葉小琴++鄒永艷++鮮敏

摘要：隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，高校辦公管理模式也隨之而變化。逐漸由過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式改為以計(jì)算機(jī)為中心，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和先進(jìn)的通信技術(shù)，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲(chǔ)和使用信息，使內(nèi)部人員能更方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作。基于現(xiàn)代辦公人員都會(huì)使用Excel的基礎(chǔ)上，Excel服務(wù)器應(yīng)運(yùn)而生。利用Excel服務(wù)器平臺(tái)，用戶不需要依賴專業(yè)人員就可以實(shí)現(xiàn)滿足辦公需要的信息管理系統(tǒng)，并能根據(jù)實(shí)際需要隨時(shí)調(diào)整、刪增系統(tǒng)的功能，真正實(shí)現(xiàn)高效快速的辦公。

關(guān)鍵詞：Excel服務(wù)器；信息管理；高效

中圖分類號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-9416（2017）10-0227-01

1 高校信息化管理的現(xiàn)狀

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速普及的今天，高校信息化建設(shè)已經(jīng)成為教育性方針戰(zhàn)略，各大高校都在進(jìn)行信息化建設(shè)的平臺(tái)搭建。隨著教育信息化進(jìn)程的加深，高校往往針對(duì)不同的管理系統(tǒng)采用漸進(jìn)方式采購相應(yīng)的信息系統(tǒng)平臺(tái)[1]。

信息系統(tǒng)平臺(tái)在高校的推廣使用過程中，無疑是為了提高高校的管理效率，實(shí)現(xiàn)高校的現(xiàn)代化管理創(chuàng)新。但是，另一方面，工作人員會(huì)花一定的時(shí)間去了解并使用它，而且并不是軟件提供的所有模塊都適合各個(gè)學(xué)校的管理。對(duì)于一些比較復(fù)雜的信息系統(tǒng)平臺(tái)在維護(hù)的過程中也會(huì)花大量的人力與物力。但是如果高校仍然采用以單個(gè)電子表格為教師信息載體的管理手段，不注重表格之間信息的交換與共享，這樣一是需要信息填寫格式要一致，另外也需要收集信息的工作人員要很細(xì)心處理表格中的數(shù)據(jù)。一旦數(shù)據(jù)龐大的時(shí)候，數(shù)據(jù)在處理過程中很容易丟失和出錯(cuò)。這樣不僅不能提高教師的工作效率，反而還會(huì)增加數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤率。所有能開發(fā)一款適用于本校的信息管理系統(tǒng)就成了各高校夢寐以求的事情了。

2 Excel的特點(diǎn)

Excel是人們非常熟悉的電子表格處理軟件，它為我們提供了很多數(shù)據(jù)處理方面的功能，如電子表格制作、公式函數(shù)的使用、數(shù)據(jù)的排序、篩選、分類匯總、透視表和圖表等操作，極大的方便我們處理大量數(shù)據(jù)。在各高校中的日常管理工作中，我們也在處理著各種各樣的Excel表格。但是僅僅使用Excel表格處理數(shù)據(jù)還是不夠的，特別是需要處理的數(shù)據(jù)分布在不同的工作表時(shí)，就無法完成操作。如教務(wù)的成績管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、后勤管理系統(tǒng)、設(shè)備管理系統(tǒng)等等。大量的有用信息分布在學(xué)校的各個(gè)部門，收集、錄入、更新都需要大量的人力、物力。數(shù)據(jù)的交叉反復(fù)使用，更新不及時(shí)都會(huì)造成數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤。

3 Excel服務(wù)器及其應(yīng)用

3.1 Excel服務(wù)器的概念

勤哲Excel服務(wù)器是一個(gè)面向最終用戶的信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)工具與運(yùn)行平臺(tái)，它將電子表格軟件MS Excel和大型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)集成為一個(gè)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)協(xié)同工作環(huán)境。利用MS Excel作為主要操作界面，把電子表格從單機(jī)應(yīng)用中脫離出來，并結(jié)合數(shù)據(jù)庫技術(shù)作為后臺(tái)數(shù)據(jù)支持，在這個(gè)平臺(tái)上，用戶可以充分發(fā)揮Excel的應(yīng)用水平，通過設(shè)計(jì)模板、定義工作流、定義表間公式等簡單直觀的操作，設(shè)計(jì)一個(gè)適用于自己學(xué)校的信息管理系統(tǒng)，從而大大提高了高校辦公自動(dòng)化的工作效率[2]。

