肖夢蝶

摘 要：在項目初期重點工程檔案的征收管理工作中，根據(jù)項目建設(shè)情況和規(guī)律形成情況，實現(xiàn)重點工程項目檔案的總體規(guī)劃，及時收集和整理相關(guān)資料，實現(xiàn)歸檔信息安全托管，促進重點項目順利實施。本文主要分析重點項目檔案的收集和管理，希望為重點項目的實施提供依據(jù)。

關(guān)鍵詞：重點工程；工程檔案；收集管理

重點工程項目檔案主要包括項目提出、立項、審批、設(shè)計、施工和監(jiān)督過程中產(chǎn)生的材料、形式、聲像等材料信息。收集檔案是檔案管理與利用的基本環(huán)節(jié)。 重點項目檔案的收集和管理仍然存在一些缺陷，這項工作也面臨新的挑戰(zhàn)。在新時期，檔案工作者需要跟上時代步伐，確保項目記錄的真實性，實現(xiàn)重點工程項目管理提高質(zhì)量。

1 重點工程檔案收集的重要意義

對重點工程的相關(guān)檔案進行收集與整理，能夠確保工程資料信息的真實性，這樣所收集管理的檔案才具有實際的使用價值，工程檔案的收集工作需要在工程項目施工之前就開始，對重點工程開展的各項工作和操作流程進行全面的記錄，只有這樣才能實現(xiàn)對工程施工過程的有效監(jiān)督。工程建設(shè)中產(chǎn)生的一份圖表、一張紙質(zhì)材料或者一段視頻都可能是重要的信息資料，是工程建設(shè)施工的一份重要憑證。對于重點工程項目中一些細節(jié)處也不應(yīng)該忽略，工程的設(shè)計環(huán)節(jié)及施工環(huán)節(jié)都是不可忽視的檔案管理關(guān)鍵點，做到對資料的全面、詳細的收集與整理。如果對重點工程檔案的相關(guān)信息資料收集的不夠細致、全面，這會對工程質(zhì)量的追溯性產(chǎn)生不良影響，不能成為工程質(zhì)量及責任問題的有效依據(jù)，進而對施工單位的聲譽和經(jīng)濟效益產(chǎn)生不良影響，嚴重的情況下還可能會涉及到土地賠償?shù)葐栴}。由此可見，在重點工程施工建設(shè)中需要對檔案的收集與管理工作有一個足夠的重視。

2 重點工程檔案的收集

以湛江市鑒江供水樞紐工程為例，在這一水利工程的建設(shè)中檔案資料的收集主要有三方面的內(nèi)容，一個就是建設(shè)單位的資料，主要包含有工程相關(guān)的批復(fù)文件、招投標文件、報建手續(xù)、施工承包合同、建管指令、會議記錄等[1]。第二方面的內(nèi)容是監(jiān)理單位的資料，主要有監(jiān)理工作中制定的制度規(guī)劃資料，監(jiān)理日志、會議紀要、監(jiān)理工作總結(jié)、監(jiān)理抽檢原材料的試驗報告、監(jiān)理通知等。第三個方面就是設(shè)計施工單位的資料，主要有工程前期的測繪成果、地質(zhì)勘察報告、環(huán)境影響報告、施工日志、混凝土試驗報告及其他原材料試驗報告、竣工結(jié)算資料等等。工程的建設(shè)及施工單位需要成立專門的小組負責對工程資料進行收集與整理，在竣工階段業(yè)主單位需要聯(lián)合施工單位對收集整理的檔案資料進行系統(tǒng)的分類匯總，將檔案目錄、備考表等填寫完整之后裝訂成冊，根據(jù)檔案號實行清點，將完整、真實、詳細的檔案資料交由檔案管理部門審閱存放。

3 重點工程檔案收集中應(yīng)注意的問題

在工程檔案的收集過程中，一方面將收集工作貫穿于工程施工的全過程，這樣有利于實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，實現(xiàn)工程檔案管理制度的不斷完善[2]。在不同的施工現(xiàn)場都設(shè)置一位專職或者兼職檔案管理人員，負責該工地的檔案收集。加強對檔案管理人員進行檔案管理業(yè)務(wù)的培訓，使其能夠?qū)こ虣n案業(yè)務(wù)了解的更加全面、深入，促進檔案收集通道的暢通。另外，需要注意對工程設(shè)計施工中產(chǎn)生的變更檔案進行收集，隨著地下連續(xù)墻、垂直鋪塑等新的施工技術(shù)的應(yīng)用，為檔案的收集也帶來了新的挑戰(zhàn)，在這類施工技術(shù)中產(chǎn)生的資料信息通常是比較零散的，又因為地質(zhì)條件、土壤、施工工藝等的限制，施工過程中就經(jīng)常會出現(xiàn)方案的修改問題，從內(nèi)容變更到修改文件的批復(fù)，包含其中的資料是非常繁雜的，涉及到的建設(shè)單位及人員也比較多，很容易出現(xiàn)遺漏。要解決這一難題，施工單位就需要明確檔案的收集方法，將施工現(xiàn)場的檔案收集人員作為各項資料文件的第一經(jīng)手人，要求檔案管理人員能夠?qū)Ω鞣N新技術(shù)的應(yīng)用原理有一定的了解，對施工中的原始資料做到及時收集，并交給專人保管。

