徐青平

摘 要：隨著辦公自動化及數(shù)字檔案館在企業(yè)中普及和推廣，在平時(shí)的工作中產(chǎn)生了大量的電子和數(shù)字文件，如何管理這些急劇增加的電子和數(shù)字文件成為企業(yè)檔案工作的一個(gè)難題，本文就目前企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀及出現(xiàn)的一些問題提出了一些看法和建議。

關(guān)鍵詞：檔案；電子文件；數(shù)字檔案館

一、檔案工作現(xiàn)狀及出現(xiàn)的問題

首先，大部分檔案工作人員觀念落后，水平普遍較低，難以適應(yīng)電子及數(shù)字文件的整理，目前大部分人員仍嚴(yán)格區(qū)分檔案與文件資料，仍舊以以前檔案整理的幾大步驟進(jìn)行檔案資料的收集、整理、保管、提供利用等。其次，檔案借閱人員對檔案信息的需求多樣化，傳統(tǒng)的檔案借閱已不能完全滿足他們的需求。

其次，數(shù)字檔案館建設(shè)方面。目前大部分企業(yè)都擁有自己的一個(gè)檔案信息系統(tǒng)，但由于片面理解數(shù)字檔案館建設(shè)目標(biāo)，制度不健全，急于求成，應(yīng)付檢查等原因，造成數(shù)字檔案館建設(shè)過程中浪費(fèi)了很大的人力和物力。如：為了提高自己的數(shù)字化率，很少去思考所做的這些真正用上的有多少？組織員工加班加點(diǎn)，不分晝夜的往電腦里著錄條目，但當(dāng)查借閱檔案的時(shí)候卻發(fā)現(xiàn)需要的信息沒有找到，也許有一些相關(guān)的信息，可是由于太簡單，無法真正的滿足需求。組織員工爭分奪秒的掃描，掃描的格式卻各不相同，有的是jpg格式、有的是tif或PDF格式的，究竟是哪種格式最好以及如何減少降低掃描對原稿的傷害？沒有時(shí)間思考。掃描以后呢？還要命名，是一張一張的命名還是一個(gè)圖號一個(gè)圖號的命名，接著需要掛接，同樣面臨一張還是一份的問題；掛接后又有更改的圖紙如何處置等出現(xiàn)了一系列的問題。同時(shí)，即使及時(shí)著錄掛接到了系統(tǒng)里面，由于技術(shù)手段和保密要求的限制，數(shù)字檔案信息利用率也不高。以及存儲備份問題。電子文件的收集歸檔大部分停留在系統(tǒng)接口的直接歸檔上，對各單位平時(shí)形成的具有保存價(jià)值的電子文件缺乏收集管理。

二、解決問題的對策

思路決定出路。首先，思想觀念上要革新。檔案工作者不能固守傳統(tǒng)的檔案定義、內(nèi)涵與外延，要緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，根據(jù)變化了的檔案工作環(huán)境，樹立新的檔案思維觀念。要拋棄檔案就是紙質(zhì)文件、是正式文件、是歸檔文件的舊觀念，而樹立檔案就是有保存價(jià)值的文件，是信息資源，是知識資產(chǎn)的新觀念。而且，檔案工作者要向社會公眾、所在單位的領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)部門的員工宣傳這種新觀念。同時(shí)，不斷學(xué)習(xí)新知識，新技術(shù)，尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)，要以信息工作者標(biāo)準(zhǔn)要求自己，使自己的視野、觀念和能力始終與時(shí)俱進(jìn)。

（一）提倡“泛檔案觀”

“泛檔案觀”即是將一切具有保存價(jià)值的文件視為檔案，而不論這些文件是否辦理完畢，不論這些文件是紅頭文件還是非紅頭文件，不論這些文件是紙質(zhì)的還是電子的，不論這些文件是文字、圖表的還是音頻、視頻的。

隨著信息化的高速發(fā)展，以及人們對信息需求的日益多樣化、系統(tǒng)化、概括化、全面化，我們不得不停下來想一想以后檔案的路該如何走？檔案事業(yè)該何去何從？固守以前的觀念，嚴(yán)格區(qū)分檔案與文件資料、信息等的區(qū)別，只停留在收集保管最終版本上，還是打破觀念，適應(yīng)發(fā)展要求，推行“泛檔案觀”，更好的為人們服務(wù)？選擇前者，路將越走越窄，選擇后者路將越走越寬，同時(shí)也會給我們提出了更大挑戰(zhàn)。

