劉景洋

（西安翻譯學(xué)院，陜西 西安 710000）

一、研究背景

“互聯(lián)網(wǎng)+”概念在我國(guó)最早是從2012年提出，而后迅速成為網(wǎng)絡(luò)熱詞?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”的出現(xiàn)，給各行各業(yè)都提供了發(fā)展的良機(jī)，可以說(shuō)對(duì)于檔案事業(yè)來(lái)說(shuō)尤其是可貴的機(jī)會(huì)。2017年，在全國(guó)檔案局長(zhǎng)會(huì)議上，國(guó)家檔案局局長(zhǎng)李明華指出，檔案人一定要促進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)＋政務(wù)服務(wù)”建設(shè)和落實(shí)，不斷加強(qiáng)檔案服務(wù)民生的水平，筑造服務(wù)社會(huì)公眾的實(shí)用高校的平臺(tái)。

時(shí)代的要求，政策的保障，技術(shù)的成熟，為高校數(shù)字化檔案館的建設(shè)提供了基礎(chǔ)條件。也為檔案利用邁向更高的平臺(tái)，更好的服務(wù)，更加精確地滿足檔案利用人員的需求提供了可能性。在信息時(shí)代如何提高檔案利用率，增強(qiáng)用戶體驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)檔案的開放、共享成為當(dāng)前高校檔案人要解決的最主要問(wèn)題。近十年來(lái)，呈現(xiàn)快速增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)，總體來(lái)說(shuō)，研究雖然在升溫但數(shù)量卻不多，視角也不寬。且大多數(shù)是基于某一個(gè)方面，比如技術(shù)視角、服務(wù)視角展開研究。

二、檔案利用服務(wù)的現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

2014年，中共中央辦公廳國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》（中辦發(fā)〔2014〕15號(hào)）（以下簡(jiǎn)稱《意見》。要求建立檔案工作三大體系。即：檔案資源體系；檔案利用體系；檔案安全體系這三大體系。筆者認(rèn)為，建立豐富的資源體系是檔案工作的基礎(chǔ)，建立安全保密的安全體系是檔案工作底線，建立方便便捷的利用體系，則是檔案工作的靈魂任務(wù)。而當(dāng)前幾乎所有高校的檔案管理部門都存在諸多的問(wèn)題，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1、理念的落后

現(xiàn)在多數(shù)高校檔案工作理念依然在上個(gè)世紀(jì)，主要表現(xiàn)在不僅缺乏開放、共享理念，甚至服務(wù)意識(shí)也非常淡薄。一般來(lái)說(shuō)高校檔案的主要服務(wù)對(duì)象是本校廣大的老師和學(xué)生。主要服務(wù)內(nèi)容是各類檔案的管理和借閱，服務(wù)方式主要是“姜太公釣魚”式，在辦公室坐等客人上門。因此高校檔案館的服務(wù)模式也就停留在“要什么，給什么。交什么，收什么”的初級(jí)階段，不要說(shuō)“研發(fā)意識(shí)”，就是“主動(dòng)服務(wù)”“超前服務(wù)”也少有人思考。

2、服務(wù)方式的落后

當(dāng)前各學(xué)校檔案服務(wù)的方式多數(shù)是線下查詢，面對(duì)面服務(wù)，并且查詢手續(xù)繁雜，效率低下，不方便利用。如查詢時(shí)需提供證件、跨部門查檔需進(jìn)行審批、電話只提供咨詢服務(wù)、查閱后需要復(fù)印使用等。筆者網(wǎng)上隨機(jī)調(diào)查某省國(guó)家“雙一流”院校、省屬普通高校、職業(yè)學(xué)院10所。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，就檔案網(wǎng)站而言，本科以上高?；径冀ㄔO(shè)有檔案網(wǎng)站。檔案信息公開透明，檢索渠道靈活?！半p一流”院校均提供案卷級(jí)目錄檢索。但職業(yè)學(xué)院則沒有檢索目錄，其中一所甚至沒有檔案相關(guān)網(wǎng)站。各校除政策文件、通知外，檔案部門均不能提供檔案在線查詢和檢索。使用者借閱檔案任然需要通過(guò)網(wǎng)上或在線預(yù)約后，二次到實(shí)地辦理才能實(shí)現(xiàn)。這種繁瑣的手續(xù)與當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)需求不相符，不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展。

