文/宋國棟

如何提高城市軌道交通運營企業(yè)物資采購到貨效率

文/宋國棟

蘇州市軌道交通集團有限公司運營分公司

采購到貨效率是影響物資成本管理的關(guān)鍵因素，同時也是物資管理水平的重要體現(xiàn)。本文主要通過從物資條線隊伍建設(shè)、采購組織、合同執(zhí)行等方面闡述，探討如何提高城市軌道交通運營企業(yè)的物資采購到貨效率。

物資管理；采購；到貨效率

物料采購是物資管理的重要環(huán)節(jié)，由于城市軌道交通運營行業(yè)的特殊性，生產(chǎn)物料不足或缺失所產(chǎn)生的缺貨損失要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于存貨持有成本，所以采購到貨效率是影響物資成本管理的關(guān)鍵因素，同時也是軌道交通運營企業(yè)物資管理水平的重要體現(xiàn)。為保證現(xiàn)場需求供應(yīng)及時，節(jié)約運營成本，提升物資管理工作質(zhì)量，本文主要研究如何提高軌道交通運營企業(yè)的物資的采購到貨效率。

1 隊伍建設(shè)方面

在采購工作中，經(jīng)常出現(xiàn)中心、車間、班組物料需求提報人員對物料需求計劃的提報不準(zhǔn)確的情況，例如：物資名稱、規(guī)格型號或品牌不對應(yīng)，按既有設(shè)備上填報的物資早已停產(chǎn)，物料描述較粗不能具體到某一產(chǎn)品，物料描述不完全未能包含全部現(xiàn)場需求等。這類提報不準(zhǔn)確的情況隨機分散在年度需求計劃中很難被發(fā)現(xiàn)，往往是在采購計劃執(zhí)行階段，有的甚至到入庫驗收階段才被發(fā)現(xiàn)，有可能會造成驗收受阻、退換貨等情況，甚至導(dǎo)致物料需求在物流系統(tǒng)中反復(fù)多次，且容易產(chǎn)生推諉扯皮現(xiàn)象，浪費了大量的時間，成為影響物資采購效率的一個重要因素。

物資采購工作是一項涉及面廣、專業(yè)水平較高的工作，物資條線人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力直接影響采購到貨效率。因此，一方面，要加強物資條線人員培訓(xùn)，逐步提升條塊人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力，要求采購人員不僅要熟悉計劃、采購、合同、物流管理信息化系統(tǒng)等方面知識，更要熟悉相關(guān)專業(yè)設(shè)備情況，鼓勵采購人員深入一線了解現(xiàn)場實際需求，增加采購人員現(xiàn)場跟崗學(xué)習(xí)的頻率和深度；同時也要要求相關(guān)中心、車間、班組需求提報人員熟悉采購管理的相關(guān)要求，進一步提高物料需求提報的一次性準(zhǔn)確率，從源頭控制抓起，確保物料需求的準(zhǔn)確性。另一方面，要進一步提升考核管理的針對性和有效性，充分利用好公司現(xiàn)有的考核管理體系，更好地引導(dǎo)和督促相關(guān)人員高效完成采購任務(wù)，促使物資采購到貨效率的全方位提升，逐步造就一批懂業(yè)務(wù)、懂管理、職業(yè)素養(yǎng)優(yōu)良的物資條線管理人才隊伍。

2 采購組織方面

（1）推動年度采購計劃執(zhí)行

軌道交通運營企業(yè)的物資采購主要是執(zhí)行年度采購計劃，對于其中的主要環(huán)節(jié)節(jié)點完成時間，在執(zhí)行過程中常常會出現(xiàn)一些標(biāo)段啟動后偏離較大的情況，甚至出現(xiàn)不能按照計劃要求到貨的情況，直接影響采購到貨效率。究其原因，一方面是年度采購計劃設(shè)定的啟動時間和到貨時間不合理，沒能預(yù)留合理的采購時間；另一方面是采購計劃執(zhí)行不嚴(yán)格，在執(zhí)行過程中遇到問題或困難采購人員沒能及時推進解決，出現(xiàn)采購進度遲緩甚至是停滯的情況。對于上述情況，建議結(jié)合對歷史采購過程中主要環(huán)節(jié)用時的統(tǒng)計分析，分別對采用公開招標(biāo)、競爭性談判、比選、單一來源等幾種主要采購方式的標(biāo)段，按實施審批、評審?fù)瓿伞⒌截浻媱澋仍谀甓炔少徲媱澲泻侠碓O(shè)定節(jié)點要求。對于需求部門要求到貨比較早的現(xiàn)場急需物資，采用優(yōu)先打包備案提前采購的方式，為采購預(yù)留合理的時間。在采購實施過程中實時統(tǒng)計分析采購進度情況，按年度采購計劃節(jié)點要求嚴(yán)格控制和推進采購進度，確保采購人員及時完成標(biāo)段采購和物資到貨，保證采購到貨效率。

