◎?qū)O艷華 馮嘉雯

加強(qiáng)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理的制度設(shè)計(jì)

◎?qū)O艷華 馮嘉雯

隨著創(chuàng)業(yè)創(chuàng)新成為時(shí)代的主流，擁有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的組織不斷涌現(xiàn)，但是各類組織機(jī)構(gòu)面對(duì)伴隨而生的大量知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案卻缺乏行之有效的管理制度，存在記錄不規(guī)范、收集不完整和監(jiān)督不落實(shí)等問題。建議依靠嚴(yán)格的管理制度規(guī)范和指導(dǎo)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理行為。

知識(shí)產(chǎn)權(quán)；檔案管理；制度設(shè)計(jì)

當(dāng)前創(chuàng)業(yè)創(chuàng)新成為時(shí)代主流，各種具有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的企業(yè)組織不斷涌現(xiàn)。2016年國(guó)內(nèi)外專利受理量約為346.48萬件，同比增速達(dá)23.81%，較1985年增長(zhǎng)約240倍。我國(guó)國(guó)內(nèi)外專利受理量高速增長(zhǎng)，累積了巨量的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案。雖然知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理短期內(nèi)不能為企業(yè)組織帶來經(jīng)濟(jì)效益，但是大量知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的累積和無序管理必然會(huì)成為知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的隱患，阻礙創(chuàng)新效率提升。

現(xiàn)狀與問題

1.知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案材料形成不規(guī)范

知識(shí)產(chǎn)權(quán)是指人們對(duì)其智力勞動(dòng)成果享有的財(cái)產(chǎn)權(quán)利。因?yàn)橹橇趧?dòng)成果的性質(zhì)是多樣的，可以是具體的實(shí)物、文字、代碼、圖形和聲音等，而創(chuàng)造過程也是復(fù)雜的，所以知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案作為知識(shí)成果產(chǎn)生、使用和保護(hù)等活動(dòng)過程的記錄載體，其形式也是多樣的，甚至超出了檔案部門對(duì)檔案類型的規(guī)范范圍。一方面，知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案記錄五花八門，缺乏統(tǒng)一的規(guī)范指導(dǎo)不利于檔案資源的統(tǒng)計(jì)和管理，更有礙于組織機(jī)構(gòu)以后對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案資源的開發(fā)利用。另一方面，組織機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理不重視，側(cè)重于知識(shí)成果的創(chuàng)造和運(yùn)用，忽視了相關(guān)檔案材料是否記錄全面，是否歸檔完整；尚未嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)范文件與上級(jí)檔案部門缺乏有效溝通。

2.知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案收集不完整，管理分散

知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案收集不完整的原因，除檔案材料記錄不規(guī)范或者因?yàn)椴槐恢匾暥挥涗浲猓€有知識(shí)產(chǎn)權(quán)業(yè)務(wù)分工不合理。知識(shí)產(chǎn)權(quán)的創(chuàng)造、使用、保護(hù)和管理等工作是由一個(gè)組織不同部門或者不同組織不同部門分工協(xié)作完成的。知識(shí)產(chǎn)權(quán)活動(dòng)的相關(guān)記錄檔案分散于多個(gè)部門，加之一些檔案部門工作缺乏主動(dòng)性，缺乏對(duì)檔案的整理和鑒定，只是機(jī)械被動(dòng)地接收其他部門移交的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案，因此對(duì)移交的檔案材料是否完整并不了解。加之知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理分散，某些部門存在分解檔案的行為，即只向檔案部門移交一般性的材料，而將核心材料留在本部門，或者篡改檔案材料的核心內(nèi)容，這不僅影響以后的研究工作，同時(shí)容易產(chǎn)生泄密風(fēng)險(xiǎn)。更嚴(yán)重的是有些機(jī)構(gòu)沒有設(shè)置檔案部門，檔案收集工作由辦公室行政人員兼任。

3.知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理人員的專業(yè)水平有待提高

知識(shí)產(chǎn)權(quán)包括專利、商標(biāo)和版權(quán)等多個(gè)類型，權(quán)利獲得過程時(shí)間長(zhǎng)，有效期跨度大。一些檔案管理人員對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)類型以及相關(guān)法律法規(guī)認(rèn)識(shí)不全面，甚至不清楚應(yīng)該收集何種知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案材料，如果機(jī)構(gòu)面臨知識(shí)產(chǎn)權(quán)糾紛，因?yàn)橄嚓P(guān)檔案的收集保管存在問題，不能提供充分的證據(jù)材料，可能會(huì)讓機(jī)構(gòu)在糾紛中蒙受損失。

4.缺乏行之有效的監(jiān)督和考核機(jī)制

對(duì)產(chǎn)生知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的業(yè)務(wù)部門缺乏監(jiān)督約束機(jī)制。對(duì)于不交、遲交或者所交檔案材料不完整的業(yè)務(wù)部門，檔案部門不具有約束權(quán)力，無法對(duì)其他部門的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案進(jìn)行有效監(jiān)督，容易導(dǎo)致知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案在歸檔保管前就已經(jīng)流散遺失。除此之外，形成檔案材料沒有納入業(yè)務(wù)部門的考核范圍，難以激勵(lì)員工提高檔案工作質(zhì)量。

