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        從內(nèi)部審計角度看企業(yè)采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制

        2018-01-24 00:15:46楊勝
        財會學(xué)習(xí) 2018年2期
        關(guān)鍵詞:物資采購內(nèi)部審計內(nèi)部控制

        楊勝

        摘要:物資采購是給企業(yè)創(chuàng)造價值的地方,同時也是監(jiān)管的難點(diǎn),是舞弊發(fā)生的高發(fā)區(qū)域,也是內(nèi)部控制的重點(diǎn)、難點(diǎn),本文通過物資采購和日常內(nèi)部審計實(shí)踐,深入相關(guān)業(yè)務(wù),分析物資采購中存在問題、分析原因、并在審計營銷、反舞弊投訴舉報及獎勵辦法等方面提出相應(yīng)的解決方案,從而更好更高效的完成采購審計,降低采購成本,減少相關(guān)的舞弊行為,達(dá)到物資采購內(nèi)部控制的最佳成果。

        關(guān)鍵詞:物資采購;內(nèi)部審計;內(nèi)部控制

        物資采購是給企業(yè)創(chuàng)造價值的地方,低成本高品質(zhì)的采購是提高企業(yè)經(jīng)營效率的重要手段,同時也是最容易出漏洞的環(huán)節(jié),并會伴隨著員工相關(guān)舞弊行為,給企業(yè)帶來的很大的損失。良好的采購內(nèi)部控制制度是做好采購工作的重要保障措施。采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制制度薄弱會在實(shí)踐中帶來諸多問題,如不能很好地解決,勢必會影響企業(yè)內(nèi)部物資采購的效果。

        一、采購環(huán)節(jié)存在的風(fēng)險

        采購流程:

        使用部門提出需要—采購部供應(yīng)商選擇—訂合同—驗收入庫—付款

        從采購流程分析上看,主要存在的風(fēng)險有:

        首先在使用(需要)環(huán)節(jié)存在間接指定或直接指定供應(yīng)商、采購存在供應(yīng)商選擇不恰當(dāng);其次在采購過程發(fā)生價格偏高或物資品質(zhì)不達(dá)標(biāo);第三驗收環(huán)節(jié)存在不合格物資入庫等風(fēng)險;第四付款環(huán)節(jié)存在預(yù)付款未按協(xié)議的規(guī)定付款風(fēng)險。這四個風(fēng)險點(diǎn)最終反映在采購物資的性貨比不好和風(fēng)險敞口問題,它是采購內(nèi)部控制的重點(diǎn)、難點(diǎn),需要企業(yè)從制度上來解決。

        二、采購風(fēng)險的內(nèi)部控制

        針對采購過程進(jìn)行風(fēng)險分析對可能出現(xiàn)的風(fēng)險,采取的方法主要制定采購申請等內(nèi)控制度,通過制度來控制風(fēng)險。

        首先通過制度性安排,采購申請環(huán)節(jié)杜絕或降低企業(yè)使用(需要)部門指定供應(yīng)商的行為,特殊情況必須是指定品牌的,需要注明指定的特殊原因,防止通過指定不要必要的技術(shù)參數(shù)或指定品牌或廠家的現(xiàn)象。

        其次供應(yīng)商選擇是否合適,供應(yīng)商選擇上是否存在能力不過關(guān),防止皮包公司和簽約后無法供貨的現(xiàn)象以及通過不必要的代理商,盲目的舍近求遠(yuǎn)現(xiàn)象。

        第三,通過談判取得富有市場競爭力的采購價格,主要 包括采購詢價工作做得是否得當(dāng),是否建立物資的價格體系,掌握充分、有效市場價格信息。

        第四,制訂標(biāo)準(zhǔn)合同,使用甲方版本,減少企業(yè)在簽署合同的風(fēng)險

        第五,通過審查入庫手續(xù)、現(xiàn)場抽檢等方式以確定入庫材料的數(shù)量是否準(zhǔn)確,質(zhì)量是否合格;運(yùn)輸過程中發(fā)生的損耗是否正常,是否由我方承擔(dān),讓步接收是否符合制度等來保證入庫質(zhì)量,進(jìn)而降低企業(yè)采購的風(fēng)險。

        第六,財務(wù)部門在辦理付款業(yè)務(wù)時,對請款的資料(發(fā)票、驗收等結(jié)算憑據(jù))真實(shí)及完整性嚴(yán)格審核。

        三、采購風(fēng)險的內(nèi)部審計,防止采購內(nèi)部控制留在墻上的制度里

        內(nèi)部審計對采購的風(fēng)險,及針對風(fēng)險的內(nèi)部控制的監(jiān)督和評估,把內(nèi)部控制落實(shí)到實(shí)處,形成一個內(nèi)部控制的閉環(huán),采購審計是展示內(nèi)部審計價值的重要手段。

        (一)要針對采購相關(guān)制度進(jìn)行落實(shí),主要表現(xiàn)在書面化,防止口頭化,做到事后可追溯性

        這點(diǎn)看起來很稀松平常,實(shí)際的效果卻非常明顯,把采購的過程書面的寫出來,就可能達(dá)到了把采購問題就解決了一半的效果,防止不良分子混水摸魚,同時采購過程書面化也是包括審計在內(nèi)監(jiān)管的基礎(chǔ)。

        (二)通過采購制度審計,為供應(yīng)商管理審計、價格審計做好基礎(chǔ)

        審計主要看采購制度是否落實(shí),包括采購過程是否公開,采購方式是否得當(dāng),貨比三家在內(nèi)等制度有否落實(shí),以及資料文件是否按要求保存完整、齊全和便于監(jiān)督。

