余靜

摘 要：檔案其實(shí)信息數(shù)據(jù)的重要載體及重要來源，更是單位對(duì)自身的歷史進(jìn)行回顧、對(duì)以往一段時(shí)間當(dāng)中的各項(xiàng)事務(wù)進(jìn)行總結(jié)，并對(duì)本單位的未來發(fā)展進(jìn)行規(guī)劃的重要工具。文書檔案是機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案中的重要構(gòu)成成分，也是對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理水平做出評(píng)價(jià)的一項(xiàng)重要標(biāo)準(zhǔn)，文書檔案管理回評(píng)會(huì)直接對(duì)檔案資料的質(zhì)量及完整性造成一定影響。在本文當(dāng)中首先介紹文書檔案管理的重要性及其含義，而后從多個(gè)角度上分析現(xiàn)階段我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理領(lǐng)域中存在的問題，切實(shí)依據(jù)問題形成原因，找尋適應(yīng)性比較強(qiáng)的措施解決問題，以便于可以促使我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理效率及水平得到大幅度提升。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;文書檔案;管理

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理的研究背景

文書檔案也會(huì)被稱為是管理性檔案，是政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位以及各個(gè)社會(huì)團(tuán)體在行政管理活動(dòng)當(dāng)中形成的具備保存價(jià)值的文件總稱。分類是檔案管理領(lǐng)域當(dāng)中一項(xiàng)十分重要的工作，歸檔的文件材料一定是需要依據(jù)年度來立卷，本單位中各個(gè)部門開展各項(xiàng)工作的過程中形成的具備保存價(jià)值的文件材料，都是應(yīng)當(dāng)依據(jù)現(xiàn)行規(guī)章制度中提出的要求，分別對(duì)其進(jìn)行立卷歸檔。堅(jiān)持各個(gè)部門分別收集、管理文件材料制度，各個(gè)部門都是應(yīng)當(dāng)派遣專職或者兼職文書人員，負(fù)責(zé)對(duì)本部門實(shí)際運(yùn)行過程中的產(chǎn)生的各種文件材料進(jìn)行管理，并對(duì)文件材料的穩(wěn)定性做出一定保證，在人員發(fā)生變動(dòng)的情況之下應(yīng)當(dāng)立即通知檔案室，檔案管理人員實(shí)際工作的過程中應(yīng)當(dāng)認(rèn)真的學(xué)習(xí)理論知識(shí)及我黨新施行的方針政策，切實(shí)的貫徹落實(shí)日常歸檔制度，針對(duì)本部門承接的文件材料及時(shí)進(jìn)行收集歸檔。在每年的三月份之前將歸檔文件材料歸檔完成，并向檔案室交接，辦理好相應(yīng)的簽收手續(xù)。但是現(xiàn)階段我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理領(lǐng)域中仍然存在一些問題，一定需要充分重視機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書工作及檔案管理工作的地位，促使文書工作和檔案管理規(guī)范化的銜接起來，促使文書檔案的利用率得到大幅度提升，從而也就可以在機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展進(jìn)程向前推進(jìn)的過程中做出一定貢獻(xiàn)。

二、文書檔案的內(nèi)含及重要性

文書檔案其實(shí)就是反應(yīng)黨務(wù)、行政管理等活動(dòng)的檔案，在此檔案當(dāng)中將一個(gè)社會(huì)組織從事的全部管理活動(dòng)，比如說黨群管理、財(cái)務(wù)管理以及業(yè)務(wù)管理等記錄下來。文書檔案一般是已經(jīng)辦結(jié)的各種具備保存價(jià)值的文書轉(zhuǎn)化而成，文件是法定機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位以及個(gè)人在各項(xiàng)活動(dòng)進(jìn)行的過程中，為了聯(lián)系或者處理各項(xiàng)事務(wù)，而使用文字等形式直接記錄下來的具備完整格式及處理程序的信息材料，文書檔案是國家檔案的重要構(gòu)成成分，其所記錄下來的是事業(yè)單位發(fā)展歷程。

