陳小華

淺談高校教務(wù)檔案管理常見問題與對策

陳小華

檔案是對個人或組織過往的社會活動、經(jīng)歷等的完整、清晰、真實的記錄信息，高校教務(wù)檔案指的是高職院校教務(wù)處針對學(xué)校過往的教學(xué)活動、組織經(jīng)歷等形成的各項、各類教務(wù)材料。高校教務(wù)檔案管理是高校教務(wù)處工作的重點任務(wù)，是教務(wù)處完成工作任務(wù)、滿足高校教學(xué)管理要求等的重要手段。本文在分析高校教務(wù)檔案管理工作常見問題的基礎(chǔ)上，探討解決措施和對策。

高校 教務(wù)檔案管理 常見問題 對策

一、高校教務(wù)檔案管理基本概念和管理范疇

檔案是對個人或組織過往的社會活動、經(jīng)歷等的完整、清晰、真實的記錄信息，高校教務(wù)檔案是檔案的一種，具體是指高職院校教務(wù)處在對學(xué)校過往的教學(xué)活動、組織經(jīng)歷等形成的各項、各類教務(wù)材料。具體包括下述范疇：

教務(wù)部門建設(shè)與職能檔案。主要包括的是國家頒布的與高職學(xué)校教學(xué)活動相關(guān)的法律法規(guī)、規(guī)章制度、辦法和實施細(xì)則等，本校與教學(xué)管理活動相關(guān)的規(guī)章制度，教務(wù)處部門建設(shè)規(guī)劃、實施方案和細(xì)則，以及教務(wù)處的具體管理職能等；

教務(wù)部門工作人員人事檔案。主要包括的是教務(wù)部門工作人員的基本人事材料，包括學(xué)歷學(xué)位證明，培訓(xùn)經(jīng)歷和進(jìn)修經(jīng)歷證明材料、績效考核結(jié)果、獎懲記錄等；

日常教學(xué)管理檔案。主要包括高職學(xué)校日常的教學(xué)工作計劃、時間進(jìn)度安排表、校歷、期中及期末考試安排表、國家各類統(tǒng)一資格考試時間安排表、實習(xí)計劃表、教師教學(xué)質(zhì)量反饋表等；

學(xué)籍檔案。主要包括高職學(xué)校學(xué)生的注冊登記表、成績表、獎懲情況表、選課記錄表、學(xué)生證書學(xué)歷證書及補(bǔ)辦記錄表等；

教材管理檔案。主要包括學(xué)校教材的訂購計劃和方案、教材采購統(tǒng)計表、教材預(yù)定登記表、教材發(fā)放和領(lǐng)用情況記錄表等；

教學(xué)設(shè)備管理檔案。主要包括教學(xué)設(shè)備采購記錄表、教學(xué)設(shè)備領(lǐng)用登記表、教學(xué)設(shè)備使用情況記錄表、教學(xué)設(shè)備維修記錄表、教學(xué)設(shè)備管理方案等。

二、高校教務(wù)檔案管理的常見問題

（一）檔案管理人員意識不強(qiáng)

目前我國大多數(shù)高校都建立了專門的檔案管并配備專門的檔案管理人員，但很少對教務(wù)檔案設(shè)立專門的檔案管理人員，一般都由教務(wù)處的工作人員兼任。兼職的教務(wù)檔案管理人員沒有接受專門的檔案管理知識學(xué)習(xí)和系統(tǒng)的培訓(xùn)，管理意識不強(qiáng)、管理能力有限。

（二）教務(wù)檔案材料不齊全

由上文對教務(wù)檔案材料范疇的分析可知，教務(wù)檔案管理的來源一是教務(wù)處本身產(chǎn)生或制定的，另一部分則是由日常教學(xué)活動產(chǎn)生的、由學(xué)校其他部門上交的。一方面其他部門的上交未必及時和全面，另一方面教務(wù)檔案管理人員責(zé)任心不夠或不愿催促其他部門上交，造成了大量檔案材料不能及時歸檔，或歸檔的方式不夠科學(xué)、規(guī)范，從而造成高校教務(wù)檔案的不完整。

（三）教務(wù)檔案利用率較低

目前，很多高校逐步重視教務(wù)檔案，開發(fā)了專門的軟件進(jìn)行教務(wù)檔案的日常收集和整理，具備了先進(jìn)的檔案立卷、查詢以及統(tǒng)計等工作。但教務(wù)檔案的利用率仍然較差，對軟件的利用水平較低，查詢和檢索的效率較差。收集和整理教務(wù)檔案的目的是有效利用，只有提高教務(wù)檔案利用率，才能真正發(fā)揮教務(wù)檔案的作用，為各類教務(wù)活動提供參考。

三、高校教務(wù)檔案管理的對策

（一）提高教務(wù)檔案管理人員綜合素質(zhì)

高校教務(wù)處要選擇有責(zé)任心、認(rèn)真負(fù)責(zé)的人來從事教務(wù)檔案管理工作，要加強(qiáng)對管理人員的檔案知識培訓(xùn)，提高檔案管理人員的管理意識和管理水平，檔案管理人員水平的提高，是科學(xué)、有序、高效進(jìn)行教務(wù)檔案管理的前提。

（二）完善教務(wù)檔案管理制度

工作的順利開展需要制度先行。要針對教務(wù)檔案管理建立科學(xué)、完善的管理制度，建立健全教務(wù)檔案的日常監(jiān)督檢查、抽查和考核制度，強(qiáng)化檔案管理人員的責(zé)任意識，提高其工作的積極性、主動性，必要時可采用激勵機(jī)制，例如對成績突出的個人給予獎勵或職務(wù)晉升等。

（三）發(fā)揮教務(wù)檔案作用，提高教學(xué)管理水平

要加大對教務(wù)檔案的宣傳力度，使教師和學(xué)生認(rèn)識到教務(wù)檔案的重要性，主動完整保留并提交教學(xué)過程中的各類檔案資料。利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段，建立高效的教務(wù)檔案數(shù)字化管理，實現(xiàn)教務(wù)檔案的共享能夠不斷提升教學(xué)管理水平和科研水平。

（四）推進(jìn)教務(wù)檔案管理的現(xiàn)代化

隨著計算機(jī)信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為主的檔案管理模式已不再適用，只有提高教務(wù)檔案管理的現(xiàn)代化水平，才能滿足教師和學(xué)生對于教務(wù)檔案快速、準(zhǔn)確、便捷的查詢需求。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立教務(wù)檔案的數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)教務(wù)信息共享，方便師生的日常使用。

四、結(jié)語

總之，高校教務(wù)檔案管理是高校教務(wù)處的重點任務(wù)，是教務(wù)處完成工作任務(wù)、滿足高校教學(xué)管理要求等的重要手段，也是不斷提升教學(xué)質(zhì)量和科研質(zhì)量的重要基礎(chǔ)。本文在分析高校教務(wù)檔案管理工作常見問題的基礎(chǔ)上，從提高人員綜合素質(zhì)、完善管理制度、充分發(fā)揮作用，以及提高現(xiàn)代化水平幾個方面探討解決措施和對策，目的是給高校教務(wù)檔案管理工作提供參考，不斷提升高職院校教務(wù)處的教務(wù)檔案管理水平。

[1]王雅靜.高校教務(wù)檔案管理問題與對策研究[J].湖南城市學(xué)院學(xué)報(自然科學(xué)版),2016(06):127~128.

[2]張志強(qiáng).高校檔案管理中常見問題及對策[J].管理觀察,2015(12):115~116.

（作者單位：濰坊護(hù)理職業(yè)學(xué)院）