章桂旻

摘要：伴隨著當(dāng)前我國(guó)科技的不斷發(fā)展，在計(jì)算機(jī)硬件方面和網(wǎng)絡(luò)也得到了很好的發(fā)展，文書(shū)檔案的管理方式也在進(jìn)行著不斷的創(chuàng)新，在當(dāng)前的辦公使用已對(duì)自動(dòng)化的系統(tǒng)進(jìn)行了很好的使用。在當(dāng)前的辦公當(dāng)中使用到自動(dòng)化的系統(tǒng)可以有效的提升文書(shū)檔案管理的工作效率，但是在這一體系的使用過(guò)程當(dāng)中還有有著很多的問(wèn)題。因此，就當(dāng)前辦公自動(dòng)化的文書(shū)檔案管理當(dāng)中存在的問(wèn)題進(jìn)行相關(guān)的分析，且提出合理的解決方案。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；文書(shū)檔案管理；問(wèn)題分析

引言：

在當(dāng)前的企業(yè)運(yùn)作發(fā)展當(dāng)中對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行有效的管理是非常重要的一項(xiàng)工作，這關(guān)系到企業(yè)諸多方面的內(nèi)容，且管理的工作是每一個(gè)企業(yè)發(fā)展當(dāng)中非常重要的一部分。在以往的文書(shū)檔案管理工作當(dāng)中必須要投入大量的人力和資金，但是在當(dāng)前科技高度發(fā)達(dá)的環(huán)境下，辦公文書(shū)檔案的管理已在向著自動(dòng)化在發(fā)展，為了更好的確保文書(shū)檔案管理工作是順利進(jìn)行，那么就必須要對(duì)這一工作當(dāng)中存在的問(wèn)題進(jìn)行有效的解決。

一、文書(shū)檔案管理辦公自動(dòng)化

在企業(yè)的文書(shū)檔案辦公工作當(dāng)中自動(dòng)化的管理方式是一種全新的理念，這一種技術(shù)的使用必須要建立在良好的計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的基礎(chǔ)上，這樣才可以有效的去發(fā)揮這一種技術(shù)的功能。在當(dāng)前的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)當(dāng)中使用了非常多的信息化技術(shù)和全新的設(shè)備。在進(jìn)行文書(shū)檔案管理期間，必須要使用到各種各樣和工作有關(guān)的辦公檔案數(shù)據(jù)，必須要對(duì)打印機(jī)和計(jì)算機(jī)進(jìn)行有效的結(jié)合，根據(jù)文書(shū)檔案管理辦公自動(dòng)化的系統(tǒng)而言，工作人員在進(jìn)行辦公自動(dòng)化操作期間，必須要將有關(guān)的檔案數(shù)據(jù)都錄入到計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，從而工作人員才可以有效的按照相關(guān)步驟來(lái)進(jìn)行操作，且才能對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中的相應(yīng)資料進(jìn)行尋找，同時(shí)去有效的完成有關(guān)的工作。另外，在進(jìn)行文書(shū)檔案管理辦公自動(dòng)化期間必須要對(duì)相應(yīng)的操作系統(tǒng)和軟件進(jìn)行不定時(shí)的維護(hù)和更新，從而才能讓自動(dòng)化的體系達(dá)到長(zhǎng)期有效的效果。

二、運(yùn)用辦公自動(dòng)化帶來(lái)的益處

2.1有效提升工作人員的工作效率

在使用辦公自動(dòng)化這一系統(tǒng)期間，必須要在計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)上來(lái)構(gòu)建起一個(gè)完善的系統(tǒng)，對(duì)計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的存儲(chǔ)能力進(jìn)行有效的利用，從而來(lái)實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的規(guī)范管理。在以往的文書(shū)檔案管理工作當(dāng)中，必須要每一個(gè)工作人員及時(shí)的對(duì)檔案信息進(jìn)行收集，且還必須要對(duì)使用的時(shí)間進(jìn)行詳細(xì)的記錄，同時(shí)還需要不定期的對(duì)紙質(zhì)的文書(shū)檔案進(jìn)行檢查，這樣一來(lái)會(huì)消耗大量的人力和資金，久而久之一直的去重復(fù)這樣的工作，會(huì)使得企業(yè)出現(xiàn)文書(shū)檔案堆積如山很難再進(jìn)行存放的情況，根據(jù)這樣的情況，在文書(shū)檔案辦公的工作當(dāng)中使用到自動(dòng)化的方法來(lái)進(jìn)行工作，同時(shí)也讓文書(shū)檔案實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化，使用這樣的方法可以對(duì)檔案信息進(jìn)行有效的收集和匯總，同時(shí)也利于工作人員對(duì)檔案信息進(jìn)存儲(chǔ)，這樣就可以在很大程度上提升工作人員的工作效率。

2.2實(shí)現(xiàn)信息資源的迅速傳播

當(dāng)前，辦公的自動(dòng)化當(dāng)中一般使用的都是較為先進(jìn)的軟件，且還是離不開(kāi)對(duì)各種資源的利用，如果是出現(xiàn)文書(shū)檔案管理辦公空間較大的情況，那么就很容易造成人與人之間交流的障礙。在提倡辦公自動(dòng)化以后，企業(yè)當(dāng)中的工作人員在日常的工作所受到的信息一般都是計(jì)算機(jī)上來(lái)的，這樣就不會(huì)受到區(qū)域和時(shí)間的等條件的限制，且可以在很大程度上提升信息資源的傳遞速度。同時(shí)在進(jìn)行辦公自動(dòng)化期間，使用到的軟件操作也是非常的便捷，且還有著較強(qiáng)的實(shí)時(shí)性，可以讓文書(shū)檔案的管理工作變的更加的高效。

