■孫建斌

塔里木油田公司

會計檔案是指各單位在進行會計記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)過程中形成或接收的，具有保存價值并歸檔保存的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的會計文件。具體包括：會計憑證（原始憑證、記賬憑證），會計賬簿（總賬、明細賬、日記賬、其他輔助性賬簿），財務(wù)會計報告（月度、季度、年度財務(wù)會計報告及其審計報告），其他會計資料（年度內(nèi)部控制評價報告及內(nèi)部控制審計報告、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、其他具有保存價值的會計信息記錄）。

1 會計檔案形式與發(fā)展歷程

會計檔案發(fā)展可分為三個階段：一是會計電算化實施前，紙質(zhì)會計檔案階段，人工記賬時期，即采用純手工檔案，到后期也使用計算機制作相應(yīng)的表格、報表等，但都采用打印后的紙質(zhì)作為會計檔案。二是會計電算化后，紙質(zhì)會計檔案與電子會計檔案結(jié)合階段，實行會計電算化后形成的會計檔案，從實際內(nèi)容看，一方面，保留了傳統(tǒng)意義上具有嚴(yán)格規(guī)范性、史料性和整體性的會計檔案；另一方面，又包括了存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)，電子會計檔案與紙質(zhì)會計檔案相比，存儲的范圍和領(lǐng)域明顯擴大。

2 會計檔案電子化模式的法律依據(jù)

財政部、國家檔案局發(fā)布的財會字[1998]32號《會計檔案管理辦法》第十二條第二款明確規(guī)定“具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案”。 《會計檔案管理辦法（征求意見稿）》中明確規(guī)定“具備以下條件的單位可以采用電子會計檔案替代紙質(zhì)會計檔案：配備了適用的電子檔案管理系統(tǒng)，能夠通過電子檔案管理系統(tǒng)快速、方便地查閱相關(guān)數(shù)據(jù)，并與相應(yīng)的紙質(zhì)檔案建立了關(guān)聯(lián)關(guān)系；配備了電子會計檔案管理機構(gòu)或人員，負責(zé)電子會計文件的歸檔和管理；配備了信息管理機構(gòu)或人員，負責(zé)對系統(tǒng)和電子數(shù)據(jù)進行維護和管理；建立了嚴(yán)格的電子會計檔案管理制度，并有效實施”。

3 目前會計檔案電子化的可行性分析

3.1 實行電子會計檔案的外部政策環(huán)境和法制環(huán)境基本成熟

第一，《中華人民共和國電子簽名法》確立了電子簽名的法律效力，滿足規(guī)定條件的電子會計憑證具有與紙質(zhì)會計憑證同等的法律效力。電子簽名可成功運用在集中報銷平臺、合同結(jié)算系統(tǒng)、資金平臺、內(nèi)部交易結(jié)算平臺、資產(chǎn)管理平臺、ERP系統(tǒng)和會計集中核算系統(tǒng)。第二，《會計檔案管理辦法（征求意見稿）》中明確規(guī)定，具備條件的單位可以采用電子會計檔案替代紙質(zhì)會計檔案，為會計檔案電子化管理提供依據(jù)和指導(dǎo)。

3.2 信息技術(shù)的日趨成熟為會計檔案電子化管理提供了有力支撐

（1）運費結(jié)算系統(tǒng)解決了運輸業(yè)務(wù)的會計核算，既能滿足不同類型車輛運輸單價自動顯示或自動生成，又能滿足所有運輸結(jié)算憑證金額的自動匯總和費用分配，集成會計憑證，實現(xiàn)運輸業(yè)務(wù)的記賬憑證與原始憑證電子化歸檔。

（2）合同結(jié)算系統(tǒng)解決了合同業(yè)務(wù)(除運輸業(yè)務(wù)) 的會計核算，既能保證賬務(wù)處理及時，不影響投資和成本的真實性；又能保證應(yīng)付賬款的掛賬、質(zhì)保金單據(jù)的生成，集成會計憑證,實現(xiàn)合同業(yè)務(wù)的記賬憑證與原始憑證電子化歸檔。

