田永巧

摘 要：社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快步發(fā)展，讓人們的辦公條件得到很大改善，人們工作上的相關(guān)設(shè)施也得到了更新?lián)Q代，為了讓人們的事物運(yùn)行得到更為專業(yè)性的記錄，很多的單位開始對檔案記錄的種類進(jìn)行豐富，檔案信息從傳統(tǒng)的文字與符號形式升級為聲像模式，聲像檔案信息在直觀性與生動(dòng)性上具備更大的優(yōu)勢，但是這些聲像檔案在保存過程中需要得到專業(yè)性的護(hù)理，才能保障這些影像記錄內(nèi)容不出現(xiàn)丟失上的問題，本文針對聲像檔案的收集與保存方法進(jìn)行了論述，僅供參與借鑒。

關(guān)鍵詞：聲像檔案信息；收集方法；管理措施

聲像檔案的收集與管理工作的難度很大，對管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)要求也較高。這些電子播放技術(shù)支持的聲像信息很容易受到外界因素的影響，一旦在保管過程中出現(xiàn)問題，檔案信息就會(huì)出現(xiàn)丟失的狀況，有些信息可以通過一些技術(shù)的實(shí)施得到恢復(fù)，但是在一些硬性條件影響下，這些聲像檔案信息出現(xiàn)的丟失問題是不可逆的，出現(xiàn)這種情況，專業(yè)技術(shù)人員也基本無計(jì)可施。

一、聲像檔案的概念

聲像檔案資料是各企業(yè)在從事各種活動(dòng)中形成的，對企業(yè)有保存價(jià)值的照片、底片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。它具有客觀性、形象性和科學(xué)技術(shù)性的特點(diǎn)，能生動(dòng)形象地再現(xiàn)本單位有關(guān)方面的工作及成果，客觀反映和記錄本單位管理工作的真實(shí)面貌，具有現(xiàn)實(shí)查證和追溯歷史的作用。它和文字、圖紙檔案一樣，經(jīng)過收集整理形成了各行業(yè)聲像檔案，也是檔案的重要組成部分。

二、為何要做好聲像檔案資料的收集工作

（一）聲像檔案資料收集、保存的必要性

聲像檔案資料是開展各項(xiàng)工作最真實(shí)的寫照。它形成于各項(xiàng)工作之中，真實(shí)地記載了開展各項(xiàng)工作的過程與結(jié)果、成功與失敗、經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)等。要做好某項(xiàng)工作，離不開齊全的計(jì)劃、嚴(yán)密的組織、適當(dāng)?shù)恼{(diào)控、認(rèn)真的總結(jié)。在這些環(huán)節(jié)中必然形成大量的有保存價(jià)值的珍貴資料。比如，設(shè)備改造、生產(chǎn)車間的規(guī)劃改造、搬遷、大型技術(shù)改造項(xiàng)目、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)的更新?lián)Q代等等，都會(huì)形成專門的系列聲像資料。將這些聲做資料收集、整理的過程就是對每一項(xiàng)工作最好的回顧和總結(jié)。

（二）聲像檔案有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的歸檔要求

比如照片、底片需要同時(shí)歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時(shí)歸檔，加之照片、底片分離則難以保存齊全。時(shí)間長了，攝影人員自己也很難追憶的準(zhǔn)確和全面。同時(shí)由于各企業(yè)管理分散，且僅考慮個(gè)人或本部門工作的便利，致使部分聲像檔案長期在個(gè)人或科室內(nèi)部保存，不移交檔案室統(tǒng)一保管，特別是隨著人員變動(dòng)和機(jī)構(gòu)調(diào)整，則會(huì)造成聲像檔案的流失。本來是很珍貴的影像資料，卻由于沒有及時(shí)歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價(jià)值和利用價(jià)值，這是檔案管理工作的重大缺陷。

三、聲像檔案信息的功能介紹

聲像檔案是當(dāng)前各行各業(yè)進(jìn)行檔案信息記錄的主要方式，也是各種檔案使用模式中的重要組成部分。聲像檔案這種記錄方式不僅生動(dòng)形象，還可以將歷史發(fā)展的原貌進(jìn)行完整全面的還原，這個(gè)優(yōu)勢在一些歷史發(fā)展以及重大事件上的作用尤為突出，聲像檔案的使用可以將各個(gè)行業(yè)的發(fā)展過程進(jìn)行展示，在記錄與播放的過程中也可以將各行各業(yè)成功與失敗經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)，讓工作人員可以直接找到歷史發(fā)展過程中的錯(cuò)誤決策，并制定針對性的措施進(jìn)行整改，不僅節(jié)省了大量的人力與物力資源，還讓錯(cuò)誤尋找的過程變得更為簡單，減輕了檔案信息管理工作人員的負(fù)擔(dān)。聲像檔案信息在收集與整理上有其他檔案收集方法不具備的優(yōu)勢，工作人員運(yùn)用起來也更加順手。

