李曉峰

摘 要：檔案資料的收集與管理屬于一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案管理和收集工作也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新和改革，從而更好的適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展要求。文章主要對(duì)檔案資料的收集與有效管理進(jìn)行了分析，結(jié)論認(rèn)為應(yīng)該從工作人員、工作制度、工作流程、管理方式方面多管齊下，提升檔案工作效率。

關(guān)鍵詞：檔案資料；收集與管理；計(jì)算機(jī)技術(shù)；工作流程

檔案資料可記錄某件事情發(fā)生和經(jīng)過的全過程，其重要性毋庸置疑，在社會(huì)各行各業(yè)的發(fā)展過程中，均會(huì)涉及到檔案資料。隨著行業(yè)工作模式的不斷轉(zhuǎn)變，相應(yīng)的也要求檔案資料收集與管理工作不斷改進(jìn)和創(chuàng)新，并積極引進(jìn)科學(xué)化、多樣化的手段來(lái)提升工作質(zhì)量和效率，從而最大限度的發(fā)揮其應(yīng)用優(yōu)勢(shì)和價(jià)值。本文主要從檔案資料收集與管理工作的重要性、現(xiàn)狀、改進(jìn)方法三個(gè)方面進(jìn)行論述。

1 檔案資料收集與管理工作的重要性

該工作是各機(jī)關(guān)單位開展管理工作的重要前提和基礎(chǔ)，不僅如此，其還可有效促進(jìn)管理工作效率的提升。檔案資料完整的記錄了辦公室的發(fā)展和變遷，是一項(xiàng)重要的內(nèi)容，另外，它也見證了辦公室的發(fā)展歷程，如相關(guān)機(jī)制的變革、人事的調(diào)動(dòng)等等。通過對(duì)這些資料數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的收集和管理，并以檔案的形式加以呈現(xiàn)，可為后續(xù)的改革和制度制定工作提供價(jià)值參考和依據(jù)，從而保證決策的科學(xué)性與合理性。另外，決策人員通過翻閱和查看資料，還能了解各項(xiàng)工作的完成和的進(jìn)展情況，如市政管理部門的檔案資料，對(duì)于整個(gè)城市的發(fā)展都有著的較為直接的影響，決策人員便可以檔案資料為基礎(chǔ)，制定接下來(lái)的發(fā)展目標(biāo)和方向，從而為城市設(shè)施的完善提供良好保障[1]。

2 當(dāng)前的檔案資料的收集與管理現(xiàn)狀分析

首先，隨著相關(guān)部門的不斷發(fā)展，檔案資料的收集與管理工作也在不斷的深入，但在實(shí)際工作中，仍不可避免的存在較多問題，由于工作人員對(duì)于該工作的認(rèn)識(shí)和重視程度不高，進(jìn)而直接導(dǎo)致了資料數(shù)據(jù)收集不全面的問題，而其他很多因素也同樣可以引發(fā)該問題。由于資料來(lái)源渠道較為廣泛，且應(yīng)用價(jià)值較高，故這些資料一旦被其他部門收入，便很難會(huì)被重新收回，進(jìn)而也導(dǎo)致了資料丟失的問題。與此同時(shí)，個(gè)別部門對(duì)于檔案管理工作的重視程度不高，因此在實(shí)踐工作中，常無(wú)法端正自己的態(tài)度，全身心的投入到工作中，加之專業(yè)人員較為缺乏，故嚴(yán)重影響了檔案資料收集和管理工作質(zhì)量和效率。

其次，工作力度不高也是當(dāng)前的檔案資料收集與管理工作中一個(gè)較為普遍的問題，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，部分人員在工作中常將資料隨意擺放，未能進(jìn)行分類管理，進(jìn)而導(dǎo)致個(gè)別資料被損壞或丟失，甚至出現(xiàn)缺少公章、斷頁(yè)、斷碼等問題，而這一類問題的出現(xiàn)，使得檔案的應(yīng)用價(jià)值大打折扣，常需進(jìn)行重新整理和收集，故浪費(fèi)了大量的時(shí)間。第二，為應(yīng)對(duì)上級(jí)管理部門檢查，情急之下工作人員最常見的做法，便是結(jié)合以往的工作情況，胡亂編寫數(shù)據(jù)，因此嚴(yán)重降低了檔案資料的真實(shí)性和可靠性。

最后，由于部門對(duì)于檔案收集與管理工作的重視程度不高，進(jìn)而在分配工作人員時(shí)也無(wú)過多要求，降低了人員選拔門檻，進(jìn)而直接導(dǎo)致了人才分配的不合理性。其中很多都是非專業(yè)人員，甚至之前從未接觸過該工作，且由于工作人員的年齡較大，故十分缺乏計(jì)算機(jī)操作方面的常識(shí)，難以勝任當(dāng)前工作。在處理文件的過程中，由于缺乏對(duì)數(shù)據(jù)真實(shí)性的審核，使得很多虛假數(shù)據(jù)流入其中，使檔案的真實(shí)性和權(quán)威性得不到保障[2]。

3 提升檔案資料收集與管理工作效率的有效途徑

3.1 提升工作人員的專業(yè)素質(zhì)和責(zé)任意識(shí)