文書檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位實(shí)際運(yùn)行過程中需要開展的一項(xiàng)重要工作，在提升各個(gè)部門中工作人員工作效率的過程中，起到的作用十分重要，并且因?yàn)槲臅鴻n案管理是可以通過記錄這種方式將單位的發(fā)展過程及各項(xiàng)工作進(jìn)展記錄下來，具備一定法律效力。文書檔案管理中包含當(dāng)事人的語音及手稿等真實(shí)性比較強(qiáng)的材料，可以十分形象的將某一個(gè)時(shí)間段當(dāng)中本單位發(fā)生的各項(xiàng)事務(wù)呈現(xiàn)出來，具備比較強(qiáng)的真實(shí)性。文書檔案的記載，會(huì)對(duì)以往全部保存下來的發(fā)展成果進(jìn)行總結(jié)，其中也包含失敗的具體過程，儲(chǔ)存著單位發(fā)展過程中的第一手資料，文書檔案管理水平會(huì)直接對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位各項(xiàng)決策的水平造成一定影響，有效性比較強(qiáng)的文書檔案管理工作，可以在單位開展各項(xiàng)活動(dòng)的過程中，起到一定引導(dǎo)性作用，指導(dǎo)員工對(duì)前期的各項(xiàng)工作進(jìn)行總結(jié)，對(duì)日后的各項(xiàng)工作進(jìn)行調(diào)整，以便于可以對(duì)日后各項(xiàng)工作的方向做出一定保證，更好的在機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展的過程中提供服務(wù)。所以文書檔案管理水平直接關(guān)系到機(jī)關(guān)事業(yè)單位是否可以保持穩(wěn)定發(fā)展，也決定了機(jī)關(guān)事業(yè)單位實(shí)際運(yùn)行的過程中是否可以創(chuàng)造出來更多的社會(huì)效益，從而也就可以在我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)程向前推進(jìn)的過程中，做出一定貢獻(xiàn)。

三、現(xiàn)階段機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理實(shí)際情況

現(xiàn)階段文書檔案管理工作雖然逐漸完善起來，但是在人力資源、管理理念以及設(shè)備技術(shù)等因素的影響之下，實(shí)際工作的過程中有可能遭遇到一些問題的影響，只有在充分認(rèn)識(shí)到各個(gè)因素造成的影響之后，才可以針對(duì)各個(gè)問題提出有效性比較強(qiáng)的對(duì)策，妥善解決問題，促使機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理效率及水平得到大幅度提升。

（一）觀念上沒有予以文書檔案管理充分地重視

現(xiàn)階段我國范圍內(nèi)各個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位當(dāng)中，領(lǐng)導(dǎo)者及具體執(zhí)行人員不重視文書檔案管理，認(rèn)為文書檔案管理發(fā)揮出來的僅僅是簡單的保存作用而已，并沒有認(rèn)識(shí)到文書檔案管理在本單位發(fā)展過程中起到的作用，因此難以在配置各項(xiàng)資源的過程中得到信息數(shù)據(jù)支持，更是在執(zhí)行各項(xiàng)制度的過程中會(huì)遭遇到一些困難，大部分人僅僅是對(duì)文書檔案進(jìn)行收集、分離以及儲(chǔ)存，甚至在文書收集工作進(jìn)行的過程中，還會(huì)有一些工作人員不配合，因此文書檔案中的內(nèi)容不是很全面，因此自然難以對(duì)檔案資料的完整性做出保證，因此也就會(huì)在機(jī)關(guān)事業(yè)單位日后開展各項(xiàng)工作的過程中，造成一定負(fù)面影響。

（二）文書檔案管理制度的效力不強(qiáng)

雖然各個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位當(dāng)中都會(huì)編制一些文書檔案管理制度，但是因?yàn)楦黜?xiàng)制度難以緊跟時(shí)代的發(fā)展，因此在各項(xiàng)制度落實(shí)的過程中，難以將自身的作用充分發(fā)揮出來。比如說事業(yè)單位先行文書檔案管理制度當(dāng)中，并沒有對(duì)文書檔案分類做出明確的規(guī)定，性質(zhì)不同、時(shí)間不同的檔案內(nèi)容也沒有分類管理，并且各種類型文書檔案沒有編制相對(duì)應(yīng)的目錄，所以想要查詢某個(gè)文書檔案，會(huì)耗費(fèi)很多的時(shí)間及精力。尤其是在文書檔案大量堆積起來的情況之下，查詢某一種文書檔案的難度非常高。因?yàn)椴]有對(duì)文書檔案分類儲(chǔ)存做出明確的規(guī)定，所以收集整理人員在處理各種文書檔案的過程中會(huì)顯得比較隨意，并沒有針對(duì)文書檔案施行精細(xì)化管理措施，更是沒有得到先進(jìn)技術(shù)的支持。甚至某些機(jī)關(guān)事業(yè)單位開展文書檔案管理工作的過程中，欠缺對(duì)文書保密級(jí)別的分類管理，為文書抽調(diào)查閱等工作進(jìn)行的過程中，也沒有施行分級(jí)管理措施。

（三）文書檔案管理模式的滯后性比較強(qiáng)

