趙曉麒

摘 要：加強檔案數(shù)字化建設(shè)中的質(zhì)量控制對于檔案利用率的提升、檔案管理效率的增強具有重要作用，本文首先對檔案數(shù)字化建設(shè)的意義予以說明，然后對檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題進行分析，最后結(jié)合實例，提出幾點檔案數(shù)字化建設(shè)中的質(zhì)量控制策略。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化建設(shè)；質(zhì)量控制；安全管理工作

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計算機技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作中的信息化技術(shù)也越來越重要。檔案管理工作和產(chǎn)品管理、圖書管理存在著明顯差異，在檔案保密、檔案分類等方面具有明顯特點。加強檔案數(shù)字化建設(shè)中的質(zhì)量控制，會讓檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)整體水平得到提升。

1 檔案數(shù)字化建設(shè)的意義

檔案數(shù)字化建設(shè)的意義主要體現(xiàn)在三個方面：（1）提高辦公效率。數(shù)字化檔案管理可以讓資料歸檔更為及時，可以讓資料查詢更為便捷，檔案庫的功能不再僅僅局限于文件保管，更是信息提供的中心。（2）提升經(jīng)濟效益。粗放型模式下的檔案管理工作有著較高的管理成本，而數(shù)字化管理的檔案，其載體發(fā)生了變化，從而不僅節(jié)省了保管費用，也減少了占地空間。（3）增強原件保護。檔案數(shù)字化建設(shè)可以讓部分檔案篡改的行為得到避免，也可以讓使用原件的次數(shù)減少。特別是對于歷史較長的檔案來說，數(shù)字化處理更讓其保護性得到增強。

2 檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

2.1 檔案部門開展數(shù)字化的基礎(chǔ)存在差異

檔案數(shù)字化建設(shè)工程本身相對復(fù)雜，尤其需要一定設(shè)備、場所的支撐。目前，數(shù)字化建設(shè)單位自身的基礎(chǔ)存在差異，擁有經(jīng)費水平也有所不同，這就使得各單位各系統(tǒng)數(shù)字化水平存在明顯差異?，F(xiàn)階段，有的單位部門已經(jīng)完全實現(xiàn)了檔案數(shù)字化，具有較高的檔案數(shù)字化水平；但還有一些單位部門的數(shù)字化水平依然較低，沒有足夠的基礎(chǔ)條件來支持檔案數(shù)字化建設(shè)工作。

2.2 檔案數(shù)字化從業(yè)人員能力問題

隨著檔案數(shù)字化的不斷發(fā)展，對檔案管理人員的專業(yè)能力和計算機能力提出了更高的要求。目前，經(jīng)過系統(tǒng)培訓的檔案從業(yè)人員數(shù)量相對較少，部分檔案從業(yè)人員的能力與素質(zhì)還不能滿足檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展的需要。有些檔案管理人員從事檔案工作時間短，檔案管理專業(yè)能力不能保障；還有一些檔案管理人員雖然經(jīng)驗較為豐富，但掌握檔案管理新技術(shù)的速度相對較慢。這些都是當前存在的一定問題。

2.3 檔案數(shù)字化建設(shè)安全管理問題

檔案既具有一定的秘級限制，也具有保管年限和保密期限的限制。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機技術(shù)的發(fā)展，一些網(wǎng)絡(luò)公開行為將會對數(shù)字化檔案的安全造成嚴重威脅，使得檔案泄露的風險大大增加。檔案管理人員就需要對數(shù)字化下的檔案保密工作予以重新認識和高度重視。

3 檔案數(shù)字化建設(shè)中的質(zhì)量控制策略

3.1 制定詳細的檔案數(shù)字化運作方案

檔案數(shù)字化推進的過程中，可能會因為各個單位之間聯(lián)系性較弱、工作水平有差異等問題而受到影響，對檔案資源的共享造成阻礙。所以，在檔案數(shù)字化建設(shè)中應(yīng)該制定詳細的數(shù)字化運作方案，各個單位需要結(jié)合自身實際情況，考慮到上下級單位、兄弟單位的檔案工作情況，參照我國關(guān)于檔案信息管理的相關(guān)規(guī)定和規(guī)范，對數(shù)字化進程中的系統(tǒng)參數(shù)、數(shù)據(jù)格式以及數(shù)據(jù)庫規(guī)模進行科學設(shè)定，并且制定相關(guān)的檢查、驗收與監(jiān)督的工作程序，為日后的檔案工作順利開展奠定基礎(chǔ)[1]。

