摘 要：教學(xué)資料是再現(xiàn)教學(xué)過程，應(yīng)對教學(xué)評估檢查的重要內(nèi)容，其中包括教學(xué)計(jì)劃、課程大綱、教師階段考核資料、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等。但就目前而言，我國高職院校在教學(xué)資料規(guī)范化管理上還存在一定的問題，導(dǎo)致資料儲存過于混亂、重視程度不足。新時(shí)代對教學(xué)管理提出了更高的要求，在分析原有管理模式與管理現(xiàn)狀的同時(shí)，對高職院校規(guī)范化管理的路徑進(jìn)行了探索，旨在為相關(guān)資料管理人員提供經(jīng)驗(yàn)借鑒。

關(guān)鍵詞：高職院校；教學(xué)資料；規(guī)范化；信息化

教學(xué)資料是指高職院校在教育、教學(xué)、學(xué)生管理過程中形成的資料，包括教學(xué)大綱、教學(xué)目標(biāo)、教師階段考核資料、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等，教學(xué)資料管理工作是指對各教師、各專業(yè)的教學(xué)資料進(jìn)行統(tǒng)一整理、分類，并對其進(jìn)行編號，可以為相關(guān)部門提供索引功能，查閱以往的教學(xué)資料，能夠以科學(xué)的管理，提高資料的利用效率。教學(xué)資料管理是系統(tǒng)性的工作，是保障教學(xué)有序進(jìn)行的重要條件。由于教學(xué)資料內(nèi)容比較復(fù)雜，涉及數(shù)量也比較多，對其進(jìn)行整理、分類、保存需要花費(fèi)大量的空間資源以及時(shí)間資源，但同時(shí)要充分認(rèn)識到它是迎接教學(xué)評估、反應(yīng)學(xué)校教學(xué)能力和教學(xué)水平的重要基礎(chǔ)。所以，相關(guān)教師必須優(yōu)化管理流程、創(chuàng)新管理模式，實(shí)現(xiàn)教學(xué)資料的規(guī)范化管理。

1 高職院校教學(xué)資料管理中存在的問題

1.1 管理意識落后

高職院校各院系的教學(xué)資料均由院系教師統(tǒng)一整理、保管，屬于二級單位保管。由于院系資源管理人員重視程度不足，管理意識落后，導(dǎo)致資料存在堆積過多、積攢了大量的資料，分類也不夠明顯。甚至資料管理人員還從事教學(xué)工作、學(xué)生工作，導(dǎo)致管理人員無暇分身，精力不足，是高職院校教學(xué)資料管理中存在的主要問題之一。

1.2 管理規(guī)范性不足

資料管理不規(guī)范會導(dǎo)致教學(xué)資料儲存不當(dāng)，部分資料遺失。一般情況下，科室資料是存放在資料柜中，而每個(gè)員工均需自行處理，統(tǒng)一上交，若出現(xiàn)人員離職、崗位變動(dòng)的情況，則會發(fā)生資料攜帶遺失問題。另外，資料管理制度由院系自行制定，標(biāo)準(zhǔn)化、制度化要求不高，重視程度不夠，容易造成資料丟失、損壞。最后，由于資料管理人員缺乏管理學(xué)知識、專業(yè)能力不足，缺乏管理經(jīng)驗(yàn)與管理基礎(chǔ)，從事資料管理工作的適應(yīng)性有待加強(qiáng)[1]。

1.3 資料利用率不高

教學(xué)資料主要用于支撐各項(xiàng)檢查工作，很多教學(xué)資料在庫中長期保存，甚至堆積了大量的灰塵。由于學(xué)校、省市的檢查工作不定期開展，檢查形式以抽查為主，導(dǎo)致資料利用率不高，庫中寄存了數(shù)年的資料，不僅在查找上存在一定的難度，而其在管理工作效率上存在明顯的問題，甚至很多院系為了應(yīng)對檢查工作而重新準(zhǔn)備資料，造成大量的損失[2]。

2 高職院校教學(xué)資料規(guī)范化管理思考

2.1 教學(xué)資料規(guī)范化管理思路

針對高職院校教學(xué)管理中存在的問題，強(qiáng)化規(guī)范化管理模式，管理人員可借助管理學(xué)中的分類法，可按照專業(yè)、教師，對不同領(lǐng)域的資料進(jìn)行分類歸納，劃分為統(tǒng)一個(gè)類別，并將其放置于指定的位置。按照不同領(lǐng)域的資料特征，對其進(jìn)行排列，并制定二級類目。以某高職院校為例，在教學(xué)資料規(guī)范化管理過程中，將教學(xué)資料、學(xué)生資料分為兩類，并將教學(xué)資料分為教學(xué)管理資料、教學(xué)實(shí)驗(yàn)報(bào)告、教學(xué)考核資料等。資料編號形式按照卷、年、類、盒等對其進(jìn)行標(biāo)識，每個(gè)類別為一個(gè)宗號。在資料的排列整理過程中，可按照年份對其進(jìn)行縱向排列，并按照從里到外、從上至下的順序?qū)ζ溥M(jìn)行排列。此分類管理方法具有很強(qiáng)的規(guī)范性，能夠快速查閱需要的資料，在速度、效率上均具有一定的優(yōu)勢，需要管理人員在平時(shí)多給予重視[3]。

