何葵, 吳小龍, 黃偉, 劉曉

隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的不斷深入,醫(yī)院管理越來(lái)越向精細(xì)化方向發(fā)展,要求醫(yī)院引入現(xiàn)代化的物資采購(gòu)管理策略,以更好地保障醫(yī)療質(zhì)量和安全,提高醫(yī)院管理效率和效益。集成化的供應(yīng)鏈模式是通過(guò)信息技術(shù)把所有供應(yīng)鏈成員的采購(gòu)、生產(chǎn)、銷(xiāo)售、財(cái)務(wù)等業(yè)務(wù)進(jìn)行整合,使之成為協(xié)調(diào)的整體。公立醫(yī)院目前物資采購(gòu)多分為政府采購(gòu)和醫(yī)院采購(gòu)兩種。政府采購(gòu)是指由政府投資的大型設(shè)備為主的采購(gòu),由政府采購(gòu)部門(mén)集中組織招標(biāo)采購(gòu)。此外,還有相當(dāng)一部分物資由醫(yī)院組織招標(biāo)采購(gòu)或直接采購(gòu)。過(guò)去公立醫(yī)院僅重視醫(yī)療服務(wù),但對(duì)采購(gòu)成本控制、物流管理的投入相對(duì)不足。物資采購(gòu)管理不規(guī)范,庫(kù)存積壓明顯,因管理不善造成供應(yīng)不及時(shí)、不到位,同時(shí)不必要的損耗增加經(jīng)營(yíng)成本,管理效率低下[1]。本文通過(guò)分析深圳市某三級(jí)綜合醫(yī)院傳統(tǒng)采購(gòu)模式下存在的問(wèn)題,發(fā)現(xiàn)公立醫(yī)院在物資采購(gòu)及供應(yīng)方面存在一些通病,鑒于此,本研究根據(jù)集成化供應(yīng)鏈理論,探索構(gòu)建高效規(guī)范的醫(yī)院物資采購(gòu)管理體系,以提升醫(yī)院后勤保障工作效率。

1 傳統(tǒng)醫(yī)院物資采購(gòu)存在的主要問(wèn)題

1.1 缺乏統(tǒng)一規(guī)范的采購(gòu)流程和管理制度

醫(yī)院采購(gòu)物資種類(lèi)繁多,分屬于不同部門(mén)管理,各部門(mén)自行采購(gòu)。不同的部門(mén)基于自身的管理需求制定各自的操作流程和管理規(guī)定,缺乏協(xié)調(diào)性和一致性,臨床科室往往無(wú)所適從,辦事效率低,而且采購(gòu)?fù)该鞫炔粔蚋?也給尋租行為提供了空間[2]。

1.2 物資供需矛盾突出

傳統(tǒng)的采購(gòu)模式常是為庫(kù)存而采購(gòu),采購(gòu)部門(mén)對(duì)臨床需求了解不足,臨床科室又很難及時(shí)準(zhǔn)確地提出需求,根據(jù)科室申請(qǐng)和庫(kù)存制定的計(jì)劃很難適應(yīng)實(shí)際需求,因此,往往應(yīng)急采購(gòu)多,工作量大。同時(shí),由于醫(yī)院的物資采購(gòu)、儲(chǔ)存和使用等涉及的部門(mén)多,相互之間缺乏及時(shí)溝通,科室長(zhǎng)時(shí)間收不到申領(lǐng)的物資且采購(gòu)部門(mén)沒(méi)有回應(yīng),造成信息不對(duì)稱(chēng)導(dǎo)致部門(mén)之間相互抱怨。

