郭貴來(lái)

摘 要：高?；n案是高校在基本工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的文檔材料，這些材料對(duì)高校具有突出的價(jià)值。本文對(duì)當(dāng)前高?；üこ虣n案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查，對(duì)高?；üこ虣n案管理面臨的問(wèn)題與挑戰(zhàn)進(jìn)行分析，并結(jié)合現(xiàn)狀調(diào)查結(jié)果與問(wèn)題分析，提出針對(duì)性的建議，對(duì)我國(guó)高?；n案管理工作的進(jìn)一步完善開(kāi)辟新的視角。

關(guān)鍵詞：高校建設(shè)工程；基建檔案；檔案管理

1 我國(guó)高校基建工程檔案管理的現(xiàn)狀

對(duì)高?；üこ虣n案的管理現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查分析可知，當(dāng)前我國(guó)高校在基建檔案管理層面已經(jīng)具備了較為完善的管理制度，但更細(xì)致的規(guī)章制度要求方面還有待細(xì)化，比如對(duì)歸檔要求、歸檔時(shí)間等信息未做明確要求。在高校檔案的保存條件方面，基礎(chǔ)設(shè)施越來(lái)越齊全，尤其是檔案館的庫(kù)房條件得到極大改善。在檔案管理人員配備方面，高校通常并未設(shè)置專門(mén)的基建工程檔案管理人員，而是在檔案管理人員中臨時(shí)抽調(diào)來(lái)負(fù)責(zé)基建工程檔案的管理工作，因此其專業(yè)管理水平有待提高。在基建工程檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)層面，當(dāng)前高校檔案管理中的數(shù)字化程度有待提高，目前尚不能完全滿足信息化發(fā)展需求。在檔案利用方面，雖然基建工程檔案利用頻繁，但利用的范圍有待擴(kuò)展。

2 高?；üこ虣n案存在問(wèn)題的原因分析

（1）執(zhí)行力與保障力不足，規(guī)范化程度低

結(jié)合高?；n案管理現(xiàn)狀調(diào)查分析結(jié)果可知，當(dāng)前高?；üこ虣n案雖然取得了一定的成就，但總體來(lái)看與現(xiàn)實(shí)需求仍存在一定的差距。在檔案管理工作中，雖然《普通高校檔案管理辦法》已經(jīng)頒布很長(zhǎng)時(shí)間，但具體的執(zhí)行并不理想，執(zhí)行力不高，檔案管理工作的規(guī)范化程度較低，主要表現(xiàn)在：一是經(jīng)費(fèi)保障不足，尤其是針對(duì)基建工程檔案的經(jīng)費(fèi)保障容易被忽視；二是人員配備不專業(yè)，通常是一人身兼數(shù)職，且人員流動(dòng)頻繁；三是基建檔案管理專業(yè)人才得不到保障，尤其是基建工程檔案的數(shù)字化建設(shè)人才匱乏；四是對(duì)基建工程檔案的收集、整理、歸檔等工作規(guī)范化程度低，多重視工程設(shè)計(jì)圖紙的歸檔管理，對(duì)竣工文件的歸檔往往會(huì)忽視。

（2）信息化建設(shè)與管理落后，專業(yè)人才匱乏

高?；üこ虣n案具有較強(qiáng)的專業(yè)性，這就需要更為專業(yè)的專職管理人員，而且基建工程檔案管理人員不僅要求熟練的掌握檔案管理知識(shí)與技能，而且還需要了解或熟悉基建工程建設(shè)知識(shí)、信息電腦知識(shí)等，但實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)高校并未設(shè)置專職的基建工程檔案管理人員，缺少專業(yè)、專職的基建工程檔案管理人員。此外，高?；üこ虣n案的信息化管理程度較低，網(wǎng)絡(luò)化管理水平落后，主要表現(xiàn)在：竣工材料未實(shí)現(xiàn)信息化，信息化管理系統(tǒng)未實(shí)現(xiàn)信息化，管理人員思想跟不上信息化發(fā)展要求。

（3）檔案管理與基建部門(mén)配合不合理

高?；üこ虇挝慌c檔案管理部門(mén)的配合不合理也造成當(dāng)前高?；üこ虣n案管理存在諸多問(wèn)題。實(shí)踐調(diào)查發(fā)現(xiàn)，高?；ú块T(mén)、基建工程施工單位、高校檔案管理部門(mén)之間的職責(zé)劃分不清，缺乏完善的監(jiān)督、指導(dǎo)體系。在基建工程檔案管理中，特別是極其重要的材料由于權(quán)責(zé)不明確，導(dǎo)致材料不能詳細(xì)清楚，這對(duì)以后的基建檔案歸檔與利用造成不便。

