胡勇
一、Y港口公司簡介
Y公司是一家專業(yè)經(jīng)營集裝箱裝卸相關(guān)業(yè)務(wù)的合資公司,該公司一直以實現(xiàn)價值最大化為宗旨,是國內(nèi)沿海大型港口企業(yè)。Y港口公司依托于董事會預(yù)算制來進行經(jīng)營管理,目前在內(nèi)部控制環(huán)境上暴露出了許多不足之處。
二、Y港口公司控制環(huán)境中存在的主要問題
(一)董事會的權(quán)限有待進一部加強
在COSO報告中指出,董事會對企業(yè)內(nèi)部控制起到了關(guān)鍵性作用。因此,必須在企業(yè)內(nèi)部成立相應(yīng)的董事會,該董事會主要負責(zé)監(jiān)督與指導(dǎo)相關(guān)經(jīng)營決策。Y公司的董事會一共有七名成員,每隔6個月會召開1次董事會議,會議內(nèi)容主要商討與確定企業(yè)預(yù)算方案、戰(zhàn)略部署以及經(jīng)營方針等內(nèi)容。不過,這幾名董事里就有3名董事不止擔(dān)任一家公司的董事職務(wù),對Y公司的經(jīng)營情況了解并不多,還多次不參與董事會議。而該公司也未圍繞審計、執(zhí)行以及薪酬制定相應(yīng)的委員會,大部分重要決策都是先由管理層來決定,決定之后再上報給董事會批準,有些決策甚至直接由管理層決定,比方說客戶優(yōu)惠活動以及大型資產(chǎn)的購買等。根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)表明,在2014年到2017年6月期間,Y公司原本打算召開7次董事會議,不過僅僅召開了5次,且有12項事項未經(jīng)過董事會審批就直接執(zhí)行了,主要內(nèi)容情況見表1。
(二)公司尚沒有設(shè)立監(jiān)事會
在公司目前的治理結(jié)構(gòu)中,尚未設(shè)立監(jiān)事會或設(shè)置專職監(jiān)士,這使得目前公司的股東各方對公司董事會及經(jīng)營機構(gòu)缺少監(jiān)督機制。
(三)目前公司的經(jīng)營觀念有待進一部轉(zhuǎn)變
一般而言,港口城市都是用集裝箱的吞吐量來評判自身的經(jīng)濟水平,所以當?shù)卣紩己烁劭诖a頭企業(yè)吞吐量指標,這一指標的完成情況與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的業(yè)績有著密切的關(guān)聯(lián),導(dǎo)致部分碼頭為了完成集裝箱吞吐量,而將提高裝箱量擺在首位,導(dǎo)致惡意競爭的情況屢次發(fā)生,個別公司為了提高箱量會做出損害公司利益的行為,如給予客戶低于成本價的裝卸費。Y公司在本地是規(guī)模最大的一家碼頭公司,雖然是合資企業(yè),但港務(wù)集團是其最大股東,具有實質(zhì)控制權(quán),因此難免也會受提高箱量指標影響,給予部分客戶過多的優(yōu)惠。
(四)組織架構(gòu)設(shè)置不夠合理
公司必須要制定一個健全的組織架構(gòu),確定每個部門的具體職責(zé)與權(quán)力,提高企業(yè)的控制管理水平,這樣才可以更好的構(gòu)建內(nèi)部控制環(huán)境。不過Y公司的組織架構(gòu)還有許多不合理指出,詳細情況見表2。
(五)業(yè)務(wù)經(jīng)營的風(fēng)險偏高
Y港口公司的業(yè)務(wù)經(jīng)營范圍較廣,不僅包括碼頭裝卸業(yè)務(wù),同時還包含貨物運輸與貨物代理業(yè)務(wù)。其中,后兩項的業(yè)務(wù)具有較高的經(jīng)營風(fēng)險,導(dǎo)致公司整體的經(jīng)營風(fēng)險大大提升了。除此以外,碼頭裝卸、貨物代理、車輛運輸三項業(yè)務(wù)交織在一起,讓財務(wù)核算的難度得到大幅度提升,尤其是對應(yīng)收賬款的核算。
(六)提高預(yù)算管理控制和內(nèi)部審計功能水平
