■/沈榆峰

網(wǎng)上預(yù)約報賬在高校財務(wù)中的應(yīng)用研究

■/沈榆峰

作為緩解當前高?！皥筚~難”現(xiàn)象的一種有效方式，網(wǎng)上預(yù)約報賬正受到各大高校的廣泛關(guān)注。文章概述了高校實施網(wǎng)上預(yù)約報賬的背景和內(nèi)涵，分析了此種報賬模式的優(yōu)勢以及高校在實施過程中出現(xiàn)的新問題，在此基礎(chǔ)上，提出了若干改進意見，以期對提升高校財務(wù)管理水平和服務(wù)水平提供參考價值。

網(wǎng)上預(yù)約 高校財務(wù) 報賬難

近年來，我國高等教育事業(yè)取得了蓬勃發(fā)展，高校招生規(guī)模逐年擴大，教育科研經(jīng)費逐年增長，經(jīng)費來源呈多元化趨勢，使得高校財務(wù)管理的難度系數(shù)與日俱增。急劇增加的工作量與有限的財務(wù)人員之間形成了巨大的矛盾沖突：一方面財務(wù)人員工作量大，工作強度高，心理壓力大；另一方面高校師生一直被“報賬難”問題所困擾。各大高校也在不斷研究探索解決問題的辦法，如增設(shè)叫號機、安裝智能排隊系統(tǒng)等，取得了一定實效，規(guī)范了報賬秩序，一定程度上緩解了報賬壓力，但都沒能從根本上解決矛盾。依托成熟的網(wǎng)絡(luò)與計算機信息技術(shù)，網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)應(yīng)運而生。

一、網(wǎng)上預(yù)約報賬的內(nèi)涵

高校網(wǎng)上預(yù)約報賬以電子化、信息化、自動化為手段，徹底改變了手工方式下的效率低下狀況，實現(xiàn)單據(jù)填寫的規(guī)范化、業(yè)務(wù)審批的流程化、財務(wù)審核的透明化，以全面提升財務(wù)信息質(zhì)量，使財務(wù)信息準確、完整和及時。

高校網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)是師生在網(wǎng)上完成預(yù)約報銷的平臺，報銷人通過訪問“網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)”，填寫相關(guān)信息，如報銷人姓名、所在單位、聯(lián)系方式等，然后進入預(yù)約報賬界面，自助填寫差旅費、借款、日常報銷等內(nèi)容，并提交報賬申請，系統(tǒng)自動生成流水號，打印報銷確認單，再將領(lǐng)導簽字審批后的報銷單自主選擇時間送遞財務(wù)單位，待財務(wù)人員審核記賬完畢后將相關(guān)款項轉(zhuǎn)入個人銀行卡或者單位對公賬戶中，整個報銷過程完成。

二、網(wǎng)上預(yù)約報賬的優(yōu)勢

網(wǎng)上預(yù)約報賬改變了傳統(tǒng)會計報銷業(yè)務(wù)的流程，將報賬模式從“人對人”轉(zhuǎn)變?yōu)椤皺C對機”、從“面對面”轉(zhuǎn)變?yōu)椤包c對點”，大大提高了工作效率。與傳統(tǒng)的報賬模式相比，網(wǎng)上預(yù)約報賬模式具有以下幾個方面的優(yōu)勢：