（4）基建檔案利用面窄，載體不豐富

實(shí)踐發(fā)現(xiàn)，高校隨著基建項(xiàng)目的不斷建設(shè)，相應(yīng)的基建工程項(xiàng)目檔案數(shù)量越來(lái)越多，但檔案的利用頻率、效率、寬度卻并未隨之增大，原因在于當(dāng)前高?；üこ虣n案管理思想、方法與手段落后。從現(xiàn)狀分析可知，造成這種問(wèn)題的原因主要為：一是兼職人員較多，工作重心與精力分散，二是負(fù)責(zé)人沒(méi)有將現(xiàn)場(chǎng)攝像納入工作計(jì)劃，三是即使工作人員去拍攝，也由于不夠?qū)I(yè)而獲得的信息不全面、準(zhǔn)確，四是施工單位資金分配有限，無(wú)專項(xiàng)資金進(jìn)行數(shù)字檔案整理，進(jìn)而造成基建檔案載體不豐富，檔案的利用面也不寬。

3 提升高?；üこ虣n案管理水平的建議

（1）增強(qiáng)意識(shí)，提升專業(yè)知識(shí)與管理能力

針對(duì)高校基建工程檔案管理現(xiàn)狀、問(wèn)題與原因分析，高校在針對(duì)基建檔案管理時(shí)應(yīng)增強(qiáng)服務(wù)檔案服務(wù)意識(shí)，轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，提升基建檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)知識(shí)與管理能力。高校檔案管理人員需善于把被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，積極吸收和引進(jìn)國(guó)外先進(jìn)的基建檔案管理理念，創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。在基建檔案管理中，要規(guī)范基建檔案文件的格式與規(guī)格，認(rèn)真編寫(xiě)基建文件編號(hào)，提高基建文件材料的歸檔質(zhì)量要求。此外，高校還應(yīng)對(duì)基建檔案管理人員進(jìn)行必要的專業(yè)培訓(xùn)，提升他們的專業(yè)知識(shí)與管理能力。

（2）建立基建檔案管理規(guī)范與保障措施

一是建立健全高校基建檔案管理制度，制定詳盡合理的基建檔案歸檔方法，實(shí)行部門(mén)立卷制度，實(shí)施立卷改革，借助計(jì)算機(jī)優(yōu)勢(shì)實(shí)現(xiàn)便捷管理，實(shí)行以“件”為單位的歸檔方法；二是在特殊時(shí)期，針對(duì)高?；n案管理工作，高?？山Y(jié)合實(shí)際情況來(lái)應(yīng)對(duì)“高校合并”與“院系調(diào)整”對(duì)基建檔案管理帶來(lái)的影響，嚴(yán)格執(zhí)行管理制度，堅(jiān)持基建檔案“三個(gè)同步”管理，并加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)基建檔案管理的重視，提高法制意識(shí)，健全基建檔案管理體系。三是建立專門(mén)針對(duì)高?；n案管理的經(jīng)費(fèi)保障性制度，適當(dāng)給予一定的檔案專用經(jīng)費(fèi)，并詳細(xì)規(guī)定每類檔案可實(shí)用的資金范圍。

（3）加快基建檔案信息化進(jìn)程

隨著高校數(shù)字化校園建設(shè)的快速推進(jìn)，檔案數(shù)字化與信息化發(fā)展獲得了良好的機(jī)遇和環(huán)境，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的推廣普及，使基建檔案實(shí)現(xiàn)信息化具備了基本的條件。在高?；üこ虣n案管理的信息化建設(shè)中，高校應(yīng)加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建設(shè)先進(jìn)的校園網(wǎng)絡(luò)，并在此基礎(chǔ)上完成檔案管理網(wǎng)絡(luò)。此外，高校建立部門(mén)立卷制，并通過(guò)高效檔案管理網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案立卷，然后檔案管理人員進(jìn)行接受、鑒定、分類、歸檔等工作。此外，在檔案管理中，還應(yīng)建立網(wǎng)絡(luò)化共享機(jī)制，實(shí)現(xiàn)基建檔案管理建設(shè)的信息化。

（4）加強(qiáng)高校檔案管理部門(mén)與基建部門(mén)的合作

一是檔案部門(mén)與基建部門(mén)合作，可分為三個(gè)階段，即事前指導(dǎo)培訓(xùn)，全程參、工程與歸檔同步進(jìn)行，事后監(jiān)督。在每個(gè)階段，雙方都應(yīng)緊密合作，確保在整個(gè)工程過(guò)程中材料與記錄保持一致；二是基建部門(mén)與城建部門(mén)合作，其優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在以下方面：城建檔案館的出現(xiàn)使手機(jī)資料的完整度和歸檔質(zhì)量大為提高，提高人們對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，有助于提高兼職檔案人員的業(yè)務(wù)水平，并且城建檔案館筑起了反腐倡廉的防火墻，防治了思想懈怠問(wèn)題的出現(xiàn)。

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