潘虹霞

[摘 要]檔案安全工作突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案對于應(yīng)對、預(yù)防和處理突發(fā)事件具有非常重要的作用。因此，必須重視檔案安全工作突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案的制定工作，并使其不斷的完善，從而使檔案資料處于安全的環(huán)境，將損失降到最低。

[關(guān)鍵詞]檔案安全 突發(fā)事件 應(yīng)急預(yù)案 時效性

中圖分類號：TH773 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）36-0368-01

在人們的日常工作和學(xué)習(xí)過程中，突發(fā)事件的出現(xiàn)不僅會威脅和影響到其正常的工作進度，更會對已經(jīng)生成的重要資源內(nèi)容產(chǎn)生嚴(yán)重的破壞與損害。以近年來我國出現(xiàn)的自然災(zāi)害以及非自然因素所生成的重大事故為例，其所造成的不僅有個體生命生存的災(zāi)難與威脅，也為我國檔案信息的安全帶來嚴(yán)峻的考驗。它促使廣大檔案管理工作者必須要在已有的檔案管理原則和工作方法上，制定出有關(guān)的突發(fā)事件緊急預(yù)案，保障特殊情況下的檔案安全。

一、編制檔案安全工作中相關(guān)突發(fā)事件的應(yīng)急處置預(yù)案

首先，應(yīng)該設(shè)立編制突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案的的專門編制機構(gòu)。這是所有應(yīng)急工作科學(xué)有序開展的關(guān)鍵性要素，設(shè)立編制機構(gòu)非常重要，并由此機構(gòu)承擔(dān)研究編制目的、調(diào)查研究突發(fā)事件類型與原因、劃分編制小組、明確小組成員分工、編擬機構(gòu)工作流程、實地演習(xí)應(yīng)急處置預(yù)案相關(guān)內(nèi)容、根據(jù)實際情況修訂應(yīng)急處置預(yù)案內(nèi)容等工作。

其次，根據(jù)應(yīng)急處置預(yù)案的具體要求配置相應(yīng)的編制人員。專業(yè)的編制人員不僅是檔案安全工作突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案質(zhì)量優(yōu)劣的決定性因素，而且還是實際進行編制工作的人才保證。編制人員一般都是檔案安全工作中會受突發(fā)事件影響的人，或者是在預(yù)案編制過程與實施過程中具有不可忽視的作用的人，具有高度的專業(yè)性和絕對的代表性。通常情況下，編制小組的成員包括檔案部門的相關(guān)業(yè)務(wù)人員和管理人員，以及一些有豐富應(yīng)急管理經(jīng)驗的專家。同時，編制小組的人員結(jié)構(gòu)中應(yīng)該包含不同專業(yè)的人才，例如檔案管理人才、文秘專業(yè)人才、行政管理人才、警務(wù)人員和消防救援人員等。通過結(jié)合這些小組成員的專業(yè)知識，再整合檔案專業(yè)的相關(guān)知識，促使檔案安全工作突發(fā)事件的應(yīng)急處置預(yù)案更加的全面和系統(tǒng)。

二、建立健全檔案安全工作突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案體系

首先，創(chuàng)建科學(xué)合理的檔案安全工作突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案管理體系。鑒于檔案安全工作突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案體系包括各級和各類的檔案部門，這就要求在創(chuàng)建相應(yīng)管理體系時確保預(yù)案的內(nèi)容覆蓋到應(yīng)急管理部門的整個工作過程，并將應(yīng)急處置預(yù)案的編制工作融合入所有的檔案工作中，促使檔案安全工作突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案具備較強的科學(xué)性、完整性和實用性。

其次，還應(yīng)該逐漸完善檔案安全工作突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案的內(nèi)容體系。根據(jù)檔案安全工作突發(fā)事件的不同類型和不同級別，逐漸完善其內(nèi)容體系。一般情況下，應(yīng)急處置預(yù)案的內(nèi)容體系應(yīng)該要包括專項的應(yīng)急預(yù)案和綜合性的應(yīng)急預(yù)案。其中，綜合性的應(yīng)急預(yù)案具有綜合性的指導(dǎo)功能，其主要任務(wù)是對應(yīng)急管理工作的框架和結(jié)構(gòu)、應(yīng)急原則與應(yīng)急流程進行明確的闡釋。而專項的應(yīng)急預(yù)案具體指針對不同類型的突發(fā)事件而制定的專門的應(yīng)急預(yù)案。在專項的應(yīng)急預(yù)案制定的過程中，應(yīng)該嚴(yán)格遵照總預(yù)案的具體要求，基于危險分析，再按照突發(fā)事故的不同位置、不同種類等要素而制定的子預(yù)案。

三、保證檔案安全工作突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案具備較強實效性

檔案安全工作突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案的編制必須結(jié)合檔案安全工作的發(fā)展形勢，嚴(yán)格按照國家的法律法規(guī)進行，確保應(yīng)急處置預(yù)案具備較強的規(guī)范性、科學(xué)性和實效性，從而提升檔案安全管理部門應(yīng)對突發(fā)事件的管理效率。首先應(yīng)該明確檔案安全工作突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案的內(nèi)容，并加強其可操作性。由于可操作性對于應(yīng)急預(yù)案具有非常重要的作用，既是應(yīng)急預(yù)案最重要的特性，也是對其對基本和最高的要求。而要保障檔案安全工作突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案具有較高的操作性，就應(yīng)該明確其具體的內(nèi)容，避免出現(xiàn)形式化、空洞化和理想化的情況。