（2）推進框架協(xié)議采購

對于單一來源備件、勞保用品、油脂、化工類產(chǎn)品等每年都有一定需求數(shù)量的物資，如按照傳統(tǒng)的年度采購方式，則存在重復(fù)采購次數(shù)多年年采年年談的情況，因此，對于每一年度都需要重復(fù)采購的物資，結(jié)合市場情況優(yōu)先考慮采用框架協(xié)議采購，即將一定周期（如3-5年）的物資需求集合起來，形成批量，集中采購，提前鎖定采購價格，簽訂長期供貨框架協(xié)議，后續(xù)按采購訂單逐年分批供貨的模式。采用這種模式，一方面可以集中多年需求數(shù)量，形成批量優(yōu)勢，實施規(guī)?；少彛欣诮档筒少彸杀?；另一方面可以避免采購人員整天忙于機械性、重復(fù)性的具體業(yè)務(wù)流程，減小采購人員的工作量，同時由于一次采購多年有效，后續(xù)年度的供貨周期不再包含采購過程用時，有效提高供貨速度，極大地提升采購到貨效率。

（3）推行年度保證金

對于非招標(biāo)采購項目，有的供應(yīng)商報價前準(zhǔn)備不充分，沒有很好地了解市場情況，報價較大偏離市場行情，低價中選后在實際組織供貨時不能較好地執(zhí)行中選結(jié)果或者以各種理由推脫不簽訂合同，而且部分這類供應(yīng)商可能在發(fā)生類似事件后，也不打算再次參與后續(xù)的采購活動，所以就采用消極的方式應(yīng)對，導(dǎo)致采購項目停滯、久拖不決，以致無法按時完成供貨，影響采購到貨效率。針對這種消極應(yīng)對的情況，收取參選保證金能夠起到一定的約束作用。但由于非招標(biāo)采購項目預(yù)算金額較小，年度標(biāo)段數(shù)量較多，如果采購傳統(tǒng)的一個標(biāo)段收一次保證金的方式，就會不斷重復(fù)來回收取和退還保證金，重復(fù)性工作量較大，而且對于年度內(nèi)參與多個標(biāo)段采購的應(yīng)商也覺得比較繁瑣，如果按年度收取保證金可以有效解決上述問題。

3 合同執(zhí)行方面

在采購合同執(zhí)行過程中，有的供應(yīng)商在簽訂合同后，實際組織供貨時不能較好地履行采購合同，常常發(fā)生逾期供貨、驗收過程中退換貨拖沓等情況，導(dǎo)致物資供應(yīng)速度緩慢，甚至無法滿足生產(chǎn)需要，進而影響了整個采購工作的到貨效率。針對個別供應(yīng)商在合同執(zhí)行階段存在的問題，主要從以下幾個方面著手加強管控：首先，充分發(fā)揮物資部門的橋梁與紐帶作用，積極協(xié)調(diào)供應(yīng)商及時供貨，按照合同約定組織驗收并進行貨款結(jié)算，保障合同順利執(zhí)行完畢。其次，強化供應(yīng)商評價管理，對無正當(dāng)理由不能及時完成合同供貨的，視不同情況采取警示、考評扣分、限期整改、暫停報價、納入黑名單等管理制度措施，確保合同執(zhí)行進度。第三，加大優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商開發(fā)力度，開發(fā)邀請專業(yè)技術(shù)能力強、信譽良好綜合實力強的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商充實完善公司的供應(yīng)商庫。

綜上所述，提高城市軌道交通運營企業(yè)物資采購到貨效率是一項復(fù)雜的系統(tǒng)性工作，同時各個城市軌道交通運營管理企業(yè)所處的區(qū)位環(huán)境、市場狀況、政策法規(guī)等也都存在差異，在行業(yè)內(nèi)很難直接搬用其他單位的先進做法，只有通過在實際工作不斷努力創(chuàng)新、探索，才能總結(jié)出一套適合自身發(fā)展需要的物資管理體系。

[1]劉寶紅《采購與供應(yīng)鏈管理:一個實踐者的角度》[M] 北京：機械工業(yè)出版社，2015.

[2]宮迅偉《如何專業(yè)做采購》[M] 北京：機械工業(yè)出版社，2015.