黃雯

摘 要：在事業(yè)單位中，人事檔案管理是重要的工作組成，是事業(yè)單位對(duì)內(nèi)部工作人員進(jìn)行管理的重要依據(jù)，鑒于人事檔案管理工作的重要性，采取有效措施做好這一工作是非常有必要的。因此，本文就事業(yè)單位人事檔案管理進(jìn)行了分析，并在分析人事檔案管理問題的基礎(chǔ)上提出了具體的解決對(duì)策，旨在促進(jìn)人事檔案工作更好地落實(shí)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；管理問題；管理對(duì)策

人事檔案是對(duì)個(gè)人從事社會(huì)活動(dòng)加以記錄，并形成的系統(tǒng)性文件。事業(yè)單位中開展的人事檔案管理工作，是工作人員崗位晉升的重要依據(jù)。因此，單位應(yīng)提高對(duì)人事檔案管理工作的重視程度，并采取行之有效的措施來落實(shí)人事檔案管理工作。

一、事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題

（一）管理體制不健全

在對(duì)事業(yè)單位開展的人事檔案管理工作進(jìn)行分析中發(fā)現(xiàn)，管理體制不健全是比較突出的問題。事業(yè)單位在發(fā)展過程中，將精力集中在為人民服務(wù)方面，而分散給內(nèi)部人事檔案管理工作的精力是有限的。在人事檔案管理工作被忽視的情況下，事業(yè)單位所制定的人事檔案管理體制并不健全，對(duì)于責(zé)任的劃分并不是很明確，而且對(duì)人事檔案管理的工作內(nèi)容、工作范圍等界定不清晰[1]，導(dǎo)致了人事檔案管理部門在開展工作過程中得不到有力的支持，人事檔案管理工作流于形式，實(shí)質(zhì)性意義并不突出。

（二）人事檔案管理工作方式落后

事業(yè)單位人事檔案管理工作在開展過程中，采用的管理方式比較落后。檔案都是以紙質(zhì)形式存在的，紙質(zhì)檔案在檔案管理過程中容易出現(xiàn)折損、破裂等情況，對(duì)檔案的后期利用有不利影響。同時(shí)，在進(jìn)行紙質(zhì)檔案保存過程中，還需要注意保存檔案室內(nèi)的濕度，做好相應(yīng)的防潮、防火等工作。這樣的檔案管理方式，不僅對(duì)人力資源的需求比較大，而且工作效率較低。所以說，事業(yè)單位開展的人事檔案管理工作方式比較落后，管理的效果并不理想。

（三）人事檔案管理工作落實(shí)不夠規(guī)范

在人事檔案管理工作開展過程中，存在工作落實(shí)不規(guī)范的情況。有些檔案管理人員在工作中因?yàn)榇中牡仍?，?huì)導(dǎo)致檔案信息的錄入出現(xiàn)錯(cuò)誤，導(dǎo)致檔案信息與本人實(shí)際情況不相符。有些檔案管理人員對(duì)工作的重要性不了解，認(rèn)為檔案管理是一份清閑、無所事事的工作，在錯(cuò)誤想法的引導(dǎo)下，部分檔案工作人員在日常工作中態(tài)度敷衍，沒有按照規(guī)定的要求開展管理工作[2]。人事檔案管理工作的落實(shí)不規(guī)范，這一問題造成的后果比較嚴(yán)重。因此，事業(yè)單位在發(fā)展過程中就注重人事檔案管理工作，為事業(yè)單位內(nèi)部管理工作的有效開展提供幫助。

二、事業(yè)單位人事檔案管理工作有效開展的對(duì)策

（一）對(duì)人事檔案管理意識(shí)進(jìn)行強(qiáng)化

在人事檔案工作落實(shí)過程中，檔案管理意識(shí)是非常重要的影響因素，若是檔案管理意識(shí)淡薄，或者是意識(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤，那么檔案管理工作的效果自然不理想。事業(yè)單位人事檔案管理工作在開展過程中，就應(yīng)對(duì)管理意識(shí)進(jìn)行強(qiáng)化。做好人事檔案的基本宣傳工作。在宣傳中，應(yīng)對(duì)人事檔案管理工作開展的意義進(jìn)行宣傳，讓事業(yè)單位中更多的人知道人事檔案這一工作是有其意義的，此工作并不是一個(gè)無聊且沒有價(jià)值的工作。在完成宣傳工作之后，需要對(duì)人事檔案管理工作的落實(shí)氛圍進(jìn)行渲染，以此來確保人事檔案工作能夠有效地落實(shí)到實(shí)處。