1.3 庫(kù)存管理問(wèn)題多

由于醫(yī)院物資需要的多樣性,而且隨著醫(yī)療業(yè)務(wù)量的波動(dòng),物資需求的種類(lèi)和數(shù)量也常有變化。如果倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存量過(guò)多,很容易造成浪費(fèi),如果庫(kù)存不足,又會(huì)造成供應(yīng)的不及時(shí)。采購(gòu)部門(mén)為滿(mǎn)足臨床需求,要花費(fèi)大筆的現(xiàn)金來(lái)購(gòu)買(mǎi)庫(kù)存物資,從而占用流動(dòng)資金,增加醫(yī)院運(yùn)營(yíng)資金壓力。庫(kù)存過(guò)大不但增加運(yùn)營(yíng)成本,還占用了寶貴的醫(yī)療空間,加劇醫(yī)療用房緊張。醫(yī)院在物資采購(gòu)管理中,對(duì)倉(cāng)儲(chǔ)的重視程度不夠,庫(kù)存物品過(guò)期、損壞浪費(fèi)現(xiàn)象突出。

1.4 管理效率低下

臨床科室要向多個(gè)采購(gòu)部門(mén)提出采購(gòu)申請(qǐng),而且物資申領(lǐng)和訂單處理采用紙質(zhì)單據(jù)流轉(zhuǎn),由人工統(tǒng)計(jì)操作,不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力,而且容易出差錯(cuò)。

1.5 供應(yīng)商管理困難

醫(yī)院物資采購(gòu)種類(lèi)繁多,涉及的供應(yīng)商不僅數(shù)量大,而且行業(yè)范圍廣,醫(yī)院也沒(méi)有建立有效的評(píng)價(jià)體系,為醫(yī)院的管理帶來(lái)很大難度[2]。醫(yī)院的物資采購(gòu)、儲(chǔ)存、使用以及物流管理環(huán)節(jié)信息反饋和溝通常常不及時(shí),工作中差錯(cuò)多,醫(yī)院常常責(zé)怪公司服務(wù)不到位,公司認(rèn)為醫(yī)院工作人員不負(fù)責(zé)任,各種抱怨和扯皮的事情較多。雙方工作人員很多時(shí)間和精力消耗在解決日常矛盾問(wèn)題上,影響了物資供應(yīng)的協(xié)調(diào)性。同時(shí),臨時(shí)性的買(mǎi)賣(mài)關(guān)系導(dǎo)致供應(yīng)商的短視行為,醫(yī)院管理人員專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)客觀上限制了對(duì)供應(yīng)商的有效管理。

2 基于集成化供應(yīng)鏈采購(gòu)管理模式的構(gòu)建及應(yīng)用

2.1 建立統(tǒng)一的采購(gòu)部門(mén)

集成化的物資供應(yīng)鏈要求對(duì)物流、信息流和資金流進(jìn)行計(jì)劃、協(xié)調(diào)、控制,使其成為一個(gè)無(wú)縫銜接的過(guò)程,建立專(zhuān)門(mén)的采購(gòu)部門(mén)有助于集成化管理。采購(gòu)獨(dú)立能夠通過(guò)提高對(duì)市場(chǎng)信息捕捉的能力和采購(gòu)工作的專(zhuān)業(yè)水平,降低采購(gòu)成本和在運(yùn)作中的成本支出,以達(dá)到總體的成本控制。2014年7月,本研究樣本醫(yī)院針對(duì)采購(gòu)中存在的問(wèn)題,首先對(duì)醫(yī)院組織架構(gòu)進(jìn)行調(diào)整,成立招標(biāo)采購(gòu)辦公室作為統(tǒng)一的采購(gòu)部門(mén),負(fù)責(zé)全院物資的招標(biāo)及采購(gòu)工作。在采購(gòu)工作部門(mén)統(tǒng)一、流程統(tǒng)一的基礎(chǔ)上,建立以下采購(gòu)管理機(jī)制:一是采購(gòu)決策機(jī)制。醫(yī)院成立采購(gòu)管理委員會(huì)主要負(fù)責(zé)采購(gòu)管理工作的相關(guān)決策,并建立采購(gòu)專(zhuān)家?guī)?作為招標(biāo)、評(píng)標(biāo)專(zhuān)家來(lái)源。二是建立分工明晰的運(yùn)行機(jī)制。設(shè)備、總務(wù)、信息等部門(mén)作為管理部門(mén),對(duì)物資采購(gòu)進(jìn)行審批、項(xiàng)目參數(shù)論證、驗(yàn)收及日常管理,而采購(gòu)工作則由招標(biāo)采購(gòu)辦公室負(fù)責(zé)完成。三是監(jiān)管制約機(jī)制。醫(yī)院紀(jì)檢監(jiān)察室全程參與重大項(xiàng)目的招標(biāo)采購(gòu),開(kāi)展全過(guò)程監(jiān)督,審計(jì)科負(fù)責(zé)內(nèi)部管控;同時(shí),管理部門(mén)與采購(gòu)部門(mén)之間形成橫向制約,對(duì)采購(gòu)物資驗(yàn)收把關(guān),保證采購(gòu)質(zhì)量。