目前Y公司的預(yù)算管理還較為粗放,且執(zhí)行結(jié)果也差強人意。盡管公司內(nèi)部成立了專門的內(nèi)審部門,不過這一部門所具備的權(quán)限較低,加上部門工作人員的綜合素質(zhì)較差,導(dǎo)致內(nèi)部審計并沒有發(fā)揮出自身的作用。
(七)公司員工的整體文化程度偏低,且年齡偏高
由于Y公司本身情況較為特殊,很多員工都是原先在港務(wù)集團碼頭公司工作過的員工,這些員工的文化程度較低,有接近七成的員工都是中專以下的文化水平,同時有10%的員工年齡已經(jīng)高于45周歲。此外,這些員工的人事檔案并沒有更新,依然保留在港務(wù)集團碼頭公司內(nèi)部,不論是辦理入職還是離職,都必須到港務(wù)集團公司去辦理。
三、Y港口公司控制環(huán)境改善方案及建議
(一)改善公司治理結(jié)構(gòu)
對于公司內(nèi)部控制環(huán)境而言,治理結(jié)構(gòu)是其中最為重要的層次之一,不斷健全公司的治理結(jié)構(gòu),可有效推動內(nèi)部控制環(huán)境的構(gòu)建工作。公司管理層為了完成公司經(jīng)營目標而執(zhí)行了內(nèi)部控制管理,這和治理結(jié)構(gòu)之間存在著密切的關(guān)聯(lián)。所以,健全公司治理結(jié)構(gòu)是確保內(nèi)控管理發(fā)揮出應(yīng)有效果的重要前提。
(二)更新經(jīng)營理念,力求利潤最大化
Y公司管理人員認為提過箱量是最為重要的,這一觀念已經(jīng)不適合現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展。雖然箱量對企業(yè)發(fā)展而言有著密切的關(guān)系,不過對于股東而言提高利潤才是根本,所以公司管理人員必須要更新當前的經(jīng)營理念,避免一味提高箱量而導(dǎo)致公司出現(xiàn)惡性競爭的行為,要以實現(xiàn)利潤最大化作為公司經(jīng)營的目標。
(三)進一步推動人力資源的開發(fā)
公司內(nèi)部任何一位成員的行為與觀念都會影響內(nèi)部控制的管理效果,同時內(nèi)部控制也會影響所有人員的行為與觀念。因此,公司一定要加大對人力資源的開發(fā)力度,制定合理的人力資源制度,定期開展相關(guān)培訓(xùn)工作,大力提升員工的專業(yè)技能與職業(yè)道德。此外,還要不斷完善當前的獎懲制度以及考核制度,從而有效提高員工的工作熱情。
(四)不斷完善企業(yè)的組織架構(gòu)
對于企業(yè)的組織架構(gòu)而言,應(yīng)該分離各種不兼容的職務(wù),這樣可以確保同時由2個或以上的部門來共同完成一項業(yè)務(wù),兩個部門之間可以形成互相約束的關(guān)系,讓各個部門與員工需認真履行自身的職責(zé),并清楚了解自身在公司內(nèi)部的地位與作用。所以,Y公司必須要不斷完善自身的組織架構(gòu)。
企業(yè)一定要加大對內(nèi)部控制工作的監(jiān)督力度,在監(jiān)督過程中指導(dǎo)相關(guān)人員不斷完善內(nèi)部控制工作。內(nèi)部審計部門作為內(nèi)部控制的重要組成部分,應(yīng)該充分發(fā)揮出自身的監(jiān)督作用。要做好對企業(yè)所有員工的監(jiān)督與評價工作,同時還要為公司的經(jīng)營管理活動提出針對性的建議,主要包括:檢驗企業(yè)內(nèi)控系統(tǒng)設(shè)計的可執(zhí)行與合理性,并提出相關(guān)優(yōu)化建議;評價所有工作人員的具體工作質(zhì)量,并提出相關(guān)的優(yōu)化建議;評價公司的風(fēng)險管理水平,并提出相關(guān)的優(yōu)化建議等。除此以外,預(yù)算控制也是內(nèi)部控制管理的一項關(guān)鍵組成部分,實行良好的預(yù)算控制,能夠確保公司更加有序、穩(wěn)定的發(fā)展。
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(作者單位:中遠海運港口有限公司)endprint