劉虹陽

摘要：綜合辦公信息化建設(shè)的主要目的是希望能在單位內(nèi)部實(shí)現(xiàn)不同部門之間統(tǒng)一的辦公信息收集、處理、流通和共享。簡單而言，就是要通過現(xiàn)階段成熟的計(jì)算機(jī)通信技術(shù)來建設(shè)綜合辦公信息系統(tǒng)，本文主要分析了當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下綜合辦公信息化建設(shè)中存在的問題，并在此基礎(chǔ)上就如何做好綜合辦公信息化建設(shè)進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：綜合辦公；信息系統(tǒng)；信息化建設(shè)

引言

綜合辦公室集綜合性、協(xié)調(diào)性以及服務(wù)型為一體，作為單位領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，承擔(dān)著參與管理事物和做好后勤服務(wù)的重要職責(zé)，同時(shí)還起著溝通上下和協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)各個(gè)部門的樞紐作用。近年來，我國計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)取得了極大的發(fā)展，并被廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)之中。目前，綜合管理辦公工作大多數(shù)日常事物都需要利用計(jì)算機(jī)及信息系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)。為此，只有加強(qiáng)綜合辦公信息化建設(shè)，提高相關(guān)工作人員業(yè)務(wù)水平，才能更好適應(yīng)現(xiàn)代企事業(yè)單位的發(fā)展要求。

一、綜合辦公管理工作的現(xiàn)狀與發(fā)展

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，都發(fā)生了極大的改變，人類社會(huì)各項(xiàng)分工也越來越精細(xì)。綜合辦公管理作為當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要組成部分，其工作職責(zé)、責(zé)任范圍以及工作模式也隨之發(fā)生了根本性的變化。計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息化產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，極大的提升了當(dāng)前社會(huì)生產(chǎn)工業(yè)模式的運(yùn)作效率。因此，現(xiàn)代綜合辦公管理就需要在信息化的基礎(chǔ)上，對各方面的信息和業(yè)務(wù)進(jìn)行全面、準(zhǔn)確、高效的處理。

（一）傳統(tǒng)綜合辦公管理工作

綜合辦公管理主要圍繞單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)正常、高效運(yùn)轉(zhuǎn)而開展，主要負(fù)責(zé)聯(lián)系單位領(lǐng)導(dǎo)和全體員工，傳達(dá)和執(zhí)行各項(xiàng)指示等工作。傳統(tǒng)的綜合辦公管理具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：文件傳遞的方式主要為手工錄入和文本形式，信息傳遞大多通過口頭傳遞來完成上下級(jí)工作的銜接。這種工作模式由于落后的文件傳遞方式很容易導(dǎo)致信息出現(xiàn)遺漏或誤差，而且文件可供檢索性較低，也不利于長時(shí)間的保存。傳統(tǒng)綜合辦公管理的特點(diǎn)與當(dāng)時(shí)的社會(huì)生產(chǎn)力想匹配，然而在現(xiàn)代信息化社會(huì)已經(jīng)明顯表現(xiàn)出落后的態(tài)勢。綜合辦公管理工作的管理機(jī)制和工作特點(diǎn)由于社會(huì)進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)發(fā)展以及不同的工作媒介等原因，其管理機(jī)制和工作特點(diǎn)也隨之不斷變化，因此，工作人員需要不斷提高自身對科學(xué)文化水平的掌握程度以及業(yè)務(wù)素質(zhì)水平，才能更好的適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的要求。

（二）現(xiàn)代化綜合辦公管理

現(xiàn)代化綜合辦公管理的主要特點(diǎn)主要包括：一是在便利的交通模式以及互聯(lián)網(wǎng)的普及下，各種互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及軟硬件系統(tǒng)的升級(jí)速度越來越快，加之在世界貿(mào)易自由化和全球化的影響下，日益頻繁的貿(mào)易活動(dòng)更會(huì)進(jìn)一步推進(jìn)技術(shù)的反戰(zhàn)更新，在此背景下，綜合辦公管理工作的現(xiàn)代化程度將會(huì)不斷的提高。二是相較于傳統(tǒng)的綜合辦公管理，現(xiàn)代化綜合辦公管理對于職業(yè)有更加嚴(yán)格的要求?，F(xiàn)代化綜合辦公管理工作不僅要求工作人員勤勞、敬業(yè)等優(yōu)秀的品質(zhì)，同時(shí)還要求其掌握一定程度的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及能夠熟練的使用各種常見的辦公軟件和工具。除此以外，還應(yīng)具有成熟的工作協(xié)調(diào)能力。為此，綜合辦公管理人員則要在保持優(yōu)良品質(zhì)和職業(yè)操守的同時(shí)，加強(qiáng)對新技能和新知識(shí)的學(xué)習(xí)，以提高自身的綜合素質(zhì)。