4 重點工程檔案的管理完善策略

1、重點工程準備及建設(shè)階段的檔案管理策略

在工程建設(shè)的初期階段需要按照檔案管理的相關(guān)要求，制定與本工程建設(shè)相符合的檔案管理實施規(guī)范，在規(guī)范中明確檔案管理部門的具體職責，嚴格對材料歸檔、案卷質(zhì)量等的管理[3]。使檔案管理工作從工程建設(shè)的初期就能夠走上規(guī)范化、標準化的道路，使得檔案工作的開展能夠有章可循、依法辦事。在水利工程的建設(shè)階段，檔案管理人員需要對工程建設(shè)的具體規(guī)劃、建設(shè)規(guī)模、性質(zhì)、施工進度等進行了解掌握，與工程資料員保持聯(lián)系，使檔案的收集管理工作能夠從立項開始與工程進展同步前進，對工程施工任務(wù)的下達以及對施工進度、質(zhì)量的檢查等工作都需要在檔案中進行備案，在分部、單位工程與整體工程竣工驗收之前需要先對相關(guān)的檔案進行仔細驗收。

在鑒江供水樞紐工程檔案的管理中，廣東水電二局股份有限公司的檔案管理人員就經(jīng)常進入到施工現(xiàn)場進行檢查、指導(dǎo)，并對工程技術(shù)人員、管理人員進行檔案管理重要作用的宣傳，使施工人員能夠主動確保相關(guān)資料信息的完整度，對存在殘缺的資料，檔案管理人員則需要及時的在現(xiàn)場找到相關(guān)負責人員進行核對，對資料進行補充。對檔案管理中發(fā)現(xiàn)的問題需要及時的進行改正，提高檔案整編的質(zhì)量，方便后期的檔案驗收。

2、工程竣工驗收階段的檔案管理

為完善鑒江供水樞紐工程檔案管理工作，規(guī)范鑒江供水樞紐工程竣工資料的整編，湛江市鑒江水利樞紐管理處結(jié)合工程特點，制定了《湛江市鑒江供水樞紐工程檔案資料管理規(guī)定》[4]、《湛江市鑒江供水樞紐工程檔案整編有關(guān)要求（一）》、《湛江市鑒江供水樞紐工程檔案整編有關(guān)要求（二）》。規(guī)定中對工程檔案資料歸檔范圍、數(shù)量、質(zhì)量、完成時間、檔案移交等事宜都進行明確的規(guī)定。按照市檔案局的檔案管理要求編制了《鑒江工程資料整理裝訂暫行細則》，實現(xiàn)了檔案工作的進一步細化，統(tǒng)一了標準，提高了檔案管理的工作效率。對工程檔案的驗收需要嚴格把關(guān)，保證檔案質(zhì)量符合要求，在檔案的驗收環(huán)節(jié)，需要重視的是對前期文件、竣工圖的編制等進行檢查，如果工程工期比較長則需要采取分段驗收的方式，促進工程檔案驗收的規(guī)范化發(fā)展。

3、規(guī)范表格填寫及檔案保管

為了便于檔案的統(tǒng)一管理，需要對工程中產(chǎn)生的各類表格進行規(guī)范化的填寫，原始記錄是施工單位在施工現(xiàn)場的檢查記錄，施工人員應(yīng)仔細填寫，確保內(nèi)容的真實性。為了更好的服務(wù)于工程建設(shè)管理，施工中還編制了《鑒江工程檔案分類大綱》，將所有的檔案分類嚴格根據(jù)大綱要求進行，形成電子檢索目錄，方便以后的檢索與借閱，這樣能夠大大提高檔案資料的利用率。檔案存放的庫房也具備了防潮、防塵、防盜、防光照等功能，提高了檔案保管的安全性。

5 結(jié)束語

現(xiàn)階段我國的水利工程行業(yè)發(fā)展迅速，人們對于重點工程進行檔案收集與管理也更加的重視，只有對工程檔案進行科學有效的管理，才能實現(xiàn)對工程資料的循環(huán)利用，使得檔案能夠在工程建設(shè)中發(fā)揮出最佳的借鑒指導(dǎo)作用，對工程的具體運行及安全建設(shè)有著密切的影響，對施工前期及施工過程、竣工階段的資料收集與管理是重點工程建設(shè)中不可缺少的一項工作，實現(xiàn)對檔案的充分利用，為重點工程建設(shè)提供更加優(yōu)良的管理服務(wù)。

參考文獻

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[2]童敏，柳寧.新形勢下水利工程檔案管理工作的思考[J].江蘇水利，2016，（03）：70-72.

[3]張明.淺析水利工程檔案資料的收集與整理[J].農(nóng)業(yè)與技術(shù)，2016，36（20）：248.

[4]劉明忠.水利工程檔案收集及管理中的幾個問題[J].現(xiàn)代農(nóng)業(yè)，2015，（05）：110-111.endprint