加強(qiáng)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理的制度設(shè)計(jì)

知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案是開展知識(shí)產(chǎn)權(quán)相關(guān)工作的重要依據(jù)，是組織實(shí)施知識(shí)產(chǎn)權(quán)戰(zhàn)略、參與國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)過程中重要的歷史和法律憑證。整頓我國(guó)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理亂象，制定切實(shí)可行的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理制度，從收集、整理、鑒定、保管和利用等方面規(guī)范知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理十分必要和迫切。

1.建立符合知識(shí)產(chǎn)權(quán)規(guī)律、適應(yīng)具體情況的檔案材料形成制度

知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案形成形式混亂的根本原因在于沒有權(quán)威的、統(tǒng)一的和系統(tǒng)的規(guī)范指導(dǎo)。制訂知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案材料形成制度時(shí)，必須考慮兩個(gè)因素：一是具體的知識(shí)產(chǎn)權(quán)活動(dòng)特點(diǎn)和規(guī)律，以及知識(shí)產(chǎn)權(quán)維權(quán)時(shí)所需要的法律證據(jù)；二是檔案材料不同載體的時(shí)效性和憑證作用。除加強(qiáng)單個(gè)組織內(nèi)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案形成規(guī)范外，還要注意與其他組織的銜接，尤其是遵循上級(jí)檔案部門的規(guī)范和建議，有利于檔案資源的整合和監(jiān)督。

2.建立有序分散、集中管理的檔案管理制度

知識(shí)產(chǎn)權(quán)活動(dòng)涉及領(lǐng)域廣，檔案材料具有較大的分散性。對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的收集保管要求不單是針對(duì)檔案管理部門，還要囊括檔案的產(chǎn)生部門。由于知識(shí)產(chǎn)權(quán)活動(dòng)的時(shí)間特點(diǎn)，如某些科研項(xiàng)目會(huì)持續(xù)數(shù)年以上，知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案材料會(huì)在業(yè)務(wù)部門留存的時(shí)間較久，容易造成遺失，所以建議將檔案的收集保管責(zé)任落實(shí)到具體的部門責(zé)任人身上，促使其加強(qiáng)與檔案部門的協(xié)作溝通，保證檔案在業(yè)務(wù)部門的有序管理。檔案部門也要積極主動(dòng)與各個(gè)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行交流溝通，認(rèn)真查驗(yàn)核實(shí)各類知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案資料，依照知識(shí)產(chǎn)權(quán)規(guī)律對(duì)收集的檔案資料進(jìn)行歸類整理，實(shí)現(xiàn)檔案信息可溯源管理；在檔案保存利用中，要確保檔案材料的安全性和完整性，以及查閱檔案的便利性。

3.建立知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理培訓(xùn)制度

知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理制度的切實(shí)執(zhí)行需要檔案管理人員發(fā)揮關(guān)鍵性作用，這就必須對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，建立長(zhǎng)效培訓(xùn)機(jī)制，促使知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理與知識(shí)產(chǎn)權(quán)活動(dòng)相輔相成、互相促進(jìn)。知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理培訓(xùn)不僅針對(duì)檔案管理人員，還要培訓(xùn)檔案記錄人員，使其對(duì)業(yè)務(wù)部門的檔案記錄人員逐漸養(yǎng)成知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理意識(shí)。

4.建立部門間的協(xié)作監(jiān)督制度

賦予檔案管理部門對(duì)其他業(yè)務(wù)部門具有知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案監(jiān)督權(quán)力。通過構(gòu)建檔案部門與其他業(yè)務(wù)部門的協(xié)作機(jī)制，檔案管理人員可以與業(yè)務(wù)部門的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案負(fù)責(zé)人合作監(jiān)督部門內(nèi)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的記錄、使用、保存和管理情況，嚴(yán)防檔案散失、資料泄露。

5.建立獎(jiǎng)罰分明的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理考核制度

將知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理工作納入績(jī)效考核當(dāng)中。對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案記錄的規(guī)范性、收集的完整性和保存使用的安全性等方面進(jìn)行量化考核。

6.建立知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案開放共享的數(shù)字化管理制度

對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，對(duì)檔案材料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換和保存，建立知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，形成一個(gè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)領(lǐng)域的共享平臺(tái)，有利于組織內(nèi)部利用大數(shù)據(jù)技術(shù)從眾多的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案資源中發(fā)掘有利于未來發(fā)展的信息，也可以將不同的知識(shí)產(chǎn)權(quán)信息點(diǎn)，尤其是技術(shù)研發(fā)信息重新組合，創(chuàng)新研究方向和想法。

★本文系國(guó)家自然科學(xué)基金青年項(xiàng)目《中國(guó)產(chǎn)業(yè)政策的實(shí)施效果和作用機(jī)制研究：基于供給增長(zhǎng)和供給結(jié)構(gòu)的視角》（編號(hào)：71603060）的階段性成果。

（作者單位：孫艷華，南方石油勘探開發(fā)有限責(zé)任公司；馮嘉雯，廣州市財(cái)政局財(cái)政征管分局）

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10.13561/j.cnki.zggqgl.2017.05.004 ■ 編輯：馬振東