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        淺論圖書(shū)檔案的一體化管理方法

        2018-02-09 21:20:55劉春梅
        卷宗 2018年3期
        關(guān)鍵詞:一體化管理

        劉春梅

        摘 要:隨著社會(huì)的不斷發(fā)展,將圖書(shū)檔案進(jìn)行一體化管理已經(jīng)成為必然的趨勢(shì),本文對(duì)圖書(shū)檔案的一體化管理基礎(chǔ)進(jìn)行了一定的分析,在此基礎(chǔ)上,論述了圖書(shū)檔案的一體化管理方法,有助于促進(jìn)一體化管理水平的不斷提高。

        關(guān)鍵詞:圖書(shū)檔案;一體化;管理

        1 前言

        對(duì)圖書(shū)檔案進(jìn)行一體化管理,能夠?qū)⒏鞣N信息資源進(jìn)行科學(xué)合理的整合,進(jìn)而有效提高信息資源的管理水平,有助于對(duì)信息資源進(jìn)行充分的利用。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展,傳統(tǒng)的圖書(shū)檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的要求,為了有效提高圖書(shū)檔案的管理水平,可以通過(guò)將一體化管理方法有效的運(yùn)用于圖書(shū)檔案的實(shí)際管理過(guò)程中,進(jìn)而有效提高圖書(shū)檔案管理的工作效率,制定科學(xué)的管理辦法,建立圖書(shū)檔案管理體系,不僅方便了人們的使用,也促進(jìn)了管理效率和管理質(zhì)量的提升。

        2 圖書(shū)檔案一體化管理基礎(chǔ)分析

        2.1 圖書(shū)檔案的同源性

        就圖書(shū)和檔案的本質(zhì)來(lái)說(shuō),圖書(shū)和檔案都屬于文獻(xiàn)信息的范圍之內(nèi),兩者具有相同的來(lái)源,在很多方面表現(xiàn)出較高的相似性,這就為一體化的管理提供了可靠的基礎(chǔ)。同源性決定了兩者在載體、服務(wù)性質(zhì)以及管理方式和方法等方面具有較高的一致性,在實(shí)際的管理過(guò)程中,對(duì)兩者所采用的管理方式上也具有相似的部分,共同的來(lái)源和諸多相同、相似的性質(zhì)成為圖書(shū)檔案進(jìn)行一體化管理的良好前提。兩者之間除了具有同源性外,還具有一定的差別和不同,這種區(qū)別不但沒(méi)有對(duì)一體化管理帶來(lái)不利的影響,而且兩者之間能夠通過(guò)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)對(duì)一體化管理的順利實(shí)現(xiàn)起到一定的促進(jìn)作用。

        2.2 圖書(shū)檔案的互補(bǔ)性

        圖書(shū)與檔案之間存在一定的差異和不同,進(jìn)而讓兩者之間能夠互為補(bǔ)充、相互促進(jìn)、共同發(fā)展。檔案是事情發(fā)生整個(gè)過(guò)程最原始與最真實(shí)的記錄,能夠真實(shí)的反映出事情發(fā)生的始末,對(duì)于事情的完整記錄具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義,一旦其發(fā)生不同程度的缺失,甚至損毀,就會(huì)造成無(wú)法彌補(bǔ)的檔案斷損現(xiàn)象,進(jìn)而造成非常嚴(yán)重的損失。正式由于檔案資料彌足珍貴,與其相關(guān)的圖書(shū)資料也就尤為重要,而圖書(shū)資料具有館藏量大、館藏地域廣以及較高的可靠性與復(fù)本量大等眾多優(yōu)勢(shì),能夠?qū)n案的劣勢(shì)進(jìn)行有效的補(bǔ)充,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)兩者之間相互支持、相互輔助的目的。