（一）無等候

高校傳統(tǒng)報賬模式下，業(yè)務(wù)流程環(huán)節(jié)較多，經(jīng)常出現(xiàn)排長隊現(xiàn)象，消耗了師生的不少時間，造成人力的浪費，也容易產(chǎn)生不滿情緒，同時增加了財務(wù)工作的壓力。究其原因：一是隨著高校經(jīng)費的不斷增加，財務(wù)工作量不斷加大，會計人員短缺的問題日益凸顯；二是大部分高校師生對財務(wù)相關(guān)政策知之甚少，經(jīng)常出現(xiàn)原始票據(jù)黏貼不規(guī)范、報銷審批手續(xù)不全、開具的發(fā)票與會計政策不符以及經(jīng)費項目額度不足等情形，需要往返多次才能順利完成報賬；三是會計工作人員業(yè)務(wù)能力有高有低，導致報賬速度快慢不一；四是高校財務(wù)具有時段性，尤其是學期初及學期末，報賬業(yè)務(wù)相對集中，業(yè)務(wù)量明顯增大，財務(wù)部門可能出現(xiàn)人滿為患的情形；五是高校會計某些業(yè)務(wù)涉及面廣，工作量較大，如學生實習經(jīng)費的報銷，每個專業(yè)幾百名學生集中實習，往返車費、學生保險、實習指導教師講課費、實習耗材費等原始票據(jù)數(shù)量多，小額零星票據(jù)也占據(jù)相當一部分比重，將占用會計人員大量的時間進行核算，部分高校甚至安排專人核算。實行網(wǎng)上預(yù)約報賬以后，排隊現(xiàn)象將不復(fù)存在。網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)依托互聯(lián)網(wǎng)與計算機信息技術(shù)，不受時間和空間的限制，廣大師生報賬再也不用花費大量的時間在財務(wù)部門排隊等待，只需要登錄學校網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)，完成網(wǎng)上預(yù)約申請流程，自主選擇時間將預(yù)約單送到指定地點即可，大大節(jié)約了時間，體現(xiàn)出“無等候性”。

圖1 網(wǎng)上預(yù)約報賬流程圖

(二)無現(xiàn)金

高校在傳統(tǒng)報賬模式下，報銷業(yè)務(wù)完成的一個標志是報銷人以現(xiàn)金形式現(xiàn)場領(lǐng)走所報銷的金額，由此衍生出兩個問題：一是為保證資金安全，財務(wù)部門需要每天早上從銀行調(diào)入現(xiàn)金，下午結(jié)賬后再將剩余現(xiàn)金返回銀行，加上因無法準確預(yù)測每天所需現(xiàn)金量而重復(fù)調(diào)入現(xiàn)金，無形中消耗大量的人力物力；二是報銷人在收到所報款項后，存在遺失風險，若是大額現(xiàn)金因故沒有及時存入銀行，風險系數(shù)將提高；三是現(xiàn)金收付過程中存在一定風險，比如實際結(jié)算時，因財務(wù)人員工作失誤，出現(xiàn)多付或者少付現(xiàn)金的情形，并且事后無從查證。網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)實行無現(xiàn)金報賬，報銷人在網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)中直接選擇支付方式，即報銷人希望采取哪種報銷的收款手段，支付方式根據(jù)具體業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，在遵循財務(wù)制度規(guī)定的前提下，一般可以選擇以下三種支付方式：對私支付、對公支付、沖抵借款。其中，對私支付與對公支付方式下，結(jié)合網(wǎng)銀支付系統(tǒng)，款項實時到賬，支付手段快捷、便利，規(guī)避了現(xiàn)金風險，有利于資金安全。再加上銀行的短信提醒業(yè)務(wù)等輔助手段，“時效性”、“準確性”、“安全性”更能得到體現(xiàn)。

（三）高效性

高校在傳統(tǒng)報銷模式下，盡管電算化會計的引入，一定程度上解放了勞動力，但手工操作所占比重依然很大。報銷人只需要把填制好的原始單據(jù)給會計工作人員，就可以“坐等收錢”了，而會計人員后續(xù)所做的原始票據(jù)的復(fù)核、制單等一系列操作中，有很大一部分工作是十分低效的，如大量原始票據(jù)的整理歸類、摘要的錄入等，也在一定程度上延遲了報賬速度。網(wǎng)上預(yù)約報賬模式下，報賬人根據(jù)時間安排自主登錄預(yù)約系統(tǒng)，填寫基礎(chǔ)信息，如報銷內(nèi)容、報銷金額以及票據(jù)張數(shù)等，自動參與進報賬過程中來，會計工作人員處理預(yù)約單時，面對的是經(jīng)報銷人初步整理統(tǒng)計后的相關(guān)信息，然后修改系統(tǒng)自動生成的記賬單（含摘要、科目、金額等內(nèi)容）即可，剔除了某些基礎(chǔ)性的低效的環(huán)節(jié)，減少了差錯率，提高了工作效率，使得高校財務(wù)管理更加科學化。