聲像檔案信息在記錄的過程中對操作人員的專業(yè)技術(shù)要求不是很高，這直接彰顯了聲像檔案工作的的方便快捷性。在內(nèi)容記錄上的直接通過生動(dòng)形象的聲像檔案方式對資料進(jìn)行整理?？梢詫κ录脑策M(jìn)行還原，有著較高的真實(shí)性，這是文字與符號記錄方式無法比擬的。但是聲像檔案有一個(gè)缺點(diǎn)需要得到檔案信息記錄收集人員注意，就是聲像檔案信息在保存時(shí)對技術(shù)上的要求較高，同時(shí)受保存設(shè)備的影響較大，一旦保存的電子設(shè)施出現(xiàn)什么突發(fā)狀況，這些聲像記錄就會(huì)受到損壞。

檔案信息以聲像的方式進(jìn)行記錄的模式一經(jīng)開發(fā)，就受到了很多企業(yè)與單位的歡迎，信息時(shí)代已經(jīng)將聲像檔案這種信息記錄方式作為主要使用模式，這讓檔案信息上的利用價(jià)值得到大跨度增加，為后人對已經(jīng)發(fā)生的歷史事件信息掌握提供了真實(shí)可靠的依據(jù)，這對于事件的發(fā)展走向也具備異常重要的影響作用。所以，加強(qiáng)聲像檔案信息的收集與利用管理工作對信息維護(hù)來說具有重要的作用。其中最為實(shí)用的方法是建立健全完善的管理制度，讓這項(xiàng)工作可以進(jìn)行的更為順利與嚴(yán)謹(jǐn)。

四、如何做好聲像資料收集管理工作

（一）加強(qiáng)學(xué)習(xí)宣傳貫徹《檔案法》，提高全員檔案意識，增強(qiáng)法制觀念

取得單位領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持。如果領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視的程度不夠，企業(yè)檔案管理制度不健全，與經(jīng)濟(jì)責(zé)任制未能掛鉤，獎(jiǎng)懲不明確、不兌現(xiàn)，在執(zhí)行管理制度的，就不能行之有效地行使監(jiān)督職能，勢必造成檔案執(zhí)法監(jiān)督不力。搞好聲像檔案工作不僅是檔案主管部門的事情，各級領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。比如要利用生動(dòng)實(shí)例，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用，爭取單位領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，特別是要提高各級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識，營造良好的檔案工作氛圍。

（二）加強(qiáng)管理，制定措施，狠抓制度落實(shí)

通過聲像資料收集工作同時(shí)能反映單位的管理水平。聲像資料歸檔是否及時(shí)、齊全完整，從一個(gè)側(cè)面也反映了一個(gè)單位或部門管理水平的高低。如果管理水平高，從宏觀上看，應(yīng)該是決策、計(jì)劃、實(shí)施、反饋、調(diào)整、評價(jià)等各步驟運(yùn)轉(zhuǎn)正常；從微觀上看，也必然是規(guī)章制度嚴(yán)謹(jǐn)、人員調(diào)配合理、工作井然有序、獎(jiǎng)勵(lì)處罰嚴(yán)明。在各項(xiàng)工作中均會(huì)形成完整、系統(tǒng)的文件資料。相反，如果管理水平差、工作零亂、要求不嚴(yán)、賞罰不明，形成的文件資料必然是殘缺不全、雜亂無章，甚至是一片空白。

檔案工作的好壞，也可以說是單位或部門管理水平的一面鏡子。要改變聲像檔案管理的現(xiàn)狀，必須制定一個(gè)切合實(shí)際的管理辦法來規(guī)范此項(xiàng)工作。避免攝像設(shè)備閑置，沒人會(huì)用，難以充分發(fā)揮作用；或存放在科室或個(gè)人手中，沒有合理利用；或使用人員頻繁變動(dòng)，不能熟練使用設(shè)備，最終造成一些重要活動(dòng)沒能及時(shí)攝錄，使聲像資料缺項(xiàng)或不完整，給以后聲像檔案的產(chǎn)生及歸檔留下遺憾。

五、結(jié)語

聲像檔案信息的有效收集與利用不是一項(xiàng)簡單的工作，需要得到專業(yè)技術(shù)人員的重視才行，嚴(yán)格按照工作管理制度開展各項(xiàng)事務(wù)，是保障聲像檔案信息完整準(zhǔn)確的重要基礎(chǔ)。專業(yè)的技術(shù)工作人員應(yīng)將聲像檔案信息收集與管理過程中每一個(gè)環(huán)節(jié)都進(jìn)行重視，防止出現(xiàn)的差錯(cuò)讓檔案信息的完整性無法保證。

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