付紫紅

摘要：會計檔案是一個記錄和反映一個單位經濟業(yè)務的重要證據。隨著社會信息技術的發(fā)展，對會計檔案的完整化和規(guī)范化的要求越來越高。本文旨在分析會計檔案管理工作中存在的問題，并針對問題提出合理化建議。

關鍵詞：會計檔案 管理 電子檔案 問題 建議

會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案，是記錄和反映一個單位經濟業(yè)務的重要證據。會計檔案管理工作是財務管理工作的重要組成部分。然而，筆者根據自己多年的會計檔案管理工作得知，不少單位的領導者及財務管理工作人員只關注經濟業(yè)務發(fā)生時的審批和制約，而忽視了這些業(yè)務證據的保存和保護工作。筆者根據工作經驗將會計檔案管理工作中的問題歸納如下：

1.不按時整理歸檔。經濟業(yè)務發(fā)生后，部分會計人員或因工作任務多無暇顧及，或因為單位監(jiān)管力度不夠，工作人員工作懶散，不及時對會計憑證等會計檔案進行整理、裝訂、歸檔，極易出現(xiàn)會計檔案散落丟失的情況。對于電子會計檔案，更是覺得在電腦里存放的帳套、報表等資料可以隨時查看，不會丟失。有的單位將會計信息存入磁性介質后對磁盤、光盤中的會計信息疏于管理，造成會計信息的丟失。由于會計電算化軟件的升級換代很快，許多單位沒有把會計軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，從而造成會計電算化檔案無法調閱。紙質會計檔案與存儲會計數(shù)據的磁介質檔案管理不同步。

2.會計檔案存放不合理。作為單位重要的檔案資料，會計檔案應該進行專屋專柜獨立存放。有些單位因為辦公場所的緊缺及對會計檔案的重要性認識不夠，把會計檔案和其他物資，甚至是和廢舊物資混放一室，極易造成會計檔案資料的水浸、過火、等情況的發(fā)生。

3.沒有專人對會計檔案進行管理。有些單位為了節(jié)約成本，經常由會計人員甚至是出納兼任會計檔案管理員。這就可能造成會計數(shù)據的篡改，導致會計檔案資料不能真實有效的反應已經發(fā)生的經濟業(yè)務情況。

4.會計檔案管理制度（辦法）的缺失或虛設。會計檔案不同于一般的管理檔案，它一個企業(yè)單位的經營信息。有些單位忽視會計檔管理制度（辦法）建設，沒有規(guī)范的查閱制度，任何人都可以隨意翻閱。這就給別有用心的借閱人以可乘之機，造成會計數(shù)據的篡改、會計憑證和賬簿等資料的散失和商業(yè)秘密的泄露。有些單位雖然也建立了《會計檔案管理制度》，但由于怕麻煩，執(zhí)行力度和監(jiān)管力度都不夠，制度形同虛設。

會計檔案的不可復制性，決定了它一旦被毀損，造成的損失不僅僅是物質上的，甚至還有觸犯《刑法》“銷毀證據罪”之嫌。因此，保護好會計檔案是現(xiàn)代化企業(yè)財務規(guī)范管理的內部需求，更有外在客觀上的約束。針對以上情況，筆者提出如下建議：

1.及時對會計檔案進行整理歸檔

財務管理人員應該要加大監(jiān)管力度，要求會計人員對會計憑證、財務報表等資料要及時打印、整理裝訂，并按要求進行編冊入柜，以便后期查閱。對于電子會計檔案，要及時選用質量好、可靠性高的貯存介質，備份所有財務數(shù)據。

2.合理存放會計檔案

財務部門為方便工作，應對近兩年的會計檔案資料進行專屋專柜獨立存放。以前年度的可在經單位檔案保管機構同意后，存放在單位綜合檔案管理機構。對于電子會計檔案，要設定固定的收集區(qū)間。一般可視業(yè)務量大小，按月、季或年度來設定：也可以視具體項目周期長短，實行分段、分項或全程設定。但必須注意保證收集區(qū)間連續(xù)、無間斷。確保備份的一致有效，必要時還可打印備份于紙質介質。

3.安排專人負責會計檔案的管理

會計檔案的收檔、保管和借閱，應安排專人負責。明確責任、規(guī)范操作，保證會計檔案的安全完整。不允許非檔案管理人員隨意接觸檔案資料。

4.建立健全會計檔案管理制度，加大監(jiān)管力度

加強會計檔案管理，建立健全管理制度。會計檔案的借閱和收檔要進行實名制書面登記制度，并要求相關負責人簽字審批，形成有效的風險控制和制衡機制。

5.加強檔案管理人員的專業(yè)培訓，提高綜合業(yè)務水平

會計檔案管理是瑣碎細致的工作，會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度決定了會計檔案案卷質量的高低。隨著信息技術的到來，財務電算化是財務工作的重要手段，電子檔案越來越多。檔案管理人員不僅要熟悉會計知識，還要對電子信息的存放、電子硬件設施的維護做到得心應手。這就要求我們要依法加強對會計檔案工作人員的全面培訓，把增強會計檔案管理知識和操作技能，作為會計人員崗前培訓的重要內容，除要搞好關于會計和檔案的崗位培訓外，還要搞好后續(xù)教育，不斷學習新知識，提高會計檔案管理水平。

總之，單位的運營管理既要抓大放小也要統(tǒng)籌兼顧。會計檔案管理工作的好壞直接會影響到財務管理工作的水平和質量，尤其隨著社會的發(fā)展，計算機技術的普及，電子檔案的管理存在一定的弊端和風險，進一步加強會計檔案的管理工作勢在必行！endprint