        2.3 圖書(shū)檔案的資源共享性

        圖書(shū)和檔案資料之所以真貴,是因?yàn)槠淠軌驅(qū)ξ磥?lái)的事情提供可靠的資料支持,進(jìn)而避免問(wèn)題的發(fā)生,從而確保事情能夠得以順利的進(jìn)行。圖書(shū)和檔案資料中所蘊(yùn)含價(jià)值的充分的發(fā)揮,離不開(kāi)對(duì)其進(jìn)行有效的共享,讓人們能夠通過(guò)查閱圖書(shū)和檔案來(lái)不斷增多自身的相關(guān)經(jīng)驗(yàn),進(jìn)而為以后事情的發(fā)展指明正確的方向。圖書(shū)和檔案資料的管理不應(yīng)該是封閉式的管理,而是盡可能的將其中所包含的重要信息共享給人們,進(jìn)而有效避免孤島現(xiàn)象的產(chǎn)生,促使其文獻(xiàn)信息由獨(dú)立、分散的狀態(tài)達(dá)到一個(gè)有效結(jié)合與相互作用的效果。同時(shí),在進(jìn)行共享的過(guò)程中,還要對(duì)其中的涉密資料進(jìn)行有效的保護(hù),唯有獲得相關(guān)部門(mén)的許可才能查閱涉密的圖書(shū)和檔案資料,進(jìn)而確保圖書(shū)與檔案資料的安全。

        2.4 網(wǎng)絡(luò)科技的有效支持

        隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展,這就為圖書(shū)與檔案的一體化管理提供了先進(jìn)、科學(xué)的網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)平臺(tái)與可靠的互聯(lián)網(wǎng)信息基礎(chǔ),進(jìn)而對(duì)圖書(shū)檔案的一體化管理起到了良好的助力。信息化技術(shù)能夠?yàn)閮烧叩囊惑w化管理提供多方面的支持,在此基礎(chǔ)上,為了實(shí)現(xiàn)兩者的一體化管理只需通過(guò)有效的組織管理和嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的法律、法規(guī)利用有效的數(shù)據(jù)庫(kù)格式、用戶接口方式與聯(lián)機(jī)采訪、聯(lián)合編目有效手段,就可以促進(jìn)其標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的實(shí)行,從而推進(jìn)一體化管理的達(dá)成與深入。在運(yùn)用信息化技術(shù)的同時(shí),還要結(jié)合當(dāng)?shù)氐膶?shí)際情況,進(jìn)而將技術(shù)先進(jìn)經(jīng)濟(jì)合理的信息化技術(shù)有效的運(yùn)用于圖書(shū)檔案的一體化管理過(guò)程中。

        3 圖書(shū)檔案的一體化管理方法

        3.1 建立完善的一體化管理體制

        圖書(shū)檔案一體化管理的實(shí)現(xiàn),離不開(kāi)良好管理體制的有效支持,因此,要充分重視管理體制對(duì)于圖書(shū)檔案一體化管理的重要作用,建立完善的一體化管理體制。首先,要對(duì)當(dāng)前圖書(shū)檔案的實(shí)際情況進(jìn)行充分的考慮,并結(jié)合一體化管理的需要,建立有針對(duì)性的管理體制,并在其執(zhí)行過(guò)程中,對(duì)其進(jìn)行不斷地完善調(diào)整,逐漸建立完善的一體化管理體制;其次,還要重視管理體制的有效實(shí)現(xiàn),采取可靠的監(jiān)督機(jī)制,確保一體化管理體制能夠得以有效的實(shí)施,對(duì)于其中存在的問(wèn)題,要立即予以指出,并督促相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行有效的整改,確保一體化管理體制能夠得以充分的落實(shí),進(jìn)而為圖書(shū)檔案的一體化管理提供制度上的保障。

