朱毅 劉星

【摘 要】隨著科學(xué)技術(shù)的進步，我們逐漸步入信息化、大數(shù)據(jù)時代，在石油行業(yè)，采辦管理也逐漸實現(xiàn)信息化。本文主要對大數(shù)據(jù)時代下采辦信息化管理的意義以及手段做了簡要分析，以供參考。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)；采辦管理；研究與探討

在計算機技術(shù)飛速發(fā)展的時代背景下，人們依靠互聯(lián)網(wǎng)進行工作、生活更加方便快捷，其給人類帶來了新的理念和思維，因此受到眾多領(lǐng)域的青睞。各個企業(yè)在實施管理時，信息化管理有助于加強企業(yè)的管理力度，提高管理效率，為企業(yè)發(fā)展提供強大的技術(shù)支持。

對于石油行業(yè)而言，其從開采到銷售涉及的產(chǎn)業(yè)鏈很多，擁有龐大的數(shù)據(jù)，石油企業(yè)要想運行管理有序，就必須挖掘數(shù)據(jù)處理的潛在需求。在大數(shù)據(jù)的環(huán)境下，企業(yè)需要通過對風險以及成本效益等進行分析，構(gòu)建數(shù)據(jù)庫，實施信息化管理，使有用的數(shù)據(jù)信息能夠真正發(fā)揮其價值。根據(jù)實際情況，企業(yè)還可以適當建立數(shù)據(jù)共享中心，各個部門可以通過數(shù)據(jù)共享中心提供的信息，采取針對性的對策，以此來改善企業(yè)的管理水平和效率，使企業(yè)的管理順應(yīng)時代發(fā)展潮流，從而提高企業(yè)的經(jīng)濟效益，促進企業(yè)的快速長久發(fā)展。

一、采辦信息化管理的意義

企業(yè)實施采辦信息化管理不僅可以降低企業(yè)運營成本，提高工作效率，還可以使企業(yè)內(nèi)、企業(yè)間的競爭更公正、透明。

（一）增強采辦的透明度

在計算機技術(shù)尚未得到普及與推廣的時候，采辦信息基本上都是通過手工記錄，這樣的采辦方式透明度不高，因此企業(yè)能夠輕易躲避上級檢查，進而實現(xiàn)企業(yè)的自身利益。而實施信息化管理后，所有操作都是在計算機上進行，在網(wǎng)絡(luò)上對外是公開的，因此采辦過程更加的透明。同時，相關(guān)的監(jiān)督部門還可以通過從網(wǎng)上查看采辦過程等信息來更好地制定管理策略，在一定程度上打擊了腐敗行為，使采辦流程更合理合法，企業(yè)管理更有序。另外，采辦信息化還可以有效避免傳統(tǒng)手工記錄字跡不清楚等漏洞，既節(jié)省了時間，又提高了數(shù)據(jù)的準確性，使企業(yè)采辦工作更加方便快捷。

（二）打破地域限制，增加有效供應(yīng)商，降低采辦成本

對于投招標方面，企業(yè)通過實施采辦信息化管理，有效地打破了地域的局限性，擴大到了企業(yè)的供應(yīng)商資源，也方便了企業(yè)了解更多的市場信息。企業(yè)通過構(gòu)建數(shù)據(jù)庫，進行專業(yè)的信息化管理，可以將供應(yīng)商資源進行規(guī)整，從而找出更合適的供應(yīng)商，增加有效供應(yīng)商。

在信息化采辦的管理下，各地區(qū)的供應(yīng)商擁有平等的競爭機會，由此增加了有效供應(yīng)商的數(shù)量，也使競爭更加充分和完全，有利于為公司創(chuàng)造客觀的效益。通過網(wǎng)絡(luò)招標，供應(yīng)商不必再親自跨地區(qū)進行商談，大大節(jié)約了出差時間和費用等成本，也避免了紙質(zhì)文件的繁雜，從而節(jié)省了企業(yè)與供應(yīng)商的交易成本，有利于雙方的合作與發(fā)展。

（三）提高采辦數(shù)據(jù)分析能力，增強采辦管理的科學(xué)性

通過構(gòu)建數(shù)據(jù)庫，所有的數(shù)據(jù)都被整合到數(shù)據(jù)庫里，采辦人員不必擔心數(shù)據(jù)的丟失，能夠隨時進行查詢，了解物資的具體信息，挑選出合適的供應(yīng)商。這對采辦部門來說，也是評估制度的一種方式。另一方面，將數(shù)據(jù)匯入數(shù)據(jù)庫，可以實現(xiàn)指標的量化，有利于采辦人員對數(shù)據(jù)進行計算和分析，提高了采辦數(shù)據(jù)分析的能力，便于制定更加合理的采辦決策，增強了采辦管理的科學(xué)性。