在文書檔案管理領(lǐng)域當(dāng)中，隨著各項(xiàng)科學(xué)技術(shù)發(fā)展和應(yīng)用速度得到大幅度提升，電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理模式實(shí)際應(yīng)用的過程中，能夠促使檔案管理效率得到大幅度提升。但是在機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理領(lǐng)域當(dāng)中，在人力資源匱乏以及技術(shù)支持水平不高等問題的影響之下，想要推動(dòng)文書檔案管理向著數(shù)字化的方向發(fā)展，是一件比較困難的事情，不單單會(huì)在提升檔案管理效率及水平的過程中造成一定負(fù)面影響，并且在機(jī)關(guān)事業(yè)單位實(shí)際運(yùn)行的過程中，文書檔案的作用也難以充分發(fā)揮出來，甚至因?yàn)樵谖臅鴻n案管理領(lǐng)域中使用到的是人工機(jī)械管理模式，因此檔案管理模式的封閉性和傳統(tǒng)性比較強(qiáng)，在此背景之下自然是沒有辦法對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理效率及效果做出保證，從而也就會(huì)在我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)程向前推進(jìn)的過程中，造成一定負(fù)面影響。

四、機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理策略

（一）科學(xué)合理的應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)

應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)于新形勢(shì)下事業(yè)單位文書檔案管理工作來說是十分重要的。現(xiàn)代化技術(shù)實(shí)際應(yīng)用的過程中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理領(lǐng)域中應(yīng)用使用現(xiàn)代化管理措施，并詳細(xì)針對(duì)各項(xiàng)現(xiàn)代化管理措施的實(shí)際應(yīng)用效果進(jìn)行分析，依據(jù)本單位實(shí)際情況，找尋出來適應(yīng)性比較強(qiáng)的文書檔案管理模式，推動(dòng)文書檔案管理工作逐漸向著數(shù)字化和規(guī)范化的方向轉(zhuǎn)變。除去上文中所說的問題之外，在各項(xiàng)現(xiàn)代化技術(shù)實(shí)際應(yīng)用的過程中，事業(yè)單位檔案管理者還應(yīng)當(dāng)向決策者提供更加科學(xué)合理的信息資料。積極使用信息化、現(xiàn)代化管理模式的基礎(chǔ)上，促使各項(xiàng)工作處于同一的管理當(dāng)中，以此為基礎(chǔ)自然是可以促使機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理效率及水平得到大幅度提升。

（二）彌補(bǔ)現(xiàn)行管理中的缺陷

完善管理制度是嶄新形勢(shì)下機(jī)關(guān)事業(yè)單位開展文書檔案管理工作的過程中，應(yīng)當(dāng)充分重視的問題。在彌補(bǔ)管理制度中缺陷的時(shí)候，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)編制相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，促使管理人員得到獎(jiǎng)勵(lì)的同時(shí)可以對(duì)自身的職責(zé)形成更為清晰的認(rèn)識(shí)。除去上文中所說的問題之外，在彌補(bǔ)各項(xiàng)管理制度中缺陷的時(shí)候，為了能夠讓各個(gè)崗位上工作人員養(yǎng)成一定責(zé)任意識(shí)，妥善完成職責(zé)范圍內(nèi)的各項(xiàng)工作，還應(yīng)當(dāng)將各個(gè)管理人員的個(gè)人發(fā)展追求當(dāng)成構(gòu)建管理機(jī)制的過程中應(yīng)考慮到的問題，將文書檔案管理領(lǐng)域中的各項(xiàng)內(nèi)容細(xì)化成各個(gè)考核評(píng)價(jià)指標(biāo)。在彌補(bǔ)現(xiàn)行文書檔案管理制度中缺陷的時(shí)候，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)充分重視業(yè)績突出以及工作能力強(qiáng)的管理人員，向其提供更多的晉升及學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，向這種管理人員提供物質(zhì)及精神上的福利，以便于可以將文書檔案管理人員的工作積極性及主動(dòng)性崇峻股份激發(fā)出來，讓各個(gè)文書檔案管理人員實(shí)際工作的過程中，可以高效完成職責(zé)范圍內(nèi)的各項(xiàng)工作，從而也就可以在我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)程向前推進(jìn)的過程中，做出一定貢獻(xiàn)。

五、結(jié)語

依據(jù)上文中的敘述可以了解到的是，其實(shí)從某些層面上來說，文書檔案管理水平代表的就是機(jī)關(guān)事業(yè)單位基礎(chǔ)管理水平，文書檔案管理可以為機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理制度化及規(guī)范化奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。只有切實(shí)提升文書檔案管理力度，推動(dòng)文書檔案管理向著信息化的方向發(fā)展，并逐漸解決以往文書檔案管理領(lǐng)域中存在的問題，才可以對(duì)文書檔案管理的效率及質(zhì)量做出一定保證，從而也就可以在我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)程向前推進(jìn)的過程中，做出一定貢獻(xiàn)。

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