        3.2 培養(yǎng)引進(jìn)一體化管理人才

        圖書(shū)檔案一體化管理的實(shí)現(xiàn)離不開(kāi)專業(yè)人員的支持,因此,需要采取有效的措施,提高管理人員的整體專業(yè)素質(zhì)。首先,可以通過(guò)招聘的方式,將專業(yè)的圖書(shū)檔案管理人才納入到管理隊(duì)伍中,通過(guò)專業(yè)人才的有效帶動(dòng),不斷提高圖書(shū)檔案的一體化管理水平,進(jìn)而能夠在短時(shí)間內(nèi)提高管理隊(duì)伍的整體素質(zhì);其次,還要對(duì)當(dāng)前的管理人員進(jìn)行系統(tǒng)全面的專業(yè)培訓(xùn),并通過(guò)嚴(yán)格的考核機(jī)制,確保管理人員的專業(yè)素質(zhì)能夠得到有效的提升,在進(jìn)行培訓(xùn)時(shí),要注重完善科學(xué)管理、提升網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及強(qiáng)化外語(yǔ)培訓(xùn)等三方面,配以有效的實(shí)習(xí),從而培養(yǎng)出既懂管理又懂業(yè)務(wù)的專業(yè)技術(shù)型人才,為其一體化管理引入人才、增添動(dòng)力。

        3.3 完善提升圖書(shū)檔案的信息化管理

        當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)信息化的社會(huì),在圖書(shū)檔案的一體化管理過(guò)程中要進(jìn)行信息技術(shù)的有效引入,將信息技術(shù)有效的運(yùn)用于一體化管理過(guò)程中,進(jìn)而確保圖書(shū)檔案的一體化管理能夠得以順利的開(kāi)展。首先,要將傳統(tǒng)的封閉式管理和相對(duì)獨(dú)立的體系有效轉(zhuǎn)變?yōu)殚_(kāi)放式的網(wǎng)路結(jié)構(gòu),進(jìn)而對(duì)資源進(jìn)行優(yōu)化配置,提高統(tǒng)一管理的程度;其次,通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)代化通信技術(shù)的有機(jī)結(jié)合形成高效的信息網(wǎng)絡(luò),進(jìn)而將較為分散的圖書(shū)和檔案信息進(jìn)行有效的集中,形成資源豐富、查閱簡(jiǎn)便快捷的信息網(wǎng),進(jìn)而為圖書(shū)檔案的一體化管理提供技術(shù)上的有效支持。

        3.4 建立執(zhí)行統(tǒng)一的行業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)

        為了能夠?qū)⒉煌膱D書(shū)檔案一體化管理進(jìn)行有效的銜接,在圖書(shū)檔案的一體化管理建設(shè)過(guò)程中,要結(jié)合實(shí)際情況建立執(zhí)行統(tǒng)一的行業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn),進(jìn)而加強(qiáng)不同的一體化管理方式之間的聯(lián)系,促進(jìn)更大范圍一體化管理的有效實(shí)現(xiàn)。相關(guān)部門(mén)在推進(jìn)圖書(shū)檔案的一體化管理過(guò)程中,要制定出科學(xué)合理的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范,建立相應(yīng)的信息集成平臺(tái)或信息管理系統(tǒng),進(jìn)而能夠?qū)σ惑w化建設(shè)過(guò)程中的行為進(jìn)行有效的規(guī)范,提升信息資源智能化與集成化匯集與管理,從而確保圖書(shū)檔案的一體化管理能夠得以全面的落實(shí)。

        4 結(jié)語(yǔ)

        總而言之,隨著社會(huì)的不斷發(fā)展,采用一體化的管理方式已經(jīng)成為圖書(shū)檔案未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì),也是充分發(fā)揮圖書(shū)檔案資料價(jià)值的內(nèi)在要求,因此,對(duì)圖書(shū)檔案進(jìn)行一體化的管理具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。在實(shí)際的一體化管理過(guò)程中,要充分考慮圖書(shū)檔案管理的實(shí)際需要,采取有針對(duì)性的一體化管理方法,進(jìn)而促進(jìn)管理水平的不斷提高,以期使一體化管理在未來(lái)的信息資源管理當(dāng)中發(fā)揮更大的作用,產(chǎn)生更大的效力。

        參考文獻(xiàn)

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