)的渠道之一，為工作情況的分析評(píng)估提供材料依據(jù)。在考核結(jié)果形成后，又會(huì)以紙質(zhì)材料形式存入檔案內(nèi)，為日后工作備查。

職稱申報(bào)要求中對(duì)參加工作時(shí)間、目前所處職稱等級(jí)都有相應(yīng)要求，人事部門在進(jìn)行職稱評(píng)定時(shí)，需要對(duì)相應(yīng)人員的基本信息、資格情況進(jìn)行審查，有時(shí)需要查閱檔案信息。專業(yè)技術(shù)崗位申報(bào)時(shí)需要提供近年的年度考核表等支撐材料。

三、結(jié)語(yǔ)

人事檔案是單位的人才信息庫(kù)，其特性決定了其在人才管理中的重要作用。人事工作關(guān)乎企事業(yè)單位的發(fā)展，人事檔案工作作為其中一環(huán)，是甄選人才、任賢舉能的依據(jù)，同時(shí)為日常人力資源工作提供支撐。經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展對(duì)人事檔案提出了更新更高的要求，人事檔案管理工作的復(fù)雜性和專業(yè)性日益凸顯。我們要依據(jù)各項(xiàng)檔案法、條例規(guī)定，不斷提升人事檔案工作質(zhì)量，使其更好地為企事業(yè)單位發(fā)展、社會(huì)進(jìn)步做出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]鄭利.淺談干部人事檔案整理中存在的問(wèn)題和建議[J].人力資源管理，2015（10）：227.

[2]李雪波.事業(yè)單位人事檔案管理的重要性[J].青年文學(xué)家，2014（2）：28-30.

[3]孫偉.淺析事業(yè)單位人事檔案管理特征與作用[J].黑龍江史志，2014（5）：107-108.

[4]桑毓域.如何認(rèn)識(shí)原始記錄性——關(guān)于檔案本質(zhì)屬性的探討[J].檔案管理，2008（3）：28-30.