姚媛

【摘要】隨著當(dāng)前我國(guó)科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，社會(huì)法律制度體系的進(jìn)一步完善，如何進(jìn)一步加強(qiáng)涉密單位辦公室的文件管理制度建設(shè)成為當(dāng)前辦公室文件管理人員要著力解決的問(wèn)題。涉密文件不僅關(guān)系著單位內(nèi)部的管理機(jī)制建設(shè)，在某些領(lǐng)域甚至影響著國(guó)家和社會(huì)安全。因此健全涉密單位辦公室的保密制度不僅是時(shí)代任務(wù)，也是新的發(fā)展要求。鑒于此，本文就現(xiàn)代涉密單位辦公室機(jī)密文件管理制度建設(shè)進(jìn)行分析，并提出研究思路，以供廣大讀者借鑒。

【關(guān)鍵詞】涉密文件；管理制度建設(shè)；問(wèn)題研究；建設(shè)策略

一、涉密單位文件管理制度建設(shè)存在的主要問(wèn)題

（一）管理環(huán)節(jié)的缺乏。從目前我國(guó)涉密單位辦公室機(jī)密文件管理制度的執(zhí)行情況來(lái)看，其存在的主要問(wèn)題是文件管理人員的制度意識(shí)薄弱，沒(méi)有按照相應(yīng)的保密制度對(duì)涉密文件進(jìn)行妥善整理。具體而言，辦公室涉密文件管理制度的制定與實(shí)施是對(duì)涉及到各種關(guān)乎核心利益文件進(jìn)行特殊化整理與存儲(chǔ)而形成的一種管理模式，詳細(xì)規(guī)定了涉密文件的管理步驟、管理環(huán)節(jié)、管理內(nèi)容及工作人員的具體職責(zé)。但目前很多涉密單位辦公室文件管理人員的制度意識(shí)明顯匱乏，既沒(méi)有按照制度流程對(duì)涉密文件進(jìn)行整理與保存，也沒(méi)有相應(yīng)的崗位意識(shí)，不清楚自身的具體責(zé)任，隨意將涉密文件放置，沒(méi)有相應(yīng)的分類(lèi)整理與電子化備份，導(dǎo)致單位內(nèi)部涉密文件的管理秩序極為混亂，沒(méi)有形成標(biāo)準(zhǔn)化的管理機(jī)制。

（二）管理制度缺少技術(shù)性防范措施規(guī)定。當(dāng)前影響辦公室涉密文件進(jìn)一步完善化建設(shè)的另一個(gè)主要因素是管理制度缺少技術(shù)性防范措施的規(guī)定，忽視了對(duì)電子性涉密文件的技術(shù)防范。伴隨著當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，計(jì)算機(jī)不再是獨(dú)立的個(gè)體，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)空間，獨(dú)立的計(jì)算機(jī)可與全世界任何一個(gè)角落的計(jì)算機(jī)實(shí)施聯(lián)通和數(shù)據(jù)共享。因此在計(jì)算機(jī)技術(shù)快速發(fā)展的趨勢(shì)下加強(qiáng)電子涉密文件的技術(shù)防范已迫在眉睫，不僅要建立科學(xué)完善的制度措施對(duì)電子文件進(jìn)行加密處理，還要構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)防火墻嚴(yán)防技術(shù)犯罪，切實(shí)保護(hù)好電子涉密文件的安全。

二、針對(duì)當(dāng)前文件管理制度存在問(wèn)題的控制策略

（一）加強(qiáng)技術(shù)防范。在新技術(shù)的發(fā)展下要注重技術(shù)防范，通過(guò)建立有效的涉密文件管理制度對(duì)技術(shù)防范體系予以明確規(guī)定，通過(guò)使用計(jì)算機(jī)加密技術(shù)、運(yùn)行獨(dú)立網(wǎng)絡(luò)等來(lái)切實(shí)保障涉密文檔的安全。這就要求在信息技術(shù)的影響下，涉密單位要著重加強(qiáng)文件管理人員的知識(shí)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)的培養(yǎng)，切實(shí)讓文件管理人員掌握信息技術(shù)，能夠運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)涉密文件進(jìn)行加密處理，通過(guò)有效備份、合理歸檔、技術(shù)存儲(chǔ)等方式來(lái)加強(qiáng)涉密文件的管理。此外，涉密單位還應(yīng)當(dāng)安排專(zhuān)業(yè)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理員進(jìn)入涉密辦公室，對(duì)涉密文檔的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行凈化，對(duì)其存儲(chǔ)網(wǎng)站和服務(wù)器進(jìn)行有效維護(hù)，通過(guò)合理地運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)建立防火墻來(lái)預(yù)防網(wǎng)絡(luò)病毒和網(wǎng)絡(luò)黑客，防止互聯(lián)網(wǎng)文件泄密事件的發(fā)生。此外，涉密單位還要通過(guò)建立完善的文件管理制度強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)管理員和文件管理人員的保密意識(shí)，要立足實(shí)際，有效運(yùn)用制度對(duì)每一位涉密文件處理人員的職責(zé)進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，以此來(lái)加強(qiáng)文件處理人員及網(wǎng)絡(luò)管理員的保密意識(shí)，切實(shí)維護(hù)好涉密文件的安全。

