摘要:高校檔案管理工作真實(shí)地反映了高校各個(gè)時(shí)期的面貌,在學(xué)校管理的各項(xiàng)工作中發(fā)揮著不可替代的作用。進(jìn)入21世紀(jì)后,隨著檔案管理工作的日益完善,檔案管理工作取得了一定的成績,但由于各種主客觀原因的存在,仍然有很多的問題。本文通過論述高校檔案管理工作的重要性和管理中存在的問題,提出了解決高校檔案管理工作的具體措施,希望能對(duì)完善高校檔案管理工作有所幫助。
關(guān)鍵詞:檔案管理;高校;重要性;改革
引言
隨著高等教育規(guī)模的擴(kuò)大和質(zhì)量的提升,高校檔案管理工作的作用也越來越重要。高校檔案管理工作是高校管理工作中的基本內(nèi)容,檔案管理工作的好壞不僅體現(xiàn)了一個(gè)學(xué)校的辦學(xué)特色,也可以為高校的管理工作提供信息資源,為高校的發(fā)展建設(shè)提供真實(shí)的依據(jù)。
一、高校檔案管理工作存在的意義
高校檔案管理工作在高校的教育教學(xué)方面有重要的影響,沒有檔案管理工作或者說檔案管理工作做得不到位,高校的管理、建設(shè)工作的連續(xù)性將無法實(shí)現(xiàn)。從一定意義上看,市場經(jīng)濟(jì)就是法治經(jīng)濟(jì),因?yàn)槭袌鲋写嬖诳床灰姷転槿藗兯袷氐氖袌鲞\(yùn)行規(guī)則;而高校檔案就是高校依法治校的基本規(guī)章制度。參考價(jià)值只是高校檔案價(jià)值的一個(gè)方面,更重要的是,它是高校證明自己的師資力量和教學(xué)質(zhì)量的最有力的說明,這是高校的其他內(nèi)容無法相提并論的。由此可見,高校檔案管理工作是不是科學(xué),對(duì)高校的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。
二、高校在檔案管理工作過程中遇到的問題
隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步,高校檔案在發(fā)展速度、規(guī)模以及效益等方面取得了顯著的成效,對(duì)促進(jìn)高校的繼續(xù)發(fā)展起到了重要的作用,但在發(fā)展中也出現(xiàn)了許多問題。
(1)高校領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對(duì)檔案管理工作不重視
現(xiàn)今社會(huì),有很多高校的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員都沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的意義,在思想上認(rèn)為檔案管理工作可有可無,檔案管理工作的好壞對(duì)高校的發(fā)展沒有意義。因?yàn)樗麄冋J(rèn)為檔案管理工作沒有經(jīng)濟(jì)價(jià)值。忽視了好的檔案管理能促進(jìn)高校的教學(xué)、科研工作,提高高校的教學(xué)和科研質(zhì)量。由于管理者對(duì)檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識(shí),導(dǎo)致檔案管理工作松散和檔案管理內(nèi)容不完善等種種弊端。甚至有的高校把檔案管理室變成了儲(chǔ)藏室,導(dǎo)致學(xué)校的檔案工作停滯不前,無法很好地促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展,實(shí)現(xiàn)檔案管理應(yīng)有的價(jià)值。
(2)檔案信息不能有效的利用
隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,計(jì)算機(jī)技術(shù)在高校的辦學(xué)中被廣泛應(yīng)用,很多高校檔案部門都配置了現(xiàn)代化管理設(shè)備,這在一定程度上能促進(jìn)高校檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化。但與現(xiàn)代化的信息技術(shù)相比,高校的檔案管理工作仍然跟不上時(shí)代的步伐,從系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理形式、管理對(duì)象以及功能實(shí)現(xiàn)程序等方面看,高校的檔案管理還沒有充分的利用現(xiàn)代的信息技術(shù)。不少高校的檔案館的聲像檔案部分還是一片空白,致使人們無法對(duì)檔案進(jìn)行有效的利用。這種情況的存在無法滿足人們多元化的需求,更無法很好的適應(yīng)高等教育事業(yè)發(fā)展的新要求。