3.2 保障檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施

檔案數(shù)字化的建設(shè)離不開硬件設(shè)備的支撐，雖然不同地區(qū)、單位的檔案管理部門條件存在差異，但還是要想方設(shè)法地保障檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施。檔案部門應(yīng)該對檔案事業(yè)宣傳力度予以加大，明確檔案管理工作的重要性，讓各級領(lǐng)導部門對檔案數(shù)字化建設(shè)的重視程度得到提升；依照國家發(fā)展需要，國家相關(guān)部門需要對單位檔案管理經(jīng)費進行科學調(diào)整，可以將其占總單位經(jīng)費硬性指標適當提升；相關(guān)部門應(yīng)該定期對檔案管理工作進行檢查，確保檢查的全面性和評估的科學性，同時，可以對市場化運作競爭機制予以引入，檔案既是一種需要存儲的信息資料，也是一種潛在的生產(chǎn)力，這種引入可以讓檔案部門資金狀況得到有效緩解。

3.3 加強檔案從業(yè)人員培訓工作

檔案數(shù)字化建設(shè)工作、檔案管理工作質(zhì)量會受到檔案從業(yè)人員素質(zhì)和能力的影響，因此，需要對檔案從業(yè)人員培訓工作予以加強。上級管理部門需要針對檔案從業(yè)人員的當前狀態(tài)制定較為詳細的培訓計劃，可以采用非脫產(chǎn)、脫產(chǎn)、網(wǎng)絡(luò)教育等多種方法，在培訓內(nèi)容的選擇上，需要對檔案從業(yè)人員職業(yè)道德教育予以重視，讓檔案從業(yè)人員的使命感與責任心得到增強，重視檔案從業(yè)人員的素質(zhì)培訓。檔案數(shù)字化建設(shè)會不斷地引進很多新的技術(shù)和管理方法，因此，就需要從業(yè)人員不斷地學習專業(yè)知識，提高專業(yè)技能，適應(yīng)檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展。

3.4 完善檔案數(shù)字化建設(shè)相關(guān)制度

在國家關(guān)于檔案管理的相關(guān)規(guī)范基礎(chǔ)上，各個部門需要對檔案數(shù)字化建設(shè)相關(guān)制度予以完善，該制度需要緊密聯(lián)系實際情況與具體需要。可以對相關(guān)部門起到指導作用。如在制度中，就應(yīng)該明確不同類型檔案數(shù)據(jù)化格式規(guī)格和內(nèi)容保存的方式，明確圖片保存的方法，與圖片所要求的分辨率等，并對編制工作日志方法、檔案傳輸?shù)姆秶M行規(guī)定。各地檔案局應(yīng)積極指導各單位檔案部門，在檔案數(shù)字化工作中，制定出科學嚴密的檔案管理制度；要求各單位檔案設(shè)置必須做到科學分類、排列、編目；在檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)移過程中，對傳統(tǒng)檔案進行定期核對，如果發(fā)現(xiàn)問題需要進行及時報告[2]。

3.5 做好檔案安全管理工作

在檔案管理工作中，既需要做好檔案利用、檔案公開工作，也需要做好檔案的保密安全工作。應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)，實現(xiàn)檔案數(shù)字化的同時讓檔案安全管理帶來新的隱患。在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，一些傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料可能會在掃描、錄入過程中遭到損壞，可能會在轉(zhuǎn)移過程中丟失。而因為網(wǎng)絡(luò)開放性，檔案數(shù)字化建設(shè)過程中可能會遭到黑客的有意入侵。為加強檔案數(shù)字化安全管理，首先需要制定較為嚴格的檔案使用工作制度以及嚴格的檔案交接制度；其次；需要在檔案數(shù)字化建設(shè)中選拔業(yè)務(wù)素質(zhì)強、責任心較高的工作人員，確保不會因為工作人員而讓檔案安全出現(xiàn)問題；然后，還需要對計算機安全管理、網(wǎng)絡(luò)安全管理予以加強，利用高技術(shù)手段使計算機局域網(wǎng)和外網(wǎng)物理斷開，讓黑客攻擊得到有效避免，同時對病毒檢查與日志備份工作予以加強，必須采用殺毒軟件、防火墻技術(shù)；最后，利用計算機與每份檔案的隨機驗證，可以讓檔案安全得到保證。

4 結(jié)論

綜上所述，針對檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的基礎(chǔ)差異、人員能力等問題，通過制定詳細的檔案數(shù)字化運作方案、保障檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施、加強檔案從業(yè)人員培訓工作、完善檔案數(shù)字化建設(shè)相關(guān)制度和做好檔案安全管理工作的策略可以對問題予以有效解決，進而讓檔案數(shù)字化建設(shè)中的質(zhì)量控制得到加強。

參考文獻

[1]林麗君.檔案數(shù)字化及安全保密控制[J].納稅，2017，（24）：81+84.

[2]王辰.城建檔案數(shù)字化過程中質(zhì)量控制的重要性[J].經(jīng)營管理者，2017，（01）：283.endprint