段紅

摘 要 隨著我國(guó)對(duì)高校教育的不斷深化改革，高校在各個(gè)方面的建設(shè)已經(jīng)有了較大發(fā)展，高校的管理重心不斷轉(zhuǎn)移到二級(jí)院校也是高校發(fā)展的必然趨勢(shì)，二級(jí)學(xué)院的辦公室管理直接關(guān)系到整個(gè)院校的日常事務(wù)的進(jìn)行和院校的整體發(fā)展進(jìn)程。所以，優(yōu)化二級(jí)學(xué)院辦公室管理，提升辦公室人員素質(zhì)和辦公能力是二級(jí)學(xué)院辦公室管理中的主要任務(wù)，本文就創(chuàng)新高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理理念的思考進(jìn)行探討，旨在為高校二級(jí)學(xué)院的辦公室管理提供一些有用建議。

關(guān)鍵詞 創(chuàng)新 二級(jí)學(xué)院 辦公室 管理理念

中圖分類(lèi)號(hào)：G472 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

0引言

隨著高校的改革創(chuàng)新，構(gòu)建和完善中國(guó)特色現(xiàn)代大學(xué)制度步伐不斷推進(jìn)，二級(jí)學(xué)院的教學(xué)任務(wù)不斷加重，起到高校基本教學(xué)、科研項(xiàng)目開(kāi)發(fā)研究和人才培養(yǎng)等重要教學(xué)目標(biāo)，而二級(jí)學(xué)院的辦公室作為高?；鶎庸芾頇C(jī)構(gòu)和核心樞紐，其對(duì)高校教學(xué)任務(wù)的實(shí)施起到至關(guān)重要的作用，辦公室的管理建設(shè)也直接影響著高校的教學(xué)和發(fā)展，如何創(chuàng)新辦公室的管理理念，實(shí)現(xiàn)更高校的管理是當(dāng)前二級(jí)學(xué)院應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題。

1高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理中存在的問(wèn)題

1.1工作任務(wù)繁重

高校二級(jí)學(xué)院的辦公室任務(wù)復(fù)雜交錯(cuò)，它要綜合管理學(xué)校各個(gè)部門(mén)和機(jī)關(guān)的大小事務(wù)，還要聯(lián)系學(xué)校其他職能機(jī)關(guān)的工作，還要掌握學(xué)院、系別等部門(mén)的學(xué)生情況，面向整個(gè)學(xué)院教學(xué)科研人員、研究生、本科生等的龐大群體提供服務(wù)，辦公室的各個(gè)部門(mén)的任務(wù)都是繁重又交叉復(fù)雜的，每個(gè)工作人員每天都要面對(duì)做不完的工作，且每個(gè)人要對(duì)學(xué)校多個(gè)職能部門(mén)和眾多學(xué)生或教師服務(wù)。

1.2工作人員素質(zhì)偏低，覺(jué)悟性不高

辦公室人員大多是本校的畢業(yè)生，或者其他崗位轉(zhuǎn)來(lái)的人員，他們不管是在學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)、個(gè)人素質(zhì)、服務(wù)意識(shí)上都顯得較為薄弱，高校的主要目標(biāo)是通過(guò)教學(xué)開(kāi)展和科研研究為社會(huì)各界培養(yǎng)大批專(zhuān)業(yè)型人才，對(duì)二級(jí)學(xué)院辦公室管理和建設(shè)難免會(huì)不夠重視，在學(xué)校對(duì)教職工評(píng)優(yōu)評(píng)先、或者有獎(jiǎng)勵(lì)政策時(shí)都會(huì)偏向于教學(xué)科研人員，導(dǎo)致辦公室人員在評(píng)職稱(chēng)、加薪資、進(jìn)修培訓(xùn)等方面都沒(méi)有優(yōu)勢(shì)，導(dǎo)致他們因?yàn)榉敝氐墓ぷ髁慷鴽](méi)有時(shí)間研究科研項(xiàng)目，所以在科研研究成果上幾乎沒(méi)有任何貢獻(xiàn)，另外，二級(jí)學(xué)院辦公室人員一般都是固定職位，很難有晉升加薪的機(jī)會(huì)。而且高校在設(shè)置各類(lèi)人才培養(yǎng)規(guī)劃時(shí)也不會(huì)將辦公室人員納入考慮范圍內(nèi)，所以二級(jí)學(xué)院辦公室人員也就沒(méi)有培訓(xùn)提高的機(jī)會(huì)。

1.3管理理念落后

首先，因?yàn)樗麄兞?xí)慣于傳達(dá)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)指令和協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)給教師和學(xué)生布置各項(xiàng)任務(wù)，也就自然會(huì)以領(lǐng)導(dǎo)者自居，而不是作為教師和學(xué)生的服務(wù)者，并且缺乏執(zhí)行理念，對(duì)上層領(lǐng)導(dǎo)的指令也經(jīng)常理解錯(cuò)誤，給學(xué)院工作進(jìn)行帶來(lái)很大障礙，且缺乏創(chuàng)新意識(shí)，辦公室人員大多是長(zhǎng)期墨守成規(guī)地執(zhí)行上層決策部門(mén)的工作，固有思維難以改變，且一般不會(huì)招募新的工作人員，不利于新時(shí)代下高校的發(fā)展。