3、現(xiàn)代化程度低

現(xiàn)代化程度低體現(xiàn)在檔案歸檔、保管、利用的整個(gè)環(huán)節(jié)鏈中。

一是檔案歸檔過(guò)程的現(xiàn)代化水平低。對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，一般學(xué)校常常只會(huì)考慮辦公自動(dòng)化如何建設(shè)，忽略了生成的電子檔案如何歸檔的問(wèn)題。海量的數(shù)據(jù)留在各種系統(tǒng)中，不能按要求分類匯入檔案管理系統(tǒng)，為學(xué)校服務(wù)。而需要?dú)w檔的電子文件因?yàn)椴僮魃系膹?fù)雜性造成了歸檔率、歸檔意愿均較低，歸檔時(shí)間滯后等結(jié)果，同時(shí)造成了工作的重復(fù)。

二是保管過(guò)程中現(xiàn)代化程度低。當(dāng)前高校大量紙質(zhì)檔案以原始狀態(tài)保存在庫(kù)房中，在查檔時(shí)需要經(jīng)常翻動(dòng)，無(wú)法密封保存，容易造成老化、破損。庫(kù)房中缺少現(xiàn)代化設(shè)施，一般只會(huì)配備溫度計(jì)、濕度計(jì)等常規(guī)設(shè)備，很少配備現(xiàn)代化檔案柜、數(shù)字化溫度、濕度、消防控制系統(tǒng)等。

三是檔案利用現(xiàn)代化程度低。體現(xiàn)在第一，高校檔案館本身現(xiàn)代化程度低。高校檔案部門還停留在手工檢索，“面對(duì)面”服務(wù)的方式上，不能在學(xué)校檔案網(wǎng)上查閱資料。第二，海量數(shù)據(jù)不能共通、共享，實(shí)現(xiàn)檔案功能最大化。傳統(tǒng)檔案和數(shù)字檔案都分布在各高校檔案館（室）中，宛如一個(gè)一個(gè)的信息孤島，而數(shù)據(jù)只有通過(guò)整合與共享才能發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。

三、利用、服務(wù)創(chuàng)新對(duì)策

1、新思維、新理念

要明確檔案服務(wù)的目標(biāo)是為了檔案的使用者，只有使用者覺的方便、快捷、全面、準(zhǔn)確，檔案的價(jià)值才能最大可能體現(xiàn)。新時(shí)代檔案人必須樹立新的思維和理念。一是檔案服務(wù)的主要對(duì)象是具體的使用者，是活生生的人，不是檔案。完美的用戶體驗(yàn)才是檢驗(yàn)檔案服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)，使用者就是檔案服務(wù)好壞的裁判。二是主動(dòng)服務(wù)。檔案管理者一定要樹立全面、主動(dòng)服務(wù)的理念，不但要主動(dòng)服務(wù)來(lái)訪者，還要主動(dòng)進(jìn)行深層次挖掘、編研，由一般性服務(wù)向高層次服務(wù)邁進(jìn)，開展多樣化服務(wù)方式，甚至向超前化服務(wù)轉(zhuǎn)變。三是資源開放、共享。大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)告訴我們，檔案資源中還有許多金礦沒有挖掘，開放、共享已經(jīng)是檔案服務(wù)的未來(lái)趨勢(shì)，檔案管理者一定不能閉門造車，固步自封，把自己封閉于自己建立的高墻之內(nèi)。

2、豐富資源

檔案服務(wù)的基礎(chǔ)首先是要有豐富的檔案資源，要努力實(shí)現(xiàn)“查什么，有什么”。

一是充分利用現(xiàn)代化條件。充分利用單位的各類管理系統(tǒng)，爭(zhēng)取在上系統(tǒng)的同時(shí)，考慮與檔案管理軟件的對(duì)接問(wèn)題。與信息中心聯(lián)合將各類管理軟件統(tǒng)一納入整體規(guī)劃，減少信息孤島，減少系統(tǒng)間對(duì)接障礙，使各系統(tǒng)數(shù)據(jù)可以直接歸入檔案管理系統(tǒng)。

二是加強(qiáng)數(shù)字化檔案館建設(shè)。實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案和紙質(zhì)檔案同步歸檔，存量檔案數(shù)字化，歸檔文件電子化，檔案檢索、保管信息化。打破檔案接收時(shí)限，努力實(shí)現(xiàn)“按需進(jìn)館”，精減歸檔流程，探索高效、便利的歸檔方式。

