方 明

A獨(dú)立學(xué)院目前處于外遷過程中，財(cái)務(wù)報(bào)銷處于信息化建設(shè)的初級階段，收入來源主要依靠自身的學(xué)費(fèi)收入，屬于“自收自支”模式，教師的居住地與教學(xué)場地處于“兩地分居”狀態(tài)，財(cái)務(wù)報(bào)銷成本較高，占用時間較多。報(bào)銷的基本模式采用現(xiàn)場排隊(duì)傳統(tǒng)網(wǎng)銀支付模式。財(cái)務(wù)管理部門工作繁重，限于經(jīng)費(fèi)問題無法通過增加人員解決該問題，加強(qiáng)信息化建設(shè)是比較符合成本效益原則的解決方法。

一、A獨(dú)立學(xué)院目前財(cái)務(wù)核算模式存在的問題

A獨(dú)立學(xué)院采用的是傳統(tǒng)的報(bào)銷模式，票據(jù)媒介是紙質(zhì)票據(jù)，審核報(bào)銷以現(xiàn)場排隊(duì)審核為主，憑證制單以手工錄入為主，款項(xiàng)打卡主要依托開戶行的網(wǎng)銀支付通道，主要報(bào)銷模式如圖1：

圖1 A獨(dú)立學(xué)院傳統(tǒng)報(bào)銷模式

從圖1的報(bào)銷模式圖中可以看出A獨(dú)立學(xué)院傳統(tǒng)的報(bào)銷模式主要存在以下缺點(diǎn)和問題：

（一）財(cái)務(wù)報(bào)銷流程復(fù)雜、占用的絕對時間較多

目前的報(bào)銷主要針對紙質(zhì)票據(jù)，從取得票據(jù)到報(bào)銷票全程都需要手工方式參與，這是由紙質(zhì)發(fā)票的載體所限制的；報(bào)銷單據(jù)基本靠手工填制，出錯概率較大，無形中增加了填寫單據(jù)的工作量；報(bào)銷人員一般都是非財(cái)務(wù)專業(yè)的人員，無法從有效渠道獲取足夠的專業(yè)信息，導(dǎo)致信息不對稱在溝通過程中容易產(chǎn)生矛盾。

（二）財(cái)務(wù)環(huán)境不佳，不利于提高財(cái)務(wù)部門的管理水平

在傳統(tǒng)的報(bào)銷模式中，財(cái)務(wù)人員一般身兼數(shù)職，包括單據(jù)審核、憑證制單、財(cái)務(wù)咨詢、財(cái)務(wù)政策宣傳；同時柜面沖突頻繁，導(dǎo)致心理壓力和工作壓力較大；在財(cái)務(wù)環(huán)境的影響下，財(cái)務(wù)人員很難有時間與精力去思考財(cái)務(wù)管理的問題，缺乏必要的思考空間，導(dǎo)致財(cái)務(wù)工作機(jī)械化，最終使財(cái)務(wù)工作失去張力。

（三）財(cái)務(wù)報(bào)銷功能單一，無法真正發(fā)揮財(cái)務(wù)管理的功能

財(cái)務(wù)管理包括憑證制單、預(yù)算執(zhí)行控制與監(jiān)督、執(zhí)行結(jié)果反饋、財(cái)務(wù)考核與評價。由于傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)報(bào)銷模式憑證審核與制單工作繁重，擠占了財(cái)務(wù)人員大部分時間，基于時間性約束和財(cái)務(wù)原始憑證回溯性較差，極大制約了財(cái)務(wù)管理對于預(yù)算執(zhí)行、控制、考核、評價的功能發(fā)揮。

（四）財(cái)務(wù)簽字機(jī)制無法發(fā)揮真正效用

基于財(cái)務(wù)原始憑證基本是紙質(zhì)載體的情況下，經(jīng)辦人、證明人、負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)的過程基本依靠手工傳遞并需要鎖定人員和地點(diǎn)完成（即需要相應(yīng)的人員處于空閑狀態(tài)并且在同一空間范圍才能完成簽字）；同時由于負(fù)責(zé)人無法獲取相關(guān)業(yè)務(wù)的足夠信息導(dǎo)致其無法真正履行審批責(zé)任，從而使負(fù)責(zé)人簽字的風(fēng)險(xiǎn)性加大，導(dǎo)致簽字謹(jǐn)慎，進(jìn)而加劇與財(cái)務(wù)部門的矛盾。

