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        不動產(chǎn)登記檔案的集約化管理

        2018-02-08 00:24:32李婷婷
        卷宗 2018年2期
        關(guān)鍵詞:集約化整合

        李婷婷

        摘 要:隨著不動產(chǎn)登記工作的逐項展開,不動產(chǎn)登記檔案的種類、數(shù)量隨之增多。對這些龐大的信息進(jìn)行管理現(xiàn)已成為主要難題。文章就實(shí)現(xiàn)不動產(chǎn)登記檔案的集約化管理進(jìn)行論述,試就數(shù)字檔案建設(shè)進(jìn)行基礎(chǔ)研究,探討檔案管理中利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云計算等相關(guān)技術(shù)發(fā)揮主動性,實(shí)現(xiàn)不動產(chǎn)登記檔案管理工作的集約化、信息化發(fā)展。

        關(guān)鍵詞:不動產(chǎn)登記檔案;“四統(tǒng)一”;整合;集約化

        1 不動產(chǎn)登記現(xiàn)狀

        2013 年11 月,國務(wù)院常務(wù)會議通過決定,將分散在多個部門的不動產(chǎn)登記職責(zé)整合由一個部門承擔(dān),一是由國土資源部負(fù)責(zé)指導(dǎo)監(jiān)督全國土地、房屋、草原、林地、海域等不動產(chǎn)統(tǒng)一登記職責(zé),二是建立不動產(chǎn)登記信息管理基礎(chǔ)平臺,實(shí)現(xiàn)不動產(chǎn)審批、交易和登記信息在有關(guān)部門間依法依規(guī)互通共享,消除“信息孤島”。三是推動建立不動產(chǎn)登記信息依法公開查詢系統(tǒng)。

        全國將轉(zhuǎn)變現(xiàn)行分散登記的模式,實(shí)現(xiàn)不動產(chǎn)統(tǒng)一登記,基本做到登記機(jī)構(gòu)、登記簿冊、登記依據(jù)和信息平臺“四統(tǒng)一”。不僅對于整合各類資源,理順管理機(jī)制,發(fā)揮物權(quán)登記公示作用有著重要意義,而且對于保證不動產(chǎn)交易安全,維護(hù)護(hù)權(quán)利人合法權(quán)益具有顯著作用,同時順應(yīng)了當(dāng)今信息大數(shù)據(jù)時代發(fā)展趨勢,不動產(chǎn)登記工作迎來重大歷史發(fā)展機(jī)遇。據(jù)此,不動產(chǎn)登記檔案管理作為不動產(chǎn)登記重要的基礎(chǔ)性工作,常年固定的管理模式和信息資源利用方式面臨著新的決擇。作為檔案工作不可分割的兩個層面,利用的基礎(chǔ)是管理好檔案,而發(fā)揮檔案信息資源作用則是管理好檔案的終級目標(biāo)。本文以房屋登記檔案工作為例,對不動產(chǎn)登記檔案管理集約化管理模式進(jìn)行初步探討和研究,提出了一些不動產(chǎn)登記檔案集約化管理的考量,期望對不動產(chǎn)檔案集約化發(fā)展貢獻(xiàn)一些見解和思路。

        2 不動產(chǎn)檔案整合管理特點(diǎn)

        2.1 不動產(chǎn)檔案整合的內(nèi)容

        1、不動產(chǎn)登記簿記載信息的核實(shí)型查詢

        主要是指個人和單位查詢房屋登記簿記載信息,核實(shí)房屋登記的基本(自然)狀況信息,以及是否存在限制、抵押等狀態(tài)信息。

        2、登記檔案資料的憑證型查詢

        主要是指權(quán)利人、利害關(guān)系人需查詢房屋登記檔案資料,并復(fù)制檔案中有關(guān)登記材料,取得原始憑證復(fù)印件。

        3、按身份信息檢索的線索型查詢

        主要是指公安、安全、檢察、審判、紀(jì)檢等部門在偵查、執(zhí)行、辦理案件過程中,需要房屋登記檔案管理機(jī)構(gòu)提供按身份信息進(jìn)行檢索的查詢。

        4、提供數(shù)據(jù)庫接口信息查詢

        主要指住房保障、地稅、戶籍管理、公積金、銀行等部門機(jī)構(gòu),因規(guī)范執(zhí)行有關(guān)政策,需查詢權(quán)利人及家庭成員在行政區(qū)劃內(nèi)有無房屋登記信息或登記數(shù)量的情況。因查詢量巨大,目前,多采用提供數(shù)據(jù)庫接口方式解決。

        2.2 不動產(chǎn)檔案管理的特殊性

        數(shù)量大、種類多。不動產(chǎn)登記檔案包括土地、房產(chǎn)、林業(yè)、農(nóng)業(yè)、礦產(chǎn)等業(yè)務(wù)檔案,尤其是房地產(chǎn)登記發(fā)證,面廣量大,涉及城鎮(zhèn)、農(nóng)村的千家萬戶,這些材料經(jīng)過立卷歸檔,在一個縣的數(shù)量就可以達(dá)到幾萬卷,甚至上百萬卷。

        跨度大,周期性長。土地管理中有些業(yè)務(wù)活動歷時較長,往往跨年度才能完成。土地利用現(xiàn)狀調(diào)查、城鎮(zhèn)地籍調(diào)查、土地登記發(fā)證等工作,有的跨一二年甚至三四年才能結(jié)束。

