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        淺談如何做好文書檔案管理工作

        2017-12-28 22:14:50曾群
        卷宗 2017年34期
        關(guān)鍵詞:文書檔案管理意義工作

        摘 要:檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜而艱巨的工程。檔案管理人員要認(rèn)真做好檔案的收集、整理、管理、利用等方面的工作。本文對完善文書檔案管理制度,完善檔案規(guī)范化管理的體系,提高檔案管理人員的綜合素質(zhì),適應(yīng)目前企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。

        關(guān)鍵詞:文書檔案管理;工作;意義

        檔案管理是企業(yè)檔案工作的重要組成部分,不僅對我國現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用,也對整個(gè)社會的發(fā)展具有重要意義。檔案管理工作人員需要做好收集、整理、管理、使用等方面的檔案管理工作。那么,如何做好檔案管理工作呢?如何使檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、法制化?本人結(jié)合多年檔案管理工作實(shí)踐,談一下自己的認(rèn)識,與同行共勉。

        1 做好文書檔案管理的意義

        隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制不斷完善,文檔文件管理逐漸引起社會各界的關(guān)注,通過檔案管理工作的科學(xué)管理,有利于業(yè)務(wù)活動(dòng)、財(cái)務(wù)活動(dòng)為企業(yè)提供完美的決策信息,提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展效率。隨著社會市場環(huán)境的不斷深化,每個(gè)企業(yè)都面臨著巨大的競爭壓力,為了促進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展,必須優(yōu)化企業(yè)財(cái)務(wù)管理、企業(yè)管理等環(huán)節(jié)。這需要為企業(yè)創(chuàng)造良好的信息開發(fā)環(huán)境,必須優(yōu)化文書檔案管理計(jì)劃,實(shí)現(xiàn)文件管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、高效的發(fā)展。

        2 文書檔案管理工作中存在的問題

        (一)缺乏對文書檔案管理的重視

        文書檔案管理的管理流程是很復(fù)雜的,文檔管理是需要耗費(fèi)很多的時(shí)間、人力以及物力,企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者對文書檔案管理的工作缺乏深入的認(rèn)識。在整個(gè)檔案管理流程中,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者只要求管理人員對文件進(jìn)行簡單的保管或存放,并沒有科學(xué)性處理相關(guān)的業(yè)務(wù)文件資料。由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者對文書檔案管理缺乏重視,導(dǎo)致企業(yè)各部門對檔案管理工作也不太重視的情況,造成文書文件整理以及收集的低效率的現(xiàn)象。

        (二)文檔管理制度滯后

        隨著企業(yè)規(guī)模的不斷發(fā)展,企業(yè)對檔案管理的要求液的越來越嚴(yán)格,但在實(shí)際情況中,企業(yè)缺乏專業(yè)的檔案管理人員,同時(shí),企業(yè)的檔案管理人員也缺乏專業(yè)知識與檔案管理意識,有的企業(yè)在發(fā)展過程中,還會出現(xiàn)檔案管理人員的工作比較雜亂,很多的管理人員身兼數(shù)職,不能把整個(gè)身心都放在檔案管理工作上,這就使得很多的文件不能及時(shí)的歸檔或調(diào)整,造成整個(gè)檔案管理機(jī)制滯后。

        (三)文書檔案管理方法不規(guī)范

        運(yùn)用科學(xué)的方法進(jìn)行檔案管理,有利于提高企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的效率,但一些企業(yè)的發(fā)展過程中,標(biāo)準(zhǔn)化的文件管理系統(tǒng)不夠完善,從而造成文件管理不夠規(guī)范化,還有一些文件在缺乏規(guī)范的案卷目錄,容易造成文件混亂的現(xiàn)象,造成企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)不能正常的開展。

        3 做好文書檔案管理工作的方法

        (一)文檔管理環(huán)節(jié)規(guī)范化

        根據(jù)目前文書檔案管理工作的需求,我們必須要確保管理環(huán)節(jié)的有效性、以及規(guī)范化。這個(gè)時(shí)候可以對檔案相關(guān)的文件資料類型、處理文件時(shí)的程序的差別進(jìn)行深入的了解,根據(jù)企業(yè)的內(nèi)部情況,建立健全的文檔管理系統(tǒng)。隨著網(wǎng)絡(luò)社會的不斷發(fā)展與深入,檔案電子信息化管理模式不斷的發(fā)展,為了滿足現(xiàn)階段企業(yè)發(fā)展的要求,就必須采取規(guī)范化管理方式,對文書檔案進(jìn)行有效的管理。同時(shí)還要做好文件歸檔工作中的每一道程序,使文書管理與檔案處理環(huán)節(jié)可以得到很好的協(xié)調(diào),要讓管理模式得到很好協(xié)調(diào)的發(fā)展,就必須要做好對文件的歸檔以及分類的工作。同時(shí),還需要做好相關(guān)文件資料的登記工作,并對檔案管理模式進(jìn)行規(guī)范化。在文件管理的過程中,需要對案卷進(jìn)行普查,并且刪除一些沒有用的文件,以免出現(xiàn)工作低效率的情況,使案卷得到高效率的整合以及應(yīng)用,還需要對一些內(nèi)容雜亂的資料進(jìn)行規(guī)整,提高文件資料規(guī)整的利用效率,也提高了工作中檢查與搜尋資料的效率。

