陳靜

摘要：我國出版社轉(zhuǎn)企改制近十年，依然沒有將“以產(chǎn)定銷”的計劃經(jīng)濟烙印徹底消除，甚至進入一個怪圈，出版企業(yè)積壓的存貨逐年呈上升趨勢。本文首先闡述對出版企業(yè)存貨進行內(nèi)部控制的重要性，再分析了出版企業(yè)存貨內(nèi)部控制存在的問題，最后提出加強出版企業(yè)存貨內(nèi)部控制的對策建議。

關(guān)鍵詞：出版企業(yè)；存貨；內(nèi)部控制

存貨內(nèi)部控制制度是企業(yè)為管理好存貨，使其在耗用或銷售過程中發(fā)揮最大使用效益，并有效保證其信息資料的真實完整，事先制定的一套相互牽制、相互驗證的內(nèi)部監(jiān)控制度。存貨內(nèi)部控制是企業(yè)整個內(nèi)部控制中的重點內(nèi)容和中心環(huán)節(jié)。出版企業(yè)中的存貨，主要包括了已經(jīng)印制完成的圖書、存放在庫房用于印制圖書的紙張、編輯加工過程中的書稿以及低值易耗品、包裝物等。其中，庫存圖書是出版企業(yè)的主要存貨之一，本文主要以庫存圖書為例。一直以來，出版企業(yè)存貨管理就是保證庫存圖書堆放與看管，而忽視了如何對其進行更有效的內(nèi)部控制，來確定存貨資產(chǎn)的合理存量，提高資金使用效益，降低經(jīng)營風險，為企業(yè)創(chuàng)造更大的利益。

一、出版企業(yè)存貨內(nèi)部控制的重要性

隨著出版業(yè)的發(fā)展，為了更快更大地占領(lǐng)市場，圖書的品種越來越多，積壓在庫房的圖書數(shù)量逐年呈上升趨勢，以某大學出版社存貨數(shù)據(jù)為例，2014年至2017年圖書數(shù)量分別為10，431，330冊、11，162，475冊、16，298，146冊、21，706，008冊（注：此數(shù)據(jù)包括庫存圖書和雖已發(fā)出但尚未開票結(jié)算，風險仍在出版企業(yè)的已出庫圖書），給企業(yè)造成了多方面的影響。（1）2016年全面營改增后金稅三期優(yōu)化版全面上線運行，存貨周轉(zhuǎn)率列入稅務預警指標之一，如指標異常，稅務預警評估系統(tǒng)會自動預警，引發(fā)稅務部門的關(guān)注風險；（2）圖書作為具有時效性的產(chǎn)品，一旦喪失市場價值，就無法再按圖書銷售，造成企業(yè)的損失；（3）因積壓的圖書產(chǎn)生的倉儲費，占用的資金等等，更是直接影響了企業(yè)的經(jīng)營利潤。所以，加強出版企業(yè)存貨內(nèi)部控制不僅可以減少企業(yè)的物資浪費，提高資金周轉(zhuǎn)率，降低企業(yè)內(nèi)外部風險，更是企業(yè)持續(xù)經(jīng)營、進一步提高經(jīng)濟效益的有力保證。

二、出版企業(yè)存貨內(nèi)部控制存在問題

1.內(nèi)部控制制度不健全

出版企業(yè)管理層缺乏存貨管理意識，在企業(yè)內(nèi)部沒有建立健全的存貨內(nèi)控制度，或雖建立了較完善的內(nèi)控制度，但執(zhí)行力度不夠。“重選題、輕銷售，重編輯、輕發(fā)行”是出版企業(yè)長期的詬病，管理層較重視選題申報、圖書品種量，對付印數(shù)往往沒有硬性的限定。百匯成海，就造成了庫房圖書堆積成山，而最終付印太多銷售不完的圖書、因保管或運輸不當?shù)仍蛟斐蓺p無法再銷售的圖書所造成的企業(yè)損失該如何追究責任、追究誰的責任，往往沒有相應的制度來參照執(zhí)行。更重要的是，因庫存量過大，引起企業(yè)的潛在風險，沒有切實有效的內(nèi)控制度來加以控制。