（五）財(cái)務(wù)信息存在多個錄入源，增加數(shù)據(jù)出錯概率

從圖1報(bào)銷模式圖中可以看到，財(cái)務(wù)對接、財(cái)務(wù)審核、財(cái)務(wù)打卡等環(huán)節(jié)存在多次手工錄入環(huán)節(jié)，增加了數(shù)據(jù)出錯的概率，進(jìn)而會損害財(cái)務(wù)報(bào)銷規(guī)則的權(quán)威性。

綜合以上五點(diǎn)所述，傳統(tǒng)報(bào)銷模式存在一些無法通過自身解決的問題，其本質(zhì)是機(jī)制問題。這些問題需要通過構(gòu)建新的報(bào)銷核算模式來解決，該模式應(yīng)能重塑財(cái)務(wù)流程、更新財(cái)務(wù)理念、能激勵全員參與、能依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提高財(cái)務(wù)系統(tǒng)的智能對接、提高銀企互聯(lián)的合作程度、解鎖財(cái)務(wù)場地與時間捆綁的限制、提高財(cái)務(wù)管理水平。

二、構(gòu)建A獨(dú)立學(xué)院新報(bào)銷模式

(一)新模式的理念

新的報(bào)銷模式需要具備以下功能：1.能將財(cái)務(wù)報(bào)銷場地與報(bào)銷時間限制進(jìn)行分離，增加教師對于報(bào)銷時間選擇的權(quán)利，提高報(bào)銷效率；2.能夠?qū)崿F(xiàn)各個財(cái)務(wù)系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)傳輸，加強(qiáng)財(cái)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)；3.提高銀企互聯(lián)的合作程度，提高支付效率；4.提高用戶對于財(cái)務(wù)報(bào)銷的體驗(yàn)友好值，改善財(cái)務(wù)部門的對外形象；5.能適應(yīng)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)環(huán)境的變更，比如電子發(fā)票和無現(xiàn)金支付；6.能及時和便捷的提供財(cái)務(wù)信息跟蹤；7.能給財(cái)務(wù)人員提供必要的思考空間，提高財(cái)務(wù)管理水平。

（二）新報(bào)銷模式的流程再造

新的報(bào)銷模式流程基于票據(jù)載體是電子版和傳統(tǒng)紙質(zhì)版共存的基礎(chǔ)，A獨(dú)立學(xué)院在智慧校園建設(shè)中已經(jīng)基本取消了現(xiàn)金支付環(huán)節(jié)，在新的流程中現(xiàn)金支付不再使用。

A獨(dú)立學(xué)院新的報(bào)銷模式主要流程如圖2所示：

圖2 A獨(dú)立學(xué)院新的報(bào)銷模式圖

新的報(bào)銷模式中涉及幾個關(guān)鍵模塊，網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)登錄是指通過登錄人的工號檢測是否有權(quán)限進(jìn)行某個項(xiàng)目的報(bào)銷申請或者報(bào)銷審批，以數(shù)字簽名的授權(quán)方式代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工簽字；預(yù)算模塊是指檢測項(xiàng)目關(guān)聯(lián)的經(jīng)濟(jì)科目模板和可用余額檢測并與錄入數(shù)值進(jìn)行實(shí)時對比，如有不符進(jìn)行提示；經(jīng)濟(jì)科目模板是在進(jìn)入經(jīng)濟(jì)科目選擇界面時調(diào)用事先已關(guān)聯(lián)的預(yù)算模板進(jìn)行經(jīng)濟(jì)科目篩選和預(yù)算金額控制；電子票據(jù)認(rèn)證是指調(diào)用相關(guān)國稅系統(tǒng)查驗(yàn)功能實(shí)時驗(yàn)證并在本地服務(wù)器存儲查詢成功的電子票據(jù)，并標(biāo)識是否進(jìn)入報(bào)銷系統(tǒng)以免重復(fù)報(bào)銷；財(cái)務(wù)規(guī)則模塊是指將財(cái)務(wù)規(guī)范進(jìn)行梳理并轉(zhuǎn)化為制度和規(guī)則植入網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)實(shí)時監(jiān)測報(bào)銷的內(nèi)容是否規(guī)范，該模塊承擔(dān)了財(cái)務(wù)咨詢、財(cái)務(wù)政策解讀、財(cái)務(wù)宣傳等功能；預(yù)約時間安排是指在系統(tǒng)可用的預(yù)約時間表里結(jié)合教師自身的空閑時間自助安排報(bào)銷時間，這個功能代替了傳統(tǒng)的人工排隊(duì)或者叫號機(jī)的功能；個人打卡信息采集是指通過系統(tǒng)提示錄入本次報(bào)銷需要轉(zhuǎn)入的卡號相關(guān)信息并按照相關(guān)開戶行檢測卡號是否規(guī)范并提示是否修改；打印網(wǎng)上報(bào)銷單是指將錄入的電子數(shù)據(jù)和安排的時間打印在A4紙上交至財(cái)務(wù)進(jìn)行審核并存檔；財(cái)務(wù)動態(tài)查詢、跟蹤、分析模塊是指實(shí)時提供相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的查詢、分析并提供相關(guān)流轉(zhuǎn)路徑。

