劉占清

【摘 要】目前，我國(guó)房地產(chǎn)檔案管理主要包括房地產(chǎn)檔案的收集、整理與保管等工作。檔案是企業(yè)發(fā)展的文字記載，也是公司核心企業(yè)文化和核心知識(shí)體系的重要記載，在企業(yè)的歷史傳承上起著至關(guān)重要的作用。我國(guó)現(xiàn)階段的房地產(chǎn)檔案管理工作中存在著很多問(wèn)題沒(méi)有被解決，比如檔案的損壞、空缺與順序錯(cuò)亂等現(xiàn)象沒(méi)有被管理部門很好地重視。下文在分析了房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上重點(diǎn)研究了檔案管理工作的優(yōu)化策略。

【關(guān)鍵詞】房地產(chǎn)；檔案管理；優(yōu)化策略；管理

引言：

檔案的形成與組織或個(gè)人的具體實(shí)踐分不開，它對(duì)于信息的記錄發(fā)揮著重要效益。房地產(chǎn)檔案是根據(jù)不同企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)，在房地產(chǎn)企業(yè)實(shí)施關(guān)于城市房屋產(chǎn)權(quán)、交易、以及城市拆遷規(guī)劃等過(guò)程中形成的檔案總和?，F(xiàn)階段，如何使房地產(chǎn)檔案管理更加精簡(jiǎn)化、細(xì)分化與成效化是房地產(chǎn)檔案管理當(dāng)今面臨的一個(gè)重大課題。

一、房地產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理員綜合素質(zhì)有待提升

房地產(chǎn)檔案是工作者查考的依據(jù)，是房地產(chǎn)生產(chǎn)建設(shè)的豐富資料，是科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件，是宣傳教育的生動(dòng)素材，對(duì)社會(huì)的發(fā)展起著多種積極的甚至不可缺少的作用。在房地產(chǎn)業(yè)務(wù)活動(dòng)中，經(jīng)過(guò)收集、整理與鑒定等工作，工作人員需要通過(guò)圖表、音頻、文字（計(jì)算）材料、錄像帶與視頻資料等保存載體來(lái)完善檔案材料?，F(xiàn)階段，很多從事檔案房地產(chǎn)管理工作的人員對(duì)于檔案管理的細(xì)節(jié)工作缺乏一定的理論和實(shí)踐知識(shí)，整體來(lái)說(shuō)綜合素質(zhì)不高。同時(shí)，檔案工作與房地產(chǎn)企業(yè)各項(xiàng)工作的配合度不高，檔案人員對(duì)于資料收集的重視程度不高，造成檔案的缺失。與此同時(shí)，房地產(chǎn)企業(yè)對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)工作不夠重視，這直接造成了大部分檔案管理人員的管理水平與國(guó)際水平相比處于落后階段。

（二）房地產(chǎn)檔案管理水平有待提高

由于房地產(chǎn)權(quán)檔案的跨時(shí)間度非常大，這就使得在不同的時(shí)期，房地產(chǎn)檔案的管理模式、管理方法等存在著差異。在經(jīng)濟(jì)與社會(huì)快速發(fā)展的背景下，新時(shí)期的房地產(chǎn)檔案管理方法等出現(xiàn)了明顯的變化，房地產(chǎn)權(quán)檔案的數(shù)字化、信息化等時(shí)代烙印突出。但是，在房地產(chǎn)檔案管理的過(guò)程中，管理人員的專業(yè)能力參差不齊等因素，使得管理的過(guò)程中，工作人員不能夠及時(shí)地發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決工作中存在的問(wèn)題，這會(huì)影響房地產(chǎn)檔案管理的效果。

（三）房地產(chǎn)檔案管理信息化程度較低

現(xiàn)階段，我國(guó)已經(jīng)有部分房地產(chǎn)企業(yè)逐步將先進(jìn)的信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理上，然而他們大部分是將信息技術(shù)用于搜集檔案信息，統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)據(jù)等基礎(chǔ)的技術(shù)方面，應(yīng)用水平與國(guó)際的現(xiàn)代化企業(yè)存在明顯差距，在信息化應(yīng)用中也沒(méi)有實(shí)現(xiàn)高度的信息共享。房地產(chǎn)檔案沒(méi)有與企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益直接掛鉤，很多企業(yè)意識(shí)不到檔案管理的重要性，企業(yè)對(duì)檔案管理的投資微乎其微。同時(shí)，大多數(shù)企業(yè)采用廉價(jià)勞動(dòng)力進(jìn)行檔案管理，在操作過(guò)程中缺乏相應(yīng)的監(jiān)測(cè)制度，這不可避免地會(huì)造成對(duì)檔案管理中很大的人為誤差，給以后的檔案利用也構(gòu)成了極大的困難。

二、房地產(chǎn)檔案管理的優(yōu)化策略

（一）提升工作人員綜合素質(zhì)