首先，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展成熟，電子文件取代紙質(zhì)文件的速度正在不斷加快，我們已經(jīng)不可能將電子文件排除在檔案的范疇之外，也不可能要求所有電子文件都打印成紙質(zhì)檔案保存。其次，由于電子文件具有不穩(wěn)定、非永久、動態(tài)、積極、交互式、流動、可變等特性，必須對電子文件實(shí)行全過程管理和前端控制，否則就無法保證電子文件的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性。這也就意味著，要將處于現(xiàn)行階段文件（實(shí)質(zhì)上是尚未辦理完畢的文件）納入檔案部門的控制之下。第三，企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動者，產(chǎn)生很多的音頻、視頻、網(wǎng)頁和多媒體電子文件，這些形式的電子文件更加直觀、更加豐富，更受用戶喜歡，更易為人所吸取，甚至其許多信息是不能用文字、圖表來記錄和展現(xiàn)的，因此具有十分重要的保存價(jià)值。第四，人們對信息、知識的需求變化，要求檔案部門能提供更多的隱性知識、非正式文件和外部信息。

（二）要有檔案知識化管理意識

檔案是凝聚著人類在社會實(shí)踐活動中重要信息的歷史記錄，它既是人們總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、尋找憑證、制定計(jì)劃的依據(jù)，同時(shí)又是生產(chǎn)建設(shè)和科學(xué)研究的參考，是真實(shí)記載整個(gè)社會的歷史、經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)的重要信息資源。

知識管理的原則是對知識的積累、共享、創(chuàng)新。而檔案工作有效地對知識進(jìn)行積累和保護(hù)。美國文檔組織有限公司（Document Organization）主席、紐約大學(xué)兼職教授Marcy Goldstein曾講：“現(xiàn)在正是革新的時(shí)代，我們應(yīng)該利用新技術(shù)開始新的技能，使檔案館成為有價(jià)值的資源——即知識管理中心而不是歷史倉庫。

所以企業(yè)檔案人員應(yīng)順應(yīng)時(shí)代，有檔案知識化管理意識，從充分發(fā)揮檔案檔案的價(jià)值，大力開發(fā)、利用檔案信息資源，用足、用活、用好檔案出發(fā)，在檔案管理過程中運(yùn)用知識管理的理念、方法和手段，對企業(yè)檔案信息收集和一次處理的基礎(chǔ)上，借助現(xiàn)代信息技術(shù)，深入挖掘企業(yè)檔案中蘊(yùn)含的有用知識單元，并對其進(jìn)行組織、整理、分類等二次加工，使需要的人能及時(shí)方便的獲得，同時(shí)能對信息進(jìn)行深入加工，創(chuàng)造新的信息，共同為企業(yè)服務(wù)。

三、數(shù)字檔案館建設(shè)

數(shù)字檔案館是以二進(jìn)制編碼的數(shù)字方式存儲、處理館藏信息，以計(jì)算機(jī)為管理手段，以網(wǎng)絡(luò)傳遞為利用方式的一種新型檔案館。它對于大家并不陌生，自上世紀(jì)九十年代中期提出數(shù)字檔案館的概念以來，至今已有十多年，各個(gè)企業(yè)的檔案部門不僅引入數(shù)字檔案館的概念，而且都已經(jīng)有了不同程度的發(fā)展。

（一）紙質(zhì)檔案數(shù)字化

首先明確建設(shè)數(shù)字檔案館的目的和價(jià)值。目的就是館藏資源數(shù)字化，信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化，信息檢索智能化，用戶使用方便化，最終達(dá)到館際互連，資源共享。價(jià)值就是變檔案管理為知識管理，充分發(fā)揮檔案價(jià)值，提高檔案人員影響力。endprint

其次，在館藏資源數(shù)字化選擇上，不光是檔案條目數(shù)字化，對于檔案的內(nèi)容（實(shí)體）同樣要數(shù)字化。在具體操作過程中，最關(guān)鍵的是先要制定出各種規(guī)章制度，如條目著錄規(guī)范、數(shù)字化格式的選擇、分辨率的高低都需要制定切實(shí)可行的規(guī)章制度來規(guī)范，這樣才能避免造成不必要的重復(fù)勞動，提高工作效率。同時(shí)對整個(gè)館藏檔案的數(shù)字化處理也要有一個(gè)全盤計(jì)劃，分階段、分步驟、分先后對館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。如對常用、急用的檔案進(jìn)行優(yōu)先數(shù)字化處理，對平時(shí)很少使用甚至常年不用的檔案最后進(jìn)行處理或先進(jìn)行條目著錄，全文暫時(shí)擱置。