(3)檔案管理中的工作人員缺乏專業(yè)的素質(zhì)
檔案管理工作除了政策性比較強(qiáng)之外,還是一項(xiàng)對(duì)專業(yè)性要求很高的工作。這就要求高校在招聘檔案管理人員時(shí),不僅要求其思想道德素養(yǎng)高,而且還要求其具備專業(yè)技能,從而保證檔案管理工作的管理質(zhì)量。但是因?yàn)楹芏喔咝nI(lǐng)導(dǎo)忽視了檔案管理工作的重要性,因此,高校在招聘檔案人員時(shí)就很隨意,把一些不是檔案專業(yè)畢業(yè)的人用來管理檔案工作,這必然使檔案管理工作的管理質(zhì)量無法提升。正是由于人們對(duì)檔案管理工作不夠重視,導(dǎo)致這方面的人才緊缺,致使現(xiàn)在的檔案工作人員缺乏工作的積極性和主動(dòng)性,無法使檔案管理發(fā)揮其應(yīng)發(fā)揮的作用,造成檔案資源的浪費(fèi)。
三、解決高校檔案管理中存在問題的具體措施
(1)重視檔案管理工作
通過舉辦展覽、召開會(huì)議以及舉辦文藝晚會(huì)等多樣化的形式,一方面宣傳檔案管理工作的重要性,改變高校領(lǐng)導(dǎo)、老師和學(xué)生對(duì)檔案管理工作的不正確認(rèn)識(shí);另一方面對(duì)高校領(lǐng)導(dǎo)、老師以及學(xué)生普及國家有關(guān)檔案管理工作的法律法規(guī),通過組織宣傳活動(dòng),提高高校領(lǐng)導(dǎo)、老師以及學(xué)生的檔案意識(shí),從而保證檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化。
(2)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員專業(yè)技能和素質(zhì)的培養(yǎng)
檔案管理人員的素質(zhì)和技能決定了檔案管理工作的質(zhì)量。由此可見,檔案管理人員素質(zhì)的提高,是促進(jìn)檔案管理發(fā)展的關(guān)鍵。首先要制定嚴(yán)格的檔案管理人才選拔標(biāo)準(zhǔn),保證所招聘的檔案管理人才都是專業(yè)技術(shù)、技能過硬的人才。同時(shí),加強(qiáng)現(xiàn)有檔案管理人員的繼續(xù)教育,讓它們?cè)趯W(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)的同時(shí),學(xué)會(huì)利用現(xiàn)代新技術(shù)。
(3)改變檔案管理模式
隨著社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展,傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的基本要求。為了適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的新要求,必須改變?cè)械墓芾砟J?。在檔案管理方面進(jìn)行創(chuàng)新,改變檔案管理的工作手段,從而縮短立卷歸檔的時(shí)間,推行部門立卷等等??梢圆捎矛F(xiàn)代的條形碼技術(shù)來取代傳統(tǒng)的檔案號(hào)。條形碼技術(shù)安全可靠、方便的特點(diǎn),大大提高了人們借閱、歸還檔案的速度,充分的發(fā)揮了信息化的優(yōu)勢,提高了檔案管理的效率。
四、結(jié)語
現(xiàn)代社會(huì)的不斷發(fā)展,對(duì)高校的檔案管理工作提出了更高的要求,為了充分發(fā)揮檔案管理的價(jià)值,使其在高校的各項(xiàng)管理工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用,促進(jìn)高校的教育和科研事業(yè),對(duì)高校的檔案管理工作進(jìn)行改革勢在必行。
作者簡介:
宋曉麗(1971.7-),女,漢族,湖北恩施人,本科學(xué)歷,恩施職業(yè)技術(shù)學(xué)院人事處,專業(yè):漢語言文學(xué),主要研究方向:檔案管理,現(xiàn)職稱:副研究館員(高級(jí))。