二、做好綜合辦公管理信息建設(shè)工作的具體措施

（一）單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)重視

信息化建設(shè)是對傳統(tǒng)的綜合辦公管理理念和管理模式的變革，同時(shí)也是一項(xiàng)耗資、耗時(shí)、耗力的綜合性系統(tǒng)工程。如果在此過程中單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可和參與的程度不夠，就很難形成有效的頂層設(shè)計(jì)和系統(tǒng)規(guī)劃，單位領(lǐng)導(dǎo)支持與推進(jìn)的力度不夠，也很難有持續(xù)改進(jìn)提升的動(dòng)力。因此，從一開始單位領(lǐng)導(dǎo)就要予以綜合辦公管理信息化建設(shè)足夠的重視，積極倡導(dǎo)、支持和推動(dòng)綜合辦公管理信息化建設(shè)，在信息化建設(shè)過程中給予員工關(guān)心、鼓勵(lì)和支持，從而不斷提高全體工作人員對信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，共同推動(dòng)單位綜合辦公管理信息化建設(shè)走上良性發(fā)展的道路。

（二）注重全員參與

在開展綜合辦公管理信息化建設(shè)之初，一些員工片面的認(rèn)為信息化建設(shè)應(yīng)該是科技人員的工作，是個(gè)別部門的任務(wù)，與自己并沒有太多關(guān)系。針對這種現(xiàn)象，我們在具體的信息化建設(shè)中，應(yīng)盡可能讓每一位員工都參與到應(yīng)用系統(tǒng)設(shè)計(jì)中來，讓大家一起討論設(shè)計(jì)方案，使其明白信息化建設(shè)并不是某個(gè)部門或某幾個(gè)人的事，也不是添置幾臺(tái)計(jì)算機(jī)那么簡單，從而將員工參與信息化建設(shè)的熱情激發(fā)出來。除此以外，還可以通過單獨(dú)交流和做談話等方式，使工作人員對各個(gè)系統(tǒng)的功能和作用逐一了解，共同為綜合辦公管理信息化建設(shè)的改進(jìn)和提高獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。

（三）加強(qiáng)培訓(xùn)是保障

首先是要加強(qiáng)對綜合辦公管理工作人員的聘任和培養(yǎng)。選擇具備較高綜合素質(zhì)和較強(qiáng)協(xié)作能力，同時(shí)還能熟練操作計(jì)算機(jī)的人員充實(shí)綜合辦公管理隊(duì)伍，同時(shí)結(jié)合實(shí)際工作情況，定期或不定期組織員工參與業(yè)務(wù)培訓(xùn)，盡可能使每一名員工都具備較高的信息化素養(yǎng)，對現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)有一定程度的了解，而且能將其與自己的崗位職業(yè)結(jié)合運(yùn)用，從而保證綜合辦公管理信息化建設(shè)的持續(xù)推進(jìn)。其次是要加強(qiáng)應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)用培訓(xùn)。基于各個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)與維護(hù)的區(qū)別，應(yīng)積極對相關(guān)工作人員開展不同方向的計(jì)算機(jī)技能培訓(xùn)，如系統(tǒng)的安裝、維護(hù)、操作等。不斷提升綜合辦公管理系統(tǒng)的信息化應(yīng)用水平。最后是要建立一支具備較強(qiáng)專業(yè)性的維護(hù)隊(duì)伍。一是借助數(shù)據(jù)中心專業(yè)技術(shù)力量，為綜合辦公管理信息系統(tǒng)的建設(shè)、運(yùn)行和維護(hù)提供及時(shí)有效的指導(dǎo)和應(yīng)用；二是要組織辦公室系統(tǒng)人員開展信息系統(tǒng)應(yīng)用集中培訓(xùn)，并負(fù)責(zé)綜合辦公管理信息系統(tǒng)的日常應(yīng)用和維護(hù)。

（四）做好綜合辦公業(yè)務(wù)信息化建設(shè)策劃

綜合辦公管理信息化建設(shè)是一個(gè)循序漸進(jìn)的提升過程，切忌隨心所欲和急于求成，二是要嚴(yán)格遵循其正常的發(fā)展規(guī)律，提前進(jìn)行謀劃和布局，并以此為根據(jù)逐步推進(jìn)。為此，管理人員應(yīng)與單位實(shí)際建設(shè)情況相結(jié)合，以統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一設(shè)計(jì)、統(tǒng)一組織為原則，依托不斷完善升級(jí)的數(shù)據(jù)庫平臺(tái)，結(jié)合實(shí)際工作內(nèi)容，有計(jì)劃的進(jìn)行應(yīng)用系統(tǒng)的定制和開發(fā)，確保其建設(shè)有序，支撐到位“。在綜合辦公業(yè)務(wù)信息化建設(shè)中，還要保證對各項(xiàng)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)有效的優(yōu)化和調(diào)整，使其具備較好的前瞻性、系統(tǒng)性以及較強(qiáng)的可操作性和完備的建設(shè)框架，從而在綜合辦公管理信息建設(shè)上提供切實(shí)有效的指導(dǎo)。具體事實(shí)上過程中，可按照一定的周期對信息化建設(shè)的重點(diǎn)進(jìn)行安排，抓好每一個(gè)階段的科研立項(xiàng)和項(xiàng)目落實(shí)，促進(jìn)綜合辦公管理各項(xiàng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)成效極其在統(tǒng)一平臺(tái)上集成。