2.缺乏制衡機制和職責分工

為了節(jié)約成本，一人多崗的職業(yè)現(xiàn)象很常見。有些規(guī)模較小的出版企業(yè)只安排了一名庫管人員，即圖書的收、發(fā)、存均由一人責任，嚴重違背不相容崗位相分離的原則。如果員工的個人品行有問題，從圖書管理的各個環(huán)節(jié)都可以弄虛作假，即便員工主觀上沒有違規(guī)操作的行為，但因為缺少必要的監(jiān)督和復核，有可能誤收了問題圖書、無意中登錯了圖書數(shù)量，或者因看錯了銷售圖書的名稱發(fā)錯了書，更有可能一個人疏于防范，因保管不當引起圖書淋雨霉變、被盜等等，都會造成企業(yè)資產(chǎn)的損失。

3.部門之間銜接不到位

在實際工作中，各部門之間容易銜接不到位，比如印刷廠送來的是樣書，編輯部門沒有及時告知庫管部門，導致樣書入庫做成了銷售圖書入庫；營銷部門銷售發(fā)書，圖書實際出庫時未找到對應書籍，庫管人員如一時疏忽忘記告知營銷部門修改發(fā)貨單，就會引起賬實不符；對于合作出書，編輯部門與營銷部門溝通不到位，會造成銷售結(jié)算錯誤且不易被察覺，從而引起會計賬務錯誤，亦會引起賬實不符；銷售退回的圖書，因庫管人員未及時入賬，營銷部門有可能根據(jù)不實的系統(tǒng)數(shù)據(jù)再次發(fā)起付印，造成更大的圖書庫存量。

4.員工責任心不強

庫管部門的員工很少經(jīng)過專業(yè)的培訓，加之積壓在庫房的圖書品種繁多，一本書可能有多個版次、印次，員工無法做到一種書按同一版次、印次堆放，有時甚至一不留心就把書名相似實則不同的圖書混在了一起。圖書銷售出庫的時候也做不到按對應的印次發(fā)書，造成系統(tǒng)與實物圖書印次差異。銷售退回的圖書往往無法及時歸位，放于角落處，堆放不當就可能造成毀損。圖書盤點時，員工隨意性較強，圖書書名、數(shù)量、印次均有誤盤情況發(fā)生，人為造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)與盤點數(shù)據(jù)差異。

三、完善出版企業(yè)存貨內(nèi)部控制的對策及建議

1.建立健全出版企業(yè)存貨內(nèi)部控制制度

建立健全出版企業(yè)存貨內(nèi)部控制制度是出版企業(yè)穩(wěn)定經(jīng)營的有力保證，存貨的管理不是庫管一個部門的責任，一本圖書從選題策劃申報、編輯加工、付印委托、驗收入庫、銷售出庫、圖書回款等各個環(huán)節(jié)是需要出版社編輯部門、出版部門、庫管部門、營銷部門、財務部門等共同合作完成的，且環(huán)環(huán)相扣。出版企業(yè)要想制定完善的存貨內(nèi)部控制制度就必須從源頭抓起，編輯部門在策劃選題之前，就要做好充分的市場調(diào)研，加強與營銷部門溝通合作，多了解圖書市場走向，組稿的圖書選題要著眼于市場需求。出版企業(yè)存貨內(nèi)部控制制度要做到行之有效，就必須實現(xiàn)各個環(huán)節(jié)相互監(jiān)督、相互制約，如規(guī)定將每種圖書的付印量、銷售量、退貨率納入營銷部門和編輯部門的業(yè)績考核指標；圖書發(fā)、退貨途中產(chǎn)生的毀損，應分清責任單位或責任人，執(zhí)行相應的處罰機制等。