1.4缺乏完善的監(jiān)督考核機(jī)制

雖然高校二級(jí)學(xué)院辦公室給每個(gè)工作人員都安排了固定的工作任務(wù)，但是沒(méi)有建立完善的監(jiān)督機(jī)制督促他們更好完成工作，導(dǎo)致有些人員延遲工作完成時(shí)間，嚴(yán)重減慢了工作效率，且沒(méi)有將員工平時(shí)的工作績(jī)效納入考核，一些工作能力低的人員就不能認(rèn)識(shí)到自己的問(wèn)題，另外，有些忠于崗位，工作完成質(zhì)量高的人員得不到相關(guān)贊賞和激勵(lì)，長(zhǎng)此以往就難以對(duì)工作保持最初的積極性。

2強(qiáng)化高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理的措施

2.1充分發(fā)揮職能作用

高校二級(jí)學(xué)院辦公室是學(xué)院內(nèi)部管理的重心機(jī)構(gòu)，是連接學(xué)院內(nèi)外各個(gè)部門(mén)的橋梁，承擔(dān)著學(xué)院的各種日常事務(wù)，隨著高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，辦公室的工作范圍也在不斷擴(kuò)大，工作量不斷加大，所以要建設(shè)精準(zhǔn)定位，充分發(fā)揮職能作用。包括參謀職能，就是要做領(lǐng)導(dǎo)決策之前，為領(lǐng)導(dǎo)提供充足的信息資源和提出一些具有借鑒性的建議，其次是協(xié)調(diào)職能，二級(jí)院校辦公室必須理清各個(gè)部門(mén)的關(guān)系，協(xié)調(diào)好部門(mén)之間、局部與整體間、個(gè)體與個(gè)體間的利益沖突。加強(qiáng)學(xué)院與學(xué)校其他部門(mén)機(jī)構(gòu)的關(guān)系和加強(qiáng)彼此聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)管理過(guò)程中各要素、各環(huán)節(jié)間的協(xié)調(diào)配合，為學(xué)院發(fā)展提供更好的環(huán)境。

2.2創(chuàng)新理念，提高職員素質(zhì)

不同的管理理念決定著不同的工作形式，對(duì)工作質(zhì)量也有不同影響，創(chuàng)新理念是要?jiǎng)?chuàng)新管理理念，服務(wù)理念和執(zhí)行理念，從而更好提高二級(jí)學(xué)院辦公室的執(zhí)行力。對(duì)于辦公室職員的個(gè)人素質(zhì)培養(yǎng)，一方面要大力招募新的辦公室人員，注入新鮮血液才能提高整體創(chuàng)新意識(shí)，首先是人員的招募上，要注意在人員的錄用標(biāo)準(zhǔn)上嚴(yán)格規(guī)定，不僅要求其有優(yōu)秀的辦公職能，還要對(duì)服務(wù)意識(shí)、團(tuán)隊(duì)意識(shí)和奉獻(xiàn)意識(shí)同時(shí)設(shè)立錄用標(biāo)準(zhǔn)。還要為員工提供更多外出培訓(xùn)和參加校內(nèi)外科研項(xiàng)目研究的機(jī)會(huì)。

2.3建立合理完善的辦公室監(jiān)督制度和管理制度

高校二級(jí)學(xué)院辦公室任務(wù)繁瑣有復(fù)雜，對(duì)學(xué)院的人、事、物、財(cái)?shù)雀鞣矫娴墓芾矸?wù)上都應(yīng)該建立好合適的管理制度，對(duì)員工的會(huì)議出勤、辦文辦會(huì)等方面都要建立好相關(guān)細(xì)則，且這些管理制度要能夠隨著高校發(fā)展不斷改善更新。

還要有完善的監(jiān)督考核制度對(duì)辦公室人員的日常工作績(jī)效進(jìn)行評(píng)估，對(duì)工作能力突出、服務(wù)能力強(qiáng)的人員也要有相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)制度，對(duì)工作能力偏低的人員也要采取激勵(lì)、提高措施。從而督促每個(gè)辦公室人員發(fā)揮出最高的工作效率。

3小結(jié)

高校二級(jí)學(xué)院辦公室是學(xué)院教學(xué)、科研工作有效進(jìn)行的重要部門(mén)，所以辦公室的管理對(duì)學(xué)院的各項(xiàng)工作的正常進(jìn)行都有重要意義，高校要認(rèn)清二級(jí)學(xué)院辦公室的重要性，對(duì)辦公室管理中出現(xiàn)的問(wèn)題要努力改進(jìn)完善，提高二級(jí)學(xué)院辦公室的行政職能，從而為高校的發(fā)展提供更好的條件。

參考文獻(xiàn)

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