王爽

摘 要：近年來，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和檔案信息化程度不斷加深，全國各地掀起了建設(shè)數(shù)字檔案館的高潮。但目前，我國企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)水平參差不齊，面臨許多問題。本文對數(shù)字檔案館建設(shè)中存在的問題進(jìn)行具體分析，并提出數(shù)字檔案館建設(shè)對策，以期對我國數(shù)字檔案館建設(shè)做出有益貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：數(shù)字；檔案館；構(gòu)建；剖析

隨著信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，英特網(wǎng)已進(jìn)入千家萬戶，和每個(gè)人的生活結(jié)合的越來越緊密，在網(wǎng)絡(luò)中最核心的內(nèi)容是什么？是信息資源，而檔案館就有著豐富的信息資源，如何結(jié)合英特網(wǎng)的發(fā)展，充分發(fā)揮檔案館信息資源豐富的優(yōu)勢，利用這些資源為企業(yè)的發(fā)展添磚加瓦，是信息時(shí)代下檔案工作的重中之重，建立一個(gè)什么樣的數(shù)字化檔案館成為了一個(gè)很現(xiàn)實(shí)的問題。

1 現(xiàn)階段檔案工作的新要求

1.1 了解使用者的需要

檔案最終的目標(biāo)是服務(wù)，所以了解使用者的需要是檔案工作最為基礎(chǔ)的要求。檔案工作者除去要對館藏的檔案進(jìn)行熟悉，對廣大用戶針對檔案資源的一般性需要充分了解，要通過檔案利用者反饋的信息找到檔案利用的規(guī)律，對多層次用戶所表現(xiàn)出來的個(gè)性化需要進(jìn)行充分了解，對此類用戶淺層用戶服務(wù)渴求實(shí)現(xiàn)預(yù)測分析，主動(dòng)開發(fā)提供檔案信息，將用戶的潛在需求服務(wù)做好。

1.2 分析檔案利用效果

檔案人員要按照使用者反饋的建議和需要來整理分析所提供的檔案，總結(jié)檔案利用的效果，從而掌握檔案資料的使用價(jià)值，將館藏結(jié)構(gòu)改善，給企業(yè)科研工作帶來更加扎實(shí)的科學(xué)根據(jù)。

1.3 檔案保密工作

檔案資料的保密是相對的，伴隨著形勢的發(fā)展以及時(shí)間條件的變化，檔案的保密級別也隨之產(chǎn)生變化。所以，我們需要定期對檔案內(nèi)容進(jìn)行審核，適當(dāng)對檔案的密級進(jìn)行調(diào)整，保證不泄露秘密的情況下，盡可能的發(fā)揮其作用。按照現(xiàn)代社會發(fā)展對檔案工作的新需要，傳統(tǒng)檔案工作方式已經(jīng)不能將檔案工作的需要滿足。所以，數(shù)字檔案館在這個(gè)新形勢下產(chǎn)生，建立數(shù)字檔案管理成為了檔案管理工作的趨勢。

2 數(shù)字檔案館構(gòu)建中存在的問題

2.1 大多數(shù)企業(yè)對檔案工作不重視

數(shù)字檔案管理的建立需要大量資金使用到購進(jìn)軟硬件設(shè)備和人員培訓(xùn)中。因?yàn)榇蟛糠秩藢n案工作認(rèn)識還處于初級階段，所以檔案信息化建設(shè)還并未納入到企業(yè)的總體規(guī)劃當(dāng)中來。

2.2 電子檔案管理體制機(jī)制欠缺

對增量電子檔案的管理尚未明確管理的流程，缺乏有效的體制機(jī)制；此外，電子文件管理雖然出臺了可推薦參考的規(guī)范或辦法，但并沒有將電子文件管理納入檔案法規(guī)的范疇。

2.3 檔案系統(tǒng)軟件缺乏兼容性，電子文件形成緩慢

現(xiàn)如今，我國的檔案部門盡管全面實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)辦公，可是因?yàn)闄n案部門的不同，應(yīng)用的計(jì)算機(jī)型號與規(guī)格的不同，加上應(yīng)用的軟件也都是各自開發(fā)的，所以彼此無法互通有無。另外，大部分檔案部門應(yīng)用的計(jì)算機(jī)管理軟件文件查詢檢索功能比較弱，工作性能單一，導(dǎo)致電子文件形成速度緩慢，所以無法最大限度上將有關(guān)信息管理工作完成，從而制約了檔案信息電子化的發(fā)展進(jìn)程。而且，因?yàn)闃?biāo)準(zhǔn)化程度比較低，導(dǎo)致目前的檔案信息，不管是應(yīng)用范圍或者信息共享等方面都無法滿足現(xiàn)代社會給檔案管理工作的需求。由此，作為檔案管理單位，一定要增強(qiáng)對檔案管理信息化的建設(shè)力度，提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平，從而推動(dòng)檔案管理信息化的發(fā)展進(jìn)程。