房地產(chǎn)檔案形成后，房屋的修建、拆遷和擴(kuò)建等方面會(huì)發(fā)生一些變動(dòng)，加之房地產(chǎn)的買賣繼承，交換贈(zèng)與等權(quán)屬變更不斷發(fā)生，所以工作人員必須根據(jù)實(shí)際情況補(bǔ)充更新檔案材料，才能保證房地產(chǎn)檔案的真實(shí)性和連續(xù)性，這就對(duì)房地產(chǎn)檔案管理人員提出了更高的要求?；诖?，檔案管理部門有必要通過(guò)內(nèi)部與外部培訓(xùn)的結(jié)合，優(yōu)化現(xiàn)代化管理的技術(shù)手段應(yīng)用水平，打造出職業(yè)技能水平相對(duì)較高的新型檔案管理專業(yè)人才。此外，管理部門應(yīng)該制定崗位責(zé)任制，提高管理人員的責(zé)任意識(shí)，幫助他們明確自身的責(zé)任義務(wù)。最后，房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)該著重訓(xùn)練檔案工作人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，這不僅利于提高房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化水平，也利于充分發(fā)揮檔案資源信息的優(yōu)勢(shì)。

（二）提升檔案管理理念

房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化的前提是工作人員理念的現(xiàn)代化，管理者建立本崗位的責(zé)任心，從根本上認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，建立檔案管理工作的大局意識(shí)。同時(shí)，理念的改變需要上級(jí)帶動(dòng)下級(jí)，首先領(lǐng)導(dǎo)需要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作與單位工作效益的聯(lián)系，在實(shí)踐中加強(qiáng)管理層對(duì)基層員工的培訓(xùn)、鼓勵(lì)他們創(chuàng)造新型管理模式，并提高他們對(duì)于檔案的運(yùn)用能力，進(jìn)而功能導(dǎo)向性地帶動(dòng)檔案管理水平的進(jìn)步。管理部門還應(yīng)該建立規(guī)范化的檔案管理制度和監(jiān)管政策，定期對(duì)檔案管理負(fù)責(zé)人員進(jìn)行職業(yè)技能培訓(xùn)，將單一線性的檔案管理制度向多元化發(fā)展。

（三）完善檔案管理信息化建設(shè)

房地產(chǎn)檔案管理信息化工作的展開應(yīng)該由上級(jí)帶動(dòng)下級(jí)，逐步開展信息化管理細(xì)化工作。需要注意的是，數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)要結(jié)合房地產(chǎn)企業(yè)運(yùn)作的實(shí)際情況，以更好地為房地產(chǎn)企業(yè)服務(wù)，提高房地產(chǎn)企業(yè)的管理水平與綜合競(jìng)爭(zhēng)力。同時(shí)，房地產(chǎn)企業(yè)有必要加大對(duì)檔案管理信息化設(shè)備的資金投入，引進(jìn)現(xiàn)代化的管理軟件，提供給管理人員現(xiàn)代化的工作環(huán)境，進(jìn)而促進(jìn)精細(xì)化現(xiàn)代化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，也推動(dòng)房地產(chǎn)企業(yè)現(xiàn)代化的改革進(jìn)程。

（四）在管理過(guò)程中建立糾錯(cuò)機(jī)制

要想提高精細(xì)化，工作人員必須重視檔案完整性與正確性，這是保證檔案存檔的必要前提，具體而言，應(yīng)該從以下幾個(gè)方面做起，首先，做好登記與審核，登記階段要按標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格考慮檔案的完整性，內(nèi)容必須符合標(biāo)準(zhǔn)，否則不予處理，審核是進(jìn)一步對(duì)工作的肯定與檢查，相關(guān)的工作要嚴(yán)格審查，按規(guī)定保存申請(qǐng)人的信息和身份等材料。其次，重視對(duì)檔案信息合法性進(jìn)行矯正，一些檔案未按規(guī)定進(jìn)行核對(duì)，會(huì)造成檔案信息不真實(shí)情況，這要求相關(guān)工作人員必須積極進(jìn)行矯正。此外，建立糾錯(cuò)機(jī)制過(guò)程中，工作人員應(yīng)該從自身做起用于發(fā)現(xiàn)不真實(shí)和存在問(wèn)題的房地產(chǎn)檔案，并注明自己的解釋，以為后續(xù)工作人員提供補(bǔ)充方向。

三、結(jié)束語(yǔ)

在現(xiàn)階段的經(jīng)濟(jì)大環(huán)境下，優(yōu)化房地產(chǎn)檔案管理是房地產(chǎn)事業(yè)單位的現(xiàn)實(shí)需求，也是促進(jìn)其向著現(xiàn)代化方向發(fā)展的有效措施。基于此，本文對(duì)房地產(chǎn)檔案管理工作的優(yōu)化措施作了分析，希望進(jìn)一步為人們提供科學(xué)參考，也為房地產(chǎn)檔案事業(yè)的發(fā)展助力，從而通過(guò)最優(yōu)化的方法來(lái)實(shí)施檔案管理工作，促進(jìn)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的和諧發(fā)展。

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