數(shù)據(jù)被整合到數(shù)據(jù)庫后，所有信息都將展示在網(wǎng)絡(luò)平臺上，信息更加公開透明，人們可以隨時查看想要的數(shù)據(jù)和信息。企業(yè)各部門之間交流了解物資情況不必進行逐級傳達，減少了信息傳達時間，節(jié)約了時間成本，利于企業(yè)的效益最大化。另外，上級領(lǐng)導(dǎo)還可以通過平臺直接查詢物資狀況，進一步做出采辦決策，制定相應(yīng)的工作計劃。

二、傳統(tǒng)采辦的弊端

傳統(tǒng)采辦的各個環(huán)節(jié)基本上都是人工進行，為避免人為錯誤，采辦的要求常常較為嚴格，分工過細，物資信息要逐級傳達，這在一定程度上延長了信息獲取的時間，耗費了大量的時間成本。另外，人員的逐級傳達難免會出現(xiàn)一定的漏洞，信息的準確性與各環(huán)節(jié)負責人的責任感以及對信息的理解程度有關(guān)，如果負責人的理解出現(xiàn)偏差，物資信息的準確性就得不到保障，不利于采辦的管理，影響了采辦工作的質(zhì)量。另外，由于對物資的庫存及需求量等信息了解不及時，使得采辦數(shù)量缺乏科學(xué)性和合理性，極易導(dǎo)致庫存積壓或者缺貨斷貨，嚴重阻礙了工作的進展，給施工帶來一定的麻煩，不利于企業(yè)的經(jīng)濟效益。

物資采辦不是由單一部門獨立完成的，它涉及多個部門，而物資的數(shù)據(jù)信息的傳達又是人工記錄和傳送的，這增加了采辦人員的工作量，其需要耗費過多的精力，既不利于調(diào)動采辦人員的積極性，又降低了其工作效率。另外，由于紙質(zhì)信息不能實現(xiàn)實時共享，這給各個部門獲取信息帶來了不便，信息利用率不高，同時各個部門的要想利用物資信息常常需要重新整理，造成了重復(fù)勞動，也降低了工作效率。再者，傳統(tǒng)的采辦方式難以實現(xiàn)實時監(jiān)督管理，沒有科學(xué)的供應(yīng)商評估系統(tǒng)，不能實現(xiàn)供應(yīng)商資源的充分利用，增加了管理供應(yīng)商的難度。

三、采辦流程的信息化

（一）物資需求信息化

物資管理人員在獲取需求信息后，可以隨時查看物資的庫存情況，倘若物資剩余充足，則直接申請物資出庫即可；倘若物資余量不足，則在相應(yīng)系統(tǒng)中填寫物資請購單，上報經(jīng)理，待審批后轉(zhuǎn)交財務(wù)部門，若申請量合理，則通過審批并由總經(jīng)理審核簽字，若申請量超過了預(yù)算，則財務(wù)部門的工作人員應(yīng)該標注清楚預(yù)算外的需求并將其返回給經(jīng)理，由經(jīng)理填寫需求說明并上報總經(jīng)理，總經(jīng)理審核后作出決定。

（二）招投標過程信息化

企業(yè)在進行招標時，應(yīng)當建立信息化招標平臺，通過將招標文件和公告等一系列相關(guān)資料、信息發(fā)布到官網(wǎng)平臺，使信息流管理更加規(guī)范和安全。只有構(gòu)建相應(yīng)的平臺，才能保證招標的信息化建設(shè)與發(fā)展。在我國現(xiàn)階段，已經(jīng)出現(xiàn)了專門的電子招標網(wǎng)絡(luò)平臺，這對企業(yè)來說是一大福利。倘若企業(yè)有足夠的人才與能力，也可以建立自己的招標平臺，便于使用和管理。

物資的采辦只有經(jīng)過總經(jīng)理審批后才可以實行，一般總經(jīng)理通過辦公系統(tǒng)即可對請購單進行審核，采辦部通過需求量和相應(yīng)的分析決策出采購的方式。如果條件允許，也可以將標準設(shè)置在辦公系統(tǒng)里，通過系統(tǒng)決策出采購方式。倘若需要進行招標采辦，則按照相關(guān)法律標準制作招標書，會同其他部門協(xié)調(diào)完成。如果招標規(guī)模較大，企業(yè)在能力范圍內(nèi)無法制作出完整的招標書，則可以委托第三方機構(gòu)進行制作。