三、新的財(cái)務(wù)報(bào)銷核算模式與傳統(tǒng)模式相比的優(yōu)勢

（一）解放人工，轉(zhuǎn)變?nèi)藛T功能定位

與傳統(tǒng)的報(bào)銷模式不同，財(cái)務(wù)報(bào)銷核算細(xì)則經(jīng)過梳理后，以制度、規(guī)則方式植入到網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)，政策的解讀、宣傳、咨詢、實(shí)時解答、學(xué)習(xí)將不再受限于地域、時間、專業(yè)壁壘。相關(guān)人員的財(cái)務(wù)素質(zhì)都將得到極大的提高，財(cái)務(wù)人員的功能也將從簡單的會計(jì)核算轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合的財(cái)務(wù)管理，報(bào)銷人員功能將從簡單的信息采集、信息輸出轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒓庸?、?cái)務(wù)信息判斷，A獨(dú)立學(xué)院的財(cái)務(wù)部門范疇將會拓展至全校。

（二）系統(tǒng)對接將會前面取代人工傳遞

與傳統(tǒng)的報(bào)銷模式不同，財(cái)務(wù)信息載體的傳遞將會突破人工傳遞這一模式，真正做到“讓數(shù)據(jù)多跑腿”，在錄入相關(guān)數(shù)據(jù)時，網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)將會對數(shù)據(jù)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的處理，徹底切斷因手工多來源錄入產(chǎn)生的信息差錯概率，在將數(shù)據(jù)與文本材料送至財(cái)務(wù)部門時，如果核對有問題將會啟用專用的物流體系退回冗余的單據(jù)并及時通知相關(guān)人員。

（三）開啟財(cái)務(wù)核算新紀(jì)元，對接新元素

在傳統(tǒng)報(bào)銷模式中電子票據(jù)報(bào)銷十分困難，主要的問題在于票據(jù)的可重復(fù)取得無法辨別。在新的核算系統(tǒng)中通過打破國稅“信息孤島”，共享其查詢服務(wù)并建立本地查詢文檔以防止電子發(fā)票重復(fù)報(bào)銷；近期從中國人民銀行招聘崗位中發(fā)現(xiàn)，中國人民銀行印制科學(xué)研究所現(xiàn)招聘相關(guān)專業(yè)人員，從事數(shù)字貨幣研究與開發(fā)工作，這意味著法定電子貨幣離我們的日常生活十分接近，電子貨幣是一種表示現(xiàn)金的加密序列數(shù)，它可以用來表示現(xiàn)實(shí)中各種金額的幣值，隨著基于紙張的經(jīng)濟(jì)向數(shù)字經(jīng)濟(jì)的轉(zhuǎn)變，電子現(xiàn)金將成為主流，新的核算模式能適應(yīng)電子貨幣發(fā)展的大趨勢。

（四）基于大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)分析，發(fā)揮負(fù)責(zé)人簽字效用

傳統(tǒng)的報(bào)銷模式中，負(fù)責(zé)人由于信息獲取的局限性無法真正通過簽字授權(quán)來控制業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)。在新的報(bào)銷模式中，積極適應(yīng)電子票據(jù)的發(fā)展潮流，將經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的流程由網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)進(jìn)行詳細(xì)拆解，通過動態(tài)查詢、分析、跟蹤提供全面的信息服務(wù)，為負(fù)責(zé)人簽字授權(quán)全面降低風(fēng)險(xiǎn)，從而更準(zhǔn)確的判斷是否批準(zhǔn)某一經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的報(bào)銷核算。