其次，檔案安全工作突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案內(nèi)容的形式也必須做到嚴(yán)謹(jǐn)，使其具有較高的規(guī)范性。這就從根本上要求規(guī)范其編制程序，按照具有的流程要求，從預(yù)案立項、起草預(yù)案、審批預(yù)案和公布預(yù)案等程序嚴(yán)格執(zhí)行。而公布后的相關(guān)宣傳演習(xí)活動和修訂工作都必須按照相關(guān)文件規(guī)定執(zhí)行。同時，應(yīng)急預(yù)案的內(nèi)容還應(yīng)該具備標(biāo)準(zhǔn)化特征，即應(yīng)急預(yù)案的內(nèi)容的用語和結(jié)構(gòu)都應(yīng)該標(biāo)準(zhǔn)化。在結(jié)構(gòu)方面必須要合理和層次清晰等，而在用語方面應(yīng)該做到標(biāo)準(zhǔn)、通順和表達清晰等。此外，應(yīng)急預(yù)案的體例格式也應(yīng)該要標(biāo)準(zhǔn)化。即預(yù)案的文本應(yīng)該符合相關(guān)格式與體例，針對其字體、行間距和自行等體例都應(yīng)該制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

最后，檔案安全工作突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案還應(yīng)具備較強的針對性。由于檔案安全工作突發(fā)事件的類型和性質(zhì)都多種多樣，因此在編制應(yīng)急預(yù)案時應(yīng)該根據(jù)工作實際，防止出現(xiàn)空洞華麗卻又華而不實的內(nèi)容。檔案安全工作突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案的編制應(yīng)該與單位的實際需要相符合，充分體現(xiàn)檔案的特點，通過仔細(xì)研究檔案安全工作突發(fā)事件的類型，確保所制定的應(yīng)急預(yù)案具備較強的針對性。

四、規(guī)范編制檔案安全工作突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案的程序

首先，對檔案安全工作突發(fā)事件的風(fēng)險進行提前預(yù)測，并對災(zāi)害進行評估。這就要求檔案部門仔細(xì)分析和調(diào)查所處內(nèi)部環(huán)境與外部環(huán)境，研究風(fēng)險點的可能性，并分析可能發(fā)生突發(fā)事件的級別、頻率和概率。同時，認(rèn)真梳理本單位所經(jīng)歷的各種檔案安全工作突發(fā)事件，記錄和分析時間的不同級別、不同類型與頻率，并統(tǒng)計單位內(nèi)部的所有軟件設(shè)施與硬件設(shè)施，分析這些設(shè)施是否能夠有效應(yīng)對突發(fā)事件。此外，檔案部門還應(yīng)該采取民意調(diào)查的方式廣泛征集意見，收集其他單位、相關(guān)專家或大眾人群的意見，使這些真實可靠的數(shù)據(jù)成為編制檔案安全工作突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案的數(shù)據(jù)支撐，再為具體的編制工作提供有力幫助。

其次，針對已經(jīng)編制出的檔案安全工作突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案進行必要的審核，經(jīng)審核通過后即可發(fā)布。當(dāng)檔案安全工作突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案的初稿已經(jīng)成型后，經(jīng)由編制機構(gòu)進行有效的評審工作，以其可操作性和實用性作為評判的標(biāo)準(zhǔn)。在審評工作中，必須經(jīng)歷以下步驟：第一步由編制機構(gòu)的內(nèi)部對應(yīng)急預(yù)案進行校訂和評審。采取互相審查和校對的方式，檢查應(yīng)急預(yù)案的語句、詞序、結(jié)構(gòu)等體例，發(fā)現(xiàn)錯誤和問題后要及時的修改。第二步是在檔案部門的內(nèi)部召開評審會議，會議參與人員包括檔案系統(tǒng)的行政領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門的工作人員和編制小組的成員，由所有參會人員進行客觀的審核，并作出評價。第三步是舉辦聽證會，以此方式了解到外界的普遍看法，以及對方案內(nèi)容的建議，采取書面記錄的形式，在此基礎(chǔ)上進行加工和完善。然后就可以交由人民政府的辦公會議進行審核，審核通過并完成備案后即可正式公布。

最后，根據(jù)應(yīng)急預(yù)案內(nèi)容舉行演練活動。通過演練活動，不僅可以清楚的檢驗出應(yīng)急預(yù)案是否具備較強的有效性和科學(xué)性，還能夠從中發(fā)現(xiàn)所制定出的應(yīng)急預(yù)案的盲點，而檔案部門在突發(fā)事件中應(yīng)急管理的能力也能夠顯示出來。

五、結(jié)語

突如其來的社會事件，如戰(zhàn)爭、激烈的社會動蕩與變革、自然災(zāi)害等都會破壞原有的社會秩序和體制，使整個社會處于無序之中。突發(fā)事件也會給檔案工作帶來巨大沖擊，以往適用于正常狀態(tài)下的檔案管理體制、原則、方法與檔案法規(guī)等都需要進行重新考慮。因此，在發(fā)生突發(fā)事件時，必須要制定相應(yīng)的應(yīng)急處置預(yù)案，以最大限度降低突發(fā)事件對檔案的損害，確保檔案安全。

參考文獻

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