2.完善制衡機制和明確崗位責任分工

出版企業(yè)應當構(gòu)建科學有效的職責分工和制衡機制。在存貨管理過程中，質(zhì)檢人員要與庫管人員分離，庫管人員要與會計人員分離；財務人員要參與存貨的監(jiān)盤工作。在存貨進、銷、存的各個環(huán)節(jié)，除記錄人員外，還應設置一名復核人員，保證數(shù)據(jù)的真實性和完整性。崗位設置避免責任分工的漏洞，杜絕員工徇私舞弊，才能讓員工更好地各司其職，相互協(xié)作和監(jiān)督，以促進存貨的有序管理。在實際業(yè)務操作中，應確保在處理圖書出、入庫的各類業(yè)務時，都必須要有相關(guān)部門經(jīng)辦人、負責人與管理層簽字確認，嚴格按照審批流程執(zhí)行，遇重大事項和業(yè)務決策，如圖書報損業(yè)務，須經(jīng)董事會決議通過執(zhí)行，任何人不得擅自越規(guī)處理，以加強出版企業(yè)資產(chǎn)損失的風險控制。

3.運用ERP系統(tǒng)實現(xiàn)信息共享

在這個信息化時代，出版企業(yè)要想穩(wěn)步向前發(fā)展，部門之間必須要信息共享，提高效率。如某大學出版社從2013年開始運用ERP系統(tǒng)，從選題申報開始，到圖書付制完成驗收入庫，最后到收到圖書銷售回款，每個環(huán)節(jié)大家都統(tǒng)一在一個系統(tǒng)上操作，形成一套完整的業(yè)務流程，既便捷又高效。除了完成日常業(yè)務，通過ERP系統(tǒng)還能對存貨做到更準確到位的監(jiān)管。如按照出版行業(yè)的慣例，雖已發(fā)出但尚未開票結(jié)算，各地新華書店及經(jīng)銷商均可隨時退貨，風險仍在出版企業(yè)的已出庫圖書，這部分圖書仍應作為出版企業(yè)的存貨進行管理，且管理難度大于庫存圖書，只能通過系統(tǒng)中詳細記錄的發(fā)、退貨等信息進行跟進管理；ERP系統(tǒng)也為盤點帶來了很多便利，諸如存貨的數(shù)量和庫位及庫齡等信息隨時可以調(diào)閱、分析；出版企業(yè)還可以利用ERP系統(tǒng)建立存貨的風險模型，結(jié)合其報表分析系統(tǒng)實現(xiàn)存貨風險的自動警示。

4.加強員工內(nèi)部控制意識和明確獎罰制度

目前只有少數(shù)存貨控制做到較好的出版社實現(xiàn)了對圖書進行電子掃描出入庫操作，提高了圖書管理的精確度，但大部分出版社依然是由人工驗收入庫，查找、打包出庫，工作任務重、強度大。出版企業(yè)應當對存貨管理工作引起足夠的重視，定期巡查存書情況，嚴格按存貨內(nèi)部控制制度執(zhí)行管理，加強員工對存貨的內(nèi)部控制意識。管理層應該清楚劃分職責，對于圖書積壓、堆放混亂、毀損量大等問題要堅決查明原因，追究相關(guān)部門或經(jīng)辦人責任。除了明確的懲罰制度，也要制定相應的獎勵機制，如圖書盤點賬實差異極小，或者有員工為存貨內(nèi)部控制提供了好的建議，都可給予適當?shù)莫剟?。有獎有罰，才能讓員工更加盡職盡責，甚至積極為出版企業(yè)存貨管理獻言獻策，促使存貨得到更加切實有效地管理和控制。

四、結(jié)語

出版企業(yè)要想完成真正意義上的企業(yè)轉(zhuǎn)型，必須以市場需求為導向，在實現(xiàn)社會效益的同時，爭取經(jīng)濟效益更大化。而存貨作為企業(yè)流動資產(chǎn)中不可忽略的部分，存貨內(nèi)部控制的好壞直接關(guān)系到企業(yè)資金運作的質(zhì)量水平和企業(yè)經(jīng)營效益的優(yōu)劣。所以，出版企業(yè)應充分認識到存貨內(nèi)部控制的重要性，針對自身企業(yè)存貨及存貨管理的現(xiàn)狀，深度剖析在執(zhí)行存貨內(nèi)部控制制度上存在的問題，并積極尋求解決方案和對策，構(gòu)建出一套科學、合理的出版企業(yè)存貨內(nèi)部控制制度，始終堅持貫徹執(zhí)行并不斷完善，必將促進出版企業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展，增強自身企業(yè)的競爭實力。