對于大型招標，在招標書制作完畢前，相關(guān)部門就應(yīng)該著手聯(lián)系相應(yīng)的網(wǎng)站，洽談?wù)袠藦V告的具體內(nèi)容，從而將采辦的信息公布于眾。需要注意的是，招標廣告中應(yīng)該展示出電子招標平臺的網(wǎng)址，以確保招標涉及的各個環(huán)節(jié)都在同一招標平臺進行，相關(guān)供應(yīng)商應(yīng)該在規(guī)定的時間內(nèi)進行注冊，避免影響后期的投標。負責招標的部門應(yīng)該將招標書放置在網(wǎng)絡(luò)平臺上，如果有供應(yīng)商需要，其完成注冊后可以通過購買來自行下載招標書。

決定投標的供應(yīng)商應(yīng)該在指定的時間內(nèi)將投標文件上傳到招標平臺，其文件應(yīng)該加密，確保文件的保密性。待開標當天，投標供應(yīng)商再同時將文件解密，一同參與唱標等活動。解密的文件會發(fā)送給企業(yè)的相關(guān)負責人，由其進行評標，招標委員會在商議后將評標意見及結(jié)果發(fā)布在平臺上，由此確定合作的供應(yīng)商，招投標過程全部結(jié)束。

整個招投標過程全部在電子招標平臺上完成。因此電子招標平臺的選取或建設(shè)維護至關(guān)重要。

（三）合同簽署及執(zhí)行過程信息化

授標工作完成后，采購部或者招標委員制作合同，制作合同的過程中將供應(yīng)商信息（名稱、銀行信息等）、貨物信息（清單、數(shù)量、單價等）由內(nèi)部辦公系統(tǒng)自動提取并與財務(wù)、庫房管理等部門共享。合同文本在內(nèi)部辦公系統(tǒng)會簽后，發(fā)送給供應(yīng)商簽署。合同簽署完成后，進入合同執(zhí)行階段。

在合同執(zhí)行中，負責催交催運的是采購方。如果供應(yīng)商是企業(yè)長期的合作伙伴，則可以與之構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)連接，由此實現(xiàn)信息共享，便于以后的合作和溝通。倘若構(gòu)建了網(wǎng)絡(luò)連接，系統(tǒng)應(yīng)包含供應(yīng)商的計劃表和企業(yè)的采購訂單，通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送，供應(yīng)商根據(jù)訂單需求進行供貨。除此之外，企業(yè)財務(wù)部門還可以通過該系統(tǒng)了解物資信息和資金使用情況，便于后期物資的儲備工作。構(gòu)建這樣的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)既可以方便雙方進行信息交流，減少信息傳遞時間，也可以節(jié)省大量的勞動力，提高工作效率，而且通過系統(tǒng)了物資情況，也有效避免了庫存堆積或者庫存不足等現(xiàn)象，降低了企業(yè)管理成本，提高了企業(yè)的運行效率。

如果供應(yīng)商不是企業(yè)長期的合作伙伴，則雙方溝通的主要途徑是合同中約定的方式，一般是通過電子郵件進行。供應(yīng)商通過電子郵件將物資的情況發(fā)送給企業(yè)，企業(yè)由此得知備貨情況。合同中都會有供貨時間限定，如果企業(yè)發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商的供貨速度太慢，可以按照合同進行催交催運，也可以對供應(yīng)商提出進度整改的要求，防止供貨商供貨不及時給企業(yè)造成不必要的損失。

供應(yīng)商如期將物資交付給承運人后，承運人將訂船（航班）信息、船期（航班時間）、集裝箱信息等傳輸給采辦部門，采辦部門便可根據(jù)上述信息跟蹤貨輪、飛機甚至某個集裝箱的運動狀態(tài)，從而了解貨物的方位及到港時間。目前，這些信息可以隨時通過互聯(lián)網(wǎng)獲得，僅需要承運人告知準確的信息并將互聯(lián)網(wǎng)信息納入公司的采辦信息化管理系統(tǒng)即可。

四、采辦數(shù)據(jù)的信息化

（一）供應(yīng)商管理

供應(yīng)商管理是以供應(yīng)商選擇和分析為前提，建立供應(yīng)商庫和供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)，構(gòu)建企業(yè)和供應(yīng)商之間的戰(zhàn)略合作關(guān)系而實施的管理活動。大數(shù)據(jù)在供應(yīng)商管理中最核心和有價值的應(yīng)用是建立和完善供應(yīng)商管理數(shù)據(jù)庫。