工作人員的責(zé)任意識(shí)和專業(yè)素質(zhì)，將直接影響檔案資料收集與管理工成效，面對(duì)當(dāng)前工作中存在的實(shí)際問題，首要工作便是提升工作人員的綜合素質(zhì)。若想實(shí)現(xiàn)該目標(biāo)，可適當(dāng)提升人員入職的考核標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)，對(duì)于新入職人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，使其掌握基本的工作流程和專業(yè)知識(shí)，并提升其責(zé)任意識(shí)。而作為一名優(yōu)秀的檔案人員，除需具備專業(yè)的知識(shí)外，同時(shí)也應(yīng)具有較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)和管理能力，為此，可通過不斷的自我學(xué)習(xí)，彌補(bǔ)自身在工作中的不足和缺陷，提高工作能力。在培訓(xùn)新員工的過程中，既要讓其掌握相關(guān)的專業(yè)常識(shí)，同時(shí)，也應(yīng)要求其掌握當(dāng)前各種先進(jìn)的工作手法，如計(jì)算機(jī)操作常識(shí)等必備技能。而強(qiáng)化思想教育的目的，主要是為了提升工作人員的綜合素質(zhì)，并使其意識(shí)到該工作的重要性，從而在今后更加盡職盡責(zé)的完成好自己的本職工作，為檔案資料收集與管理工作質(zhì)量的提升提供保障。

3.2 完善工作制度

為進(jìn)一步落實(shí)好檔案資料收集與管理工作，相關(guān)部門有必要結(jié)合當(dāng)前實(shí)際的工作情況，制定出相對(duì)健全和完善的工作管理體系和制度，用來(lái)約束人員在工作不規(guī)范、不全面、不系統(tǒng)的行為。在制定這一制度的過程中，要求工作人員對(duì)檔案資料收集與管理的基本的流程的開展方法了如指掌，并能精準(zhǔn)掌握工作中的注意事項(xiàng)。在此過程中，管理人員也需結(jié)合目前的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r，科學(xué)、合理的安排工作人員，明確其工作范圍和職責(zé)，避免出現(xiàn)資料檔案遺漏的問題。另外，工作制度中還應(yīng)對(duì)檔案的歸檔期限進(jìn)行明確規(guī)定，以此激發(fā)人員的工作熱情和積極性，從而最大限度的提升檔案的應(yīng)用價(jià)值和效率。

3.3 強(qiáng)化部門交流與協(xié)作

檔案資料的質(zhì)量和結(jié)構(gòu)，在很大程度上會(huì)影響其實(shí)際的應(yīng)用價(jià)值，為此，工作人員在開展檔案收集與管理工作的過程中，不應(yīng)單純局限于特定的工作范圍內(nèi)，而是應(yīng)該時(shí)常到其他的部門了解當(dāng)前的項(xiàng)目開發(fā)情況，如最近開展的工作、支出的成本花銷等等。同時(shí)，也應(yīng)加強(qiáng)與其他部門工作人員之間的交流和溝通，及時(shí)了解信息動(dòng)態(tài)，并將獲取的信息進(jìn)行集中整合，調(diào)整接下來(lái)的工作方向。另外，通過與其他部門的交流和溝通，也確保了信息渠道的暢通無(wú)阻，對(duì)于其中能夠影響部門當(dāng)前和未來(lái)發(fā)展的信息進(jìn)行重點(diǎn)收集。

3.4 規(guī)范工作流程

在開展檔案資料收集與管理工作的過程中，還應(yīng)對(duì)相應(yīng)的工作秩序進(jìn)行規(guī)范，并盡可能的細(xì)節(jié)化，既不可太過于籠統(tǒng)，又要保證其具有較強(qiáng)的操作性。工作流程制定完畢后，需要求工作人員嚴(yán)格執(zhí)行，禁止麻痹大意。如在正式印制公文之前，相關(guān)工作人員應(yīng)認(rèn)真審核簽發(fā)手續(xù)的完善性、附件是否齊全、格式是否規(guī)范，在印制完成但未發(fā)出之前，需進(jìn)行二次復(fù)審，若需要對(duì)實(shí)質(zhì)內(nèi)容進(jìn)行修改，則需嚴(yán)格按照特定工作程序來(lái)進(jìn)行。在公文用紙、裝訂、排版、字號(hào)字體、尺寸等細(xì)節(jié)問題方面，均需安全按照標(biāo)準(zhǔn)來(lái)執(zhí)行，在控制文件數(shù)量的同時(shí)保證其質(zhì)量[3]。

3.5 更新管理方式

當(dāng)今時(shí)代各種新技術(shù)不斷涌現(xiàn)，在此也對(duì)檔案資料收集與管理工作方式提出了更高要求，要不斷與時(shí)俱進(jìn)，更新管理方式，并在其中融入新技術(shù)，以此提升工作效率，變被動(dòng)工作方式為主動(dòng)，如應(yīng)嚴(yán)格監(jiān)督和管理資料的上交過程，防止出現(xiàn)資料信息遺漏、不全面等問題。在全新的管理模式下，各部門人員應(yīng)加強(qiáng)溝通、密切配合。收到的資料要及時(shí)分類處理，以免出現(xiàn)工作混亂的問題。另外，還要善于運(yùn)用現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)解決實(shí)際工作中遇到的難題，彌補(bǔ)人工操作的不足和缺陷，從而不斷提升檔案資料收集與管理工作效率和質(zhì)量。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，本文主要對(duì)檔案資料收集與管理工作的重要性及其工作現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，并結(jié)合當(dāng)前實(shí)際情況，提出幾點(diǎn)有利于工作開展的建議和措施。檔案資料是部門發(fā)展和變遷的見證，其重要性不言而喻，以此不管是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人員，還是基層工作人員均應(yīng)提升對(duì)該工作的重視程度，完善工作機(jī)制、規(guī)范流程，并通過教育培訓(xùn)的方式提升人員的綜合素質(zhì)，從而為檔案資料收集與管理工作的順利開展提供保障。

參考文獻(xiàn)

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[3]陳晶.企業(yè)檔案的分類與利用——以石油銷售企業(yè)為例[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2015，（25）：167.endprint