2.2 醫(yī)院資源規(guī)劃系統(tǒng)的應(yīng)用

建立高度集成的醫(yī)院信息化網(wǎng)絡(luò)是集成化供應(yīng)鏈高效運(yùn)行的必要條件[3]。在供應(yīng)鏈運(yùn)作過(guò)程中,醫(yī)院的采購(gòu)、庫(kù)存、倉(cāng)儲(chǔ)、配送、供應(yīng)商管理等環(huán)節(jié)均需依托信息化工具實(shí)現(xiàn)有效管控[4]。為此,該院結(jié)合醫(yī)院資源規(guī)劃系統(tǒng)(hospital resource planning,HRP)建設(shè),將物資采購(gòu)全過(guò)程進(jìn)行信息化改造。主要思路是充分利用現(xiàn)代信息技術(shù),從供應(yīng)鏈角度來(lái)實(shí)施物流一體化管理,達(dá)到各環(huán)節(jié)信息實(shí)時(shí)同步、資金流可視可控的目標(biāo),實(shí)現(xiàn)采購(gòu)計(jì)劃-采購(gòu)訂單-出入庫(kù)-物資請(qǐng)領(lǐng)-費(fèi)用計(jì)價(jià)-財(cái)務(wù)結(jié)算-供應(yīng)商平臺(tái)-追蹤管理等全流程閉環(huán)管理[5]。該院對(duì)物資字典、招標(biāo)采購(gòu)價(jià)格字典、供應(yīng)商字典進(jìn)行維護(hù),對(duì)物資請(qǐng)領(lǐng)、訂單、退換、出入庫(kù)、調(diào)撥、結(jié)算等流程進(jìn)行梳理優(yōu)化,上線(xiàn)以下模塊。

2.2.1 采購(gòu)計(jì)劃模塊 制定準(zhǔn)確的采購(gòu)計(jì)劃是物資供應(yīng)管理的基礎(chǔ)。系統(tǒng)支持根據(jù)當(dāng)前庫(kù)存狀況、未實(shí)現(xiàn)計(jì)劃、最低庫(kù)存、各科室物資需求計(jì)劃等相關(guān)信息制定醫(yī)院的物資采購(gòu)計(jì)劃。系統(tǒng)能提供采購(gòu)計(jì)劃清單、計(jì)劃未到貨物清單、采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況等報(bào)表。2.2.2 訂單管理模塊 對(duì)采購(gòu)訂單進(jìn)行管理,提供修改、審核、打印、查詢(xún)及分析功能,確保貨物信息的準(zhǔn)確性,能為出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)查找源頭、處理糾紛提供依據(jù)。