2.4 缺乏數(shù)字化檔案管理的復(fù)合型人才

數(shù)字化檔案館建設(shè)的工作人員，既要精通計(jì)算機(jī)技術(shù)，還需熟悉檔案業(yè)務(wù)知識。目前，部分檔案管理人員年紀(jì)偏大，計(jì)算機(jī)操作水平不高，整體素質(zhì)不過關(guān)，跟不上信息技術(shù)的發(fā)展步伐，無法勝任數(shù)字化檔案管理工作。數(shù)字化檔案館建設(shè)管理人員的能力直接著決定檔案管理工作的工作效率和質(zhì)量，因此，有能力的復(fù)合型檔案管理人才的缺失，是數(shù)字化檔案館建設(shè)問題的重中之重。

3 數(shù)字化檔案館構(gòu)建的相應(yīng)策略

3.1 落實(shí)制度化管理

3.1.1堅(jiān)持?jǐn)?shù)字檔案館工作科學(xué)化

以標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范為準(zhǔn)繩，制定兩個(gè)“指南”具體化實(shí)施流程，館、室統(tǒng)一指導(dǎo)又分工協(xié)作的管理模式。數(shù)字檔案館負(fù)責(zé)電子檔案資源的開放、開發(fā)利用、長期可讀性保障；數(shù)字檔案室側(cè)重于原生電子檔案價(jià)值鑒定、確保電子檔案資源的完整性和可讀性。

3.1.2推進(jìn)文檔一體化管理

制定、完善新常態(tài)下文件材料的歸檔范圍、保管期限和開放鑒定規(guī)則，借力電子文件部門、信息化部門等的支持，再造電子公文運(yùn)轉(zhuǎn)流程。

3.1.3實(shí)現(xiàn)差異化的區(qū)分管理

在數(shù)字檔案館建設(shè)過程中，注意區(qū)分涉密與非涉密檔案、實(shí)體與數(shù)字化檔案，在歸檔、進(jìn)館、保管保護(hù)、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行差異化管理。

3.2 完善平臺安全防護(hù)體系

3.2.1建立七級安全防護(hù)體系

數(shù)字檔案館系統(tǒng)設(shè)置七級安全體系。第一級是數(shù)字檔案館僅限于本單位局域網(wǎng)內(nèi)運(yùn)行，外單位人員通過英特網(wǎng)看不到數(shù)字檔案館。第二級是進(jìn)入數(shù)字檔案館系統(tǒng)必須使用用戶編號和口令。第三級是權(quán)限限制，即本專業(yè)人員只能瀏覽或下載本專業(yè)圖紙，任何人在瀏覽圖紙時(shí)都不能修改圖紙。第四級是下載圖紙必須通過檔案管理人員批準(zhǔn)，跨專業(yè)下載圖紙必須經(jīng)過有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第五級是日志庫，任何對數(shù)字檔案館系統(tǒng)的操作都會被服務(wù)器記錄下來，并且定期將日志記錄導(dǎo)出服務(wù)器，刻錄磁盤保存。第六級是本單位檔案用戶都要與單位簽訂保密協(xié)議，違反協(xié)議、盜用或傳播涉密信息的，必將追究法律責(zé)任。第七級是企業(yè)內(nèi)職工的辦公均要求安裝內(nèi)網(wǎng)監(jiān)控管理軟件，計(jì)算機(jī)隨時(shí)監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)狀況，避免木馬、病毒的傳播。通過七級安全體系，確保數(shù)字檔案館對外界保持較高的安全性。

3.2.2創(chuàng)建良好的備份和容災(zāi)機(jī)制

為了防止系統(tǒng)發(fā)生故障時(shí)電子檔案的丟失，采取了一系列的備份機(jī)制。一是定期由數(shù)據(jù)庫管理器實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)備份，二是通過專業(yè)備份軟件把導(dǎo)出的圖紙刻錄成磁帶，然后對磁盤進(jìn)行有效管理，實(shí)現(xiàn)電子圖紙的異地存放。

3.3 提升數(shù)字化檔案館管理人員的技能水平

檔案管理人員作為檔案管理工作的關(guān)鍵、核心，對數(shù)字化檔案館建設(shè)具有直接的影響，因此，提升數(shù)字化檔案管理人員的技能水平，是解決問題的重點(diǎn)?？梢酝ㄟ^對數(shù)字化檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提升其專業(yè)知識和專業(yè)技能，如，以會代訓(xùn)、集中培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)等多種培訓(xùn)方式，特別是以信息技術(shù)為核心的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。還可以通過各種方式引進(jìn)精通電腦、年輕有為，且對檔案管理有著濃厚興趣的復(fù)合型人才。

總之，信息技術(shù)的快速進(jìn)步促使人們工作與生活出現(xiàn)了巨大的改變，各行業(yè)也由此受到不同程度的影響。檔案管理作為一項(xiàng)擔(dān)負(fù)信息管理與信息服務(wù)等重要任務(wù)的工作，只有主動(dòng)積極的建設(shè)數(shù)字化，才可以滿足時(shí)代賦予檔案管理工作的需要。所以，我們需要對數(shù)字化檔案管構(gòu)建的意義充分認(rèn)識，全面對數(shù)字化檔案管建設(shè)當(dāng)中出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，提出行之有效的對策，真正有效的將數(shù)字化檔案管的建設(shè)水平提高。

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