三是加大檔案開放、共享力度。實(shí)行檔案館與其他檔案管理機(jī)構(gòu)的交流、聯(lián)合，共同做好檔案的開放、共享。在保證檔案安全的前提下盡可能擴(kuò)大公開范圍，做好檔案的統(tǒng)計(jì)、管理、分類工作，為館際聯(lián)合奠定共享基礎(chǔ)和可能。

3、改善環(huán)境

要進(jìn)一步優(yōu)化服務(wù)環(huán)境。一個(gè)良好的環(huán)境，無(wú)論對(duì)于檔案人員還是檔案利用人員都是必要的。要改善環(huán)境，就要能夠?yàn)闄n案用戶提供個(gè)性化服務(wù)，一般來(lái)說(shuō)包括三個(gè)方面：一是服務(wù)時(shí)空的個(gè)性化定制。就是說(shuō)檔案機(jī)構(gòu)的服務(wù)可以打破時(shí)間和地點(diǎn)的局限，可以不受二者約束的提供檔案服務(wù)。二是服務(wù)方式的個(gè)性化定制。就是說(shuō)檔案機(jī)構(gòu)可以提供多樣的的檔案信息服務(wù)來(lái)滿足不同需要的檔案使用者。三是服務(wù)內(nèi)容的個(gè)性化定制。就是說(shuō)檔案機(jī)構(gòu)可以根據(jù)檔案使用者不同的需要來(lái)有針對(duì)性的提供檔案服務(wù)。

4、新技術(shù)、新路徑

如何讓檔案服務(wù)跟上時(shí)代的節(jié)奏，是我們要重點(diǎn)考慮的問(wèn)題。結(jié)合當(dāng)前的潮流和技術(shù)，檔案服務(wù)可以重點(diǎn)從幾個(gè)方面做起。一是采用新的技術(shù)。當(dāng)今的科技發(fā)展一日千里，各類技術(shù)層出不窮。新的技術(shù)可以解決許多以前難以解決的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)檔案利用新突破。比如二維碼技術(shù)，VR技術(shù)、電子標(biāo)簽等技術(shù)都可以提升檔案服務(wù)質(zhì)量，提升用戶體驗(yàn)。二是新的路徑。技術(shù)的變革必須帶來(lái)路徑、方法的變革。新的路徑將會(huì)加強(qiáng)檔案服務(wù)的范圍，速度、準(zhǔn)確度，更好的用戶反饋，更完美的體驗(yàn)。比如社交媒體、微信等。社交媒體天然具有互動(dòng)功能，如果利用得當(dāng)，可以很好解決“檔案館不知民眾要查什么，民眾不知道檔案館有什么”的信息不對(duì)稱問(wèn)題。還可以通過(guò)信息的發(fā)布，擴(kuò)大使用人群，提高用戶的檔案利用意識(shí)。當(dāng)前國(guó)內(nèi)一些高校檔案館已經(jīng)開始建設(shè)微信客戶端，及時(shí)推送相關(guān)資訊，解決師生需求。

總結(jié)

綜上所述可以看出，當(dāng)前我國(guó)高校的檔案服務(wù)工作，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于時(shí)代的發(fā)展。從服務(wù)的方式，現(xiàn)代化程度都沒有跟上時(shí)代的腳步，不能滿足人民群眾對(duì)于檔案利用的需求。最關(guān)鍵的是思想理念的落后，把檔案作為一個(gè)需要管理的對(duì)象，而不是一個(gè)可以開放、共享的資源。打破這一現(xiàn)象的關(guān)鍵在于，檔案人一定要有新的思維、新的理念，以新的高度和角度來(lái)看待檔案工作。一定要用現(xiàn)代化、信息化，提高開放、共享的方式來(lái)豐富檔案資源。一定要改善服務(wù)環(huán)境，從時(shí)間、空間、方式等方面滿足檔案利用人員的個(gè)性化需求。一定要采用新技術(shù)，新路徑加強(qiáng)與利用者的溝通，擴(kuò)大檔案影響。

[1]孫立新.“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理改進(jìn)的幾點(diǎn)思考[J].赤子(上中旬),2015,(23).

[2]馬海群.檔案數(shù)據(jù)開放的發(fā)展路徑及政策框架構(gòu)建研究[J].檔案學(xué)通訊,2017,(03).

[3]于蕭瀟.對(duì)高校檔案服務(wù)創(chuàng)新的幾點(diǎn)思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2017,(22).