（3）內(nèi)部交易結(jié)算平臺解決了內(nèi)部單位之間收入、成本、投資的會計核算，既避免了大量的手工勞動，又自動編制內(nèi)部交易抵消分錄并自動完成合并，集成記賬憑證，完全實現(xiàn)內(nèi)部交易業(yè)務(wù)的記賬憑證與原始憑證電子化歸檔。

（4）ERP系統(tǒng)既解決了物料收發(fā)、產(chǎn)品銷售業(yè)務(wù)的會計核算，集成會計憑證，又解決了前接集中報銷平臺、運費結(jié)算系統(tǒng)、合同結(jié)算系統(tǒng)、資金平臺、內(nèi)部交易結(jié)算平臺等，后接會計集中核算系統(tǒng)集成會計憑證的系統(tǒng)問題，實現(xiàn)了物料收發(fā)、產(chǎn)品銷售業(yè)務(wù)的記賬憑證與原始憑證電子化歸檔。

4 構(gòu)建會計檔案電子化新模式的幾點思考

4.1 會計檔案電子化方案是否需上報

《會計檔案管理辦法》明確規(guī)定需報財政部、國家檔案局備案，而《會計檔案管理辦法（征求意見稿）》中明確規(guī)定具備條件的單位可以采用電子會計檔案替代紙質(zhì)會計檔案，只指明了應(yīng)具備的條件，而未明確需不需要報備。

應(yīng)對措施：完善電子會計檔案管理制度，成立電子會計檔案管理機構(gòu)，配備信息管理人員，積極做好會計檔案電子化方案報備的工作。

4.2 原始單據(jù)與電子單據(jù)能否一致

應(yīng)對措施：

（1）加強對上述系統(tǒng)的培訓(xùn)，在錄入系統(tǒng)時必須做到原始單據(jù)與電子單據(jù)的完全一致。

（2）審核人員加強責(zé)任，完全一致時，方可通過審核；發(fā)現(xiàn)不一致時，拒絕通過。審核人員發(fā)現(xiàn)不一致時，一是有權(quán)作退回處理，二是有權(quán)在電子單據(jù)上標(biāo)注“作廢”印章和在原始單據(jù)上加蓋“作廢”印章。

（3）剛實施時，可實行雙軌運行，待成熟時，甩掉紙質(zhì)模式，完全實行電子化。

會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告和其他會計資料中的年度內(nèi)部控制評價報告及內(nèi)部控制審計報告，可實現(xiàn)會計檔案電子化；但其他會計資料的銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊未實現(xiàn)電子化應(yīng)對措施：根據(jù)《會計檔案管理辦法（征求意見稿）》“原始憑證、年度財務(wù)會計報告及其審計報告、年度內(nèi)部控制評價報告及其審計報告、會計檔案保管清冊和會計檔案銷毀清冊等具有永久保存價值或者其他重要價值的會計文件，必須以紙質(zhì)形式或者微縮制品保存”的要求，可將銀行對賬單導(dǎo)入資金平臺或會計集中核算系統(tǒng)，建立銀行存款余額調(diào)節(jié)表模板，實現(xiàn)系統(tǒng)自動對賬。同時在會計集中核算系統(tǒng)中建立會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊模板，再借助無紙化（電子化）辦公的電子簽名，既可實現(xiàn)銀行存款余額調(diào)節(jié)表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊電子化模式，又可達到微縮制品保存的要求。

5 結(jié)語

總之，隨著信息技術(shù)的應(yīng)用和電子商務(wù)的迅猛發(fā)展，實現(xiàn)會計檔案電子化是必然的趨勢。只要我們樹立堅定的信心，積極應(yīng)對，將率先實現(xiàn)會計檔案電子化新模式。

參考文獻

[1]財政部、國家檔案局，財會字[1998]32號《會計檔案管理辦法》

[2]財政部，《會計檔案管理辦法》（征求意見稿）

[3]塔里木油田公司，《ERP及ERP與FMIS融合方案用戶操作手冊》