2.2 教學(xué)資料實(shí)行兩級一體化管理模式

基于現(xiàn)階段高職院校教學(xué)資料管理，管理人員可在管理模式上進(jìn)行優(yōu)化，為教學(xué)資料的規(guī)范化管理提供基本保障。管理學(xué)專家曾提出了兩級一體化的管理模式，將教學(xué)資料與檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，并制定分級管理模式。學(xué)校主要負(fù)責(zé)一級檔案的管理，各院系主要負(fù)責(zé)院系教學(xué)資料的管理，但以統(tǒng)一的管理模式、管理制度，實(shí)現(xiàn)對教學(xué)資料的一體化管理。例如，某高職院校在落實(shí)一體化管理模式過程中，學(xué)校建設(shè)了檔案館，而各院系設(shè)置了檔案資料室，學(xué)校檔案館負(fù)責(zé)整體資料管理工作的指導(dǎo)，并通過頒布統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)、管理規(guī)范，對各院系的資料管理工作進(jìn)行管理、審查，并對各部門工作進(jìn)行培訓(xùn)。在此過程中，在學(xué)校的監(jiān)督、管理之下，各院系會按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)范，對資料進(jìn)行統(tǒng)一整理以及搜集，并將具有重要價(jià)值的資料上交到檔案館之中，一些比較零散、價(jià)值較低的教學(xué)資料按照規(guī)范統(tǒng)一整理、保管，當(dāng)資料價(jià)值期過去之后，對資料進(jìn)行銷毀[4]。

2.3 強(qiáng)化教學(xué)資料管理意識

為了保障教學(xué)資料管理的規(guī)范化，必須從全面角度出發(fā)，除了提高以上兩種環(huán)節(jié)控制方法之外，還需要重視員工的意識提升，強(qiáng)化工作人員對教學(xué)資料管理的重視程度。而教學(xué)資料管理的目的在于保存、提供檢索，使資料仍能保持原始的檢索價(jià)值，能夠真實(shí)的反應(yīng)教學(xué)信息、教學(xué)水平?；诖?，各院系必須加強(qiáng)對教學(xué)資料的重視程度，提高管理人員的管理意識，能夠?qū)⒏嗟木ν度氲劫Y料管理工作之中。首先，在檔案資料管理中，要引導(dǎo)管理人員發(fā)揮自身的主觀能動(dòng)性，可通過學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)、管理方法，優(yōu)化資料管理模式。其次，在教學(xué)資料管理中，院系書記、院長要在教師會議中多次強(qiáng)調(diào)，認(rèn)真講述教學(xué)資料的重要性，能夠讓管理人員牢記于心、加強(qiáng)重視。最后，各院系可通過宣傳手段，為提高教師教學(xué)資料管理意識提供保障，并可以為教師調(diào)動(dòng)一些學(xué)生會的成員，幫助教師完成檔案的管理、分類與搜集工作，使教學(xué)資料管理工作能夠順利開展，并保障資料管理的規(guī)范化。

2.4 重視管理人員素質(zhì)提升

基于上文提到的兩級一體化管理模式，需要協(xié)調(diào)大量的人員參與到檔案管理工作之中，即使在日常的工作中，也對管理人員的素質(zhì)提出了很高的要求。所以，提高管理人員的素質(zhì)是勢在必行的，其目的不僅在于滿足管理人員日常管理需求，還必須滿足資料管理工作的有序性、規(guī)范性?；诖耍呗氃盒１仨氈铝τ趩T工的職業(yè)素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)提升。首先，應(yīng)制定各項(xiàng)制度，強(qiáng)化檔案管理工作人員的精神素養(yǎng)，提高管理人員的待遇，并將管理工作開展效果與薪資掛鉤，提高資料管理人員的工作積極性。其次，需向資料管理人員灌輸先進(jìn)的管理理念，重視管理人員的能力培養(yǎng)，通過指導(dǎo)、培訓(xùn)等手段，提高資料管理人員的專業(yè)能力。在培訓(xùn)時(shí)，可將集中培訓(xùn)模式與一對一培訓(xùn)模式結(jié)合，為資料規(guī)范化管理提供人才保障[5]。

2.5 資料管理考核管理機(jī)制

在教學(xué)資料管理中，由于管理制度缺失、管理重視程度不足，導(dǎo)致管理人員資料管理散漫，無法滿足規(guī)范化管理提出的要求?；诖耍呗氃盒Ｐ柰ㄟ^健全資料管理機(jī)制的方式，為學(xué)生的教學(xué)資料管理工作提供保障。在此過程中，需要將資料管理工作納入到人員素質(zhì)考核、教師工作評估之中，并通過設(shè)定階段化考核目標(biāo)的方式，對各院系的資料管理工作進(jìn)行評估，了解各院系的資料管理現(xiàn)狀。若管理模式優(yōu)質(zhì)、檔案分類清晰、排列整齊，能夠隨時(shí)查閱的管理人員，各院系需給予一定的表彰，若管理存在不合格因素，有關(guān)部門需對其進(jìn)行懲罰，責(zé)令其改正，若仍然無法滿足規(guī)范化管理的要求，則需要更換管理人員。通過考核的方法，能夠提高各院系資料管理工作的競爭意識，通過競爭調(diào)節(jié)的方式，為檔案管理工作的健康發(fā)展提供保障。