3.2 Excel服務(wù)器的關(guān)鍵技術(shù)

3.2.1 數(shù)據(jù)規(guī)范

Excel服務(wù)器中的數(shù)據(jù)規(guī)范有：數(shù)據(jù)項(xiàng)設(shè)置默認(rèn)值、設(shè)置自動(dòng)編號(hào)和下拉列表等。設(shè)置好數(shù)據(jù)規(guī)范能簡化數(shù)據(jù)的錄入，如班級(jí)的選擇、課程的選擇等。降低了信息錄入的錯(cuò)誤率。

3.2.2 表間公式

表間公式是Excel服務(wù)器最核心的內(nèi)容，用戶可以任意引用權(quán)限范圍內(nèi)的表單中的數(shù)據(jù)。表間公式有提數(shù)和回寫的功能。提數(shù)的作用主要是通過篩選條件，利用之前輸入的數(shù)據(jù)填充當(dāng)前表單，而回寫的作用則是利用當(dāng)前填寫的數(shù)據(jù)更新以前的表單。

3.2.3 工作流

如果對(duì)一個(gè)模板定義工作流，可以基于該模板的表單按規(guī)定的過程進(jìn)行傳送。完整的工作流包括定義工作流、啟動(dòng)工作流、處理代辦事宜、查看工作進(jìn)度以及重做或撤銷。管理人員可以強(qiáng)行控制表單的流轉(zhuǎn)過程，從而降低數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤率。

3.2.4 數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理

在Excel服務(wù)器中，大量的數(shù)據(jù)，如組織機(jī)構(gòu)、人員、角色等都是統(tǒng)一進(jìn)行管理的；而數(shù)據(jù)類型、數(shù)據(jù)規(guī)范、用戶字典、自動(dòng)編號(hào)規(guī)則可以根據(jù)權(quán)限進(jìn)行分散管理。這樣極大的增強(qiáng)了系統(tǒng)的適應(yīng)性和可用性。

3.3 Excel服務(wù)器在高校管理中發(fā)揮的作用

（1）系統(tǒng)的建立。首先是結(jié)構(gòu)體系的設(shè)置，部門的創(chuàng)建，角色的分配以及用戶的基本信息；再建立相關(guān)的數(shù)據(jù)模板；最后完成數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、匯總和查詢。創(chuàng)建合理有效的工作表模板和表間公式的設(shè)計(jì)可以很大程度上提高各部門的工作效率，減少人為數(shù)據(jù)錄入的錯(cuò)誤率。（2）數(shù)據(jù)和信息的權(quán)限設(shè)計(jì)與管理。有效的分配表單的權(quán)限，可以很好的進(jìn)行分散管理，如系主任可以查看各教研室填寫的所有表格，而教研室主任則只能看到自己和自己組的老師填寫的表格。從而更方便各部門人員對(duì)數(shù)據(jù)的管理，增強(qiáng)了系統(tǒng)的適應(yīng)性和可用性。（3）實(shí)現(xiàn)web化。不管是設(shè)計(jì)人員或是操作人員都可以遠(yuǎn)程通過訪問互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行數(shù)據(jù)的填報(bào)、修改和設(shè)計(jì)。大大方便了老師的工作。

在信息化大數(shù)據(jù)時(shí)代，處于改革中的各大高校，只有用信息化的理念和技術(shù)來改變學(xué)校的管理的模式，才能更好的利用計(jì)算機(jī)、利用互聯(lián)網(wǎng)、利用像Excel服務(wù)器這樣的軟件來提高學(xué)校的信息化管理。

參考文獻(xiàn)

[1]王晨，趙鵬飛.Excel服務(wù)器在高校管理中的應(yīng)用[J].科技信息，2008，（32）：85+17.

[2]楊小莉.基于EXCEL服務(wù)器的高校教師管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].軟件導(dǎo)刊（教育技術(shù)），2015，14（07）：90-92.endprint