三、實行網(wǎng)上預(yù)約報賬后出現(xiàn)的新問題

（一）部分師生不易接受新事物

在網(wǎng)上預(yù)約報賬模式中，報銷人要完成網(wǎng)上預(yù)約報賬相關(guān)流程，會存在原始票據(jù)的整理、統(tǒng)計等在傳統(tǒng)報賬模式下不存在的“多余工作量”，受惰性思維影響，對新的報賬模式存在一定排斥，使用網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)的積極性不高。此外，部分報賬人年紀較大，對電腦操作不熟練，難以獨立完成網(wǎng)上預(yù)約報賬申請所有環(huán)節(jié)，只習慣于將完成審批手續(xù)后的紙質(zhì)報銷單送到財務(wù)部門排隊報銷。

（二）電話溝通量增大

網(wǎng)上預(yù)約模式下，報賬人只需將預(yù)約單送往財務(wù)部門，經(jīng)相關(guān)人員初審后即可離去。由于會計業(yè)務(wù)專業(yè)性較強，非專業(yè)人員對報賬相關(guān)規(guī)定、最新政策等知之甚少，由此造成預(yù)約單中存在大量不合規(guī)現(xiàn)象，此時，電話就成了財務(wù)工作人員與報賬人之間溝通的主要工具，電話溝通代替了面對面交流，加上報賬人對自己所報銷業(yè)務(wù)的相關(guān)咨詢（如進度、金額等）不斷增多，電話溝通量逐漸增大，成為網(wǎng)上預(yù)約報賬衍生出來的新問題。

（三）原始單據(jù)傳遞存在安全隱患

網(wǎng)上預(yù)約模式下，報賬人將預(yù)約單交往財務(wù)部門后即離去，預(yù)約單的后續(xù)處理完全交由財務(wù)部門，由此衍生出兩個隱患：其一，財務(wù)部門每天接收大量原始單據(jù)，因票據(jù)黏貼不規(guī)范等因素造成部分票據(jù)丟失，在小額零星票據(jù)方面體現(xiàn)得特別明顯，給報賬過程帶來了一定的麻煩；其二，報賬人因缺少專業(yè)性而造成票據(jù)不合規(guī)現(xiàn)象比較普遍，會計人員電話溝通后，報賬人因個人原因沒有及時取回，從而導致大量原始票據(jù)積壓在財務(wù)部門，給財務(wù)部門的發(fā)票管理帶來困難。

（四）對會計工作人員提出了更高的要求

報賬作為高校財務(wù)基礎(chǔ)性工作，政策性強，涉及面廣。實行網(wǎng)上預(yù)約報賬，對會計工作人員提出了更高的要求：一是需要學習新的報賬模式，如新環(huán)境下賬務(wù)處理流程等；二是不斷學習最新的政策、規(guī)定等，保證自身知識與時俱進，確保報銷業(yè)務(wù)符合相關(guān)規(guī)定；三是培養(yǎng)溝通協(xié)調(diào)能力，如出現(xiàn)票據(jù)不合規(guī)現(xiàn)象時，及時與相關(guān)人員溝通，妥善處理。

（五）對財務(wù)軟件的要求更高

實行網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)后，對財務(wù)軟件提出了更高的技術(shù)要求，主要體現(xiàn)在：一是銜接性，實行網(wǎng)上預(yù)約報賬后，應(yīng)做好網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)與財務(wù)管理系統(tǒng)、無現(xiàn)金報賬系統(tǒng)以及勞務(wù)系統(tǒng)等的銜接問題，促進高校財務(wù)信息化；二是穩(wěn)定性，高校財務(wù)有其自身的特點，如業(yè)務(wù)量大，并隨時間（學期初及學期末）有較大波動等，當業(yè)務(wù)量達到峰值時，對財務(wù)軟件的穩(wěn)定性是一種極大地考驗；三是安全性，網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)是依托于互聯(lián)網(wǎng)與計算機信息技術(shù)發(fā)展起來的，信息和數(shù)據(jù)的安全性必須得到保證。

四、建議

網(wǎng)上預(yù)約報賬模式是對傳統(tǒng)報賬模式的一種變革，起步時間較短，難免不夠完善，需要在實際應(yīng)用中不斷優(yōu)化，才能發(fā)揮效用，凹顯其優(yōu)越性。

