阮美麗

摘 要：筆者從推動基層醫(yī)療衛(wèi)生機構檔案建設目的出發(fā)，對本市15家醫(yī)療衛(wèi)生機構檔案管理工作進行專題調研，分析了基層醫(yī)療衛(wèi)生機構檔案管理現狀和存在問題，并有針對性地提出了基本對策。

關鍵詞：醫(yī)療衛(wèi)生機構；檔案管理；現狀

筆者在對本市15家基層醫(yī)療衛(wèi)生機構進行調研中注意到，進入21世紀后基層醫(yī)療衛(wèi)生機構檔案管理仍然存在一些不容忽視的問題，必須采取積極對策，才能使檔案功能得以發(fā)揮。

1 基層醫(yī)療衛(wèi)生機構檔案管理現狀

市直15家醫(yī)療衛(wèi)生機構中，有三級醫(yī)院3家、二級醫(yī)院8家，還有站（所）4家，僅3家設有獨立的檔案管理機構和獨立的檔案鑒定領導小組，其中只有1家設立了獨立行使檔案管理職能的科室，其余各家均把檔案管理工作掛靠在行政辦公室、人事部門或信息科。15家醫(yī)療衛(wèi)生機構共有檔案管理人員20名，其中專職檔案管理人員9名，接受過不同程度的短期檔案知識培訓，11名兼職人員的工作不以檔案管理為主。4家醫(yī)院有基本的檔案管理設施，6家醫(yī)院設施設備不齊全，5家醫(yī)院基本沒有檔案設施設備，檔案管理仍處在零散堆放、基本不用的狀態(tài)。15家醫(yī)療衛(wèi)生機構在事業(yè)單位經費中均未列入檔案工作專項經費，也未納入單位發(fā)展規(guī)劃和年度計劃。

市直15家醫(yī)療衛(wèi)生機構的檔案管理分類各不相同，有的按照文書、基建、設備、科研、會計、人事、聲像等分類；有的分類則相對比較簡單，主要分為文書、會計、人事等三大類。只有一家醫(yī)院的病歷檔案與綜合檔案進行統(tǒng)一編碼管理，而其余各家均未實行統(tǒng)一管理。從保管方式上看，4家醫(yī)院檔案采取集中統(tǒng)一管理方式，其余均實行分散保管。

目前，有3家醫(yī)院的檔案管理使用了本市檔案局開發(fā)的“通用檔案管理”系統(tǒng)軟件，可以對檔案實物、文件進行掃描數字化歸檔處理，但其他醫(yī)療衛(wèi)生機構還只是在檔案目錄管理方面輸入微機，僅限于查詢使用，還沒有一家醫(yī)院的檔案全部實現數字化，也沒有實現電子文件相關數據和信息歸檔管理。大部分醫(yī)療衛(wèi)生機構檔案管理仍停滯在手工登記、編目、歸檔及檢索的層次。

2 基層醫(yī)療衛(wèi)生機構檔案管理存在問題

調查發(fā)現，基層醫(yī)療衛(wèi)生機構檔案管理仍處于各自為政的狀態(tài)，缺乏統(tǒng)一管理標準和管理組織，給檔案的收集、整理、歸檔與安全保障等帶來一定難度。部分醫(yī)院檔案分類不夠準確和精細，很難體現醫(yī)院檔案的特殊性。

醫(yī)療衛(wèi)生機構“重病歷檔案、輕文書和其他門類檔案”的現象比較普遍。一些醫(yī)院在病歷檔案的庫房建設、設備配置、電子化管理等方面加大了投入，但對文書或其他門類檔案的管理重視程度不夠，庫房、閱檔室和辦公室不能做到“三室分開”，檔案裝具不完善或者不符合檔案管理標準，甚至檔案亂堆亂放，丟失缺損現象比較嚴重。

目前，有4家醫(yī)院的文書檔案目錄已實現了微機管理，但沒有一家檔案管理全部實現數字化管理，絕大部分醫(yī)療衛(wèi)生機構對歷史檔案的掃描及數字化管理進程緩慢。

市直15家醫(yī)療衛(wèi)生機構專職檔案管理人員偏少，更沒有檔案學專業(yè)人才，而且往往身兼多職，對檔案管理工作只能是你送我收、你查我找、裝進袋子、鎖進柜子，往往查找一份文件需要翻箱倒柜，花費很長時間。

3 加強基層醫(yī)療衛(wèi)生機構檔案管理主要對策

首先，把檔案管理作為醫(yī)療衛(wèi)生機構經營管理體系的組成部分，納入整體工作計劃，將檔案工作與醫(yī)院管理放在同等重要位置，同計劃、同布置、同檢查、同落實。進一步建立健全檔案管理規(guī)章制度，從積極推進檔案標準化入手，逐步實現由人治到法治、由雜亂到統(tǒng)一規(guī)范的轉變。

其次，提高檔案信息資源開發(fā)利用效能。要在開發(fā)利用檔案的深度和廣度上下功夫，加強檔案編研工作，挖掘檔案信息資源潛在功能。要強化檔案服務意識，提高檔案信息服務工作質量，優(yōu)化檔案結構、豐富資料門類，提高檔案管理效能。加快檔案數字化建設步伐，加快做好庫藏紙質檔案的數字化掃描處理工作，逐步建立案卷級、文件級目錄數據庫及全文管理數據庫。

最后，應加強檔案管理隊伍建設，強化衛(wèi)生行政主管部門監(jiān)督指導，逐步改變檔案管理人員身兼數職、調換頻繁的現狀。要經常組織學習交流、專業(yè)培訓，開展檔案工作檢查評比等活動，以增強檔案干部隊伍的凝聚力，提高檔案管理人員的綜合業(yè)務素質，促進各醫(yī)療衛(wèi)生機構檔案工作的健康發(fā)展和管理水平的同步提高。

（作者單位：河南省安陽市人民醫(yī)院綜合檔案室 來稿日期：2017-07-11）endprint