（五）轉(zhuǎn)變財(cái)務(wù)部門定位，積極發(fā)揮財(cái)務(wù)預(yù)算作用

在傳統(tǒng)的報(bào)銷模式中，財(cái)務(wù)核算與財(cái)務(wù)現(xiàn)場解釋占據(jù)比重較大，致使財(cái)務(wù)部門功能“重核算輕分析”，財(cái)務(wù)信息的碎片化無法得到有效的整合，使財(cái)務(wù)成本控制、預(yù)算控制、預(yù)算分析、預(yù)算評價職能大打折扣。新的報(bào)銷核算模式中，通過規(guī)則植入將財(cái)務(wù)核算與政策相關(guān)工作通過網(wǎng)上智能報(bào)銷系統(tǒng)進(jìn)行處理，將財(cái)務(wù)人員職能定位轉(zhuǎn)化為財(cái)務(wù)管理，進(jìn)而強(qiáng)化財(cái)務(wù)部門的預(yù)算控制、預(yù)算分析、預(yù)算評價與決策建議功能。

綜合以上五點(diǎn)，新的報(bào)銷模式是一種機(jī)制性的革新，對于經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的某些新元素也能積極對接，極大的解放了人工，加強(qiáng)了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，提高了財(cái)務(wù)部門的預(yù)決算與決策分析建議能力。

四、新的報(bào)銷核算模式實(shí)施的要點(diǎn)與可行性分析

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，全員參與

新的報(bào)銷模式是一種機(jī)制性的變革，需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)高度重視，加強(qiáng)對財(cái)務(wù)報(bào)銷核算的關(guān)注，同時新的報(bào)銷模式能否實(shí)施成功也絕不是單靠財(cái)務(wù)部門就行的，需要學(xué)校內(nèi)的每個員工都積極參與其中。

（二）分階段實(shí)施，穩(wěn)步推進(jìn)

新的報(bào)銷模式變革的內(nèi)容比較多，要分階段實(shí)施，根據(jù)學(xué)校自身的實(shí)際情況進(jìn)行，穩(wěn)步推進(jìn)報(bào)銷模式的變更。可以采取網(wǎng)上預(yù)約與傳統(tǒng)模式并行的方式作為報(bào)銷模式切換的開端，加強(qiáng)與銀行等金融機(jī)構(gòu)的銀企互聯(lián)合作，穩(wěn)步推進(jìn)無現(xiàn)金支付。加強(qiáng)與稅務(wù)、財(cái)政部門的聯(lián)系解決部分“信息孤島”問題，貫通縱向財(cái)務(wù)脈絡(luò)，穩(wěn)步推進(jìn)新的報(bào)銷模式。

（三）細(xì)化財(cái)務(wù)規(guī)則，政策宣傳到位

逐步梳理財(cái)務(wù)規(guī)范與制度，細(xì)化財(cái)務(wù)規(guī)則，加強(qiáng)宣傳，使財(cái)務(wù)制度能及時落地并植入網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)。可以通過發(fā)布操作說明書的方式詳細(xì)分解系統(tǒng)的功能與使用方法，通過了解系統(tǒng)的運(yùn)作原理來宣傳財(cái)務(wù)政策，將理論與實(shí)際相結(jié)合?？梢匝埾嚓P(guān)專家定期或不定期的進(jìn)行實(shí)地操作講解與答疑，增加新報(bào)銷模式的友好性，提升財(cái)務(wù)部門對外形象。

（四）轉(zhuǎn)變報(bào)銷核算思維，提高財(cái)務(wù)規(guī)范意識

財(cái)務(wù)人員要轉(zhuǎn)變核算思維，積極提高自身學(xué)習(xí)能力，從事務(wù)性的核算人員積極向思考型的管理人員轉(zhuǎn)型。及時總結(jié)工作方法和經(jīng)驗(yàn)，要習(xí)慣于將零散、破碎的方法規(guī)則化、制度化，并及時加以宣傳。

（五）通過加強(qiáng)內(nèi)部控制建設(shè)全面梳理部門職責(zé)