        具有動態(tài)性。不動產(chǎn)登記檔案形成后,房與地的買賣、交換、繼承、贈與、分析等權(quán)屬變更不斷發(fā)生,房屋的拆遷、翻改、擴(kuò)建等現(xiàn)狀處于不斷的轉(zhuǎn)移和變更之中。

        2.3 不動產(chǎn)檔案整合過程中遇到的困難

        材料不完整,數(shù)據(jù)存在準(zhǔn)確性、真實(shí)性問題。部分地區(qū)歷史不動產(chǎn)登記檔案確實(shí)存在不動產(chǎn)坐落、土地性質(zhì)、房屋用途、面積等數(shù)據(jù)方面誤登、錯登問題,身份信息、門牌信息缺失以及檔案管理雜亂無序等問題。

        數(shù)據(jù)庫整合技術(shù)欠缺,數(shù)據(jù)不夠完善。推進(jìn)不動產(chǎn)統(tǒng)一登記,有一個對原單位檔案數(shù)據(jù)庫對接整合的過程,由于技術(shù)問題,這個過程中有時會出現(xiàn)數(shù)據(jù)掛接錯誤。

        信息化水平較低,不能資源共享。由于種種原因,目前還有不少地方不動產(chǎn)登記檔案管理技術(shù)落后,登記檔案沒有實(shí)現(xiàn)數(shù)字化,依然是紙質(zhì)存檔管理,無法實(shí)現(xiàn)資源共享。

        檔案多部門存放,未能便民服務(wù)。目前有些地方的不動產(chǎn)登記檔案仍然存放于原登記部門,群眾需要跑多個部門查詢,很不方便。分散在各部門的不動產(chǎn)登記檔案數(shù)量大,歷史跨度長,動態(tài)性強(qiáng)。

        3 集約化管理模式

        3.1 集約化的概念

        集約化管理概念來源于現(xiàn)代企業(yè)集團(tuán)為提高效率與效益的基本取向經(jīng)驗。其在不動產(chǎn)登記檔案工作中的應(yīng)用均已具備一定條件,主要有以下幾方面內(nèi)容:

        (一)完善頂層設(shè)計,理順管理機(jī)制,實(shí)現(xiàn)省市、區(qū)縣兩級優(yōu)勢互補(bǔ),協(xié)調(diào)高效管理。強(qiáng)化省市一級檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)籌、監(jiān)督、指導(dǎo)職責(zé),設(shè)立省市不動產(chǎn)登記檔案館(數(shù)據(jù)中心),實(shí)行屬地專業(yè)垂直管理,整合、優(yōu)化各類、各級不動產(chǎn)登記檔案機(jī)構(gòu)、人員、庫房資源,構(gòu)建與屬地區(qū)縣分工明確、協(xié)調(diào)一致的管理機(jī)制。合理布局,按需設(shè)置,根據(jù)不動產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)工作量情況配備檔案專業(yè)人員,充實(shí)一線管理人員和查詢窗口,并適當(dāng)進(jìn)行人員流動,增強(qiáng)緊迫感,調(diào)動員工積級性。

        (二)梳理各個工作環(huán)節(jié),科學(xué)靈活配置資源,規(guī)范操作流程。

        檔案工作依托于業(yè)務(wù)工作發(fā)展,是不動產(chǎn)登記業(yè)務(wù)的重要一環(huán),登記資料從受理一刻起既已注定將要?dú)w檔的命運(yùn),業(yè)務(wù)辦理從最初申請、受理開始,經(jīng)過審核、審批,到最后繕證、辦結(jié)、發(fā)證、歸檔,形成一條完整的工作流程,涉及多個崗位工作人員。

        (三)引入二維碼和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù),完善不動產(chǎn)檔案信息數(shù)據(jù)共享機(jī)制,發(fā)揮集約化管理資源共享優(yōu)勢。

        近年來,二維碼、物聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)發(fā)展突飛猛進(jìn),大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)來臨,給檔案流轉(zhuǎn)和管理工作帶來極大的想象空間。不動產(chǎn)登記實(shí)物檔案采用二維碼、物聯(lián)網(wǎng)、電子密鑰等技術(shù),制定全國統(tǒng)一的編目規(guī)則,使每一卷檔案對應(yīng)唯一編碼,實(shí)現(xiàn)存儲空間和庫房定位科學(xué)自動化管理。

        3.2 集約化管理對策

        (一)加強(qiáng)制度建設(shè),統(tǒng)一查詢口徑

        通過制度明確不動產(chǎn)登記檔案信息查詢方式,以及個人住房信息查詢操作規(guī)范。對于新增的查詢需求應(yīng)保持開放而又嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度,既利用好寶貴的登記信息資源,又維護(hù)好權(quán)利人合法權(quán)益。

        (二)理順管理,構(gòu)建分工明確的兩級查詢服務(wù)體系。

        在設(shè)區(qū)城市的不動產(chǎn)登記部門內(nèi)宜設(shè)置兩級查詢窗口,區(qū)一級窗口方便查詢申請人就近辦理,市級窗口負(fù)責(zé)接待全市范圍不動產(chǎn)信息查詢,規(guī)范特殊查詢操作,合理配置受理、審核查詢權(quán)限。

        (三)完善權(quán)限管理,提供分類、分層次的查詢服務(wù)。 查詢信息需要堅持“明示同意”、“最少夠用”原則,查詢系統(tǒng)應(yīng)完善權(quán)限管理,做到每一筆查詢業(yè)務(wù)全部留痕,以便隨時調(diào)出復(fù)核,加強(qiáng)對查詢?nèi)藛T的監(jiān)督管理,避免超限、超范圍查詢。endprint

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