（五）統(tǒng)一建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

綜合辦公管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)就是標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，這也是確保信息化建設(shè)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)信息交換和共享的一個(gè)重要前提。如果建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)沒有統(tǒng)一，就會(huì)導(dǎo)致信息化建設(shè)陷入混亂。因此，在信息化建設(shè)的過程中，應(yīng)依托單位建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系，不斷完善和更新綜合辦公管理信息系統(tǒng)，并在各個(gè)環(huán)節(jié)都要注重標(biāo)準(zhǔn)的落實(shí)，從而確保技術(shù)路線和操作規(guī)程的一致性。完成各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)以后，再結(jié)合實(shí)踐情況對其進(jìn)行升級(jí)完善，最后再將其集成統(tǒng)一為一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的界面，使用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系、用戶認(rèn)證和數(shù)據(jù)庫。只有在信息化建設(shè)初期就建立起統(tǒng)一的用戶標(biāo)準(zhǔn)，才能使系統(tǒng)的集成效果大幅提升，進(jìn)而整合所有應(yīng)用軟件，使其形成方便統(tǒng)一的電子辦公系統(tǒng)。

（六）堅(jiān)持以用促建

綜合辦公管理信息化建設(shè)的前提是需求，先導(dǎo)是應(yīng)用，關(guān)鍵是建設(shè)。只有這樣，綜合辦公管理信息化才能具備持久力和生命力。為了盡快讓大家改變傳統(tǒng)的綜合辦公習(xí)慣，單位領(lǐng)導(dǎo)要積極為綜合辦公信息化建設(shè)創(chuàng)造條件，配備更多更全的硬件設(shè)施，完善學(xué)習(xí)和應(yīng)用信息網(wǎng)絡(luò)的環(huán)境，使工作人員能夠在學(xué)習(xí)和應(yīng)用實(shí)踐的過程中逐步適應(yīng)信息技術(shù)的應(yīng)用方式，從而為綜合辦公業(yè)務(wù)信息化建設(shè)打下良好的需求和應(yīng)用基礎(chǔ)，進(jìn)而確保信息系統(tǒng)的應(yīng)用效果。

（七）簡化信息系統(tǒng)

在綜合辦公管理信息系統(tǒng)的開發(fā)過程中，應(yīng)充分考慮如何貼近使用者實(shí)際情況，使其操作更加方便使用。第一是前文中提到的應(yīng)用系統(tǒng)的整合，通過將不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成于同一個(gè)應(yīng)用平臺(tái)，統(tǒng)一對用戶登錄進(jìn)行認(rèn)證這種方式，使綜合辦公管理人員每天開始工作時(shí)只需要登錄進(jìn)入綜合信息平臺(tái)，一整天的待辦業(yè)務(wù)幾乎都可以在該平臺(tái)上完成。第二是對操作界面進(jìn)行簡化，采用圖形界面的方式對操作步驟加以優(yōu)化。例如：在會(huì)議管理系統(tǒng)的開發(fā)中，就可以通過圖形界面的方式，將單位所有會(huì)議室以簡單直觀的圖標(biāo)方式進(jìn)行排列，工作人員只需要鼠標(biāo)點(diǎn)擊圖標(biāo)就了解每一個(gè)會(huì)議室的使用情況，同時(shí)還可以會(huì)議室進(jìn)行預(yù)定。第三是簡化系統(tǒng)登錄方式。工作人員登錄系統(tǒng)時(shí)只需要點(diǎn)擊自己頭像并輸入口令即可，操作簡單直觀。第四是不斷完善應(yīng)用程序。積極探索最新的綜合辦公管理新機(jī)制，重點(diǎn)落實(shí)各項(xiàng)綜合辦公管理業(yè)務(wù)的信息化工作，盡可能將原來需要由人工操作才能完成的復(fù)雜工作通過信息系統(tǒng)來完成，同時(shí)減少信息處理層次，加快傳遞速度，使辦公效率大幅提升。

三、結(jié)語

總而言之，本文從兩個(gè)方面人手，首先對綜合辦公管理的現(xiàn)狀和發(fā)展進(jìn)行了分析，其次是以單位本身為出發(fā)點(diǎn)，探討了綜合辦公信息化建設(shè)的內(nèi)容和策略。由此得出，在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，綜合辦公管理的信息化職能極其重要，不僅能夠有效加強(qiáng)各部門之間的聯(lián)系性，使工作效率大幅提升，同時(shí)還能為單位領(lǐng)導(dǎo)決策提供民主化信息，有效促進(jìn)單位的和諧、持續(xù)發(fā)展。