新的報(bào)銷模式不僅僅是在于推動財(cái)務(wù)服務(wù)的轉(zhuǎn)型，也在于加強(qiáng)財(cái)務(wù)部門的監(jiān)督和檢查。新的報(bào)銷模式需要配合良好的內(nèi)部控制才能更好的發(fā)揮功效。良好的內(nèi)部控制建設(shè)能梳理各職能部門的職責(zé)體系，將權(quán)利與義務(wù)相配比。各部門職責(zé)的理順將會加快財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)，進(jìn)一步縮短財(cái)務(wù)流程從而更好的推進(jìn)新的報(bào)銷模式的穩(wěn)步推進(jìn)。

（六）加強(qiáng)財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)安全意識，提高財(cái)務(wù)人員學(xué)習(xí)能力

新的報(bào)銷模式基于網(wǎng)絡(luò)開發(fā)，相對于傳統(tǒng)報(bào)銷模式系統(tǒng)開放程度更高，網(wǎng)絡(luò)安全尤其重要。首先需要保證數(shù)據(jù)安全，定期做好數(shù)據(jù)備份工作，可以將熱備份與冷備份并用。新的報(bào)銷模式將會把財(cái)務(wù)部門帶入一個新紀(jì)元，同時也會對財(cái)務(wù)人員的知識儲備和知識結(jié)構(gòu)提出前所未有的挑戰(zhàn)，財(cái)務(wù)人員必須提高自身學(xué)習(xí)能力，增加自身知識的復(fù)合性，提升知識結(jié)構(gòu)的交叉程度，以適應(yīng)新的形勢。

新的報(bào)銷模式與傳統(tǒng)模式相比有諸多優(yōu)點(diǎn)，但是新的報(bào)銷模式作為一種新生事物，在被真正接受之前定會反復(fù)遭到質(zhì)疑，研究其可行性十分必要。通過前期的調(diào)查研究與訪問，對于財(cái)務(wù)報(bào)銷核算比較關(guān)注的指標(biāo)包括：單筆業(yè)務(wù)報(bào)銷排隊(duì)時間、單筆業(yè)務(wù)返工的概率、單筆業(yè)務(wù)處理的流程數(shù)、款項(xiàng)支付到卡環(huán)節(jié)數(shù)、單筆業(yè)務(wù)支付到賬時間、報(bào)銷業(yè)務(wù)流程可跟蹤性、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)匯總查詢的個性化定制、財(cái)務(wù)規(guī)則的規(guī)范性（主要指不同窗口有不同的職業(yè)判斷）等指標(biāo)，結(jié)合以上指標(biāo)探討新報(bào)銷模式的可行性如表1所示：

表1 A獨(dú)立學(xué)院新報(bào)銷核算模式可行性論證

假設(shè)以標(biāo)準(zhǔn)測算的兩倍附件作為對比，50張附件的排隊(duì)審核時間預(yù)計(jì)為28分鐘，10%的概率需要退回重新處理，只計(jì)算重新到財(cái)務(wù)處理的時間為28分鐘，在復(fù)核階段有可能再次退回單據(jù)重新處理，需要再次到財(cái)務(wù)排隊(duì)報(bào)銷需要另外計(jì)算28分鐘，小計(jì)84分鐘，通過傳統(tǒng)網(wǎng)銀支付在48小時內(nèi)到賬，取中間值24小時，合計(jì)報(bào)銷所需時間25小時24分（以上時間未計(jì)算報(bào)銷申請前授權(quán)簽字等時間）。假如將該筆業(yè)務(wù)納入到新的報(bào)銷模式中無等候預(yù)約設(shè)定為5分鐘，返工單據(jù)將通過物流體系退回不占用相關(guān)時間，款項(xiàng)支付即時到賬，該筆業(yè)務(wù)預(yù)計(jì)節(jié)約時間25小時19分鐘，對于強(qiáng)制占用時間節(jié)約79分鐘。如果假設(shè)某一報(bào)銷人員全年度需要報(bào)銷附件數(shù)為5000張，可節(jié)約時間約為7900分鐘，折算5.48天。以上測算不能完全反映實(shí)際情況，但是能看出兩種報(bào)銷模式的本質(zhì)區(qū)別。

五、結(jié)論

基于新舊兩種模式的對比、新模式的可行性與優(yōu)勢分析，在A獨(dú)立學(xué)院推行新的報(bào)銷模式是可行的，并且該模式具有一定的推廣性，可以被復(fù)制使用。本文限于篇幅原因，部分?jǐn)?shù)據(jù)進(jìn)行了刪減，希望該模式的提出能給處于傳統(tǒng)核算困境的財(cái)務(wù)人員一點(diǎn)提示和思考。

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