（一）加大宣傳

學校財務(wù)部門應(yīng)做好對網(wǎng)上預(yù)約報賬的宣傳工作，爭取得到廣大師生的理解、支持以及配合。一是主動到各二級學院或各職能處室開展網(wǎng)上預(yù)約報賬相關(guān)環(huán)節(jié)和財務(wù)相關(guān)規(guī)定的宣講，廣泛宣傳網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)的優(yōu)越性、必要性及操作步驟等，或借助校園網(wǎng)絡(luò)平臺、財務(wù)部門網(wǎng)站等實時發(fā)布網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)的相關(guān)信息；二是會計工作人員在業(yè)務(wù)處理過程中，要做好與網(wǎng)上預(yù)約報賬有關(guān)的答疑工作；三是廣泛聽取廣大師生對網(wǎng)上預(yù)約報賬的意見建議，如設(shè)置意見反饋模塊等，為進一步完善網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)提供參考。

（二）建立物流化管理

針對網(wǎng)上預(yù)約報賬衍生出的電話量激增以及原始單據(jù)傳遞過程中的安全隱患問題，應(yīng)當建立預(yù)約單的物流化管理。建立預(yù)約單實時查詢平臺，使報賬人能方便快捷的了解預(yù)約單所處的實時狀態(tài)，如申請單是否被處理、報銷金額是多少以及是否有不合規(guī)票據(jù)等。負責收預(yù)約單的工作人員將每一筆預(yù)約所涉及的原始單據(jù)，用一個獨立的簡易塑料袋封裝，確保原始票據(jù)不在傳遞過程中發(fā)生遺失。對于校園面積較大，或者設(shè)有分校的高校，結(jié)合區(qū)位因素設(shè)置投遞箱，方便廣大師生投遞預(yù)約單。

（三）加強培訓

網(wǎng)上預(yù)約模式下，應(yīng)持續(xù)不斷的加強培訓。一方面，加強對會計工作人員的業(yè)務(wù)培訓，對其進行會計業(yè)務(wù)培訓及與網(wǎng)上預(yù)約報賬相關(guān)的專業(yè)培訓，以適應(yīng)網(wǎng)上預(yù)約報賬的需要。另一方面，對報銷人的報賬基本知識進行適度培訓，使其了解學?；矩攧?wù)規(guī)定，避免因信息不對稱而出現(xiàn)一些不必要的麻煩。

（四）做好軟件維護、升級

網(wǎng)上預(yù)約模式下，軟件作為一種獨特的載體而發(fā)揮著舉足輕重的作用，要使其優(yōu)越性得到更大體現(xiàn)，必須做好已有數(shù)據(jù)庫的維護，確保銜接性、穩(wěn)定性和安全性。同時做好開發(fā)升級工作，不斷更新功能模塊，以滿足各方面管理需求。如引入二維碼掃描系統(tǒng)，一方面便于追蹤每筆預(yù)約單的流向，另一方面大大縮短會計人員的預(yù)約單號錄入時間，提高錄入準確性的同時，提高工作效率。

隨著數(shù)字化校園的推進，網(wǎng)上預(yù)約報賬作為一種全新的報賬模式因其獨特性和優(yōu)越性，正受到越來越多高校的青睞。但值得注意的是，各高校不能盲目從眾，硬上系統(tǒng)，應(yīng)結(jié)合自身實際，根據(jù)學校財務(wù)管理現(xiàn)狀等因素，合理選擇報銷模式。同時，網(wǎng)上預(yù)約報賬模式仍存在很多不足，需在實際應(yīng)用中不斷優(yōu)化完善，使其發(fā)揮出更大效用。

[1]許志俊.高校網(wǎng)上預(yù)約報賬實踐的思考〔J〕.會計之友，2011（22）.

[2]李明洋.淺談高校財務(wù)預(yù)約報賬機制〔J〕.財會通訊，2011（26）.

[3]蔣彩萍.高校網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)的優(yōu)化與設(shè)想—以蘇州大學為例〔J〕.會計之友，2013（04）.

[4]梁勇.高校財務(wù)報賬相關(guān)問題思考〔J〕.財會通訊，2015（01）.

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1004-6070（2017）10-0042-04

◇作者信息：中國礦業(yè)大學財務(wù)資產(chǎn)部

◇責任編輯：張力恒

◇責任校對：張力恒