（二）完善管理制度建設(shè)。涉密單位應(yīng)在國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)的具體規(guī)定下，建立科學(xué)完善的涉密文件管理制度，加強(qiáng)對(duì)涉密文檔的管理。一般而言，涉密文檔的管理制度包含多方面內(nèi)容，如文檔的歸檔制度、涉密文檔的保密制度、保密條例及借閱權(quán)限制度等。涉密文檔的管理制度建設(shè)應(yīng)當(dāng)按照單位內(nèi)部組織模式，從文檔收集開(kāi)始一直貫穿到整個(gè)文檔分類(lèi)整理的過(guò)程中，對(duì)文檔管理的每個(gè)環(huán)節(jié)、每一個(gè)步驟、具體流程作出詳細(xì)規(guī)定，制定相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)，讓文件保管人員按照相應(yīng)的制度標(biāo)準(zhǔn)對(duì)涉密文檔進(jìn)行分類(lèi)整理，建立標(biāo)準(zhǔn)化的涉密文檔管理模式，從而促進(jìn)文檔管理效率的提升。

三、辦公室涉密文件管理制度框架下的檔案歸檔整理

在對(duì)涉密文件進(jìn)行分類(lèi)歸檔過(guò)程中，首先要按照時(shí)間單位對(duì)不同年度的檔案卷宗進(jìn)行詳細(xì)的分類(lèi)處理，不同年度的歸檔材料不能放在一起組卷，但請(qǐng)示與批復(fù)可放在復(fù)文年立卷。其次要分問(wèn)題，同一問(wèn)題的歸檔材料組合在一起立卷，不同問(wèn)題的歸檔材料分開(kāi)立卷。同時(shí)要注重成套性，有些材料是成套、成體系、成系列的，不可分散開(kāi)來(lái)，如重要的會(huì)議記錄及各種秘密報(bào)告材料等，要分門(mén)類(lèi)放在不同的檔案主題單元當(dāng)中。最后，不同保管期限的歸檔材料原則上應(yīng)分開(kāi)組卷，永久的組合在一起，定期的組合在一起，不能把永久和定期混合在一起，要根據(jù)保管期限的不同，對(duì)其進(jìn)行細(xì)化處理，定期屬性的一類(lèi)，永久保存的一類(lèi)。另外，在檔案歸檔過(guò)程中要注重歸檔時(shí)間和歸檔移交手續(xù)，歸檔時(shí)間要按照相應(yīng)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行詳細(xì)記錄，歸檔移交手續(xù)一般一式兩份，保管方一份，移交人一份，要針對(duì)檔案移交人進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，保證材料信息的準(zhǔn)確無(wú)誤，同時(shí)要注明移交時(shí)間，確定檔案保存期限。檔案材料要分開(kāi)保管，移交人一份，檔案保管方一份，要在涉密文件管理制度的框架內(nèi)，進(jìn)行相應(yīng)的卷宗歸檔和文件整理分類(lèi)，充分保障檔案卷宗的信息安全。

四、結(jié)語(yǔ)

加強(qiáng)辦公室涉密文件管理制度建設(shè)就要切實(shí)加強(qiáng)管理人員的制度意識(shí)培養(yǎng)，要有效運(yùn)用技術(shù)措施來(lái)預(yù)防泄密事件，通過(guò)建立完善的管理制度對(duì)人員的崗位職責(zé)進(jìn)行細(xì)化，詳細(xì)規(guī)定其工作內(nèi)容，切實(shí)做好保密工作。

【參考文獻(xiàn)】

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