        (二)文書檔案管理制度的完善

        通過對檔案管理制度的完善,從而規(guī)范文檔管理人員的工作,同時(shí)也需要得到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視,完善檔案管理的相關(guān)制度,同時(shí)也為企業(yè)創(chuàng)造一個(gè)良好、健康的發(fā)展環(huán)境,對檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范與落實(shí)。在管理過程中,管理人員需要深入了解與學(xué)習(xí)檔案管理工作相關(guān)的法律法規(guī),并依據(jù)企業(yè)目前的情況,完善企業(yè)檔案管理制度,做好文書的各種整理工作,使檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)得到有效的協(xié)調(diào)。

        (三)提高管理人員的綜合素質(zhì)

        文書管理以及檔案管理對管理人員的能力具有很嚴(yán)格的要求,這種工作需要具備很強(qiáng)的實(shí)踐與技術(shù)性。為了提高檔案管理的水平,那么提高管理人員的綜合業(yè)務(wù)能力是很有必要的。這就要企業(yè)改善人才招聘相關(guān)的制度,在文書管理人員的招聘中,需要對應(yīng)聘者的業(yè)務(wù)素養(yǎng)以及實(shí)踐能力進(jìn)行考核,還需要企業(yè)定期開展檔案管理專業(yè)的培訓(xùn),使管理人員的業(yè)務(wù)能力得到提升,提高管理人員對管理技能內(nèi)容的了解與運(yùn)用,并且提高了管理人員的歸檔、分類以及收集等能力。使管理人員可以迅速適應(yīng)企業(yè)目前對檔案管理工作的需求,同時(shí),企業(yè)需對檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行完善,特別是檔案管理干部選用的制度,企業(yè)需要選擇有較強(qiáng)責(zé)任心、作風(fēng)良好的人來做檔案管理工作。企業(yè)還需對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn),使企業(yè)檔案管理水平得到提高,管理人員需要提高自身的業(yè)務(wù)能力,并且開拓自身的知識視野。

        (四)完善文書檔案管理的信息化

        電子檔案是目前企業(yè)檔案管理的主要方法,為了更好地貫徹和實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化,必須提高對檔案管理、檔案文件信息的水平,業(yè)務(wù)流程和辦公自動(dòng)化模塊的協(xié)調(diào)工作,確保起草環(huán)節(jié),規(guī)范化發(fā)展的聯(lián)系,搜索鏈接刪除。檔案信息模型是企業(yè)檔案管理的主流趨勢。實(shí)踐證明,通過開展文獻(xiàn)檔案信息管理活動(dòng),有利于提高檔案和檔案管理工作的安全性和效率性。為了加強(qiáng)檔案信息安全管理的效率,企業(yè)需要提高系統(tǒng)和信息的安全保護(hù)機(jī)制,避免信息丟失,信息技術(shù)提高檔案管理水平,使企業(yè)業(yè)務(wù)得到穩(wěn)定的發(fā)展。

        綜述所述,文檔文件管理是企業(yè)發(fā)展的重要組成部分,使企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃更加科學(xué)化,文檔文件管理具有較強(qiáng)的專業(yè)和實(shí)踐性,為了適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展,必須充分利用現(xiàn)代信息技術(shù),提高信息管理系統(tǒng)的系統(tǒng)文件的點(diǎn)。

        參考文獻(xiàn)

        [1]任卉蕾.企業(yè)文書檔案管理存在的問題及對策研究[J].城建檔案.2016(11)

        [2]單陽松,張萬剛.文書檔案管理工作改革與問題研究[J].辦公室業(yè)務(wù).2013(09)

        [3]張杰.淺談新時(shí)期如何做好文書檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù).2015(15)

        [4]李亞林.淺談文書檔案管理的問題與對策[J].赤子(上中旬).2015(06)

        作者簡介

        曾群(1982-),女,漢族,湖南人,本科,研究方向:文書檔案、工程檔案、聲像檔案。endprint

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