2.3增添信息接收的途徑

如果是想要構(gòu)建一起一個(gè)完善的自動(dòng)化辦公體系那么就必須要有著很好的互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)，且互聯(lián)網(wǎng)最為常見(jiàn)的一個(gè)特點(diǎn)就是信息量非常的巨大，同時(shí)文書(shū)檔案的管理工作就是隨時(shí)都在進(jìn)行信息資源的處理，因此使用到自動(dòng)化的系統(tǒng)可以很好的增添信息獲取的途徑，同時(shí)還可以讓文書(shū)檔案管理工作人員之間可以進(jìn)行很好的資源信息的共享，如果是出現(xiàn)檔案信息和載體出現(xiàn)分離時(shí)，那么就可以使用自動(dòng)化的系統(tǒng)來(lái)對(duì)兩者進(jìn)行有效的結(jié)合，從而讓彼此都可以提供對(duì)方所需的信息，這樣就可以讓整個(gè)信息交流平臺(tái)的有效交流得以實(shí)現(xiàn)。

三、開(kāi)展文書(shū)檔案自動(dòng)化管理的方案

3.1提升資金的投入

在一個(gè)企業(yè)進(jìn)行自動(dòng)化辦公文書(shū)檔案管理體系期間，最為重要的就是進(jìn)行新設(shè)備和新技術(shù)的引入，根據(jù)這樣的情況，那么就必須要在這一方面加大對(duì)資金的投入，從而才可以有效的對(duì)當(dāng)前文書(shū)檔案管理工作人員的工作環(huán)境進(jìn)行改變，同時(shí)還可以有效的提升他們的工作效率。在使用這一體系的過(guò)程當(dāng)中，還必須要對(duì)整體的系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)時(shí)的更新，這樣才可以為文書(shū)檔案的工作提供很好的幫助，從而才可以去實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公文書(shū)檔案的管理工作。

3.2對(duì)企業(yè)內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行嚴(yán)密的保護(hù)

在進(jìn)行文書(shū)檔案自動(dòng)化辦公期間，因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)有著非常多的特點(diǎn)，很容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)上的問(wèn)題和系統(tǒng)上的漏洞，這樣的情況會(huì)使得企業(yè)的正常運(yùn)作受到影響。因此可以看出，根據(jù)企業(yè)內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)布局來(lái)對(duì)整體的系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，并且在這一個(gè)過(guò)程當(dāng)中進(jìn)行嚴(yán)密的保護(hù)，且還需要多公司內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行保密的設(shè)置，在進(jìn)行文書(shū)檔案管理辦公期間有關(guān)的工作人員不可以隨意的將公司內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)和外部的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行連接，從而這樣才可以有效的對(duì)公司內(nèi)部的系統(tǒng)進(jìn)行保護(hù)，同時(shí)才可以確保文書(shū)檔案的安全。另外，在進(jìn)行自動(dòng)化體系的建設(shè)期間也必須要選用有著高技術(shù)軟件公司的產(chǎn)品，從而在最大程度上去降低文書(shū)檔案信息從軟件當(dāng)中泄漏的可能性。

3.3對(duì)文書(shū)檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)

在當(dāng)前的文書(shū)檔案辦公管理工作當(dāng)中，如果是想要對(duì)自動(dòng)化的系統(tǒng)進(jìn)行很好帶來(lái)利用，那么相關(guān)的人員就必須要具備較高的專(zhuān)業(yè)性，根據(jù)這樣的情況，企業(yè)就必須要定期的開(kāi)展專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)課，從而在短期內(nèi)對(duì)工作人員的專(zhuān)業(yè)技能進(jìn)行提升。在這當(dāng)中還有一個(gè)問(wèn)題就是，大多數(shù)的文書(shū)檔案管理人員一般都沒(méi)有較多的職位經(jīng)驗(yàn)，從而使得在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題后都沒(méi)有辦法進(jìn)行有效的解決。根據(jù)這樣的情況，企業(yè)來(lái)開(kāi)展專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，一般方面可以很好的提升文書(shū)檔案管理的水平，同時(shí)也可以很好的提升整體系統(tǒng)的安全性，且還可以讓管理人員更好的了解到文書(shū)檔案管理工作是多么的重要。

結(jié)束語(yǔ)：

在當(dāng)前的文書(shū)檔案辦公管理工作當(dāng)中，如果是使用到自動(dòng)化的管理系統(tǒng)那么就可以很好的提升文書(shū)檔案管理工作的工作效率，不但可以很好的讓工作人員在進(jìn)行工作期間帶來(lái)便利，并且還可以很好的降低文書(shū)檔案管理期間出錯(cuò)的幾率。因此可以很好的看出，如果是在當(dāng)前的文書(shū)檔案管理工作當(dāng)中使用到自動(dòng)化的辦公系統(tǒng)那是多么的重要。

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