2.6 創(chuàng)新教學(xué)資料管理制度

在高職院校教學(xué)資料管理中，很多院系均設(shè)有獨(dú)立的科室，由專門的管理人員負(fù)責(zé)教學(xué)資料的管理。而每個(gè)科室會負(fù)責(zé)不同類型資料的分類與管理，基于高職院校的資料管理現(xiàn)狀，有關(guān)部門需對管理制度進(jìn)行創(chuàng)新，并參照檔案立卷管理制度，由各科室負(fù)責(zé)不同類型資料的分類以及整理。例如，某高校在資料管理制度上進(jìn)行了創(chuàng)新，各院系的辦公室負(fù)責(zé)教學(xué)資料的整理與保存、學(xué)工辦負(fù)責(zé)試卷材料、考試材料的搜集與整理，綜合辦負(fù)責(zé)學(xué)生資料的搜集與整理。此管理制度不僅優(yōu)化了管理流程，還明確了各科室的職責(zé)，能夠?qū)崿F(xiàn)各科室的協(xié)調(diào)競爭，并可以有效減輕整體的工作負(fù)擔(dān)，材料交接工作也可同步進(jìn)行。此外，在管理制度上，高職院校需嚴(yán)格落實(shí)個(gè)人責(zé)任制度、績效考核制度、激勵(lì)制度等，以健全的管理制度，為高職院校的教學(xué)資料規(guī)范化管理提供制度保障，并通過制度監(jiān)督的方式，保障各項(xiàng)制度的嚴(yán)格落實(shí)。

2.7 重視教學(xué)資料分類整理

由于教學(xué)資料的復(fù)雜性，很多資料的功能在于迎接上級檢查與審核，主要負(fù)責(zé)迎檢工作。很多院校將教學(xué)資料檢查作為重點(diǎn)工作，旨在以此為依托，提高院校的教學(xué)能力與教學(xué)水平。基于此目的，高職院校在教學(xué)資料管理中，要充分迎合檢查審核的需求，并以此為契機(jī)，提高檔案管理工作的地位，為規(guī)范化檔案管理提供保障。所以，高校資料管理人員需要重視日常教學(xué)資料的積累，重視日常資料的環(huán)節(jié)控制，為資料檢查、審核工作奠定良好的基礎(chǔ)。在平時(shí)資料積累過程中，需要對資料進(jìn)行編號，上級部門在對教學(xué)進(jìn)行審查，查找教學(xué)資料時(shí)，只需要根據(jù)相應(yīng)的編號，按照編號目錄上的內(nèi)容，對所需要的資料進(jìn)行查閱即可。所以，提高資料管理規(guī)范性、有序性的同時(shí)，管理人員必須做好環(huán)節(jié)控制，并重視對不同類別、時(shí)期資料的分類。

2.8 強(qiáng)化信息化教學(xué)資料管理

信息化資料管理具有很強(qiáng)的便利性，在資料分類、索引、整理上均具有很強(qiáng)的優(yōu)勢。有關(guān)部門可強(qiáng)化信息技術(shù)在教學(xué)資料管理中的應(yīng)用，強(qiáng)化信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，以電子資料的方式對必要信息進(jìn)行保存，并借助信息系統(tǒng)對資料進(jìn)行管理。例如，某高校在教學(xué)資料管理中引進(jìn)信息技術(shù)，并建立信息系統(tǒng)，教師可通過電腦編制教學(xué)資料、學(xué)生資料，將其上傳至信息系統(tǒng)中，由管理人員對資料進(jìn)行審核。此外，針對數(shù)量比較龐大，內(nèi)容較為復(fù)雜的教學(xué)資料，無法將其轉(zhuǎn)化為電子材料，可借助信息系統(tǒng)的索引功能，按照每類目的文件編號，結(jié)合紙質(zhì)資料儲存的位置，通過信息系統(tǒng)目錄索引的方式，快速對其進(jìn)行查找，當(dāng)資料位置變更時(shí)，系統(tǒng)參數(shù)需要更改。

總之，資料管理是反映高職院校管理能力、教學(xué)能力的重要內(nèi)容?；诂F(xiàn)階段的教學(xué)資料管理中存在的問題，管理人員必須創(chuàng)新管理模式，優(yōu)化管理流程，在提高資料管理效率的同時(shí)，優(yōu)化資源利用效率，為科學(xué)開展教學(xué)工作提供保障。此外，高職院校教學(xué)資料規(guī)范化管理仍然在路上，相關(guān)人士需不斷對其進(jìn)行優(yōu)化與完善，才能適應(yīng)高?？沙掷m(xù)發(fā)展的需要。

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作者簡介

湯銘春（1969-），男，漢族，廣東梅州，本科，行政人員，研究方向：教育管理。