第三，是對數(shù)字化檔案的后續(xù)處理。檔案數(shù)字化的目的是為了方便用戶利用，達(dá)到資源共享，所以在數(shù)字化處理后還要對數(shù)字化的檔案進(jìn)行進(jìn)一步處理。如果僅僅是保存在一臺電腦上，那么充其量它也只能方便個(gè)別人員利用，達(dá)不到預(yù)期的目的，如何達(dá)到共享的目標(biāo)，只有把零碎的文件集中化，把集中的文件共享化，也就是開發(fā)或購買功能強(qiáng)大的檔案管理軟件并及時(shí)進(jìn)行升級換代，把數(shù)字化文件集中上傳，并匹配掛接至軟件，然后根據(jù)需要把檔案管理軟件的客服端連接到局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)上。通過互聯(lián)網(wǎng)傳遞館藏信息，不受時(shí)間和空間的限制，提高信息利用率；通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行智能化檢索，檢索速度快、效率高、范圍廣；用戶可以在任何時(shí)間任何地點(diǎn)通過計(jì)算機(jī)方便地使用檔案信息；各數(shù)字化檔案館通過互聯(lián)網(wǎng)相連，并通過標(biāo)準(zhǔn)接口來實(shí)現(xiàn)資源共享。

（二）電子文件的收集

電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中形成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。

信息技術(shù)的普及，在我們的工作和生活中產(chǎn)生了大量的電子文件，如何處理和控制這些電子文件成了檔案工作的難點(diǎn)。

許多學(xué)者提出檔案部門要對以文件/檔案為主的各種數(shù)據(jù)、信息、知識進(jìn)行集成管理，提供集成服務(wù)。中國人民大學(xué)張斌教授等人曾提出，要借助于一定的制度和技術(shù)，將企業(yè)員工個(gè)人的工作經(jīng)驗(yàn)、技巧、訣竅等隱性知識固化為文件/檔案。一些實(shí)施知識管理的公司將公司內(nèi)部BBS或論壇上的普通員工發(fā)表的文章或帖子也收集保存。

在實(shí)際工作中，檔案人員應(yīng)在管理制度上變革，要大大擴(kuò)展文件/檔案的收集、歸檔范圍。首先將歸檔環(huán)節(jié)從文件辦理完畢提前至文件產(chǎn)生之初。也就是說，在文件剛剛產(chǎn)生，就將其捕獲至檔案管理系統(tǒng)中，使之處于檔案部門的控制之下。其次要修訂傳統(tǒng)的文件材料歸檔范圍和保管期限表，按知識資源涵蓋的范圍將一切有保存價(jià)值的電子文件、非正式文檔、外部信息、隱性知識（通過文檔化形成顯性知識）納入歸檔范圍。實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)檔案收集向檔案知識積累的創(chuàng)新和拓展，即在做好對傳統(tǒng)意義上的文件/檔案收集和歸檔的基礎(chǔ)上，按知識管理的要求，加強(qiáng)對電子文件的捕獲和歸檔、加強(qiáng)對非正式文檔的收集和歸檔、加強(qiáng)對外部信息的搜集和歸檔，加強(qiáng)對隱性知識的記錄和收集。

技術(shù)方法上要?jiǎng)?chuàng)新。檔案工作者須具備熟練操作計(jì)算機(jī)、掃描儀、無線上網(wǎng)等各類新技術(shù)產(chǎn)品，并能夠在交換信息的同時(shí)不丟失數(shù)據(jù)、不泄露秘密。檔案工作者要會使用檔案管理軟件，并且在使用的過程中一旦出現(xiàn)故障，能夠及時(shí)準(zhǔn)確地分析故障發(fā)生的原因，從而保證電子文檔中的數(shù)據(jù)部不丟失或者盡可能地恢復(fù)原狀。對傳統(tǒng)的檔案管理軟件系統(tǒng)及時(shí)進(jìn)行升級換代，以盡快實(shí)現(xiàn)對電子文件的全過程管理和前端控制，將現(xiàn)行文件納入檔案管理的范疇；增強(qiáng)對圖片、音頻、視頻等類型電子文件管理的功能，使之能對所有類型的文件進(jìn)行集中管理、有序組織；提高軟件的知識服務(wù)能力。

四、結(jié)語

在新形勢下，檔案管理工作存在著新的挑戰(zhàn)，也對檔案管理人員提出了新的要求。當(dāng)前，檔案管理人員必須創(chuàng)新思維，緊跟時(shí)代，不斷完善數(shù)字檔案館建設(shè)，逐漸將檔案管理向知識管理轉(zhuǎn)變，才能適應(yīng)新時(shí)代的要求。筆者認(rèn)為雖然檔案管理變革與發(fā)展曲曲折折，任重道遠(yuǎn)，但相信檔案事業(yè)的未來是美好的。

參考文獻(xiàn)：

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[6]http：//www.unis-vitova.com.endprint