2.2.3 庫(kù)存管理模塊 庫(kù)存管理包括出入庫(kù)管理、物資調(diào)撥、庫(kù)存轉(zhuǎn)移、物資盤(pán)點(diǎn)及庫(kù)存賬管理等。還能提供物資的安全庫(kù)存、保質(zhì)期限、呆滯積壓等的預(yù)警管理。醫(yī)院通過(guò)采用先進(jìn)的技術(shù),提高庫(kù)存管理的效率和質(zhì)量。該院通過(guò)條形碼技術(shù)和倉(cāng)庫(kù)管理系統(tǒng)技術(shù)等,有效減少了整個(gè)供應(yīng)鏈的庫(kù)存費(fèi)用,實(shí)現(xiàn)各倉(cāng)庫(kù)、各部門(mén)之間,院本部與分院之間的調(diào)配與管理,并且能夠?qū)崟r(shí)查看物流信息。

2.2.4 財(cái)務(wù)管理模塊 通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息及時(shí)進(jìn)行財(cái)務(wù)處理,保證操作的準(zhǔn)確性和效率性,從而縮短采購(gòu)周期?？砂凑諅}(cāng)庫(kù)、物資類(lèi)別和業(yè)務(wù)類(lèi)型制作物資明晰收發(fā)保存的匯總表。同時(shí)支持ABC成本分析、費(fèi)用差異分析、全院價(jià)量因素分析、物資儲(chǔ)備分析等分析發(fā)放和分析統(tǒng)計(jì)內(nèi)容,產(chǎn)出各類(lèi)賬表,滿(mǎn)足會(huì)計(jì)記賬和成本核算要求。

2.2.5 供應(yīng)商選擇和管理模塊 為做好供應(yīng)商管理,該院建立了專(zhuān)門(mén)的供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù),將供應(yīng)商資質(zhì)及有關(guān)產(chǎn)品、廠商信息錄入系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)醫(yī)用耗材、供應(yīng)商、生產(chǎn)廠商的證件管理和預(yù)警提醒,并滿(mǎn)足醫(yī)院對(duì)供應(yīng)商定級(jí)、評(píng)價(jià)的需要。供應(yīng)商可在客戶(hù)端添加、修改證件信息,供醫(yī)院審核。醫(yī)院與供應(yīng)商實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián),能夠?qū)崟r(shí)了解供應(yīng)商的信息變化,同時(shí)方便供應(yīng)商對(duì)賬、接受訂單以及打印院內(nèi)條碼等工作。供貨商通過(guò)管理平臺(tái)對(duì)醫(yī)院采購(gòu)訂單進(jìn)行發(fā)貨處理、入庫(kù)查詢(xún)等,有利于提供及時(shí)穩(wěn)定的供貨服務(wù)。

2.3 加強(qiáng)供應(yīng)商的管理

傳統(tǒng)采購(gòu)模式中,醫(yī)院與供應(yīng)商之間是簡(jiǎn)單的買(mǎi)賣(mài)關(guān)系和商業(yè)競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系,雙方之間博弈大于合作,猜忌多于信任,遇到問(wèn)題難以有效協(xié)調(diào),往往扯皮不斷也就不能有效解決供應(yīng)鏈中的問(wèn)題[6]。因此,有必要建立新型的供應(yīng)商管理模式。首先應(yīng)做好供應(yīng)商評(píng)價(jià),為此醫(yī)院制定《供應(yīng)商評(píng)價(jià)管理辦法》,建立供應(yīng)商信用檔案和評(píng)分系統(tǒng),定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估。對(duì)分?jǐn)?shù)低、評(píng)價(jià)差的供應(yīng)商進(jìn)行淘汰,對(duì)信譽(yù)好、服務(wù)好的供貨商在采購(gòu)過(guò)程中優(yōu)先選擇。醫(yī)院還構(gòu)建了多部門(mén)聯(lián)動(dòng)的綜合管理機(jī)制,制定了《醫(yī)院物資采購(gòu)合同履約監(jiān)督管理辦法》,對(duì)供應(yīng)商履約情況進(jìn)行驗(yàn)收,以確認(rèn)貨物、工程或服務(wù)符合合同的要求。大型或者復(fù)雜的政府采購(gòu)項(xiàng)目,還應(yīng)邀請(qǐng)國(guó)家認(rèn)可的質(zhì)量檢測(cè)機(jī)構(gòu)或具有鑒定資質(zhì)的機(jī)構(gòu)組織聯(lián)合驗(yàn)收。采購(gòu)過(guò)程中,對(duì)供應(yīng)商的選擇堅(jiān)持公開(kāi)透明的原則,同時(shí)要將質(zhì)量、服務(wù)和價(jià)格的評(píng)估有機(jī)結(jié)合。日常管理中要注重供應(yīng)商資料及信息的收集,結(jié)合醫(yī)院的評(píng)價(jià)結(jié)果,選擇對(duì)醫(yī)院最有利的公司作為醫(yī)院長(zhǎng)期的合作伙伴。醫(yī)院應(yīng)根據(jù)物資采購(gòu)需求的特點(diǎn),在符合政府采購(gòu)管理規(guī)定的前提下,結(jié)合實(shí)際合理選擇戰(zhàn)略合作伙伴,以降低采購(gòu)成本,提高工作效率。

