馬玉倩

摘 要：大學(xué)生檔案是個(gè)人檔案的基礎(chǔ)，用人單位在選取人才時(shí)的主要依據(jù)之一就是大學(xué)生的檔案資料，而大學(xué)生在自主擇業(yè)就業(yè)時(shí)也主要依據(jù)個(gè)人檔案。但是現(xiàn)今大學(xué)生檔案管理工作存在著很多問題，不規(guī)范的大學(xué)生檔案管理導(dǎo)致其不能真實(shí)反映大學(xué)生的在校期間的狀況，本文根據(jù)當(dāng)前大學(xué)生檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在的問題進(jìn)行分析，從加強(qiáng)法制建設(shè)、拓展檔案歸檔范圍、改進(jìn)檔案管理方式等幾個(gè)方面提出了解決大學(xué)生檔案管理工作問題的一些對(duì)策。

關(guān)鍵詞：大學(xué)生；檔案管理；問題對(duì)策

隨著中國(guó)高等教育的覆蓋范圍不斷擴(kuò)大，大學(xué)生的數(shù)量也在不斷上升，而大學(xué)生檔案也是大學(xué)生個(gè)人全部檔案的基礎(chǔ)，也是大學(xué)生就業(yè)擇業(yè)的主要依據(jù)。大學(xué)生檔案是大學(xué)生在校期間生活、社會(huì)實(shí)踐、學(xué)習(xí)的真實(shí)證明，使大學(xué)生檔案成為人事檔案管理工作的重要部分，因此加強(qiáng)高校的大學(xué)生檔案管理意識(shí)，解決當(dāng)前大學(xué)生檔案管理過程中出現(xiàn)的問題，不止可以為大學(xué)生個(gè)人就業(yè)提供更完整的依據(jù)，而且可以完善國(guó)家人事檔案管理工作內(nèi)容。

1 大學(xué)生檔案管理工作問題

當(dāng)前大學(xué)生檔案管理工作出現(xiàn)的問題主要有：

1.相關(guān)法律法規(guī)不完善

至今為止，國(guó)家還沒有專門針對(duì)高校學(xué)生檔案管理進(jìn)行相關(guān)法律的規(guī)定。沒有明確的相關(guān)法律條文約束，在大學(xué)生檔案管理過程中也就不能擁有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，致使各高校在建立大學(xué)生檔案管理制度時(shí)也僅僅依照自身的需求，沒有投入專門的經(jīng)費(fèi)由專業(yè)的工作人員進(jìn)行大學(xué)生檔案管理，比如有的高校將學(xué)生檔案進(jìn)行分散管理，而有的高校則將大學(xué)生檔案與教師檔案進(jìn)行綜合管理，這些雜亂無(wú)章的大學(xué)生檔案管理機(jī)制對(duì)大學(xué)生以后的檔案利用造成了阻礙。

2.檔案管理模式落后

大學(xué)生檔案記錄了大學(xué)生的人生起點(diǎn)，由于缺乏完整適用的大學(xué)生檔案管理信息軟件，促使現(xiàn)今的大學(xué)生檔案管理仍然沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理，這種滯后的管理模式，不利于保存檔案資料的同時(shí)也很容易導(dǎo)致檔案內(nèi)容遺漏缺失。

在沒有完善的檔案管理制度的情況下，高校學(xué)生檔案管理工作的權(quán)威性也受到了社會(huì)各界的質(zhì)疑，比如檔案書寫不規(guī)范、缺少日期記載，大學(xué)生檔案材料中經(jīng)常出現(xiàn)藍(lán)墨水、圓珠筆混用的情況，嚴(yán)重違背了《干部檔案管理工作細(xì)節(jié)》，[1]再加上缺少相應(yīng)的日期標(biāo)志，在整理大學(xué)生成績(jī)表、獎(jiǎng)學(xué)金登記表等資料時(shí)不能有序整理；大學(xué)生檔案材料頁(yè)面設(shè)置也不規(guī)范，由于大學(xué)生檔案在產(chǎn)生過程中由多個(gè)人經(jīng)手，又沒有統(tǒng)一的書寫規(guī)范，而每個(gè)人的書寫習(xí)慣也不同，導(dǎo)致大學(xué)生檔案整體頁(yè)面不規(guī)范、資料不能有效整理；大學(xué)生檔案材料的簽章不符合要求，在大學(xué)生檔案整理過程中經(jīng)常發(fā)現(xiàn)學(xué)生成績(jī)單在缺少教務(wù)部門公章的情況下私自用復(fù)印件替代，甚至在大學(xué)生畢業(yè)登記表沒有學(xué)校公章時(shí)直接用所在系公章替代等不規(guī)范行為。

