趙科舉

[摘要]企業(yè)人事檔案是企業(yè)員工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的文件材料，它是全面考察員工的依據(jù)，是各類人才在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的原始記錄，是人才在德、能、勤、績(jī)等方面的綜合反映。重視人事檔案研究，注重科學(xué)管理，可以較全面地、歷史地再現(xiàn)各類人才的面貌、特點(diǎn)以及專長，作為考察和了解人才的重要依據(jù)，有助于企業(yè)根據(jù)每個(gè)人才的不同特點(diǎn)，合理的使用人才，有助于從人事檔案中探索人才成長規(guī)律，更好的發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和使用人才，開發(fā)人才資源，以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展對(duì)人才的廣泛需求。因此，企業(yè)人事檔案與企業(yè)發(fā)展密切相關(guān)，在企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)發(fā)展中具有重要的促進(jìn)作用。加強(qiáng)人事檔案工作是做好人力資源工作的基礎(chǔ)和重要組成部分。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)；人事檔案管理；現(xiàn)狀；對(duì)策

一、當(dāng)前人事檔案工作現(xiàn)狀

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的逐步建立和發(fā)展，人才競(jìng)爭(zhēng)激烈，人事檔案管理工作的重要性日益體現(xiàn)，今年以來，中原油田人事檔案管理中心的成立，使油田的人事檔案管理工作進(jìn)入制度化、規(guī)范化、信息化的建設(shè)軌道。在較短的時(shí)間內(nèi)，基層人事檔案管理工作取得了顯著成績(jī)，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

（一）完善組織管理機(jī)構(gòu)健全管理規(guī)章制度

領(lǐng)導(dǎo)重視人事檔案工作的管理和人力資源開發(fā)，人事檔案管理中心的成立，為今后油田加強(qiáng)人事檔案管理工作，提升檔案管理水平提供了有力保障，也為油田人事檔案今后的管理再上新臺(tái)階打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。人事檔案管理中心成立后，各基層單位明確了兼職檔案管理人員，并根據(jù)《油田人事檔案管理細(xì)則》及檔案管理工作考核標(biāo)準(zhǔn)，完善了檔案管理制度。

（二）重視專兼職檔案管理人員的素質(zhì)提升

針對(duì)基層專兼職檔案管理人員變動(dòng)大，檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)薄弱等現(xiàn)狀，人事檔案管理中心及時(shí)開展了油田所屬各單位專兼職檔案管理人員集中培訓(xùn)，通過培訓(xùn)，提升了專兼職檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能和素質(zhì)，對(duì)今后提高檔案管理水平起著積極作用。

（三）人事檔案信息化建設(shè)日趨完善

檔案信息化建設(shè)主要包括三方面的內(nèi)容，一是加快現(xiàn)在館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，二是要對(duì)容易受損的、利用頻率較高的重要檔案進(jìn)行數(shù)字化，三是對(duì)在油田發(fā)展過程中產(chǎn)生的電子形式的文件檔案采取科學(xué)的管理方法。人事檔案管理中心網(wǎng)站已經(jīng)開通，設(shè)置了人事檔案QQ群，搭建了全局人事檔案管理人員交流平臺(tái)，促進(jìn)了人事檔案系統(tǒng)整體管理水平的提高。

二、基層人事檔案管理工作存在的問題

人事檔案無小事，關(guān)系到每個(gè)企業(yè)員工的切身利益，關(guān)系到油田人事制度改革進(jìn)程的進(jìn)一步深入，關(guān)系到人才強(qiáng)企戰(zhàn)略的具體實(shí)施，人事檔案工作在看到取得的成績(jī)的同時(shí)，也應(yīng)清醒的發(fā)現(xiàn)存在的不足，通過分析調(diào)研，總結(jié)出當(dāng)前基層單位的人事檔案管理主要存在以下幾個(gè)方面的問題：基層單位歸檔材料不規(guī)范，材料手續(xù)不齊全：基層人事檔案管理人員大部分是兼職人員，工作任務(wù)繁重；基層兼職檔案管理人員業(yè)務(wù)不熟練，操作不規(guī)范；人事檔案管理工作信息化建設(shè)有待進(jìn)一步加強(qiáng)：人事檔案服務(wù)油田建設(shè)和員工的職能需進(jìn)一步強(qiáng)化。