3 醫(yī)院在集成化供應(yīng)鏈模式下取得的成效

經(jīng)過(guò)近3年的運(yùn)行,新的采購(gòu)管理模式取得了滿(mǎn)意的效果,物資采購(gòu)、供應(yīng)的及時(shí)性有效提升,物資采購(gòu)質(zhì)量得到保障,臨床滿(mǎn)意度明顯提升,醫(yī)院運(yùn)營(yíng)成本下降。

3.1 提升了采購(gòu)管理效率

新的采購(gòu)模式下,采購(gòu)周期明顯縮短了。一方面信息化使得采購(gòu)流程得到簡(jiǎn)化,同時(shí)信息化使采購(gòu)流程易于管控,各個(gè)環(huán)節(jié)可以規(guī)定時(shí)限,申請(qǐng)、審批等各環(huán)節(jié)均可追溯,大大加快了整個(gè)進(jìn)度;另一方面,由于采購(gòu)功能集中到招標(biāo)采購(gòu)辦公室后,各管理部門(mén)不再為采購(gòu)分散精力,集中精力做好項(xiàng)目論證、審批,招標(biāo)采購(gòu)辦公室按規(guī)定程序完成采購(gòu),拖延現(xiàn)象明顯減少。

3.2 提升了采購(gòu)管理的規(guī)范性

公立醫(yī)院物資采購(gòu)政策性較強(qiáng),專(zhuān)門(mén)的采購(gòu)部門(mén)對(duì)采購(gòu)管理的政策把握更精準(zhǔn),加上制定了統(tǒng)一規(guī)范的流程,物資采購(gòu)均有制度可依,各項(xiàng)采購(gòu)工作有章可循,對(duì)需求部門(mén)、管理部門(mén)、供應(yīng)商的要求也明確下來(lái),各部門(mén)不再因?yàn)檎龆嚅T(mén)而不知所措,工作配合易于協(xié)調(diào)一致。同時(shí),在采購(gòu)流程上實(shí)現(xiàn)全過(guò)程監(jiān)控,實(shí)現(xiàn)了部門(mén)之間的相互制約,采購(gòu)不再是由單個(gè)部門(mén)統(tǒng)囊,有效避免了不規(guī)范操作和商業(yè)賄賂的發(fā)生。

