鄭世民

摘 要：檔案管理是報社最重要的工作之一，不僅儲存著報社大量的重要信息，而且也為報社其它工作提供了可靠的參考依據(jù)，對報社發(fā)展具有一定推動作用。本文主要論述了檔案管理信息化的作用，并重點(diǎn)對信息化技術(shù)在報社檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行了分析和探究，以便提升管理效率和質(zhì)量，使其更好的為報社服務(wù)。

關(guān)鍵詞：信息化技術(shù) 報社 檔案管理 作用 應(yīng)用

引 言

隨著時代的進(jìn)步，新聞事業(yè)也到了蓬勃發(fā)展，不僅對報社提出了更高的要求，而且新聞數(shù)量不斷增多，給報社檔案管理工作增加了一定難度。傳統(tǒng)的手工記錄方式，不僅需要花費(fèi)大量時間，而且還會出現(xiàn)很多錯誤，難以適應(yīng)現(xiàn)代報社的發(fā)展需求。這就需要采用信息化技術(shù)，使其檔案管理工作逐漸朝著信息化方向發(fā)展。

一、信息化技術(shù)在報社檔案管理中的作用

相對傳統(tǒng)管理方式而言，信息化管理更有利于檔案長期保存，紙質(zhì)版的檔案經(jīng)過多次查閱或者長時間的存放會出現(xiàn)磨損、腐蝕等問題，其檔案的保存時間是有限的。而利用信息化技術(shù)，只要做好備份，是可以長期保存的。

在互聯(lián)網(wǎng)時代背景下，可以利用網(wǎng)絡(luò)將各個部門連接起來，進(jìn)行信息交換，在提升管理效率的同時，也為信息查詢提供了極大便利性。同時，還能實(shí)現(xiàn)信息資源共享，對報社發(fā)展具有重要意義。

二、信息化技術(shù)在報社檔案管理中的應(yīng)用分析

（一）具體應(yīng)用

1.主要模塊

在報社檔案管理工作中，融入現(xiàn)代信息技術(shù)，可以合理將其工作劃分為不同的模塊。不僅在一定程度上減少了工作量，而且還有利于提升整體檔案管理的有效性。

首先，是新聞采集模塊。在該模塊中主要是對相關(guān)新聞進(jìn)行編輯，也是檔案收集的最基礎(chǔ)工作。而且在這一過程中，可以對相關(guān)稿件進(jìn)行修改，不僅節(jié)省了紙資源，而切還提升了新聞編輯的速度，為其修改編輯提供了方便[1]。

其次，是新聞查詢模塊。在這一模塊中，主要是為其查閱提供極大的便利性。在信息化檔案管理模式下，不再需要花費(fèi)大量時間對檔案進(jìn)行逐個查詢，只需要在信息管理系統(tǒng)中輸入相關(guān)的關(guān)鍵詞。如，年、月、日等，就可以快速查找到相關(guān)信息，十分便利。

第三，統(tǒng)計(jì)分析模塊。對資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，主要是為了對檔案儲存與使用的實(shí)際情況進(jìn)行全面的了解。例如，可以了解某一位作者上傳新聞稿件的數(shù)量等。為其它各項(xiàng)工作開展奠定了良好的基礎(chǔ)。

最后，是用戶管理模塊。一方面，有利于保證用戶的安全性，在該模塊中，用戶可以自行設(shè)定自己的密碼，提升信息的安全性。另一方面，還能對新用戶進(jìn)行有效的管理。

2.管理流程

信息技術(shù)的應(yīng)用使報社檔案管理流程更加規(guī)范，有利于促進(jìn)管理工作順利進(jìn)行。首先，對記者的使用權(quán)限進(jìn)行了明確的規(guī)定，只有用戶密碼與用戶名相符的基礎(chǔ)上，才會允許其進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)。而且對記者的權(quán)利也進(jìn)行了嚴(yán)格的管理，在這一環(huán)節(jié)中，記者只可以對自己的稿件進(jìn)行編輯、修改或者刪除。其次，對用戶的權(quán)利也進(jìn)行了規(guī)定，用戶不具備對稿件修改、刪除的權(quán)利，只能在該系統(tǒng)中查閱和閱讀相關(guān)資料，并且還要確保資料的真實(shí)性、完整性。最后，對主編的行為進(jìn)行了管理，為主編提供了信息統(tǒng)計(jì)與分析的條件，有利于提升各項(xiàng)工作的效率與質(zhì)量。