3.檔案管理信息不足

當(dāng)前大學(xué)生檔案信息一般包括大學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)習(xí)成績(jī)、學(xué)籍等，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，用人單位在查看學(xué)生檔案時(shí)對(duì)學(xué)生在校期間的心理狀況、誠(chéng)信等信息較關(guān)注，但是現(xiàn)階段的大部分大學(xué)生檔案信息中并不包含這些信息，極少數(shù)的大學(xué)生檔案雖然些許涉及但是將其官方形式化，因此現(xiàn)今大學(xué)生檔案資料中的內(nèi)容過與落后不足以滿足新時(shí)代用人單位的需求也是大學(xué)生檔案管理工作改革需要注意的重要方面。

2 大學(xué)生檔案管理對(duì)策

1.加大相關(guān)法律法規(guī)建設(shè)

當(dāng)前已經(jīng)出現(xiàn)了一些檔案管理工作法律法規(guī)，如《檔案法》等，但是并沒有明確規(guī)定大學(xué)生檔案管理?xiàng)l例，因此政府相關(guān)部門在《檔案法》的基礎(chǔ)上，建立健全《高校學(xué)生檔案管理工作細(xì)則條例》，[2]確保在進(jìn)行大學(xué)生檔案管理工作時(shí)可以有專門的法律依據(jù)，同時(shí)也可以約束大學(xué)生檔案管理工作人員行為，對(duì)大學(xué)生檔案進(jìn)行專人專項(xiàng)管理，促使大學(xué)生檔案管理工作能夠有序進(jìn)行。

在專有法規(guī)的指導(dǎo)下，高校相關(guān)部門可以對(duì)檔案工作人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，促使大學(xué)生檔案管理人員不斷加深對(duì)工作內(nèi)容的了解，熟練掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)技能，同時(shí)也能提高計(jì)算機(jī)信息應(yīng)用能力采用更加符合時(shí)代的現(xiàn)代檔案管理手段，建立一支專業(yè)素質(zhì)優(yōu)異的高校檔案管理隊(duì)伍。

2.拓展檔案歸檔范圍

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展進(jìn)步，大學(xué)生檔案內(nèi)容也應(yīng)該進(jìn)行適當(dāng)更新，更加全面體現(xiàn)大學(xué)生素質(zhì)教育成長(zhǎng)歷程。在以往大學(xué)生檔案資料的基礎(chǔ)上，詳細(xì)考察大學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)生活的實(shí)際特征，將大學(xué)生檔案內(nèi)容收集范圍進(jìn)行擴(kuò)展，如大學(xué)生在校期間的心理狀態(tài)、發(fā)展?jié)撃?、個(gè)性特征等內(nèi)容，使其更有利于大學(xué)生未來(lái)就業(yè)、擇業(yè)。具體如下：

大學(xué)生在校情商狀況，情商主要是指其在意志、情緒、挫折、意志等方面的表現(xiàn)。一個(gè)人的成功與否與其情商水平的高低有著很大的關(guān)系，而大學(xué)生的個(gè)性特征可以由其在校期間的心理檔案進(jìn)行表達(dá)。當(dāng)前高校開展了許多大學(xué)生心理健康教育課程，因此大學(xué)生心理健康狀況有著詳細(xì)的文字資料，大學(xué)生檔案管理人員應(yīng)該注意及時(shí)收集整理。當(dāng)大學(xué)生檔案資料中納入大學(xué)生心理狀況時(shí)，用人單位就可以通過查看檔案對(duì)大學(xué)生的心理健康狀況有著全面的了解，從而選擇需要的人才。