3.3 提升了采購(gòu)管理效益,降低了成本

醫(yī)院采購(gòu)部門(mén)成立后,通過(guò)對(duì)采購(gòu)人員的專(zhuān)業(yè)化培訓(xùn),采購(gòu)人員對(duì)市場(chǎng)的熟悉程度和采購(gòu)技巧均有明顯提升。在管理部門(mén)的共同努力下,采購(gòu)的質(zhì)量也有相當(dāng)提高,臨床使用部門(mén)的滿(mǎn)意度明顯改善,采購(gòu)成本也明顯下降。同時(shí),在信息化改造后,采購(gòu)管理人員得到了縮減,采購(gòu)、倉(cāng)管都節(jié)省了人力,降低了人力成本。2014年以來(lái),在新的采購(gòu)管理的基礎(chǔ)上,該醫(yī)院很好地完成了各項(xiàng)招標(biāo)采購(gòu)任務(wù)。到目前為止,成功完結(jié)院內(nèi)招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目271期,共計(jì)452個(gè)項(xiàng)目(其中醫(yī)用設(shè)備類(lèi)132項(xiàng)、醫(yī)用耗材類(lèi)274項(xiàng)、設(shè)備維修類(lèi)36項(xiàng)、其他10項(xiàng)),招采項(xiàng)目年增長(zhǎng)102.8%。節(jié)約資金約270萬(wàn)元,資金節(jié)約率達(dá)15.78%,有效控制了采購(gòu)成本,取得了良好的經(jīng)濟(jì)效益。

3.4 提高了外部協(xié)調(diào)性

由于加強(qiáng)了對(duì)供應(yīng)商的評(píng)價(jià),為供應(yīng)商的選擇和管理提供了重要參考依據(jù);同時(shí),與供應(yīng)商的信息聯(lián)系和合作更加順暢。新的供需合作模式,促進(jìn)了競(jìng)爭(zhēng)與合作的利益共同體形成,有助于發(fā)揮企業(yè)的專(zhuān)業(yè)能力,挖掘了供應(yīng)商的能動(dòng)性,提升了醫(yī)院的后勤保障水平。2016年,該院與專(zhuān)業(yè)的醫(yī)療設(shè)備技術(shù)服務(wù)公司合作,由公司提供包括設(shè)備安裝、維護(hù)、維修、調(diào)試、保養(yǎng)、校準(zhǔn)等技術(shù)服務(wù)及相關(guān)綜合管理。為1 000余臺(tái)設(shè)備完善了電子檔案,還對(duì)設(shè)備使用操作人員進(jìn)行操作維護(hù)保養(yǎng)培訓(xùn)及臨床應(yīng)用支持培訓(xùn),全年組織了50余場(chǎng)培訓(xùn)。通過(guò)大量有效的人員培訓(xùn)、維護(hù)保養(yǎng)工作,設(shè)備故障率顯著下降,保障醫(yī)院業(yè)務(wù)正常開(kāi)展,有效的保養(yǎng)維護(hù)有利于延長(zhǎng)設(shè)備的生命周期,進(jìn)一步降低了整體維修保養(yǎng)費(fèi)用。

3.5 需注意的問(wèn)題

由于該管理模式下物資采購(gòu)和日常管理職能分離,可能帶來(lái)采購(gòu)部門(mén)與管理部門(mén)之間協(xié)調(diào)困難的問(wèn)題[7]。這需要在明晰責(zé)任、科學(xué)考核的基礎(chǔ)上加強(qiáng)上級(jí)的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。新的模式對(duì)采購(gòu)人員的要求提高了,需要配備素質(zhì)較高、有一定專(zhuān)業(yè)水平的人員,同時(shí)應(yīng)重視培訓(xùn),加強(qiáng)培養(yǎng)。另外,還需要醫(yī)院具有較強(qiáng)的信息化管理水平。

醫(yī)院的物資采購(gòu)是一項(xiàng)繁雜的綜合性較強(qiáng)的工作。高效的采購(gòu)管理不僅能通過(guò)減少支出提高經(jīng)濟(jì)效益,還有助于保障醫(yī)療服務(wù)的質(zhì)量和效率。集成化供應(yīng)鏈模式下的采購(gòu)需要應(yīng)用現(xiàn)代的信息技術(shù)和管理工具,對(duì)傳統(tǒng)的管理方式和流程進(jìn)行優(yōu)化整合,重塑供需雙方的合作模式。同時(shí),完善的制度和配套的考核與激勵(lì)也是實(shí)現(xiàn)采購(gòu)管理高效運(yùn)作不可或缺的。