3.推進(jìn)信息管理朝著數(shù)字化轉(zhuǎn)換

信息化檔案管理主要是以現(xiàn)代技術(shù)為支撐的。如網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)等。是對傳統(tǒng)管理方式的突破與創(chuàng)新，不僅使其管理更加先進(jìn)化，而且逐漸推動報社檔案管理工作朝著數(shù)字化轉(zhuǎn)換。將信息技術(shù)合理的融入管理工作中，不僅將復(fù)雜的管理流程簡單化，而且還大大降低了操作的難度，減少了人力、物力、財力的浪費(fèi)。尤其是在新時期報社發(fā)展中，該技術(shù)的應(yīng)用不僅反映了報社實(shí)際管理水平，而且也是新聞事業(yè)改革與發(fā)展的重要標(biāo)志，有利于滿足新聞企業(yè)對信息資源的需求。與此同時，利用信息技術(shù)，還在一定程度上減輕了相關(guān)管理工作人員的工作量和壓力，使其有更多的精力做其它工作，進(jìn)而使報社檔案管理效果在整體上提升。

（二）在實(shí)際應(yīng)用中需要注意事項(xiàng)

1.提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

管理人員作為檔案管理工作的主體，其素質(zhì)高低對工作質(zhì)量具有直接影響。尤其是在信息時代下，信息化的檔案管理方式，對管理人員提出了更高要求。不僅要求其具備相關(guān)的檔案管理知識、較強(qiáng)的管理能力，而且還必須掌握相關(guān)的計(jì)算機(jī)知識與技術(shù)。只有綜合素質(zhì)高的管理人員，才能更好的勝任現(xiàn)代檔案管理工作，充分發(fā)揮信息化管理優(yōu)勢與作用。這就需要對相關(guān)管理人員進(jìn)行教育與培訓(xùn)。一方面豐富其專業(yè)知識，保證檔案管理質(zhì)量；另一方面，管理人員還要與時俱進(jìn)，積極學(xué)習(xí)新的知識與技。如，在信息化檔案管理工作中，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)成為工作人員必不可少的一項(xiàng)技能。為了提升管理效果，必須熟練掌握計(jì)算機(jī)知識，進(jìn)而更好的適應(yīng)新時期報社發(fā)展。

2.確保網(wǎng)絡(luò)安全性

雖然信息技術(shù)給報社檔案管理工作開展提供了良好條件，但在一定程度上也給其帶來新的挑戰(zhàn)[2]。主要是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，給其檔案資料安全造成了威脅。一般情況下，報社所收集與整理的檔案，不僅包含著很多重要的稿件，而且還包括關(guān)乎報社發(fā)展的信息。一旦泄漏或者被盜取，不僅會給報社帶來不良影響，甚至還會阻礙報社發(fā)展。因此，在網(wǎng)絡(luò)不斷開放的今天，必須要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理。尤其是在信息傳輸過程中，一定要采取相應(yīng)的保護(hù)措施，防止病毒侵害，造成文件損壞。這就需要在相關(guān)計(jì)算機(jī)上安裝防火墻、殺毒防毒軟件等，對系統(tǒng)進(jìn)行有效保護(hù)。只有采取多種有效措施，才能避免黑客的入侵，使其系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行，進(jìn)而提升檔案安全性，為檔案管理工作創(chuàng)造一個安全的環(huán)境，促使其管理工作順利開展。除了計(jì)算機(jī)本身的問題，人為因素也會降低檔案的安全性，主要是要對用戶名與密碼設(shè)置權(quán)限，進(jìn)行嚴(yán)格管理，避免非法進(jìn)入系統(tǒng)。與此同時，還要對用戶的使用狀態(tài)進(jìn)行動態(tài)觀察，一旦發(fā)現(xiàn)異常現(xiàn)象，必須及時采取有效措施。

結(jié) 論

總而言之，信息化技術(shù)的應(yīng)用使報社管理工作發(fā)生了巨大的改變，有效彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理工作的不足。因此，必須要對該技術(shù)加以重視，不僅可以將其應(yīng)用在管理流程與主要模塊中，而且合理利用信息技術(shù)還能推動檔案管理朝著數(shù)字化轉(zhuǎn)換，有利于提升管理效果。但在新形勢下，必須要提升管理人員綜合素質(zhì)，確保網(wǎng)絡(luò)安全性，進(jìn)而提升檔案安全性，對報社健康、穩(wěn)定發(fā)展具有重要意義。

參考文獻(xiàn)：

[1] 林劍平.淺談信息化技術(shù)在報社檔案管理中的應(yīng)用[J].新聞傳播，2018（03）：84-85.

[2] 胡海波.關(guān)于報社檔案管理信息化的思考[J].黑龍江史志，2015（13）：172.