        (三)通過供應(yīng)商選擇管理和采購價格審計,防止出采購高價低質(zhì)的物資的現(xiàn)象

        供應(yīng)商選擇管理和采購價格是審計的核心環(huán)節(jié),通過穿行測試,實(shí)地調(diào)查,現(xiàn)場拜訪,貨比三家等等方式來確認(rèn)供應(yīng)商選擇是否合理和采購價格是否具有市場競爭力。除了數(shù)據(jù)分析外,最主要的還是供應(yīng)商和物資價格的實(shí)地調(diào)查,拿出大媽菜場買菜的架式,很多表面上符合公司的合格供應(yīng)商,實(shí)則經(jīng)不實(shí)地調(diào)查推敲:注冊資本很大的小作坊、披著生產(chǎn)商皮的中間商,專門為企業(yè)成立的供應(yīng)商、采購員自己成立公司與公司做交易等。采購物資價格存在偏高:未認(rèn)真分析供應(yīng)商的成本,未對采購物資進(jìn)行市場分析,對采購物資的國家標(biāo)準(zhǔn)不熟悉等。

        (四)關(guān)注采購中的舞弊風(fēng)險

        采購是企業(yè)的敏感業(yè)務(wù),也是風(fēng)險特別是舞弊風(fēng)險高發(fā)的地方。供應(yīng)商選擇管理和采購價格審計時,警惕舞弊發(fā)生,審計人員應(yīng)對此要保持高度的職業(yè)敏感和審慎性。為了減少舞弊的損失,企業(yè)應(yīng)該要未雨綢繆,采取有效的措施來預(yù)防舞弊的發(fā)生的控制環(huán)境,同時建立相關(guān)的反舞弊投訴舉報及獎勵辦法也有助于減少并發(fā)現(xiàn)相關(guān)的舞弊。首先設(shè)立高獎金的的舉報獎勵,獎金秘密發(fā)放制度。高獎金有助于激勵有關(guān)人員進(jìn)行相關(guān)的投訴舉報,而獎金秘密發(fā)放有助于相關(guān)人員實(shí)名舉報,消除舉報人的顧慮,以方便案件順利開展。其次設(shè)立統(tǒng)一好記憶的投訴舉和宣傳報渠:建立統(tǒng)一好憶的投訴舉報渠道(比如設(shè)立以同一手機(jī)號作為QQ、微信等聯(lián)系方式),還通過各種渠道來宣傳:如企業(yè)網(wǎng)站、采購合同、員工手冊等。最后對舞弊行為零容忍,一旦發(fā)現(xiàn)有舞弊行為的員工立即辭退,并移交法務(wù)或司法機(jī)關(guān)處理。

        (五)提高內(nèi)部審計地位,提高物資采購審計水平

        內(nèi)部審計地位高不高,主要看高級管理層主要是一把手重不重視。內(nèi)部審計工作之一:找出公司和其他部門風(fēng)險的也特別容易得罪人,故做好相關(guān)客戶(高級管理層特別是一把手)的營銷就顯得特別重要,需要我們內(nèi)審人員首先要營銷,特別針對客戶的營銷。

        其次要拿出像“蘋果”手機(jī)一樣超越客戶需要的,并且能打到痛點(diǎn)的采購審計報告。審計報告需要我們根據(jù)不同領(lǐng)導(dǎo)和不同對象個性化的、運(yùn)用通俗易懂語言寫法來展示我們這段時間的工作成果,審計報告是我們內(nèi)部審計部門的產(chǎn)品,它的好壞直接影響領(lǐng)導(dǎo)對內(nèi)部審計部門的看法,影響部門未來的發(fā)展,影響內(nèi)部審計人員個人發(fā)展。

        最后是打造學(xué)習(xí)型組織,提高審計人員隊伍素質(zhì),是實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量采購內(nèi)部審計工作效果和效率的關(guān)鍵。打鐵也要自身硬,審計人員若不了解采購業(yè)務(wù)知識和公司業(yè)務(wù),勢必會陷入審計困境,不僅要懂采購甚至比采購人員更了解采購業(yè)務(wù),通過業(yè)務(wù)與審計的結(jié)合,實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的采購審計。提高內(nèi)部審計人員素質(zhì)有:培訓(xùn)和自學(xué),培訓(xùn)主要來開拓視野,而平時主要靠內(nèi)審人員在理論上(包括國際注冊內(nèi)部審計師考試等)和實(shí)踐中自學(xué)(在采購審計中主要是指熟悉每個物資的特點(diǎn),影響產(chǎn)品價格的主要因素等)。

        以上是筆者根據(jù)多年采購內(nèi)部審計工作總結(jié)出來的一些思路,僅供參考。我們不僅要規(guī)范改進(jìn)采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制制度,堵塞漏洞,同時還需要學(xué)習(xí)高效的內(nèi)審工作模式,并在以后的工作中不斷的改進(jìn)完善,更好在采購審計中履行自己的內(nèi)部審計職能,并更好更高效的完成采購審計,達(dá)到企業(yè)物資采購審計最佳成果。

        參考文獻(xiàn):

        [1]周云.采購成本控制與供應(yīng)商管理(第2版)[M].機(jī)械工業(yè)出版社,2014.

        [2]譚麗麗,羅志國.內(nèi)部審計工作法[M].機(jī)械工業(yè)出版社,2017.

        [3]高美倫.淺談企業(yè)采購的審計要點(diǎn)[J].中小企業(yè)管理與科技(上旬刊),2010(3).

        (作者單位:浙江偉明環(huán)保股份有限公司)endprint

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