三、人事檔案管理工作下步對(duì)策

針對(duì)人事檔案工作存在的問題，在調(diào)研的過程中我們有重點(diǎn)的分析問題存在的原因，制定出具體的建議。

一是加強(qiáng)宣傳力度，提高基層單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)員工人事檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。利用多種渠道向企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)宣傳有關(guān)人事檔案管理的管理知識(shí)，要讓企業(yè)決策者充分認(rèn)識(shí)到，人事檔案理是反映員工綜合素質(zhì)的一個(gè)重要方面，是企業(yè)或用人單位選拔使用人才的重要依據(jù)，是對(duì)員工本人進(jìn)行鑒定的重要參考，人事檔案管理并不是可有可無的，它對(duì)員工今后的就業(yè)、生活方面都有著極其重要的影響。我們經(jīng)常在講要建立企業(yè)完善的企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)，這其中就包含著企業(yè)人事檔案管理整體水平的完善和提高。

二是加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)信息化。檔案管理信息化是以檔案原始資料信息為基礎(chǔ)，開發(fā)信息軟件，利用現(xiàn)代化工具使人事檔案管理資源信息化：即通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，建立起各類規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和人事檔案管理信息資源的共享化、提高人事檔案管理的使用價(jià)值，為企業(yè)的發(fā)展提供必要的服務(wù)。大力推進(jìn)人事檔案的信息化建設(shè)同，運(yùn)用電子掃描等現(xiàn)代電子技術(shù)使人事檔案處理單一從紙質(zhì)記錄逐步過渡到電子文檔的轉(zhuǎn)換。實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案的計(jì)算機(jī)輔助化管理、采用先進(jìn)的現(xiàn)代信息存貯技術(shù)推進(jìn)電子檔案及實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)和資源共享，提供便捷的檔案信息服務(wù)。推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)信息化。

三是人事檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)資源網(wǎng)絡(luò)共享化。開發(fā)人事檔案資源軟件管理系統(tǒng)，系統(tǒng)依據(jù)員工的原始檔案信息，建立起員工的基本情況，作為人力資源管理信息的一部分。通過采集、核對(duì)、錄入、調(diào)整、實(shí)現(xiàn)員工的人事信息共享，基層單位管理人員可以在較短時(shí)間內(nèi)，迅速查閱到所需員工的所有人事檔案信息，提高工作效率。實(shí)現(xiàn)普通員工基本檔案信息網(wǎng)絡(luò)查詢和資源共享。

四是落實(shí)人事檔案專兼職管理人員專業(yè)化、知識(shí)化。由于設(shè)備的現(xiàn)代化和管理的科學(xué)化，需要建設(shè)一支具有現(xiàn)代化科技知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的人事檔案管理專業(yè)隊(duì)伍。他們不僅要具有較高的政治素養(yǎng)、敬業(yè)精神和積極進(jìn)取的精神，還應(yīng)懂得電子計(jì)算機(jī)的基本理論和基本技能，能夠進(jìn)行技術(shù)操作和管理，在人事檔案管理專業(yè)有較深的造詣和較高的文化和歷史知識(shí)，這樣才能適應(yīng)人事檔案管理工作現(xiàn)代化的需要。檔案管理人員的用人要通過競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，擇優(yōu)錄用，競(jìng)聘上崗，把真正優(yōu)秀的人才選拔到人事檔案管理崗位上來。同時(shí)，堅(jiān)持經(jīng)常性的對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高人事檔案管理管理人員的專業(yè)技術(shù)水平，培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復(fù)合型、協(xié)作型”高素質(zhì)人才。要將人事檔案管理人員的培養(yǎng)納入企業(yè)人才培養(yǎng)計(jì)劃，關(guān)心他們的職稱晉升和工作業(yè)績(jī)，使他們的辛勤勞動(dòng)得到公正回報(bào)。

做好員工人事檔案管理工作，既是企業(yè)發(fā)展的需要，也是企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展的一個(gè)堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。人力資源管理部門要充分認(rèn)識(shí)人事檔案管理的重要意義，遵循人事檔案管理工作的客觀規(guī)律，站在新的起跑點(diǎn)，用新思路、新方法去研究和處理工作的各種問題，使人事檔案工作管理方法科學(xué)化、管理機(jī)構(gòu)高效化，管理工作現(xiàn)代化，人事檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化，為企業(yè)在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的提供完整性、準(zhǔn)確性、公正性的第一手資料，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的不斷提高，在為油田建設(shè)和服務(wù)職工上做出更大的貢獻(xiàn)。endprint