通常供應(yīng)商管理數(shù)據(jù)庫包含供應(yīng)商的各類信息，具體來說包括以下幾點：第一，供應(yīng)商的注冊資金、組織結(jié)構(gòu)等，這些信息都屬于基本信息，同時還含有產(chǎn)品的質(zhì)量、公司的服務(wù)水平等內(nèi)容，通過對這些信息進行整合，根據(jù)產(chǎn)品屬性對其進行分類，一般對這些數(shù)據(jù)信息掌握的越多，越有利于采辦的管理；第二，包括供應(yīng)商的信譽度以及企業(yè)對供應(yīng)商履約情況的評估信息，供應(yīng)商履約情況評價的主要指標有業(yè)績情況、管理能力、價格競爭力、質(zhì)量安全環(huán)保管理體系、交付能力、服務(wù)能力、技術(shù)和工藝方案、戰(zhàn)略合作意愿、信息化和創(chuàng)新管理水平等。中標的供應(yīng)商，其與招標方簽訂的合同內(nèi)容會被錄入到數(shù)據(jù)庫中，另外，以上提到的所有信息，也必須通過互聯(lián)網(wǎng)從相關(guān)部門提供的平臺中獲取，還需要實現(xiàn)和電子招標平臺的對接，實現(xiàn)“一地受罰、處處受制”的招投標信用管理機制，依托電子招投標平臺，建立統(tǒng)一的招投標違法違規(guī)行為記錄公告平臺，形成互聯(lián)網(wǎng)信用共享機制，實現(xiàn)嚴格的企業(yè)準入和禁入機制，從而充分發(fā)揮激勵守信和懲戒失信的作用。

倘若招標方與供應(yīng)商能夠達成共識，最好能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)庫的誠信履約信息與業(yè)績信息的互通，這樣不僅為評估系統(tǒng)的建立提供了有力的保障，還使評估方案更具有權(quán)威性與說服力。供應(yīng)商為了避免承擔較大的違約成本，通常會主動遵守承諾，使雙方交易合作更加順利。

（二）采辦計劃管理

準確把握采辦目標，科學(xué)分析各項因素需求是采辦計劃中的一項重要工作。采辦需求一般包括功能、價格以及其他需求等。需求分析是采辦計劃管理中的重要環(huán)節(jié)。尋找潛在投標人是需求分析的一項工作內(nèi)容，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用可以幫助更高效地獲取潛在商品信息，有助于降低交易成本，可以進行深入的數(shù)據(jù)挖掘和精細化管理，建立采辦需求計劃管理數(shù)據(jù)庫，統(tǒng)一各個參數(shù)的定義，整合市場上千差萬別的采辦信息化平臺。隨著市場的發(fā)展，各個體系開發(fā)公司之間的競爭增大，為了擴大市場，各開發(fā)公司必須考慮自己的系統(tǒng)與其它公司的兼容對接問題。在開發(fā)自己系統(tǒng)的同時，完成與其它公司相關(guān)體系的銜接，促進整個行業(yè)的發(fā)展。

體系平臺的整合是一項系統(tǒng)工程，本身受到各種因素和環(huán)境的影響和制約。但可以肯定的的一點就是在規(guī)劃階段就必須開始考慮各方面的整合問題。在基礎(chǔ)信息的數(shù)據(jù)采集和數(shù)據(jù)整合過程中，必須考慮到采辦信息化平臺的數(shù)據(jù)共享和互聯(lián)互通。只要盡早進行科學(xué)的整合，其調(diào)整的成本就會大大降低。

只有做好了體系的對接以及平臺的整合，才能將數(shù)據(jù)的價值最大化，才能使采辦信息化落到實處，使其為企業(yè)發(fā)展發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

五、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)要對未來發(fā)展做出合理的決策，離不開數(shù)據(jù)的支撐，在大數(shù)據(jù)時代背景下，企業(yè)采辦管理必須建立信息化系統(tǒng)，以便采辦人員通過數(shù)據(jù)庫了解更多的物資信息。企業(yè)管理人員用該擁有大數(shù)據(jù)理念和思維，通過不斷創(chuàng)新以適應(yīng)社會發(fā)展的步伐，充分利用采辦數(shù)據(jù)庫里的信息，使其發(fā)揮最大價值，為企業(yè)采辦管理工作提供強有力的數(shù)據(jù)支撐，進而促進企業(yè)的快速發(fā)展，提高企業(yè)效益。

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