大學(xué)生誠(chéng)信狀況及創(chuàng)新能力，在用人單位選拔人才時(shí)往往最先關(guān)注的是其是否有違信記錄。一個(gè)誠(chéng)信狀況不明確的員工也不能保證在企業(yè)工作過程中誠(chéng)實(shí)守信，因此大學(xué)生檔案材料收集時(shí)應(yīng)納入大學(xué)生在校期間的誠(chéng)信記錄，如其在校期間的品質(zhì)、行為等；創(chuàng)新能力對(duì)于大學(xué)生能否促使企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有著重要的作用，因此大學(xué)生檔案在包含大學(xué)生以往的學(xué)習(xí)成績(jī)的基礎(chǔ)上還要將學(xué)生在校期間的創(chuàng)新實(shí)踐能力評(píng)價(jià)納入在內(nèi)。

3.改善檔案管理方式

大學(xué)生檔案的管理是動(dòng)態(tài)變化的，為了改善傳統(tǒng)的檔案管理模式，應(yīng)該構(gòu)建學(xué)生檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，建立健全學(xué)生檔案信息化收集制度，這種情況下就需要加大大學(xué)生檔案信息化管理的宣傳力度，引起學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視，使學(xué)校各職能部門都能增強(qiáng)大學(xué)生檔案管理優(yōu)化意識(shí)，然后真正地從行動(dòng)上支持改善大學(xué)生檔案管理模式，如在以往只有兼職檔案管理人員的基礎(chǔ)上，再增設(shè)專門的檔案管理人員，實(shí)行雙人復(fù)核制度，在保證檔案材料收集完整準(zhǔn)確及時(shí)的情況下，也可以通過雙人互相監(jiān)督避免檔案資料缺失或泄露。

大學(xué)生檔案是其大學(xué)期間全部經(jīng)歷的書面表達(dá)，因此大學(xué)生檔案材料在大學(xué)生就業(yè)推薦、招聘以及就業(yè)過程中都有著重要的作用，因此以往等到大學(xué)生畢業(yè)之后再進(jìn)行大學(xué)生檔案的整理歸檔已經(jīng)不適用于當(dāng)今時(shí)代的要求?，F(xiàn)階段為了順應(yīng)時(shí)代對(duì)于大學(xué)生檔案的需求，首先應(yīng)該在大學(xué)生入校之初就為其建立檔案，之后再根據(jù)不同大學(xué)生所學(xué)專業(yè)所在院系的區(qū)別，依照國(guó)家檔案相關(guān)法律法規(guī)的要求，及時(shí)對(duì)大學(xué)生各方面資料進(jìn)行采集整理，同時(shí)大學(xué)生檔案管理人員應(yīng)該及時(shí)向有關(guān)部門收集大學(xué)生在校期間參加的各種活動(dòng)、資格考試、技能鑒定等資料并及時(shí)錄入，而且大學(xué)生檔案資料最好標(biāo)注相應(yīng)日期，這樣在最后整合時(shí)可以減輕工作量，最后應(yīng)該重視大學(xué)生畢業(yè)檔案的歸納整理，包括畢業(yè)生體檢表、畢業(yè)生鑒定表、畢業(yè)生登記表等。

3 總結(jié)

總而言之，大學(xué)生檔案是重要的信息資源，因此高校相關(guān)職能部門應(yīng)該增強(qiáng)大學(xué)生檔案管理意識(shí)，在建立健全大學(xué)生檔案管理法律制度的前提下，規(guī)范大學(xué)生檔案管理工作，改善大學(xué)生檔案管理方式，拓展大學(xué)生檔案收集范圍，逐步增強(qiáng)大學(xué)生檔案管理能力，促進(jìn)大學(xué)生檔案信息化管理步伐，使大學(xué)生檔案資料在符合用人單位需求的同時(shí)，也能促進(jìn)國(guó)家人事檔案管理工作更加科學(xué)規(guī)范。

參考文獻(xiàn)

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