（二）構(gòu)建完善的人事檔案管理機(jī)制

在人事檔案管理工作開展過程中，完善的人事檔案管理機(jī)制是非常重要的存在，可以為檔案工作的開展提供支持。因此，為了促使事業(yè)單位人事檔案管理工作的有效開展，就應(yīng)構(gòu)建完善的人事檔案管理機(jī)制。在管理機(jī)制構(gòu)建中，首先應(yīng)對(duì)管理責(zé)任進(jìn)行確定。管理主要責(zé)任在于人事檔案管理部門，而次要責(zé)任則在于所有事業(yè)單位內(nèi)部部門。人事檔案管理部門所開展的檔案管理，是對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部所有員工的檔案進(jìn)行管理，所以這一管理工作是一件覆蓋范圍十分廣泛，涉及較多主體的管理工作[3]。首先，事業(yè)單位內(nèi)部其他部門，需要配合人事檔案管理部門的工作，共同落實(shí)檔案管理。其次，應(yīng)對(duì)檔案管理內(nèi)容進(jìn)行確定。在檔案管理過程中，需要對(duì)檔案信息資料是否填寫完整、是否填寫正確等進(jìn)行分析，之后需要將檔案內(nèi)容輸入到數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行統(tǒng)一的保存。在確定檔案管理職責(zé)及內(nèi)容之后，細(xì)化的條例可以為檔案工作人員落實(shí)工作提供文字依據(jù)。

（三）采用信息化人事檔案管理手段

在人事檔案管理過程中，信息化的檔案管理手段是非常有效的，可以有效地提高管理效率，同時(shí)可以減少管理人員出現(xiàn)失誤的次數(shù)，減輕管理人員的重?fù)?dān)。因此，事業(yè)單位在實(shí)際開展人事檔案管理工作過程中，就應(yīng)采用信息化的手段。事業(yè)單位應(yīng)為檔案管理部門配置計(jì)算機(jī)資源，之后管理人員就可以通過計(jì)算機(jī)文字錄入方式，將所有的紙質(zhì)檔案電子化。同時(shí)，管理人員還可以構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，將事業(yè)單位所有員工的檔案分類歸納之后集中保存到數(shù)據(jù)庫中，在查閱檔案時(shí)，只需要登錄數(shù)據(jù)庫輸入正確的搜索詞即可，極大提高了檔案的可利用性。另外，在檔案管理中，對(duì)于一些不需要保密的信息，可以借助網(wǎng)絡(luò)這一平臺(tái)實(shí)現(xiàn)信息的共享，信息共享局勢(shì)的形成有助于事業(yè)單位各部門更好地溝通交流。

（四）對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范

在人事檔案管理工作落實(shí)過程中，這一工作的落實(shí)是否規(guī)范是非常重要的工作開展指標(biāo)，若是檔案管理工作落實(shí)中存在不規(guī)范的行為，那么管理工作的作用發(fā)揮就會(huì)受到影響。鑒于這樣的情況，就應(yīng)對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范。在工作規(guī)范過程中，確定工作流程、工作范圍是非常重要的，在硬性規(guī)定完善之后，就需要對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)。之所以要對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，是因?yàn)楣芾砣藛T是執(zhí)行實(shí)際管理工作的主體，管理人員在工作中是否按照規(guī)定的要求進(jìn)行是極為重要的影響因素[4]。因此，對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)是非常有必要的。一方面，應(yīng)進(jìn)行工作技能培訓(xùn)，增加員工的管理知識(shí)積累，提高員工的管理實(shí)踐水平；另一方面是工作職業(yè)道德素質(zhì)培養(yǎng)，在道德素質(zhì)培養(yǎng)過程中，需要對(duì)管理人員的責(zé)任感進(jìn)行培養(yǎng)，確保管理人員在工作中能夠投入更多的精力，積極地完成檔案管理工作。

綜上所述，事業(yè)單位人事檔案管理工作在開展過程中，首先要做的就是增強(qiáng)管理意識(shí)，其次是對(duì)人事檔案管理機(jī)制進(jìn)行健全，再次是對(duì)人事檔案管理手段進(jìn)行更新，最后需要對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范。在實(shí)際落實(shí)人事檔案管理工作過程中，上述建議的采納，可以提高管理工作效率，促使檔案管理工作的作用能夠更好地發(fā)揮出來，充分展現(xiàn)人事檔案管理的價(jià)值，為事業(yè)單位更好地發(fā)展保駕護(hù)航。

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